Belgian Knockout Vrijwilligerswerking Golf Vlaanderen Programma 265 Ontvangst

Belgian Knockout Vrijwilligerswerking – Golf Vlaanderen

Programma 26/5 • Ontvangst officiële outfit Belgian Knockout – Pieters. Productions • Algemene briefing & praktische afspraken • Hole marshals kunnen o. l. v. hole captain hole bezoeken

Programma – Spelformule – BKO PRO DONDERDAG: 144 spelers, 18 holes strokeplay Two tee start from tees 1 & 10: 07: 15 to 09: 05 & 12: 05 to 13: 55 with an estimated finish time of 18: 45. NOTE: we will start 15 minutes earlier than last year so that the afternoon play-off can start earlier VRIJDAG: 144 spelers, 18 holes strokeplay Two tee start from tees 1 & 10: 07: 15 to 09: 05 & 12: 05 to 13: 55 with an estimated finish time of 18: 45. NOTE: we will start 15 minutes earlier than last year so that the afternoon play-off can start earlier ZATERDAG: Van 64 spelers naar 8 spelers - Knockout (1)Likely to be 07: 10 to 09: 40 from tees 1 (Red 1) & 10 (Yellow 1). Expected finish between 09: 00 & 11: 45 (2)Likely to be 11: 10 to 12: 20 from tees 1 (Red 1) & 10 (Yellow 1). Expected finish between 13: 00 & 14: 20 (3)Likely to be 14: 25 to 15: 35 from tee 10 (Yellow 1). Expected finish between 16: 20 & 17: 30 ZONDAG: Van 8 spelers naar 1 winnaar - Knockout Quarter-finals/ 4 matches (Sunday): Likely to be 09: 00 to 09: 45 -15 minutes intervals- from tee 10 (Yellow 1). Expected finish between 11: 00 & 11: 45 Semi-finals (Sunday): Likely to be 12: 31* & 12: 45 from tee 10 (Yellow 1). Expected finish between 14: 30 and 14: 45. 3 rd and 4 th place match (Sunday): Likely to be 14: 50 from tee 10 (Yellow 1). Final (Sunday): Likely to be 15: 05 with an expected finish time of 17: 10 but allowing for this to be pushed back 10 minutes due to a quarter-final or semi-final play-off.

Programma – Spelformule – BKO AMATEUR Tee times: • Saturday 1 st June: First tee time will be 13: 00 from tee 1 (Red 1). NOTE: the last tee time of the 2 nd KO round of the BKO is likely to be 12: 20 from tee 1 (Red 1). • Likely start times: from 13: 00 to 15: 30 (14 x 4 balls + 1 x 3 ball) Sunday 1 st June: • Quarter-finals (Red 9*): 07: 45, 08: 00, 08: 15, 08: 30 • Semi-finals (Red 9*): 11: 15, 11: 30 • 3 rd/4 th place Match (Red 9): 14: 15 • Final (Yellow 9): 14: 15

Programma – Spelformule – BKO G-GOLF (Golfers with Disability) KNOCKOUT: • It will take place on Sunday 2 nd June. • It will involve 2 golfers with disability: • Brendan Lawlor (Ireland) & Adem Wahbi (Belgium). • They will play the final at 13: 45 on the Yellow 9.

• P-3 Public parking volgen • Advies = carpoolen of kom met de fiets Golf Vlaanderen - Jochem Sueters

• Wandelroute • Beperkte shuttle service

Praktische informatie – vrijwilligers - Toegang • D. m. v. bandje zal je toegang krijgen tot het event (parking, en terrein) • Ontvangst bij Crew. Tent – HQ Volunteers – Toegang dmv Federatiekaart

Praktische informatie – vrijwilligers – Aanmelden • Hole Captains melden zich bij office (Katrien, Ymke of Evelyne) • European Tour Media melden zich bij office (Katrien, Ymke of Evelyne) • Scoring Volunteers melden zich bij Kevin • • Walking scores Carry boards On. Course leaderboards Extra Volunteers Driving Range melden zich bij Danny CLUB BKO melden zich bij Tine Fournier Logistics melden zich bij Ben Vragen? GV office is enkel open tijdens volgende openingsuren: Openingsuren: GV Office 30/05/2019 06: 00 - 08: 30 & 11: 00 13: 30 & 17: 00 - 18: 00 31/05/2019 06: 00 - 08: 30 & 11: 00 13: 30 & 17: 00 - 18: 00 1/06/2019 2/06/2019 06: 00 - 08: 30 & 11: 00 07: 45 - 09: 30 13: 30

Hole Captain & Hole Marshal • • Materiaal zal aan teebox worden geplaatst door Logistics team Na einde van de dag, stilteborden terug in de boxen plaatsen Hole captain laat de box achter in de crew tent of aan de uitgang. Geen stiltebordjes mee naar huis nemen aub!

Veiligheidsplan – Wat moet je weten! Extreme weersomstandigheden • In geval van onweer zal overgegaan worden tot ontruimen vd baan • Beslissing zal genomen worden door organisatie • Hole cap’s zullen door controllings op de hoogte worden gebracht • Er zal een sirene afgaan: • Sirene 1*15 sec. Stop play • Sirene 2*5 sec. Resume play • Sirene 3*5 sec. Play is stopped, players are allowed to finish the hole • Spelers naar Players Lounge • Nadien andere officials terugbrengen • Bezoekers naar The Village

COURSE EVACUATION PLAN (Players) In the event of a suspension of play please proceed as follows: Pick-up Point A Pick-up Point B Pick-up Point C Pick-up Point D Pick-up Point E CH = Clubhouse Hole Tee Fairway Green 1 CH CH CH 2 vans 1 van Buggies Please walk back to clubhouse 2 CH CH 3 CH A A 4 A A B 5 B B E 6 th Between green & tee th th Between 4 green & 5 tee To the right of the 12 th hole To the left of the 14 th fairway Between 5 th green & 17 th tee 6 E A A 7 A A A 8 A CH CH 7 th 9 CH CH CH 10 CH CH CH Driver Valentine Van Hamme & Marc de Ron Christophe Dejongh Stefan Boschmans, Rudi Arnauts Wilfried Pieters Waterboys + Controlling Marshals 11 CH C C 12 C C 13 C C D 14 D D D 15 D D 16 D E E 17 E E CH 18 CH CH CH

COURSE EVACUATION PLAN (Players) In the event of a suspension of play please proceed as follows: D E C A B CH

Radio/whatsapp netwerk - Vrijwilligers Hole Marshals Scoring vrijwilligers Chief Scoring/walking European Tour Pieters. Productions Hole Captain Walking marshals Media marshals Op het terrein - Whatsapp/telefoon op stil zetten - Duidelijke communicatie (kort en bondig) Controlling Marshal Overzicht Chief Marshal Organisatie

GV Crew Tent • Toegang op dag dat je werkt d. m. v. federatiekaart • Zondag ontbijt & lunchpakket • Omstreeks 18 u: Rad van veel prijzen… met een European Tour speler Openingsure 27/05/ 28/05/ 29/05/2 n: 2019 019 GV CREW GV KEUKEN TBA TBA 30/05/2019 31/05/2019 1/06/2019 2/06/2019 06: 00 - 20: 00 06: 00 - 18: 30 07: 45 - 18: 30 06: 00 - 11: 00 Ontbijt 12: 00 - 15: 00 Warm 16: 00 - 18: 00 Vier uurtje 16: 00 Prijsuitreiking!

GV Crew Tent Huishoudelijk reglement : • Eten en drinken worden u aangeboden door Golf Vlaanderen, dit wordt met veel enthousiasme klaargemaakt door het ladies team van Drie Eycken. Draag de nodige zorg voor u en uw mede vrijwilligers. Gelieve het eten en drinken te beperken tot wat u nodig heeft. • Gelieve uw afval steeds in de voorziene vuilbakken te deponeren • De openingsuren dienen gerespecteerd te worden. • Er mag niet gerookt worden in de tent. • Er zijn een beperkt aantal zitplaatsen, gelieve rekening te houden met andere vrijwilligers. • Kledij: Donkere broek, bij voorkeur zwart of donkerblauw. Geen paraplu’s. • Tip: Kleed u goed aan! (bv thermisch laagje)

Taken & Rollen

Taken & Rollen BKO GV-RV-ET-PP Chief Marshal – Jochem Sueters Controlling Marshal – Peter Vanbaekel Segment 1: Hole 1 -2 -910 -18 -11 Controlling Marshal – Kristof Vosters Controlling Marshal – Stefan Cramers Segment 2: Hole 3 -4 -56 -7 -8 Segment 3: Hole 12 -13 -14 -15 -1617 Chief Scoring – Kevin Dhondt Walking Scores Media TVspotters Driving Range – logistiek Ben Ooms Buggy drivers Mic Holders Carry Boards On. Course Leaderboard s Extra Volunteers

Hole Cap Rol Hole Captain: • “Crowd controle” van de hole • Begeleiden/opleiden van de marshals • Zorg ervoor dat je teamleden deze instructievideo gezien hebben: • Zorg ervoor dat je materiaal beschikbaar is (stiltebordjes, …) • Zorg ervoor dat je kan communiceren met je teamleden • Op de hole zijn er verschillende functies, zorg na een aantal flights voor rotatie, dit geeft variatie tijdens de shift. Let op! Bekijk goed wanneer je dit doet. • Indien er een situatie ontstaat (vb speler vraagt om referee), geef dit door aan de controlling marshal, zodat we referee kunnen aanspreken

Marshals Competenties van marshals en alle vrijwilligers • Wees vriendelijk voor spelers, caddies, publiek, pers, referees en collega’s • Geef duidelijkheid aan het publiek, zodat iedereen weet waar hij /zij aan toe is. • Wees fysiek in orde, waarmee we bedoelen dat iedereen minimaal 4 uur achter elkaar op een hole kan staan. Houd rekening met het weer (wind, regen, zon, warmte) en loopafstanden • Goede ogen zijn van belang! Met name op posities op de tee en voor de spotters. • Wees alert zijn op het spel. Wanneeer gaan spelers slaan, waar is het publiek, etc. Het voorzien van problemen, zodat deze op voorhand opgelost kunnen worden.

Marshals bij de Tee Vaak zijn dit 2 vrijwilligers Verantwoordelijk voor organisatie bij de tee Opvang van spelers / caddies die van de voorgaande green komen Opvang toeschouwers / voorbijkomend (doorgaand) publiek Creëer een vrije toegang voor de spelers en hun caddies die vanaf de vorige green komen. Dit in samenspraak met de marshals die de green van de vorige hole bemannen. • Let op het teken van de spotter, soms kunnen de spelers nog niet afslaan. Geef dit dan door aan de spelers! • Op tee 1 en tee 10: Check caddie bibs! • • • Golf Vlaanderen - Jochem Sueters

Marshals bij de Tee • Sta altijd achter de boarding (i. v. m. sponsoring) • Als marshal naast de tee is het van belang dat je het publiek stil krijgt, zodra de spelers zich klaarmaken om te slaan. • Houd het publiek stil totdat het teeshot is geslagen • Voorkom schaduw op de tee in de buurt van de speler zichtbaar is (door publiek/bordjes/…). • Volg de balvlucht en geef aan: A: De bal gaat rechtdoor B: De bal gaat naar rechts (waarschijnlijk buiten de fairway) C: De bal gaat naar links (waarschijnlijk buiten de fairway) D: De bal is niet gevonden (wordt door de spotter aangegeven)

Marshals bij de Tee - Spotters • Als de spotter de bal niet kan vinden, dan geeft hij of zij dit aan door het stiltebord horizontaal boven het hoofd te houden, de tee-marshal kan de speler/caddie aangeven dat de “bal niet gevonden is”. • De spelers zijn gekend met deze signalen. D: De bal is niet gevonden (wordt door de spotter aangegeven) • Als tee-marshal zorg je bij het verlaten van de groep dat de terug netjes blijft • Op een Par 3 mogen er enkele tees aan de rechter-marker blijven liggen • Geef door (@holecaptain) wanneer er iets ontbreekt op de tee (vb. water, vuilbak zit vol, …) • Doorgangsroutes achter de tee: Hierbij is het noodzakelijk dat het publiek ook stil staat, indien niet mogelijk, bespreek situatie met controlling marshal

Spotters • Staan naast de fairway in de rough, proberen de ballen van de spelers te zien en te vinden • Spotter zijn van groot belang als de bal ‘buiten de touwen’ belandt. Probeer te spotten en te lokaliseren • Houd de signalen in de gaten van de tee-marshal of spelers bij de tee, zodat je weet waar de bal heen gaat. • Zodra de bal is geslagen, duurt het vaak 8 seconden tot de bal is gevallen. Je kunt dan goed luisteren waar de bal is terechtkomt als je de bal niet hebt gezien. • Indien er FORE geroepen wordt, waarschuw dan ook het publiek, probeer de bal te blijven volgen of luister goed waar de bal mogelijk terechtgekomen is. • Mocht iemand de bal per ongeluk aangeraakt hebben, vertel dit dan eerlijk tegen de speler.

• Als je de bal niet hebt gevonden, houd je het stiltebord horizontaal boven je hoofd. (zie afbeelding: figuur D) • Als je de bal hebt gevonden, dan steek je het bord omhoog. • Als de bal buiten de roping ligt en dus tussen het publiek, leidt het publiek dan weg van de bal, zodat de speler zij bal goed kan bereiken. Let er volgens op dat de speellijn van de speler naar de green vrij is, zodat als de speler bij zijn bal is aangekomen hij snel met de voorbereiding van de volgende slag kan beginnen. • Laat het touw alvast zakken en leg de paaltjes op de grond indien deze in lijn zijn met de volgende slag. Let hierbij goed op! Tip: Mocht de bal bij (TV) kabels liggen, dan is het aan de speler om ze te verplaatsen, blijf hier dus af. Spotters

Marshals bij crossings • Toeschouwers mogen alleen bij officiële cross-points oversteken • De spelers moeten aan de goede kant van de roping blijven. • De toeschouwers die oversteken, moeten doorlopen naar de andere kant waar ook een marshal staat. • Binnen de roping is de crossing aangegeven met twee witte lijnen. publiek bij het crossen tussen die lijnen blijven • Zoveel mogelijk open gelaten, moeten gesloten zijn tijdens het slaan • Ligt een crossing dicht bij de tee, sluit deze dan af op het moment dat de spelers de tee naderen. Wacht vervolgens tot de spelers en officials gepasseerd zijn alvorens het crossing-point te openen • Zodra de crossing dichtgaat, mogen de toeschouwers er niet meer doorheen. Leg het publiek uit waarom, zodat ze het begrijpen

Marshals bij greens • Zorgen ervoor dat de spelers in alle rust kunnen putten • Goede doorstroom van het publiek van de green naar de volgende tee • Voordat de spelers de green oplopen het publiek een plek heeft gevonden en de pers en de fotografen hun posities hebben ingenomen • Marshal niet in de puttinglijn van een speler staat! • Geen schaduw op de green zichtbaar d. m. v. stilte-bord • Help kinderen of personen met een beperking /rolstoel een plekje vooraan krijgen • Laat iedereen ongestoord uitholen (cf bekende speler vs onbekende speler) • Stel jezelf ongeveer twee stappen binnen de roping op, zodat de toeschouwers je duidelijk kunnen zien • Tip: communiceer in stilte met elkaar (non-verbale communicatie) • Op green 9 en green 18: verzamel caddie bibs en breng naar PP Office!

Green marshal – Tee marshal • De marshals bij de green maken ruimte voor de spelers en hun caddies en dragen deze halverwege over aan de marshals die de volgende tee bemannen • Vb. Rinkven Hole 1 -2 -8 -9 -

Scoring Operations Walking Score – Carryboards – Leaderboards

Walking Score - Loopt mee met één flight samen met carryboarder Team met carryboarder Tel zelf de scores! Registratie van scores belangrijk! Speler blijft verantwoordelijk voor eigen score Correcte scoring geeft enorme meerwaarde aan het tornooi. Bepaalt mee beleving en succes! - Aanvang dienst! Weest tijdig op de tee samen met de carryboarder! - Melding GV office (zie PDF files) - Bij aanmelding krijg je te horen met welke flight je meegaat (hou je hieraan!) Wat krijg je mee op de baan? - 1 PDA bakje (staat reeds klaar voor jouw groep) - 1 clipboard met scoring sheet - 1 Walkie - Draag zorg voor het materiaal Je krijgt bij ontvangst van de PDA een korte uitleg hoe het toestel werkt

Carryboards - Je loopt samen met walking score - Je vormt een team met walking score - Je houdt je eigen score bij (zo kan je vergelijken met elkaar na iedere hole) - Na iedere hole werk je de scores bij - Doe dit nauwkeuring en zorgvuldig! Belangrijk voor publiek. - Aanvang dienst! Weest tijdig! - Melding GV office (zie PDF files) - Bij aanmelding krijg je te horen met welke flight je meegaat (hou je hieraan!) - Materiaal: 1 carryboard, 1 tas met kaarten, 1 support strap - Draag zorg voor het materiaal

Gedragsregels - Alleen walking score en carryboard lopen binnen roping (geen familie of vrienden) Je loopt in beeld. Niet de bedoeling om uitgebreid te eten, drinken, … doe dit zo onopvallend mogelijk Geen paraplu Sanitaire stop tijdens ronde is niet mogelijk Zorg dat carryboard goed zichtbaar is voor publiek Zorg dat je tijdig aanwezig bent op afslag. Geef spelers en caddie de ruimte. Meestal introduceren zij zichzelf, doe dit niet op eigen initiatief. - Fairway: Loop op gepaste afstand van de spelers (1 e cut rough). Zorg dat je niet in de indirecte speellijn staat van de speler. - Green: blijf op gepaste afstand. Niet in verlengde van puttinglijn (Tip: in buurt waar caddies tas neerleggen) - Werk goed samen als ploeg!

On Course Leaderboard/ Main Leaderboard Donderdag & Vrijdag: Strokeplay Zaterdag & Zondag: Knockout - On Course leaderboards krijgen een soort PDA mee en volgen de updates op - Vrijwilligers van het main leaderboard in buurt van ET scoring office (werken voornamelijk daarmee samen) - Na iedere update pas je het Leaderboard aan - Je krijgt bij ontvangst van de PDA een korte uitleg hoe het toestel werkt en wat er exact verwacht wordt - Zorg dat je bij aanpassingen van de leaderboards de spelers niet stoort (afslag/green) - Doe dit nauwkeuring en zorgvuldig! Belangrijk voor publiek. - Aanvang dienst! Weest tijdig! - Melding GV office (zie PDF files) - Verlaat pas je post bij een aflossing - Draag zorg voor het materiaal

Verwachtingen - vrijwilligers Wat mogen jullie van ons verwachten? • Een topevenement met internationaal karakter • Een ervaring om nooit te vergeten • Maaltijden & drankjes aangeboden tijdens de dienst in de Golf Vlaanderen Crew. Tent • Officiële Belgian Knockout vrijwilligers outfit van Nike (polo, jas, pet) • Op vrije momenten (voor- of namiddag) gratis toegang tot het toernooi • Gratis parkeerkaart dienstdagen