Beredskapsplan Veiledning til bruk av malen Forord Helhetlig

Beredskapsplan Veiledning til bruk av malen

Forord Helhetlig beredskapsplanlegging Viktige momenter Innhold Andre verktøy for beredskapsplanlegging Operativ del Administrativ del

Forord Malen er utviklet ved hjelp av mattilsynets veileder, eksiterende beredskapsplaner og ved hjelp fra beredskapsrådgivere. Norsk Vann ønsker å takke Lene Veraas, Sissel Margrethe Berge og Per Martin Øfsti for viktig rådgiving inn mot utviklingen av denne malen. Prosjektleder for denne malen har vært Martin Stensland fra Norsk Vann

Veiledningen i seg selv er lagt opp ved bruk av kulepunkter Det er viktig at malen tilpasses din organisasjon. Denne malen er kun et forslag, dette gjelder spesielt rollebeskrivelsene. Forord Det anbefales at man har en sterkt lokal forankring i utarbeidelse av beredskapsplanen. Planen er mest tilpasset en kommune med basisorganisering, men den kan med små grep tilpasses andre former for organisering. Det er brukt noen avanserte funksjoner i word, for å få til for eksempel noen figurer. Det ligger en rekke opplæringssider på youtube som viser hvordan du kan implementere slike funksjoner.

Helhetlig beredskapsplanlegging • Planen kommer inn under «beredskapsplan» • Planen i seg selv har liten verdi om ikke de andre punktene også følges opp • For hjelpeverktøy til de andre stadiene i beredskapsplanlegging se norskvann. no

Viktige momenter • Dette er en mal, det er ingen fasit på hvordan det ferdige produktet skal se ut. Derfor er det viktig at den tilpasses din organisasjon • Det er mye «ferdig tekst» i dokumentet, men en rekke steder er det bokser, tabeller og steder i teksten der man må fylle ut informasjon, dette blir ikke kommentert videre i veilederen • Roller er vesentlig i denne malen, det kan lønne seg å sette seg tidlig inn i forståelsen av rollene og dens oppgaver. Dette finner man i den administrative delen av beredskapsplanen • Det kan ha forekommet endringer i malen etter at denne veilederen ble ferdig

Andre verktøy til bruk i beredskapsarbeidet • Mattilsynets veileder for sikkerhet i vannforsyningen er et dokument man bør ha gått igjennom før man begynner med malen • DSB har en egen beredskapsside med mange nyttige verktøy for kommunalt beredskapsarbeid

• Flere felt er tilgjengelig for utfylling, fyll inn informasjon om kommunen, vannverket eller selskapet. • Det anbefales at en person har det overordnede ansvaret for å fylle ut og følge opp beredskapsplanen. Forside

• Legger man til nye kapitler er det viktig å høyreklikke på innholdsfortegnelsen og velge «oppdater felt – oppdater hele tabellen» for at den skal bli synlig i innholdsfortegnelsen Innholdsfortegnelsen

• Det er fornuftig å ha et utskrevet versjon av dokumentet I et antall eksemplarer om det skulle bli systemsvikt og elektronisk utgave blir utilgjengelig • Fyll ut feltene på hvor planen befinner seg og hvem som er ansvarlig for at det foreligger oppdatert plan på gitt sted til enhver tid • Viktige lenker, kan f. eks. være lenker til prosedyrer, til elektronisk utgave etc. • Planen vil automatisk vise hvem som sist oppdaterte planen og når den ble oppdatert sist. Innledning

Operativ del

• Den operative delen er ment som en veileder gjennom krisen og inneholder det aller viktigste oppgavene som må løses på et overordnet plan • I en situasjon hvor en hendelse oppstår kan stressfaktoren bli så stor at man fort glemmer enkelte prosedyrer. Ta frem den operative delen for å kontrollere at viktige oppgaver er gjennomført Operativ del

• Beredskapsfasene viser en rask oppsummering av de forskjellige fasene man går igjennom under en hendelse Beredskapsfaser

• Her er det viktig at det settes inn de operative målsetningene for din virksomhet. • De operative målene viser hva som skal oppnås til hvilken tid, dette er også et moment i forhold til å kalle inn ekstern bistand om den ordinære driften ikke er stand til å imøtekomme de målsetningene som er satt Operative mål

• Dette er de nasjonale prinsippene for samfunnssikkerhet. De står helt sentralt i beredskapsarbeidet, og er satt for at krisehåndtering skal være så effektivt som overhodet mulig • Kompetansen i virksomheten er essensielt å bruke inn mot en hendelse og derfor er det helt viktig at det er de riktige personene som sitter i beredskapsorganisasjonen til virksomheten. Det er viktige ta disse prinsippene innover seg Nasjonale prinsipper for samfunnssikerhet

Varsling og mobilisering • Første fase, her vises beredskapsnivåene. Vi har valgt i denne malen og dele det inn i tre nivåer: • Normal drift: Kan håndteres av det ordinære driftsapparatet. Kan få støtte fra deler av den utvidede driften • Forsterket drift: Det ordinære driftsapparatet er avhengig av støttefunksjoner og/eller ekstern bistand fra andre aktører. Dette kan også settes om det har potensialet til å utvikle seg til en krise og man kan i den grad mulig begrense at situasjonen eskalerer. • Krise: En krise har eller er i ferd med å oppstå. Det strategiske apparatet blir iverksatt. • Varslingsfasen, den forklarer i hvilken rekkefølge man skal varsle. Varslet kommer for eksempel via innbyggertorg, vakttelefon, driftskontrollen eller fra andre kilder. Dette skal umiddelbart komme til vaktleder/taktisk leder (kommer til rollene senere). • Vaktleder vurderer raskt om hendelsen kan håndteres av den ordinære driften, her er det viktig å avklare internt om hvilke forutsetninger som skal ligge for grunn for videre varsling til operativ leder og beredskapsleder. • Kan hendelsen håndteres av det ordinære driftsapparatet kommer ikke beredskapsplanen til bruk.

• Tabellen viser på venstre side hvilke konsekvenser det har for henholdsvis vannkvaliteten og forsyningssikkerheten, dette inngår i vurderingen av beredskapsnivå. • På bakgrunn av det nivået som blir satt vises det på tabellens høyre side hvilke funksjoner og roller som mobiliseres. Hvem varsles og mobiliseres

• Inneholder de aller viktigste telefonnumrene i beredskapsorganisasjonen • TLF til nødetatene • Aktuelle samarbeidspartnere for vannbransjen Varslingsliste

• Aktiviteten fra man er blitt varslet til at man har kommet i gang med håndtering av hendelsen • Den forklarer hvor man skal møte opp • Figuren under visuelt hvordan mobiliseringen skal foregå. For taktisk er det for eksempel at teknikere som befinner seg med nødvendig utstyr tar seg direkte til oppmøtested, mens de som ikke har nødvendig utstyr eller maskiner drar innom lager/garasje for å hente nødvendig utstyr. • Den oransje boksen vises som en huskelapp for hva man skal stille med på oppmøteplassen Mobilisering

• Denne fasen går ut på å velge de eller det tiltakskortet som egner seg best i forhold til hendelsen. Det er også viktig å huske på at man ikke slavisk henger seg opp i tiltakskortene, men vet når man må avvike fra de prosedyrene som tiltakskortet ber om at gjennomføres. • Tiltakskortene er kortfattete sjekklister som beskriver fremgangsmåte og rekkefølge du skal utføre oppgavene på i en gitt situasjon/hendelse. • Det er utarbeidet en liste med et utvalg av hendelser, her må/kan man legge til og/eller fjerne. Det er en fin måte å få oversikt over ulike hendelser man kan dimensjonere beredskapen etter. • Se eksempler på tiltakskort kan fås på forespørsel fra Norsk Vann for hvordan de kan se ut I praksis • Vi har valgt å bruke begrepet «tiltakskort» , det samme som brukes i det nasjonale krisestøtteverktøyet CIM Aksjonering

• Fasen hvor man trapper ned innsatsen og går tilbake til ordinær drift • Det er viktig å nullstille seg, slik at du er klar hvis en ny uønsket hendelse oppstår Demobilisering

• Evalueringen bør gjennomføres snarest etter at hendelsen er over. • Beredskapsplanen og tiltakskortene bør oppdateres i henhold til de funnene som gjøres under evalueringen Evaluering

Administrativ del

• Den administrative delen av beredskapsplanen er noe som skal sitte i beinmargen til beredskapsorganisasjonen • Gir informasjon om administrative tiltak, roller, ansvar, organisering og mål Administrativ del

Målsetninger, strategier, ansvar og roller Kapittelet inneholder de overordnede målsetningene under normal drift samt når en uønsket hendelse oppstår. Strategiene skal ivareta at målsetningene blir nådd

• Tabellen brukes for å vise hvilke aktører som kan være viktige samarbeidspartnere ved de forskjellige type hendelsene • I kolonnen lengst til høyre kan man selv skrive inn aktuelle samarbeidspartnere Samarbeidspartnere

• Håndtering av media og abonnenter er særdeles viktig når det er hendelser som påvirker leveransen av vann. I den administrative delen er det noen retningslinjer til håndtering av media og publikum. • Det er også vedlagt råd utarbeidet av Utlendingsdirektoratet på håndtering av media i en krise Varsling av abonnenter og håndtering av media

• Tabellen tar utgangspunkt I de tre nivåene og gir en veiledning på kriterier som må oppfylles for å sette gitt beredskapsnivå. Det vises så hvem som skal/bør/kan mobiliseres og hvem som varsles Beredskapsnivåer

• Dette organisasjonskartet er det utrolig viktig er oppdatert, den viser hvem som har hvilke roller I beredskapsorganisasjonen • Tabellen kan reorganiseres og du kan legge til flere figurer. Organisering av beredskapen

• Telefonlisten skal inneholde alle personer som er I beredskapsorgansiasjonen. Telefonliste beredskapsorgansisasjon

• Beskrivelse av beredskapsfunksjonene er en rolle og ansvarsbeskrivelse av alle funksjonene I organisasjonen. Her er det viktig at alle som innehar en rolle er inneforstått med sine oppgaver. Beskrivelse av beredskapsfunksjoner

• Det er viktig å gjennomføre øvelser, enkle og mer omfattende for å avdekke svakheter ved beredskapen. • Her er en plan som man kan årlig sette opp når det skal gjennomføres øvelser Opplæring og øvelser

• Kort definisjon av tiltakskort Tiltakskort

• Vedlagt beredskapsmalen finner man en rekke lister, maler, lover og regler I tillegg til annen informasjon som kan være til hjelp i håndtering av en krise. • Avslutningsvis er det viktig å huske på at beredskapsmalen må være tilgjengelig i sin helhet, inkludert operativ, administrativ og alle vedlegg Vedlegg

Lykke til! Dette arbeidet du er i ferd med å gjennomføre er ekstremt viktig. Vi håper at malen vil komme til god nytte i arbeidet. Vi ønsker gjerne tilbakemeldinger på malen og de kan henvises til post@norskvann. no merket med “Beredskapsmal – tilbakemelding”