Beheer van gebouwen Agentschap Facilitair Bedrijf HOE HIP

Beheer van gebouwen Agentschap Facilitair Bedrijf

HOE HIP IS GEBOUWBEHEER IN EEN ORGANISATIE ?

EN TOCH KAN GEBOUWBEHEER STRATEGISCH ZINVOLLE INPUT GEVEN … 6, 000 5, 000 4, 000 Gebouw 3 3, 000 Gebouw 2 Gebouw 1 2, 000 3, 500, 000 kostprijs / 3 jaar 0 3, 000 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 1, 000 2, 500, 000 2, 000 huurder eigenaar 1, 500, 000 totaal 1, 000 Huurder conditie 6 conditie 5 conditie 4 500, 000 conditie 3 0 2014 -2015 -2016 -2017 2016 -2017 -2018 conditie 2 conditie 1

Maar laat ons terugkeren naar de klassieke presentatiestijl … 1. Voorstelling agentschap Facilitair Bedrijf 2. Beheer & beleid – enkele kernvragen 3. Contract types & aanwending 4. Aandachtspunten 5. Conditie & risico 6. Opvolging & sturing 7. Beheersovereenkomst 8. De rol van raamcontracten

Agentschap Facilitair Bedrijf § IVA zonder rechtspersoon § +/- 750 collega’s § Missie : verstrekken van facilitaire dienstverlening met aandacht voor kwaliteit, marktconformiteit, effectiviteit en duurzaamheid § Waar voor uw geld (Value for money) § Doel : VO-brede ondersteuning § Visie : § Kenniscentrum § 1 e aanspreekpunt § Voorbeeldfunctie (inhoudelijk & overheidsopdracht)

Agentschap Facilitair Bedrijf § Bewegingen § § 1 juli 2014 : fusie van agentschap Facilitair Management en Entiteit ICT Beleid 1 april 2015 : fusie met afdeling Overheidsopdrachten In voorbereiding : fusies van Management Ondersteunende Diensten, + grotere samenwerking facilitaire verantwoordelijken 5 e & 6 e staatshervorming

Samenstelling agentschap § Structuur van het huidige agentschap : § § § § § AG + stafdiensten (incl. HR) Vastgoed - afdeling Bouwprojecten - afdeling Technisch Beheer - afdeling Regionale Dienstverlening - afdeling Centrale Facilitaire Dienstverlening afdeling Overheidsopdrachten en Aankoopcentrale – toekomstige afdeling Strategische projecten + IT diensten – afdeling Relatiebeheer

Structuur Technisch Beheer § 3 teams : § § § Technieken § 4 niches : Energie & milieu, HVAC, Onderhoud, Elektriciteit & veiligheid (incl. data) § Specialisaties : audiovisuele ondersteuning, Voice systemen, IT field support Bouwtechnisch Beheer § 3 regio’s : Antwerpen-Limburg, Oost&West-Vlaanderen, Brussel&Vlaams. Brabant § Opvolging onderhoudscontracten & kleine werken Contractbeheer § Jaarlijkse & aparte vastleggingen, contracten & addenda

Structuur Technisch Beheer § Rol / opdracht Technische rol (advies, sturing, opmaak …) bij § Projecten § Raamcontracten § Uitbating § Geen eigen uitvoeringen behalve voor Audiovisuele technieken § Studie & aanbesteding § Raamcontracten : zelf § Onderhoudscontracten : zelf of sjabloon via raamcontractant § Deelopdrachten via raamcontract of apart bestek § Attesten : BA 4/BA 5, VCA §

Rollen in gebouwen § Lokale verantwoordelijke = siteverantwoordelijke § Incl. adjuncten § Dagdagelijkse werking § Balie, Catering, Schoonmaak, postkamer, … § Aanspreekpunt voor klachten § Veiligheid § Technische verantwoordelijke = gebouwenbeheerder § Meerdere gebouwen in regio § Technische ondersteuning bij uitbating en bij projecten

Beheer & Beleid start met enkele vragen § Wat heb ik ? Eigendom Huur Status – stabiel of afstoot § Welke middelen heb ik ? § Eenmalig § Recurrent § Welke noden zijn er ? § Reactief § Proactief § Wat is “goed beheer” ? § § §

Wat heb ik ? § Eigendommen Eigenaars- en gebruikslasten § Huur § Hoe lang nog ? § Huurderslasten § Huurschade voorkomen § Omvang & benutting is zeer variabel (kantoor, andere) § Aard gebouw Type Multidisciplinair Unidisciplinair Groot kantoor, hoofdzetel Type 1 X (X) Klein kantoor, lokale zetel Type 2 X Gemengd gebouw, kantoor en werkplaats Type 3 X Specifiek gebouw, kantoorfunctie beperkt Type 4 X (X) : enkel voor bepaalde functies of disciplines

Middelen & aanwending voor beheer § Multidisciplinaire contracten Onderhoud hoofdgebouwen Unidisciplinaire contracten § Via raamcontracten Recurrente onderzoeken § Via raamcontracten, vb. legionella Eenmalige onderzoeken § Meestal via raamcontracten Correctief & modificatief onderhoud § Aparte prijsvragen of via RC of via OH Verbeteringsinitiatieven § Combinatie RC en aparte bestekken § § §

Onderhoudscontract versus raamcontract § Multidisciplinaire onderhoudscontracten worden enkel gesloten voor grote gebouwen : VAC en hoofdgebouwen in Brussel § Oude contracten tot 20 jaar, nieuwe contracten 7 tot 10 jaar. § Unidisciplinaire onderhoudscontracten zijn vooral van toepassing voor kleine & middelgrote gebouwen maar kunnen ook toegepast worden in hoofdgebouwen (blustoestellen !) § HVAC, Liften, Blustoestellen, Voice, Toegangscontrole & tijdsregistratie § 3 à 4 jaar

Onderhoudscontract versus raamcontract Beleid – Strategie Aard gebouw Type Groot kantoor, hoofdzetel Type 1 X (X) Klein kantoor, lokale zetel Type 2 X Gemengd gebouw, kantoor en werkplaats Type 3 X Specifiek gebouw, kantoorfunctie beperkt Type 4 X (X) Soort onderhoud Multidisciplinair Unidisciplinair (X) : enkel voor bepaalde functies of disciplines Type 1 Type 2 Type 3 Type 4 Preventief onderhoud X X Correctief onderhoud X X Vervangingsonderhoud X X

Multidisciplinaire onderhoudscontracten § Inclusief totale waarborg § Open offertevraag § Termijn : tendens naar 10 jaar Te overwegen item : korting na 5 jaar, wegens betere kennis van gebouw § Grote gebouwen of nabijgelegen specifieke gebouwen § Project FOCI : 4 cultuurgebouwen. Individueel te klein, samen groot genoeg voor shared technieker § Raamcontract “consultancy onderhoud” voor ondersteuning bij opmaak & gebruik & evaluatie (conditiemeting) §

Multidisciplinair onderhoudscontract § Gunningscriteria Prijs : typisch 50% Kwaliteit : § Ingezet personeel (kwalificaties) : 10% § Organisatie (incl. aantal personen) : 10% § Voorstel van meerwaarden : 5% § Software voor opvolging : 10% § Verduidelijking gepresteerde uren : 15% § Juridisch aspect ingeval samenwerking met private partners : publicatie via eprocurement § Nieuwe wet laat samenwerking van overheden en met private partijen toe § §

Multidisciplinair onderhoudscontract § Service levels – aparte bijlage bij Boeten en Straffen § Definitie FIX en SOLVE § Definitie Enige en Dagelijkse Straf § Soorten straffen : § Algemene straffen (documentatie, helpdesk. . ) § Bouwdeel gebonden straffen § Kantoren § Keuken § Computerzaal

Multidisciplinair onderhoudscontract § Service levels – what if ? ? ? Stap 1 : PV van vaststelling Stap 2 : antwoord firma Stap 3 : § Of : antwoord aanvaard § Of : PV van ingebrekestelling, met bepaling van strafmaat § Boete ≠ Straf § Juridisch verschillende sanctie, art, 2 KB Uitvoering § Boete kan kwijtgescholden worden § § §

Multidisciplinair onderhoudscontract § Opvolging § Belang startvergadering § Kalender van gepland onderhoud § Vooral : onderhoud met impact (Hoogspanning) § Aan te leveren in november jaar X-1; verfijning PLM datum naargelang tijdstip nadert § Stramien van vergadering § Opvolging actiepunten (niet enkel offertes) § GBS koppeling met eigen platform § Toegewezen gebouwbeheerder die contract kent en betrokken wordt bij opmaak

Multidisciplinair onderhoudscontract § Totale waarborg = vervangingsonderhoud § Buffer voor vervanging na defect of slijtage § Op risico van OH-firma § Op einde contract : overschot terug – 5% voor administratiekosten § Procedure voor afname van krediet (>2 k : akkoord VO nodig)

Unidisciplinaire onderhoudscontracten § Uitvoering als raamcontract § § Specifieke onderwerpen Voor diverse types gebouwen, kantoor & niet-kantoor, groot & klein Regime & duur in functie van § Overheidsopdrachten : 4 jaar max. § Marktsituatie : 10 jaar voor blustoestellen § Risico : liften (3 e RC) in omnium Toegang tot FMIS, opslag attesten / rapporten + indicatie ernst § Aanwezigheid attest is extra controle voor betaling

Unidisciplinaire onderhoudscontracten § Opvolging door specifieke verantwoordelijke (gebouwenbeheerder) § 3 maandelijkse vergaderingen, met vaste en variabele agenda § Uitbreidingen / schrappingen § Fouten / opmerkingen § Evolutie / productinfo § Inclusief bespreking PV & toepassing straf / boete § Toekomstig issue : mini-competitie, voor firma’s zonder eigen afname § 1 jaarlijkse status vergadering

2 types onderhoudscontracten ? § Pro / contra & tendensen § § § 1 groot contract voor 1 groot gebouw § Coördinatie van diverse activiteiten met mogelijke impact in 1 hand § Rapportering in FMIS versus tool van de onderhoudsfirma Specifiek contract voor multisite niches § Prestaties die vaak in onderaanneming + fee gebeuren § Enkel voor dossiers die onafhankelijk kunnen behandeld worden Tendens : bundeling van middelgrote gebouwen in 1 contract of combi groot + middelgroot; regionale vereiste

Aandachtspunten § Facturatie Indexatie volgens bijv. Agoria indices S (land) en I § Naar 100% indexatie, 50/50 in regel § Vorderingsstaat met prestatielijst nazicht en bevestiging van uitvoering § Randvoorwaarden bij alle contract types § Verantwoordelijke met juiste profiel, anders verwatert de opvolging van de prestaties tot basis herstellingen § Het belang van de kwaliteiten van het team § Toezicht – een goed consulent zal een meerwaarde betekenen §

Aandachtspunten § Extra rollen Advies en verzekeren van continuïteit bij renovaties of herhuisvestingsprojecten § Kleine werken met mogelijke technische impact § Meer dan enkel onderhoud § Energie § (brand)veiligheid § Inventaris § Start-inventaris § Update van inventaris : jaarlijks § Link met bedrijfsprocessen & tools (FMIS) §

Kleine werken § Theoretische drempel overheidsopdrachten : 8500 euro + BTW § Maar overschrijding is mogelijk § Indien via RC § Indien technische exclusiviteit OH firma motiveerbaar is § Hoogdringendheid – wettelijke bepaling ! § Onderhandeling indien vermoeden te hoge prijs van OH firma of inschrijver(s) ! § Een onderhandelingsprocedure is bedoeld om te onderhandelen.

Waarborg & onderhoud § Issue : waarborg is enkel toepasbaar mits preventief onderhoud gedurende waarborgperiode conform instructies fabrikant of ontwerper § Bestekken : § Prijs = Installatie + 4 jaar onderhoudscontract + Preventief onderhoud (2 keuzes) § Preventief onderhoud in garantie inbegrepen § Preventief onderhoud extra prijs § Sterkere incentive, ook duidelijk ingeval nietuitvoering § § 4 jaar onderhoud in Vermoedelijke Hoeveelheid – Overheidsopdrachten Onderhoudsattesten aan te leveren voor betaling

Goed beheer § Voorkomen is beter dan genezen : § § § Contracten en procedures worden op elkaar aangepast § Belang van goed gepland preventief onderhoud § Impact van preventief onderhoud ! Belang van toezicht : § Zelf & door derden § Steekproef & audit Belang van service levels § Beperk de schade, herstel de continuïteit § Beperk het risico voor mensen & assets

Conditiemeting § Belang van de methodiek § § § NEN 2767 is ingeburgerd in Nederland, groeiend in Vlaanderen Visuele & auditieve controle van uitrustingen Resultaat van audit = doorlichting en beoordeling van objecten

Conditiemeting § Voordelen van de NEN 2767 Onderbouwing Bevatbare resultaten Kan volledig of op onderdelen In principe 3 tot 5 jaar geldig § Aandachtspunten voor de NEN 2767 § Zegt niets over de goede werking BOEI context § Zegt niets over het risico § Score & subscores interpreteren § Issue : “einde levensduur” § Integratie in een onderhoudscontract § §

Conditiemeting § Risico-sturing

De opvolging § Toegewezen personen met kennis van het contract en kennis van de materie § Vinger aan de pols – regelmatige opvolging § Wie maakt rapport ? § Wie bepaald inhoud ? § Meer dan een behandeling van issues en offertes van de onderhoudsfirma … shift naar preventie § Controle op prestaties § Doorlichting werkbonnen : tijdig, volledig, paraaf § Doorlichting installaties § Op zicht = conditiemeting § Op performantie !

Sturing van onderhoudscontracten § Situaties : Nieuw gebouw – eerste contract § Bestaand gebouw – vernieuwd contract § Bestaand gebouw – eerste contract § Begrippen ‘risico’ en ‘conditie’ §

Beheersovereenkomst § Context : een gebouw of faciliteit van een overheid wordt ter beschikking gesteld van een derde § Belang : § Afspraken met gebruikers § Eigenaarslasten – gebruikerslasten § Verplichtingen van gebruikers § Wettelijke § Goed huisvaderschap § Intrede versus uittrede § PV § Conditie / risico

Raamcontracten § Binnen HFB 3 bronnen § § Logistieke raamcontracten : Strategische Inkoop § Niches : voertuigen & fietsen, meubilair, brandstof, . . Technische raamcontracten § Technieken : per niche § Werken, leveringen, diensten § +/- 35 RC § Bouwprojecten : platte daken, wanden & toebehoren, schilderwerken, algemeen ontwerper : +/- 7 RC

Raamcontracten § Technische raamcontracten § § § Gespecialiseerde consultancy : waterhuishouding 1, relighting, onderhoudscontracten, asbest- en sloopdossiers 1, energie-audit, haalbaarheidsstudies, bodemonderzoek, HVAC Energie : enkel gasolie, gas & elektriciteit = Vlaams Energie Bedrijf Veiligheid : bewaking, meldkamer Specifieke werken : bekabelingswerken (data, elektro, signaal)2, kleine elektriciteitswerken, voice Keuringen : HS/LS, liften&hefwerktuigen, RA HS/LS, legionella, asbest 1 : consultancy in combinatie met andere algemene opdracht 2 : volgende versie incl. technopreventieve systemen

Raamcontracten § Tendensen : § § Beweging van “onderwerpen” naar “portfolio” Studie kan gekoppeld worden aan opmaak bestek & andere vervolgopdrachten zeker nuttig voor energie-audit § Incl. service levels voor nauwkeurigheid (raming, verrekeningen) Studie-opdrachten : belang van ‘kwaliteit van het team’ geen vermenging met selectiecriterium ! Uitbreiding naar lokale besturen – mini -competitie is antwoord, maar kennisvereiste gebruiker !

Raamcontracten § Tendensen : § § Risico op monopolie-positie bij populaire producten (toegangscontrole) Heronderhandeling is aangewezen bij toename volume, i. p. v. klassieke heraanbesteding Beweging van “beleefde interesse bij bekendmaking” naar “actieve polling van beschikbaarheid & portfolio” Klantenbevraging met “wisselend succes”, daarentegen meer interesse bij infosessies

Raamcontracten § Tendensen : § § Infosessies : § Product & toepassing § Contract & contractant § Administratieve procedure van bestelling ! Herhaling van informatie is interessant 2015 : eerste mini-competities 2015 : portfolio infosessies § Vb. keuring liften & hefwerktuigen + onderhoudscontracten liften & poorten

De toekomst … § Duurzaamheid als trekker en stuwer voor onderhoud § TCO-denken : breng de exploitatiekosten in kaart voor uw project § Bouwbesluit 2012 (NL) § Betere CAPEX door gerichte OPEX