Best Value presentatie Europese aanbesteding eHRM Jan Hutten

Best Value presentatie Europese aanbesteding e-HRM Jan Hutten, 29 januari 2018

Programma • Waarom Best Value • De Best Value aanpak – Selectie naar 1 beoogd opdrachtnemer • Wat vragen wij van u • Hoe beoordelen wij dat – Concreet maken plan door beoogd opdrachtnemer • De Opdracht

Waarom Best Value • Wat wil de BMWE? Doelstellingen gerealiseerd Projectrisico’s en afwijkingen geminimaliseerd

Waarom Best Value • Verhogen van de voorspelbaarheid van processen • Hoe? • Eerst denken, dan doen • Wat is daarvoor nodig? • In de toekomst kunnen kijken

In de toekomst kijken EVENT Time

Waarom Best Value • Verhogen van de voorspelbaarheid van processen • Hoe? • Eerst denken, dan doen • Wat is daarvoor nodig? • In de toekomst kunnen kijken • Wie kan dat het beste? • De Expert

Wat kenmerkt experts? • • Overzien het project Voorzien risico’s Prioriteren Geen beslissingen: ze weten het • Kennen het belang van de ander • Luisteren en “minimaliseren” informatie • Denken win – win • Leveren prestaties • Willen dit project beter doen dan het vorige

Waarom Best Value Laag Hoog Laag Inschrijver 1 “De maximale prestatie die ik ga leveren” Inschrijver 4 Laag Hoog “Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens” Prestatie Inschrijver 3 Risico Prestatie Inschrijver 2 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Laag Risico Hoog “Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens”

Waarom Best Value “De maximale prestatie die ik ga leveren” Hoog Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Laag “Beste waarde voor de laagste kosten” Hoog Prestatie Inschrijver 1 Inschrijver 4 Laag “De kwaliteit die BMWE krijg” “De maximale prestatie die ik ga leveren” Risico Laag Risico Prestatie Hoog “De maximale prestatie die ik ga leveren”

Programma • Waarom Best Value • De Best Value aanpak – Selectie naar 1 beoogd opdrachtnemer • Wat vragen wij van u • Hoe beoordelen wij dat – Concreet maken plan door beoogd opdrachtnemer • De Opdracht

Best Value Aanpak Pijlers van Best Value

Best Value Aanpak Gebruikt informatie en logica om meer zicht te krijgen Expert Pijlers van Best Value

Voorbereiding Selectie Concretisering Uitvoering opdracht start contract Gebruikt informatie en logica om meer zicht te krijgen Expert Pijlers van Best Value

Best Value Aanpak start aanbesteding Voorbereiden Aanbestedingsleidraad 1 beoogd opdrachtnemer Selectie Inschrijving: • Prijs • Prestatieonderbouwing • Risicodossier • Kansendossier Interviews gunning Concretisering Uitvoering Verificatie prestatie info Detailplanning Plan van aanpak Weekly’s

Wat vragen wij van u? Selectie • Inschrijving bestaat, voor de beoordeling, uit: – Prijs ( plafondbedrag) – Prestatieonderbouwing – Risicodossier – Kansendossier – Interviews

Weging • Inschrijfprijs • Aftrek op basis van kwaliteit, verdeeld in: – 30% Prestatieonderbouwing – 20% Risicodossier – 10% Kansendossier – 40% Interviews (elk interview 20%)

Beoordeling documenten 10 Inschrijver toont expertise, hoge performance onderbouwd met verifieerbare prestatie informatie 6 Niet duidelijk of inschrijver doelstellingen kan realiseren, niet onderbouwd met prestatie-informatie 4 Duidelijk dat inschrijver doelstellingen niet realiseert, onderbouwd met verifieerbare prestatie informatie

Dominante Informatie

Dominante informatie: Wat is het mooiste rijstveld?

Dominante informatie: Wat is het mooiste rijstveld?

Dominante informatie Dominant = onderscheidend • Geen besluiten nemen • Lees als een leek • Het cijfer ‘staat’ er!

Prestatie onderbouwing Bewering (doelstelling) Onderbouwing (bewijs dat het werkt)

Beoordeling • doorgronden van het project • relevante beweringen en verifieerbare informatie • dat de prestatie-onderbouwing SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) is omschreven • Commitment en ambitie

Beoordeling

Voorbeeld Prestatie onderbouwing Bewering: Wij gaan de doelstellingen realiseren. Onderbouwing: De projectleider die op dit project wordt ingezet heeft vele jaren ervaring in soortgelijke opdrachten, hij heeft regelmatig met succes warme drankenautomaten projecten uitgevoerd waarbij de hinder perceptie minimaal is, hiervan zijn tevredenheidverklaringen. Opdracht: In 5 minuten in groepjes van 2 a 3 deze bewering beoordelen. Geeft u een 4, 6, 8 of 10 en toelichting beoordeling

Voorbeeld Prestatie onderbouwing Bewering: Wij gaan de doelstellingen realiseren. Onderbouwing: De projectleider die op dit project wordt ingezet heeft vele jaren ervaring in soortgelijke opdrachten, hij heeft regelmatig met succes warme drankenautomaten projecten uitgevoerd waarbij de hinder perceptie minimaal is, hiervan zijn tevredenheidverklaringen.

Voorbeeld Prestatie onderbouwing Bewering: De warme dranken automaten zijn 1 -8 -2016 geplaatst, dit draagt bij aan de doelstelling zo spoedig mogelijk starten met de dienstverlening. Onderbouwing: De projectleider die op dit project wordt ingezet heeft de afgelopen 5 jaar 12 opdrachten van gelijk omvang (minimaal € 500. 000, maximaal € 2. 000 en gemiddeld € 750. 000) uitgevoerd. Al die 12 opdrachten zijn op tijd opgeleverd, met geen opmerkingen over hinder voor koffie drinkers, daarbij heeft hij een gemiddelde beoordeling op de tevredenheidverklaring van 9, 5 (op een schaal van 10). ”

Risico dossier • Externe risico’s! • Belangrijkste risico’s geïdentificeerd en geprioriteerd. • Effectiviteit beheersmaatregelen onderbouwd met verifieerbare prestatie informatie

Beoordeling • identificatie en juist geprioriteerde belangrijkste risico’ s buiten eigen invloedsfeer; • identificatie effectieve en SMART omschreven maatregelen om risico’s te beheersen.

Beoordeling

Kansendossier • Extra’s (boven de minimaal benodigde scope) • Gerelateerd aan de doelstellingen van het project. • Onderbouwd met verifieerbare prestatie informatie.

Beoordeling • de kansen waarde toevoegen; • de toegevoegde waarde SMART is omschreven; • de kans een relatie heeft met de projectdoelstellingen.

Beoordeling

Valkuilen in de kwalitatieve documenten • • • Geen prestatie-informatie Marketing data Technische data Risicobeheersing weer bij de klant leggen Algemene risico’s/oplossingen Onduidelijk over verantwoordelijkheden

Interviews: • Per inschrijver 2 sleutelfunctionarissen – Projectleider/eindverantwoordelijke – Sleutelfunctionaris die naar inzicht van inschrijver het verschil maakt op het project • Per sleutelfunctionaris gesprek, max. 1 uur • Vragen zijn voorbereid • Aantal algemene vragen, aantal specifieke vragen

Doel interview Zien of dit een expert is, een expert: – Is kort en duidelijk in zijn antwoorden – Een non-expert begrijpt het antwoord – Meet prestaties

Een Best Value Expert is iemand die… • het gehele project kan overzien; • risico’s voor het project kan herkennen en minimaliseren; • de projectdoelstellingen en de belangen van de opdrachtgever helder voor ogen heeft; • op dominante wijze kan aantonen wat hij doet en waarom, om risico’s te beheersen; • ongewenste gebeurtenissen op een adequate manier kan oplossen; • met aantoonbare, concrete prestaties zijn ervaring kan onderbouwen.

Interviews: Setting

Beoordeling • Doorgronden de Sleutelfunctionarissen de Opdracht en de Inschrijving goed; • Committeren de Sleutelfunctionarissen zich eraan; • Spreken de Sleutelfunctionarissen ambitie uit; • Zijn de Sleutelfunctionarissen in staat de Opdracht (binnen hun functie) te allen tijde goed te kunnen managen.

Beoordeling

Best Value proces: concretiseringsfase

Doel concretiseringsfase 1 Een duidelijk beeld krijgen van de verwachtingen over en weer. 2 Het project zo goed mogelijk voorbereiden en plannen zodat zo effectief en efficiënt mogelijk gerealiseerd wordt.

Beoogd ON stelt documenten op OG verifieert documenten def ccntract ondertekening award meeting …………. reviewmeeting Start bijeenkomst opleiding Mijlpalen in concretiseringsfase

Startbijeenkomst • Wordt georganiseerd door beoogd ON • Presentatie van: – – – Inschrijving Plan van aanpak uitvoeringsfase Alle geïdentificeerde risico’s Planning concretiseringsfase (dag-tot-dag planning) Bespreken doorlooptijden verificatie en verwerking bevindingen • Kennismaking teams Opdrachtgever en beoogd Opdrachtnemer

Gunningsbijeenkomst 1 Organisatie door beoogd ON 2 Presentatie van: – strategie en plan van aanpak om projectdoelen te realiseren – de te leveren prestatie van beoogd opdrachtnemer en opdrachtgever – de wijze waarop de prestatie wordt gemeten 3 Feestelijke afsluiting concretiseringsfase voor projectteams

Contractondertekening Na doorlopen opschortende termijn Ondertekenen van het contract door BMWE en Opdrachtnemer

Programma • Waarom Best Value • De Best Value aanpak – Selectie naar 1 beoogd opdrachtnemer • Wat vragen wij van u • Hoe beoordelen wij dat – Concreet maken plan door beoogd opdrachtnemer • De Opdracht

e-HRM, de opdracht • Een geïntegreerde e-HRM en salarisoplossing voor de nieuwe gemeente Het Hogeland inclusief koppelingen APG, ARBO, UWV en belastingdienst en een koppeling met de Top. Desk applicatie van gemeente Het Hogeland. • Implementeren en migratie van de 4 gemeenten Bedum, de Marne, Winsum, Eemsmond en werkplein ability naar een e. HRM en salarisoplossing voor de nieuwe gemeente Het Hogeland; • Plafondbedrag = € 550. 000, -, dat wil zeggen dat de inschrijfprijs hieronder dient te zijn. • Social return 2% van de opdrachtsom.

e-HRM, de opdracht • Trainen alle medewerkers in gebruik van de e-HRM en salarisoplossing • e-HRM SAAS oplossing voor de duur van vijf (5) jaar. Aanbesteder heeft het recht deze duur van de overeenkomst twee (2) maal te verlengen met een periode van twee (2) jaar. De totale duur van de Overeenkomst zal niet meer dan negen (9) jaren bedragen en eindigt aan het einde van de looptijd van rechtswege • Uiterlijk 01 -01 -2019 moet het personeelsinformatiesysteem live zijn, dit houdt in dat de processen salarisverwerking, verlof en verzuim beschikbaar zijn. De overige processen moeten uiterlijk 01 -02 -2019 beschikbaar zijn

e-HRM, Doelstellingen 1. Een zo toekomstbestendig mogelijk e-HRM oplossing voor wijzigingen voor de gemeente Het Hogeland. 2. Zo snel mogelijk aanbieden van nieuwe functionaliteiten naar aanleiding van e-HRM ontwikkelingen 3. Kosten efficiënt en bij inschrijving inzichtelijk prijsmodel gezien doelstellingen 1 en 2. 4. Gebruikersvriendelijke oplossing voor medewerkers en managers. 5. Zo veel mogelijk ontlasten HRM medewerkers en salarisadministrateurs

Planning