Belge Ynetimi Disiplini ve Sistemi Belge ynetimi zerinde

Belge Yönetimi Disiplini ve Sistemi

Belge yönetimi, üzerinde bulunduğu belge kayıt ortamı göz önünde bulundurulmaksızın, üretim, muhafaza (kullanım, depolama, erişim) ve arşivlerde düzenleme evreleri boyunca belgeleri kontrol altında tutma, yönetme ve koordine etme ve bu süreç doğrultusunda personeli eğitme, belgesel işlemler konusunda kabul edilen ilkeleri kurumsal faaliyetlere uyarlama ve uygulama işidir. Belge yönetimi, kurumsal iletişim ve işlemlerin daha etkili ve güvenli bir biçimde sürdürülmesi ve yapılan bütün faaliyetlerin daha az bir maliyetle sonuçlandırılması için yararlanılan kontrol sistemidir.

‘Belge yönetimi’ terimi (records management), yeterli, uygun ve güvenilir belge sisteminin tasarımı ve kurulumu için gerek duyulan politikalar, işlemler, rehberler, araçlar, teknikler, kaynaklar ve eğitim hizmetlerinin tümünü içeren genel bir uygulama alanını ifade etmektedir.

Bir belge yönetimi programının etkili ve sürdürülebilir olabilmesi için, çalışanların belge kayıt işlevi ve sorumluluğu konusunda bilinçli olmasına; programın kurum hiyerarşisi içinde uygun birim tarafından temsil edilmesine ve sürekli olarak gözden geçirilmesine gereksinim duyulur. Aynı zamanda yöneticiler, belge yönetimi sistemi içinde yer alan bütün unsurların uyumlu ve dengeli bir biçimde işleyebilmesi için, belgesel işlem ve sistemlerle ilgili güncel kuramların ve teknolojik standartların belge yönetimi programı içinde kullanıldığından emin olmalıdırlar. Belge yönetimi programının kurumsal hiyerarşi içinde işleyişinden ve uygulanmasından ise belge yöneticileri sorumludur.

Bu görev dağılımına göre oluşturulan bir belge yönetimi programında genel olarak bulunması gereken özellikler şu şekilde sıralanabilir: ¤ Üretimi, sağlanması, muhafaza edilmesi, kullanılması ve depolanması bağlamında kuruluşun bütün birimlerinde her türlü belgenin kontrol altına alınması işlevini yerine getirmelidir. ¤ Elektronik belgeleri de içerecek şekilde kuruluştaki her türlü belgenin yönetimi ile bilgi kaynakları yönetimini bütünleştirerek aynı sistem üzerinde yapılandırılmalıdır. ¤ Belge yönetiminin amaçları, yetkileri ve sorumlulukları ile kuruluşun genel yönergeleri birbiriyle çelişmeyecek şekilde ortak amaca sahip olmalıdır.

¤ Belge saklama ve düzenleme gereksinimlerini de içerecek şekilde güncel belgelerin kontrol altına alınması için gerek duyulan ilkeleri ortaya koymalıdır. ¤ Sistemde yer alan işlem, sorumluluk, donanım ve yazılım gibi pek çok konuda kullanıcıların bilinç düzeyini yükseltmek için eğitim programlarına yer verilmelidir. ¤ Belge yönetimi sistemi içinde yer alan her bir unsur konusunda yenilikler takip edilmeli; sistem, sürekli olarak gözden geçirilmeli ve geliştirilmelidir. ¤ Belgelerin saklı tutulacağı belge kayıt ortamları ve saklama süreleri konusunda açık ve kesin ilkelere sahip olmalıdır. ¤ Saklama planları ve belge envanterlerinin hazırlanmalı, uygulanmalı ve sürekli olarak gözden geçirilmelidir

Bir belgenin veya belge grubunun sahip olduğu işlev ve roller şu şekilde sıralamaktadır: ¤ Kurum ve kuruluşların düzenli, etkili ve güvenli bir iletişim platformu üzerinde haberleşmesini sağlamak, ¤ Kurumsal hizmetlerin resmi düzenlemeler uygun bir biçimde sunulmasını sağlamak, ¤ Kurumsal politikaları, kararları ve faaliyetleri belgelemek,

¤ Olası davalara karşı kuruluşun yasal haklarını belgelemek, ¤ Yasal, finansal ve etik olarak yapılan faaliyetleri doğru ve kesin bir biçimde ortaya koymak, ¤ Çalışanların, hizmetlerden yararlananların veya daha genel bir ifade ile kuruluşla ilgisi olan her birey ve/veya örgütün haklarını korumak. ¤ Acil koşullarda ve afet durumunda faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak, ¤ Kurumsal belleği muhafaza etmek.

Genel olarak etkili bir belge yönetimi programında bulunması gereken özellikleri şu şekilde listelemektedirler: -- Belge yönetimi programı, çalışanların rahatlıkla anlayabileceği maddeler içermeli, açık ve kesin amaçlara sahip olmalıdır. -- Nerede ve ne zaman gereksinim duyulursa duyulsun bilgiyi doğru ve hızlı biçimde sağlayabilecek bir yapıya sahip olmalıdır.

--Gereksinim duyulan bilgiyi mümkün olan en düşük maliyetle sağlamalı. --Depolanacağı yer ve kaydedileceği donanımı da içerecek şekilde belgelerin üretilmesi, saklanması, erişimi, arşivlere devri ve düzenlenmesi işlemlerine ilişkin etkili bir belge işleme sistemine sahip olmalıdır. --Hiyerarşik bir temel üzerinde güvenlik ilke ve uygulamalarına sahip olmalıdır ve söz konusu ilke ve uygulamaların düzenli bir biçimde yürütümü sağlanmalıdır.

Belge yönetimi, belge işleme sürecini üretimden arşivlemeye kadar tek bir yapı içinde ele alan ve aynı zamanda belge işleme işlevine konu olan personel, sistem tasarımı, yasal düzenlemeler ve standartlar gibi çeşitli unsurları da kapsayan geniş bir disiplindir. Farklı uzmanlık alanlarının oluşturduğu bütünsel yapı olması nedeniyle disiplinler arası paylaşım gerektiren çalışma alanıdır. Bu nedenle söz konusu sistem, farklı uzmanlık alanlarının aynı yapı üzerinde etkili ve dengeli bir biçimde kontrol altına alınmasını gerektirir. Aynı zamanda buna bağlı olarak belge yönetimi uygulaması, bu alanda eğitim sahibi olan yöneticilerin idaresinde yürütülmesi gereken bir disiplindir.

Yapılan değerlendirmeler ışığında belge yönetiminin kurumlara sağladığı katkıları dört madde ile özetlemek mümkündür. Bunlar, ● İçeriden veya dışarıdan, zamanlı, doğru ve tam bilgi/belgeyi mümkün olan en düşük maliyetle sağlamak, gerekli yerlere dengeli ve adil biçimde dağıtmak-iletmek ve kurumsal faaliyetlerin etkin bir biçimde işlemesine katkıda bulunmak, ● Belgelerin üretim, kayıt, erişim ve muhafaza işlemlerini belli bir plan dahilinde yürüterek, kayıtlı bilgilerin olabildiğince etkili bir biçimde işleme konması sağlamak, ● Belge üretimi, dosyalaması, dağıtımı ve saklanması işlemlerini belli bir plan içerisinde sürdürerek, kurumlarda belgesel işlemlerin maliyetini ve dolayısıyla işletme maliyetini azaltmak, ● Gerek özel, gerekse kamu kuruluşlarında belgesel işlemlerin daha düzenli, ekonomik ve etkili bir biçimde sürdürülmesini sağlayarak, müşterilerin ya da vatandaşların daha nitelikli hizmet almasını sağlamaktır.

Sistem, belli bir amacı yerine getirmek için bir araya toplanmış unsurların aynı platform üzerinde veya aynı kurum içerisinde ve birbirleriyle uyumlu bir program çerçevesince işletildiği yapıdır. Sistem, çeşitli mal ya da hizmet girdilerinin işlendiği ve varılmak istenen hedefler doğrultusunda çıktılara dönüştürüldüğü yapıdır. Birimler arasında var olan ilişkileri de göz önünde bulundurarak kurumsal problemlerin çözümünde olayları geniş bir perspektifle ele alma davranışı, sistem yaklaşımı olarak ifade edilmektedir. Çünkü her sistem kendinden daha geniş üst sistem ve/veya daha dar olan alt sistemlerden oluşur. Örneğin kendisi de bir sistem olan belge yönetimi sistemi, belge üretimi, dağıtımı, kullanımı ve düzenlenmesi evrelerinden oluşan alt sistemlere sahiptir.

Belge yönetimi sistemi, belge yönetimi yaklaşımına doğrudan ya da dolaylı olarak konu olan her türlü ilke ve uygulamanın uyumlu ve dengeli bir biçimde işletildiği geniş bir mimaridir. Kurumlarda belgelerin üretimi, üretim öncesi tasarım, dağıtım, dosyalama, kullanım, kopyalama, çoğaltım, geleneksel veya elektronik araçlar aracılığıyla postalama, saklama, koruma, bakım, değerlendirme, ayıklama, imha, transfer, sınıflama ve düzenleme gibi pek çok konu belge yönetimi sisteminin içeriğini oluşturmaktadır. Aynı zamanda söz konusu sistemde belge yönetimi program ve ilkeleri ile belgesel işlem metodolojileri, personel, çalışma ve depolama yerleri, bilgisayar-iletişim sistem ve teknolojileri, bütçe, yasal düzenlemeler, standartlar gibi her türlü işletme unsuru da yer almaktadır.

Aynı zamanda geleneksel ve elektronik posta yönetimi, önemli belgelerin muhafazası ve bakımı, depolama yönetimi, veritabanı yönetimi gibi pek çok farklı disiplin ya da söz konusu disiplinlerdeki bazı özel konular da bu yapı üzerinde yer alabilmektedir. Bu nedenle belge yönetimi sistemi yalnızca doğrudan belgesel işlemlerle ilgili konuları değil, aynı zamanda farklı disiplinlerin bazı alanlarını da içerdiği için çok karmaşık bir yapıya sahiptir ve dolayısıyla sistemin yürütümü için disiplinler arası işbirliğine gereksinim duyulur

Ulusal belge yönetimi sistemleri, ülkenin belge yönetimi politikasını belirleyen kurumlar tarafından oluşturulur. Bu kurumlar, genellikle ulusal arşivler ya da belgesel işlemlere yönelik politikalar oluşturan kuruluşlardır. Ulusal belge yönetimi sistemleri, belgesel işlemleri standartlaştırmak, veri paylaşımını düzenlemek, bürokrasiyi azaltmak ve kurumsal hizmetleri basitleştirerek verimliliği arttırmak gibi pek çok avantaj sağlarlar. Ulusal bir belge yönetimi sisteminin rol ve sorumluluklarını şu şekilde sıralamak mümkündür: ¤ Ulusal arşiv tarafından belirlenen belge yönetimi programına uygun olarak merkezi bir kontrol ve yönlendirme ortamı sağlama, ¤ Her türlü kurumsal bilginin üretimi, elde edilmesi, kullanımı, erişimi, ayıklanması, imha edilmesi ve arşivlerde düzenlenmesi işlemlerini sistematik bir biçimde kontrol etmek için kuruluşlara ve talepte bulunan her türlü kuruma danışma ve destek hizmeti sunmak,

¤ Kuruluşların bilgi ve belge kaynaklarını ulusal belge yönetimi programına uygun olarak yönetip yönetmediğini denetleyecek bir denetim mekanizmasına sahip olmak, ¤ Belge yönetimi ilke ve uygulamaları konusunda yeni düzenlemelere, stratejilere ve politikalara sistem içinde yer vermek, ¤ Bilgi yönetimi, resimleme ve mikrografi sistemleri, envanter tabloları, saklama planları gibi belgesel işlemler konusunda ele alınması gereken bütün unsurları içermek, ¤ Üretimlerinden arşivlerde depolanmalarına kadar geçen her evrede belgelerin kullanıma sunulması, depolanması, erişimi, ayıklanması, imha edilmesi veya devredilmesine yönelik her türlü işleme rehberlik etmek; söz konusu işlemlerin mümkün olan en düşük maliyet ve en yüksek performansla gerçekleşmesini sağlamak

Belge yönetimi sistemi, doğrudan belgesel işlemlerle ilgili her türlü unsurla birlikte, teknolojik altyapı, postalama sistemi, personel, bütçe gibi bütünüyle belgesel işlemlerle ilgili olmayan farklı pek çok konunun yer aldığı geniş bir mimaridir. Daha önce de belirtildiği gibi, söz konusu sistemin başarısı ya da başarısızlığı, sistem içinde yer alan bütün unsurların uyumlu ve dengeli bir biçimde işletilmesine bağlı olarak değişebilmektedir. Bir belge yönetimi sistemi içinde yaşanabilecek olası sorunlar genel olarak birbirine benzerlik göstermektedir. Belge sistemlerinde yaşanabilecek genel problemler ve bunların belirtilerini, yönetim ve insan sorunları, kötü dosyalama, yanlış araç-gereç kullanımı, depolama alanlarının verimsiz kullanımı ve belge maliyetinin yüksekliği başlıkları altında ifade edilebilir.