Bestuurlijke informatieverzorging in perspectief Deel 0 Inleiding 1

Bestuurlijke informatieverzorging in perspectief. Deel 0: Inleiding 1

Deel 0 Inleiding 2

Onderwerpen 1. 2. 3. 4. Wat is bestuurlijke informatieverzorging? Kwaliteit van informatie Bestuurlijk informatieverzorgingssysteem De 6 delen van dit boek 3

1. Wat is bestuurlijke informatieverzorging? Toepassingsvraag 1 • Wat zou er allemaal fout kunnen gaan bij het boeken van je wintersportvakantie wanneer de bestuurlijke informatieverzorging van het reisbureau niet goed functioneert? 4

5

Definitie van bestuurlijke informatieverzorging? “Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin het doen functioneren en het beheersen van een huishouding en ten behoeve van de verantwoordingen, die daarover moeten worden afgelegd” (Starreveld, Van Leeuwen e. a. ) 6

Belangrijke woorden • Systematisch • Gegevens vastleggen en verwerken tot informatie • Verschillende soorten informatie • Doel is besturen, doen functioneren en verantwoording afleggen 7

Toepassingsvraag 2 • Een fietsenfabriek ontwikkelt regelmatig nieuwe modellen. Zou de voortgang van het ontwikkelproces gemeten moeten kunnen worden met het bestuurlijke informatieverzorgingssysteem? • De fietsenfabriek overweegt om de productievestiging in Nederland te sluiten en over te plaatsen naar een lage lonen land. Beantwoord dezelfde vraag. 8

Doel is informatie produceren waarmee: 1. managers beslissingen kunnen nemen (besturen in engere zin), 2. managers organisaties kunnen beheersen, 3. medewerkers hun functie kunnen uitvoeren (doen functioneren), 4. managers en medewerkers verantwoording kunnen afleggen. 9

Toepassingsvraag 3 • Waarom zal informatie waarmee managers beslissingen nemen vaak toekomstgericht zijn? • Welke rol spelen budgetten bij informatie waarmee managers hun organisatie beheersen? 10

2. Kwaliteit van informatie Kwaliteit kent vele aspecten voor informatie zijn de volgende het belangrijkste: • Relevantie (deel 3) • Betrouwbaarheid (deel 2) 11

12

Toepassingsvraag 4. Een bouwbedrijf in de problemen 13

vervolg • De directeur van een groot bouwbedrijf is ontevreden over de informatievoorziening en roept tegen de controller: “Dat ons bedrijf nu verliesgevend is weet ik ook wel, maar wat ik echt zou willen weten kun je me niet vertellen!” Wat zou de directeur bedoelen in het kader van de kwaliteit van de informatie? 14

3. Bestuurlijk informatieverzorgingssysteem • Bestaat uit veel meer onderdelen dan een computer met software • Is een systeem • Zwakke onderdelen kunnen de werking van het systeem verstoren 15

16

Toepassingsvraag 5 • De directeur van het bouwbedrijf laat trots zijn nieuwe computersystemen zien aan de accountant. “Ik heb je aanbeveling uit de managementletter opgevolgd en flink geïnvesteerd!” De accountant reageert minder enthousiast en zegt: “Ik hoop niet dat ik op elke afdeling van die plakpapiertjes op de schermen aantref, want dan zijn we nog steeds niets opgeschoten” 17

18

vervolg • Wat zou de accountant bedoelen? • Welk onderdeel van het bestuurlijke informatieverzorgingssysteem moet in ieder geval verbeterd worden? 19

4. De 6 delen van dit boek Deel 0: Inleiding Deel 1: Interne beheersing Deel 2: Betrouwbaarheid Deel 3: Relevantie Deel 4: Ontwerpen van administratieve processen Deel 5: BIV en automatisering Deel 6: Beheer van de BIV-functie 20

Samenhang tussen de 6 delen 21

Toepassingsvraag 6 • Waarom heb je voor het besturen en het beheersen van een organisatie informatie nodig? • Geef een voorbeeld van hoe de kwaliteit van de besturing en beheersing van invloed is op de bestuurlijke informatieverzorging. • Waarom zou je eerst de informatiebehoefte moeten bepalen voordat je een administratief proces ontwerpt? 22

vervolg • Leg uit waarom het belangrijk is om eerst de informatiebehoefte te bepalen voordat je een geautomatiseerd informatiesysteem ontwerpt. • Waarom is beheer van de bestuurlijke informatieverzorging noodzakelijk? 23