Best Value Procurement Maximale ruimte voor leveranciers DEZE
Best Value Procurement Maximale ruimte voor leveranciers! DEZE PRESENTATIE IS UITSLUITEND INFORMATIEF EN ILLUSTRATIEF ALLEEN DE INSCHRIJVINGSLEIDRAAD IS BINDEND
BEST VALUE PROCUREMENT Filosofie Methodiek Tips voor inschrijvingen BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
BEST VALUE FILOSOFIE = SAMENWERKEN
Samenwerken niet focussen op de prijs maar op het verkrijgen van de hoogste waarde Hoe krijg je dit leverancier de ruimte geven zijn expertise maximaal in te zetten en te doen waar hij goed in is Van ‘dicteren’ naar ‘verantwoordelijkheid geven’ zo maakt de opdrachtgever maximaal gebruik van de kennis en kunde van leveranciers; zijn immers de experts Vergelijk het als een huwelijk met contract in de hand door de ene partij is het gedoemd te mislukken!
PROBLEEM? BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
PROBLEEM? BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
PROBLEEM? BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
WIE WEET BETER HOE HET WERK GEDAAN MOET WORDEN, DE LEVERANCIER OF DE OPDRACHTGEVER? WIE ZOU ER DAN EIGENLIJK MEER MOETEN PRATEN EN WIE ZOU ER MEER MOETEN LUISTEREN?
MICRO-MANAGEMENT BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
HET PROBLEEM IS NIET HET AANBESTEDEN MAAR DE WIJZE WAAROP ER TRADITIONEEL WORDT AANBESTEED WAT KAN VERANDERD WORDEN?
TRADITIONEEL VERSUS BVP BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
LAGE PRIJS INKOPEN BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
HOE HERKENNEN WE DE EXPERT? • Een expert kan in begrijpelijke taal en zonder in details te treden in grote lijnen uitleggen waarom hij een expert is, wat hij gaat doen, waarom hij dat gaat doen, wanneer hij dat gaat doen en wat het eindresultaat zal zijn. • Een expert laat je niet onnodig nadenken en forceert je niet tot het nemen van beslissingen over zaken waarvan je onvoldoende expertise hebt. Als iemand je overdondert met details en een complex verhaal vertelt, dan is dat geen expert. • Een expert die in zijn waarde wordt gelaten, zal automatisch streven naar de hoogst mogelijke kwaliteit die mogelijk is binnen het gestelde budget.
BEKLIMMING VAN DE BERG BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
HET GEBRUIK VAN EXPERTISE (HET BEKLIMMEN VAN EEN BERG…) Scenario A Scenario B Huur een bergbeklimmer in en: 1. Huur een zeer kundige bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden 1. Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken 2. Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen 3. Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen 4. Vertel hem dat het best sneller kan 5. Vertel hem dat het goedkoper kan 6. Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
MINIMALISEREN VAN RISICO’S VANAF HET BEGIN Gebruik van informatie en logica Project Risico BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
TIP • Om risico’s te minimaliseren of te elimineren, is voldoende kennisvoorsprong van essentieel belang. Een eerder succesvolle aanbesteding hoeft namelijk niet per definitie te betekenen dat je het volgende project daarmee ook overtuigend binnen haalt. Daarom is het van belang om research te doen. • Bestudeer allereerst de aanbestedingsdocumenten. Wat is de achtergrond achter de vraag, wat wil de opdrachtgever bereiken en aan welke gunningcriteria moeten worden voldaan? Ook is het verstandig om achtergrond informatie te verzamelen. Net iets meer informatie helpt enorm bij het succesvol uitbrengen van een offerte. • Met andere woorden: hoe meer informatie voorhanden is en hoe beter deze informatie wordt benut, des te beter valt de toekomst én de risico’s te voorspellen. BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
GEBRUIK VAN DOMINANTE INFORMATIE BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
WAT IS DOMINANTE INFORMATIE • Dominant betekent dat meteen duidelijk is wat er bedoeld wordt. Informatie dus die logisch, helder én meetbaar is. Deze informatie is trouwens niet alleen handig voor BVP-trajecten. Ook in traditionele offertes heb je meer overtuigingskracht met dominante prestatie-informatie. • Opdrachtnemer verteld dus hoe de auto opgebouwd gaat worden en niet wij als opdrachtgever. Wij willen alleen voorwerp dat kan rijden OG stelt dus geen eisen op over de volgende onderdelen: 1. Capaciteit van de tank 2. Dikte rubber van de ruitenwissers 3. Type koplampen 4. Donkerheid ramen BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
LOSLATEN MINIMALE EISEN • Bij BVP wordt het principe om veel eisen te stellen aan de inschrijvende partij losgelaten • OG schrijft veel minder standaarden en minimumeisen voor om de kwaliteit van de opdracht te garanderen • Op deze manier wordt er meer ruimte voor inschrijver geboden om op kwaliteit het verschil te maken
INVLOED VAN BEPALEN MINIMALE EISEN DOOR OPDRACHTGEVER “De maximale prestatie die ik ga leveren” Hoog Laag Inschrijver 1 Laag Hoog “Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens” BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST Prestatie Inschrijver 4 Risico Prestatie Inschrijver 3 Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Risico Inschrijver 2 Hoog
HET BVP PROCES BESTAAT UIT 4 FASES BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
DE VOORBEREIDINGSFASE TIJDENS DEZE FASE WORDEN OPDRACHTDOELSTELLING EN HET PLAFONDBEDRAG BEPAALD ÉN EEN KERNTEAM OPGESTELD EN OPGELEID
• OG bepaald een doelstelling waarvoor werk moeten worden verricht en beschrijft een deliverable voor het beoogde resultaat (het wat dus). Aanbieder maakt daarop een aanbodscope • Nieuwe inzichten in de BVP methodiek beschrijven dat OG niet meer op zoek is naar het “hoe” maar dat aanbieder aangeeft “dat” en in welke mate men in staat is om de deliverable te realiseren • Met dominante informatie (metrics) maakt ON duidelijk maken dat hij geschikt is voor deze opdracht. Dus niet meer aangeven “hoe” maar alleen resultaten benoemen • Het “hoe” komt eventueel in de concretiseringsfase in beeld.
OPDRACHTDOELSTELLING GEBRUIKERS VAN DE SWO VOORZIEN VAN WARME EN KOUDE DRANKEN, WAARBIJ DE GEBRUIKERSTEVREDENHEID EN DUURZAAMHEID VAN BELANG ZIJN.
PLAFONDBEDRAG HET TOTALE PLAFONDBEDRAG BEDRAAGT GEDURENDE DE INITIËLE LOOPTIJD VAN DE OVEREENKOMST (VIJF JAAR) € 750. 000, - - MET EEN MAXIMUM VAN € 150. 000, - - PER JAAR. DOOR HET VRIJGEVEN VAN HET BUDGET WORDT ZOVEEL MOGELIJK HELDERHEID VERKREGEN WAT OG KRIJGT VOOR HET GELD EN WORDT VOORKOMEN DAT VOORSTELLEN BINNENKOMEN DIE BOVEN HET BUDGET GAAN.
DE BEOORDELINGSFASE TIJDENS DEZE FASE WORDT DE ‘DOMINANTE INFORMATIE’ VAN INSCHRIJVERS BEOORDEELD DOOR OPDRACHTGEVER DEZE INFORMATIE WORDT DOOR OG GETOETST AAN DE SELECTIE- EN GUNNINGSCRITERIA (GENOEMD IN DE LEIDRAAD) BINNEN EEN BVP-PROCEDURE KENNEN WE VIJF SELECTIE- EN OF GUNNINGSCRITERIA: DE PRESTATIEONDERBOUWING, HET RISICODOSSIER, HET KANSENDOSSIER, DE PRIJS EN INTERVIEWS
BEOORDELEN OP EMVI : ZWARE NADRUK OP ONDERBOUWDE PRESTATIES Voorbeeld van beoordeling en hoogte waardering: 1. Inschrijfprijs 20% 2. Fictieve EMVI waarde (80%) • Prestatiedossier (20% van het plafondbedrag) • Risicodossier (15% van het plafondbedrag) • Kansendossier (15% van het plafondbedrag) • Interviews met sleutelfunctionarissen (2) (30% van het plafondbedrag) Na de beoordeling gaat 1 inschrijver door naar de concretiseringsfase en is daarmee de beoogd opdrachtnemer BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
DE CONCRETISERINGSFASE
CONCRETISERINGSFASE PRESTATIEDOSSIER Graag hier een overzicht van de onderbouwing waarom u in staat bent de doelstelling van deze opdracht te realiseren. RISICODOSSIER De belangrijkste items voor het realiseren van Graag hier de geïdentificeerde risico’s prioriteren (de de opdrachtdoelstelling komen bovenaan. grootste / belangrijkste risico’s komen en inclusief beheersmaatregelen (zo SMART mogelijk) en met Bewering 1 KANSENDOSSIER onderbouwing van de effectiviteit van de maatregel met verifieerbare informatie). Onderbouwing Graag hier extra opties beschrijven. Op welke wijze van de bewering Belangrijkste belemmeringen (van buitenaf) voor dragen deze extra bij aan het realiseren van de met meetbare het realiseren van de doelstelling opdracht en de doelstellingen? Onderbouwd met prestatieverifieerbare informatie. De belangrijkste kansen Informatie boven aan. Risico 1 Waarom is dit een Kans 1 risico? Op welke wijze draagt Beheersmaatregel deze kans extra bij aan het realiseren van Onderbouwing van de de doelstelling? effectiviteit van de Onderbouwing van het maatregel met meetbare effect van de kans met prestatiemeetbare prestatieinformatie Impact op tijd in dagen BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST ?
In de concretiseringsfase werkt de beoogde opdrachtnemer zijn plan in verder detail uit: • gedetailleerde planning • risico's en beheersmaatregelen verder uitgewerkt • Verduidelijken en concretiseren van aanbieding Het is belangrijk om te weten dat er in deze fase geen sprake is van onderhandeling of van een aanpassing van de originele aanbieding: het gaat om het verder verduidelijken en concretiseren van de aanbieding. Ook laat de opdrachtnemer zien hoe de beloofde resultaten tijdens de uitvoering meetbaar worden gemaakt. Dit is misschien wel de belangrijkste fase, aangezien hier de basis wordt gelegd voor het beheersen van risico's en het benutten van kansen tijdens de uitvoering. BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
CONCRETISERINGSFASE Nu willen we wel eens weten wat we dan precies weten en hoe de opdrachtnemer het gaat doen met de auto: • Wat is de capaciteit van de tank? • Hoe dik is het rubber van de ruitenwissers? • Welk type koplampen krijgen we? • Hoe donker zijn de ramen? • Proactief handelen in plaats van reactief • Aangeven wat hij precies gaat leveren • Aangeven wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht en hem daarop aanspreken • verrassingen richting de opdrachtgever te minimaliseren • de opdracht van A tot Z te plannen, inclusief alle details
ROLVERDELING CONCRETISERINGSFASE GEEN ONDERHANDELING! ON • • • Concretisering plannen Aanbod uitdetailleren Aannames toetsen Pv. A maken Risicodossier uitwerken • • • Prestatie informatie verifiëren Zorgen expliciet maken Kansen (niet) afnemen ON faciliteren Plannen toetsen Transparant communiceren Verantwoordelijkheden afbakenen Relatie opbouwen BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST OG
TIPS VOOR INSCHRIJVINGEN
PRESTATIEDOSSIER 2 A 4 Inhoud: • Welke prestatie gaat ON leveren? • Wat maakt dat ON de opdracht adequaat uit kan voeren/ de opdrachtdoelstelling kan realiseren? • Met welke verifieerbare prestatie-informatie onderbouwt ON dit, eventueel geïllustreerd met (anonieme) voorbeelden? !- hier ALLEEN de zaken die ON zelf goed beheerst. ON heeft op deze onderwerpen geen enkel risico! BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST PRESTATIEDOSSIER Graag hier een overzicht van de onderbouwing waarom u in staat bent de opdrachtdoelstelling van deze opdracht te realiseren. De belangrijkste items voor het realiseren van de opdrachtdoelstelling komen bovenaan. Bewering 1 Onderbouwing van de bewering met verifieerbare prestatie. Informatie
PRESTATIEONDERBOUWING Met het criterium prestatieonderbouwing kan aanbieder aantonen dat hij in staat is de gevraagde opdracht te realiseren door metrics te laten zien soortgelijke opdrachten eerder succesvol te hebben afgerond. Met het benoemen van een tevredenheidsscore van bijv. een 9, 5 is er de belofte naar de nieuwe OG dat er wederom een 9, 5 gerealiseerd kan worden. Dus niet de wijze laten zien waarop u de opdracht wilt benaderen en hoe, maar de metrics benoemen en waar heeft u de voorgestelde oplossing eerder succesvol toegepast en waarom weet u dat het hier goed gaat werken? BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
TIPS: • Geen marketing taal • Geen technisch-inhoudelijke informatie • Aangeven waarom een oplossing een goede oplossing is (SMART) • Metrics benoemen uit verleden: Hoe je deze prestaties behaalt, licht je in een BVP-traject pas in de concretiseringsfase toe • Cijfers overtuigen omdat ze controleerbaar en verifieerbaar zijn en te volgen in tijd. Je offertetekst voor een BVP-traject bestaat dus uit heel veel cijfers. • Wat maakt dat u het kunt? Geef dominante informatie: BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
DOMINANTE INFORMATIE • niet weerlegbaar / niet betwistbaar • verifieerbaar • metingen in termen van getallen, percentages, of tijd • Dominant betekent dat meteen duidelijk is wat er bedoeld wordt. Informatie dus die logisch, helder én meetbaar is • Dominante informatie laat geen ruimte voor onzekerheid en moet zeker geen mensen aan het denken zetten. • Dominante informatie gaat over het presenteren van onderscheidende informatie; het verschil tussen gebabbel en een gesprek. • Het gaat om keiharde informatie, die meetbaar, duidelijk en eenduidig uit te leggen is. BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
RISICODOSSIER BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
RISICO’S BINNEN/BUITEN DE EIGEN INVLOEDSFEER BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
RISICO’S BINNEN/BUITEN DE EIGEN INVLOEDSFEER Een expert kan geen tornado’s voorkomen Daarom hebben we een verzekering BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
VOORBEELDEN RISICO: VERGUNNING IS NIET TIJDIG VERKREGEN Plan inschrijver 1 • We gaan direct na gunning met de opdrachtgever en de stakeholders om tafel zitten. We schrijven op basis van dat overleg een notitie die we vervolgens gaan bespreken. Doelstelling is om samen een beeld te hebben van de taak die voorligt. Plan inschrijver 2 • Uit onze analyse van de vergunningen en de referentiefasering blijkt dat de kapvergunning in de gemeente Wageningen kritiek is. We zullen in onze fasering aan de zuidzijde van het werk starten, waardoor 3 maanden extra tijd is om de kapvergunning te verkrijgen. BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
TIPS • Neem alleen risico’s op die buiten de invloedsfeer vallen • Neem geen onduidelijke verantwoordelijkheden als beheersmaatregel: o we gaan samen met de klant zitten om er uit te komen o we zullen regelmatig overleggen • Benoem geen algemene risico’s / algemene oplossingen: o veiligheidsrisico’s zijn het grootste risico o we zullen vooruitplannen o we zullen op tijd ontheffingen vragen BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
KANSENDOSSIER 2 A 4 In het kansendossier dienen de kansen te worden geïdentificeerd (toegevoegde waarde opties). Bijvoorbeeld: • Het overnemen van risico’s die eigenlijk bij de opdrachtgever liggen (als dit juridisch kan) • De extra’s die voorbij de directe scope van de opdracht liggen ! - Opdrachtdoelstellingen dienen zónder de aangeboden kansen ook gerealiseerd te worden BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST KANSENDOSSIER Graag hier extra opties beschrijven. Op welke wijze dragen deze extra bij aan het realiseren van de opdrachtdoelstellingen? Onderbouwd met verifieerbare prestatie-informatie. De belangrijkste kansen boven aan. Kans 1 Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de opdrachtdoelstelling? Onderbouwing van het effect van de kans (business case) Impact op tijd in dagen
KANSEN 1. Kansen zijn échte extra’s en moeten iets bijdragen aan de projectdoelstellingen zoals bijv. het versnellen van de doorlooptijd of het extra verhogen van de klanttevredenheid. 2. Kansen zijn geen kansen als ze los staan van de projectdoelstellingen of als ze eigenlijk onderdeel zouden moeten zijn van de aanbieding om de deliverable te kunnen realiseren (zijn ongeldig) BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
BEOORDELINGSPROCES 6 6 4 8 BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST 8
Beoordelaars ontvangen alleen (anonieme) dossiers en kennen de bijbehorende prijzen en namen van aanbieders niet Beoordelaars beoordelen de ingediende dossiers en de interviews eerst individueel. vervolgens wordt per dossier en per interview tot een consensus score gekomen (geen gemiddelde). Dit gebeurt in consensussessies. Borging objectiviteit: Plannen worden beoordeeld door meerdere projectteamleden, vanuit diverse onderdelen van de organisatie Beoordelaars beoordelen alle prestatiedossiers op dominante manier (2 -4 -6 -8 -10) De kansendossiers- en risicodossiers worden integraal beoordeeld. Dus niet een score per risico en kans Individuele scores worden besproken waarna er een consensus-score wordt vastgesteld in het team (2 -4 -6 -8 -10) Proces wordt extern begeleid, of door onafhankelijk iemand BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
SCOREN VOLGENS BVP 2 of 4: Inschrijving toont aan met VPI dat de doelstellingen niet worden behaald 2 4 Zeer overtuigend Overtuigend Neutrale score 6 De opdrachtgever moet de scores kunnen beargumenteren BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST 8 of 10: Inschrijving toont aan met VPI dat de doelstellingen worden behaald 8 Overtuigend 10 Zeer overtuigend
INTERVIEWS BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
INTERVIEW: ZAKELIJK GESPREK Bij het interview is geen sprake van een dialoog, maar van een zakelijk gesprek van vraag en antwoord. Het doel is dat de opdrachtgever tijdens het interview overtuigd raakt van het commitment en de toegevoegde waarde van de sleutelfunctionaris. Het gaat specifiek om de capaciteiten van de sleutelfunctionarissen en niet om het bedrijf of de aangeboden oplossing Setting interview De setting van de interviews is als volgt: de interviewer en de sleutelfunctionaris hebben samen een gesprek, waarbij de interviewer een vaste vragenlijst heeft. Het beoordelingsteam zit op een afstand te luisteren en heeft geen inbreng. De leden van het team beoordelen dat wat ze tijdens het interview gezien en gehoord hebben. Het is aan de interviewer om het beoordelingsteam te voorzien van informatie die nodig is voor een goede beoordeling BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
VOORBEELDEN INTERVIEWVRAGEN • Kun je jezelf introduceren en aangeven welke rol je in deze opdracht gaat vervullen? o Waarom ben juist jij als persoon geselecteerd voor dit project? o Welke soortgelijke opdrachten heb je in het verleden gedaan en hoe zijn die verlopen? • Kun je de planning en de belangrijkste mijlpalen op hoofdlijnen toelichten? • Wat is naar jouw mening het grootste risico voor dit project? o Hoe ga je dat risico beheersen? o Hoe weet u dat uw beheersmaatregel effectief zal zijn? o Wat als uw beheersmaatregel niet werkt? BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
INTERVIEWS: DOMINANTE VERSCHILLEN? Waarom bent juist ú als projectleider binnen uw organisatie aangesteld? • De projectleider van leverancier A: “Ik persoonlijk heb niet veel langs het spoor gewerkt. Een collegaprojectleider die bij ons werkt wel heel veel. Hij heeft veel ervaring maar zit nu op een ander project. Ik heb wel met mijn collega gesproken over het project dus ik weet er wel veel van”. • De projectleider van leverancier B: “Ik heb meerdere projecten langs het spoor gedaan en ook soortgelijke projecten waarbij de overlast voor de omgeving beperkt moest worden. Dit heb ik in Vught en in Heerlen gedaan. Beide projecten zijn onder mijn verantwoordelijkheid binnen de planning en budget opgeleverd. De aanpak voor omgevingsmanagement die ik daar heb gebruikt, ga ik hier ook inzetten. De omgevingstevredenheidsscore was in beide trajecten een 7, 5”. BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
TIPS INTERVIEWS • Stuur mensen die weten waar ze het over hebben • Oefen met oefenvragen; zorgt dat interview ‘meevalt’ • Geen gebabbel “Ik heb wel een stuk of wat dezelfde projecten hier en daar gedaan die meestal gewoon rond de deadline opgeleverd konden worden. En wat waren de klanten er blij mee; iedereen ging steeds met een lach op hun gezicht naar huis. ” Maar gesprek “Als projectmanager heb ik in de afgelopen 4 jaar 8 vergelijkbare projecten binnen 6 maanden na gunning geïmplementeerd. De klanttevredenheidsscore was gemiddeld een 8, 1. ” • Hoe meer relevante ervaring de sleutelfunctionaris heeft met de gevraagde rol, hoe groter de kans dat hij het project overziet en als 'eenvoudig' ervaart in plaats van 'complex'. BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
VRAGEN? TIPS? OPMERKINGEN? BEST VALUE - MARKTBIJEENKOMST
- Slides: 56