Beskrivning av NSO s sjlneadministrationstjnster Nedanstende basbeskrivning ger
Beskrivning av NSO: s sjölöneadministrationstjänster Nedanstående basbeskrivning ger en bild av hur servicekonceptet och systemen fungerar. Som en del av serviceavtalet för sjölöneberäkning får kunden bruksrätten till Finnfox-programvaran för inmatning och underhåll av person-, arbetstids- och löneuppgifter. NSO använder HPS-sjöpersonalsystemet för behandling av löne-, sjukfallsuppgifterna samt löneberäkning och rapportering. NSO erbjuder flexibla lösningar för olika förhållanden, och anpassar tjänsten till kundens önskemål och behov. Nedanstående schematiska bild presenterar baskonceptet. Enligt avtal kan tjänsten utökas till att täcka olika rapporterings-, uppföljnings- samt sjuklönehanteringsbehov. För små organisationer är också en förenklad form av inrapportering av lönedata baserad på Excel ark möjlig. Nordic Sea Office Oy Ab
”Workflow” för sjölöneadministration, mera omfattande tjänst, Web-gränssnitt i bruk Web-anslutning Underh. av personuppgifter Period inmatning Arbetstidsregistrering Löneuppgiftsregistrering Beställaren Finnfox ombordsystem Tiedonsiirto Dataöverföring till kundens system : Betalningsuppgifter, Finnfox, Bok-föring, Basrapportering samt övrig rapportering Sjuklönehantering Sjukanmälan, Regress, FPA. Rapport generator samt underhåll och granskning Sjöpersonalsystemet HPS Leverantören Behandling av lönedata Elektroniska lönespecifikationer & dokument Överföring av löneuppgifter Nordic Sea Office Oy Ab Rapportering & uppföljning Hårdvara, mjukvara & systemutveckling
Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, Finnfox 1 (2) Basuppgifterna i ombordsystemet 1. Personuppgifter Beställaren skapar och underhåller personuppgifterna i Finnfox systemet ombord eller på kontoret. Uppgifterna överförs elektroniskt till NSO. Arbetsavtalen skapas på basen av dessa uppgifter. Ombord eller på kontoret kan man också följa upp certifikat, läkarintyg etc. samt köra diverse alarmlistor. 2. Systemuppgifter Ombordsystemet innehåller period-, löneartsuppgifter, kostnadsställen, befattnings-, lönekoder, dags-, dygns- samt arbetstypskoder m. m. . Dessa definieras i samabete med beställaren och används för att omvandla arbetstidsuppgifterna till avtalsenliga lönetransaktioner. 3. Basuppgifter för befattningskoder Hänför sig till avtalstolkningar vid personliga avtal. Kan skapas om beställaren så önskar. Nordic Sea Office Oy Ab
Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, Finnfox 2 ( 2) Ombordsystemets funktion 1. Inmatning av uppgifter Underhåll av periodschema, registrering av arbetstid och perioduppgifter. 2. Kontroll Ombord skapas arbetstidsjournal och timjournal som granskas och överförs till NSO i t. ex. PDF-format. 3. Kaptens kassa Underhålls och redovisas ombord. Uppgifter på de anställdas förskott, reseersättningar etc. överförs till NSO som lönetransaktioner (kassatransaktioner) för löneberäkningen. 4. Lönetransaktioner Efter kontroll överförs lönetransaktionerna till NSO vid månadskörningen eller vid slutavräkningar. Vid överföringen skapas ett lönearts-sammandrag på personnivå. Nordic Sea Office Oy Ab
Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, HPS 1 ( 4) HPS - systemets basuppgifter (HPS = personaladministration, löneberäkning och sjukfallshantering) 1. Basuppgifter NSO skapar och underhåller bestående basuppgifter såsom lönearter, rederi-, skatteuppgifter, socialskyddsavgifter etc. . Förändringar görs på anmodan av kunden. 2. Registrering av lönedata NSO registrerar förändringar till t. ex. skatteuppgifterna under året enligt material från kunden. Vid början av nytt skatteår söker NSO nya uppgifter från skatteförvaltningen. NSO uppdaterar lönetabellerna och personliga avtal enligt uppgifter från kunden. Förändringar i personliga ålderstillägg görs på basen av kundens anmälan. 3. Underhåll NSO underhåller de årliga numeriska parameteruppgifterna såsom pensions-, socialskydds-, arbetslöshetsavgiftsprocenter etc. 4. Bokföring NSO sänder bokföringsunderlaget till kunden enligt överenskommelse antingen i elektronisk form eller på papper. Nordic Sea Office Oy Ab
Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, HPS 2 ( 4) HPS - systemfunktion Månadsuppgifter Uppgifterna från ombordsystemet överförs till HPS-systemet antingen i samband med månads- eller slutavräkningskörningarna. NSO räknar lönerna inom överenskommen tid och levererar följande uppgifter till beställaren. 1. Lönespecifikationer i pdf-format till beställaren. Om så önskas får löntagaren specifikationen hemsänd via E-brev på beställarens bekostnad. 2. Bankfil till beställarens betalsystem. 3. Betalningslista på banktransaktionerna. 4. Bokföringsunderlag för sjölönerna (pdf-form samt filöverföring). 5. SPK - månadsanmälan om förändrade arbetsförhållanden. 6. Lista på fackföreningsavgifter samt betalfil. 7. Månadsskatteredovisning. 8. SPK-redovisning. 9. SSB-/Utbildningsfondredovisning. 10. Fartygssammandrag - rapport, som avstäms mot bokföringsunderlaget. 11. Ledighetsreserveringsrapport. 12. Saldouppgifter till fartyget -rapport och fil för ombordsystemet. 13. Rapport på riktade lönekostnader. 14. Lönelista. Alla personer i alfabetisk ordning. 15. Tjänstgöringsstatistik till SFV, (mönstringsrapport). 16. Underlag för ansökan om sjöfartsstöd (Sverige). Nordic Sea Office Oy Ab
Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, HPS 3 ( 4) HPS - systemfunktion Årsuppgifter Årsrapporteringen levereras i pdf-form samt som överföringsfiler 1. Skatteredovisning som avstäms mot de månatligen redovisade summorna samt rapporter på lönetransaktionsnivå. 2. SPK- anmälan om arbetsfårhållande. Mönstringsrapport. 3. Rapport för ansökan om sjöfartsstöd (SFV Finland). Rapporten levereras två gånger per år månaderna 1 - 6 samt 7 - 12. Uppgifter som levereras vid behov 1. Löneintyg 2. Tjänstgörings-/arbetsintyg 3. Övriga rapporter enligt överenskommelse. Nordic Sea Office Oy Ab
Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, HPS - systemets användning över Web-gränssnitt 4 ( 4) Funktioner som kan utföras över Web-gränssnitt Beställaren kan enligt överenskommelse (ingår ej i baspaketet) få tillgång till vissa funktioner över Web-gränssnitt (Internet browser). Följande funktioner är för närvarande möjliga. 1. Sjuklöne- och sjukkostnadshantering, inklusive sjukanmälan, FPA, regress och ansökan till försäkringsbolag. 2. Avsökning och uppdatering av personuppgifter. 3. Avsökning och uppdatering samt utskrift av tjänstgöringshistorik. 4. Avsökning av elektroniskt lönekort. 5. Avsökning och uppdatering av semester, vederlags- och fridagssaldon. 6. Utskrift till papper eller fil av standard lönerapporter. Förutom dessa är det möjligt att genom överenskommelse också skapa tilläggsfunktioner om kunden så önskar. Om tilläggsfunktioner avtalas alltid separat. 7. T. ex. utvidgad rapportering (t. ex. personaladministration). Nordic Sea Office Oy Ab
- Slides: 8