Basisprincipes van een efficinte informatiehuishouding Van creatie over

Basisprincipes van een efficiënte informatiehuishouding Van creatie over archivering tot vernietiging

Kennisnetwerk • Organogram: – verantwoordelijkheden voor informatiebeheer – VO-breed vertakt Stuurgroep strategisch archief Beleidsdomein- Coördinerende archivaris archiefdienst Entiteitsverantwoordelijke Subentiteitsverantwoordelijke – 2 -richtingsverkeer Team-verantwoordelijke 5/12/2020 2

Kennisnetwerk • Communicatiekanalen: – COP, nieuwsbrief, vorming – extranet: http: //bz. vonet. be/proces-en-informatiebeleid – internet: http: //www. vlaanderen. be/proces-en-informatiebeleid • Expertise: – Methodologie informatiebeheer – Materieel archiefbeheer – Digitale duurzaamheid – Digitalisering – Documentbeheer 5/12/2020 3

Organisatie • Coördinerende archiefdienst • I. s. m. Strategische stuurgroep Archief • Ondersteuning door Agentschap voor Overheidspersoneel 5/12/2020 4

Doelstelling • Algemene competenties inzake informatiebeheer aanbrengen • Stroomlijning van beheersregels • Kennisdeling en informatieuitwisseling • Noodzakelijke voorkennis voor andere modules 5/12/2020 5

Inhoud • Basisprincipes efficiënte informatiehuishouding: – Motivering van informatiebeheer – Wettelijk kader – Opzet van een beheerssysteem – Ordenen van informatie – Beheren van informatie – Bewaren van informatie – Selecteren van informatie 5/12/2020 6

Voorbij de clichés ‘Archivist’, David Bailin, 2006 (houtskool) 5/12/2020 7

Voorbij de clichés 5/12/2020 8

Enkele definities • Informatiebeheer: – overkoepelende beschrijving voor het beheer van de informatie die binnen processen gebruikt wordt • Archief: – informatie die is ontvangen of opgemaakt door een persoon of een organisatie tijdens de uitoefening van taken of de verdediging van rechten – = procesgebonden informatie; bewijst dat een bepaald proces is uitgevoerd – = informatie die archiefwaardig is, die bewaard zal worden • Documentatie: – alle andere informatie, vb. woordenboeken – vloeit niet voort uit bedrijfsprocessen; draagt geen bewijswaarde in zich – vb. beantwoorden van juridische vragen (proces), Juridat (documentatie), de vraag en het antwoord (archief) 5/12/2020 9

Enkele definities Juridische vraag Advies Informatievraag 5/12/2020 10

Enkele definities • Archiefbeheer: – beheer van het archief, met toenemende nadruk op de archiefvorming – van elke informatie, gedurende de volledige levenscyclus – ongeacht de drager (papier, digitaal etc. ) 5/12/2020 11

Drijfveren van informatiebeheer • Waarom beheren en bewaren we informatie? • Voorbeeld: archiefvormer als privépersoon of openbaar persoon • Primaire functie: – ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) – ter voldoening aan regelgeving (compliancy) – ter verantwoording (accountability) – ter handhaving van rechten (vindication) 5/12/2020 12

Primaire functies • Ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management): – betere informatiedeling – ondersteuning van beleidsbeslissingen – effectief beheer van bedrijfsinformatie – vb. (kernbom), technische tekeningen, register parlementaire vragen, verslag werkgroep 5/12/2020 13

Primaire functies Bron: Metro, 1 april 2009 5/12/2020 14

Primaire functies Foto: Ivo Lemaire (Foto. Archief Vlaanderen) 5/12/2020 15

Primaire functies • Ter voldoening aan regelgeving (compliancy): – voldoen aan bij wet opgelegde verplichtingen – vb. facturen, vastleggingsdossier van overheidsopdracht 5/12/2020 16

Primaire functies • Ter verantwoording voor het eigen handelen (accountability): – openbaar bestuur; taak van algemeen belang – verantwoording van het overheidshandelen, dat derden bindt – vb. verslag van aanwervingsprocedure 5/12/2020 17

Primaire functies • Ter handhaving van rechten (vindication) • vb. eigendomsbewijs, huurovereenkomst, arbeidscontract 5/12/2020 18

Secundaire functie • Ter vrijwaring van het erfgoed (heritage): – archiefstukken behoren tot openbaar domein – ze documenteren/reconstrueren het overheidshandelen erfgoedwaarde is (deels) afhankelijk van de primaire functies – ze zijn onderdeel van het culturele patrimonium van de Vlaamse Gemeenschap – = ca. 3 -10% van het totaal – selectie van te bewaren archief is taak van archivaris en Algemeen Rijksarchivaris 5/12/2020 19

Drijfveren van informatiebeheer management compliancy organisatie vindication maatschappij 5/12/2020 beïnvloedt accountability heritage 20

Drijfveren van informatiebeheer • Meerdere functies kunnen tegelijk aanwezig zijn: – vb. bouwplan: management & accountability – vb. notulen CAG: management & heritage • Het beheerssysteem moet hiermee dus rekening houden tijdens de volledige levenscyclus 5/12/2020 21

Wettelijk kader • Beheer van overheidsinformatie onderworpen aan ≠ soorten regelgeving: – Specifieke regelgeving – Algemene regelgeving – Sectorale regelgeving 5/12/2020 22

Specifieke regelgeving • Decreet betreffende de bestuurlijkadministratieve archiefwerking (Archiefdecreet) – doelgroep: alle bestuursinstanties – archiefzorg: bestuurlijke verantwoordelijkheid – archiefbeheer: minimale kwaliteitscriteria – sinds 5 augustus 2010 http: //www 2. vlaanderen. be/proces-eninformatiebeleid/ca/projecten. Archiefdecreet. html 5/12/2020 23

Specifieke regelgeving • Rondzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/3 – voltijdse, bij voorkeur gediplomeerde informatiebeheerder per beleidsdomein – informatiebeheerder per entiteit – elke entiteit maakt een archiefbeheersplan op, dat gebruikt moet worden voor de vernietiging van informatie http: //personeel. vlaanderen. be/statuten 5/12/2020 24

Algemene regelgeving • Toegang tot overheidsinformatie: – openbaarheid van bestuur – hergebruik van overheidsinformatie – verwerking persoonsgegevens – nabije toekomst: ratificatie van verdrag van Raad van Europa 5/12/2020 25

Algemene regelgeving • Verantwoordingsplichten: – Rijkscomptabiliteit, Wetboek BTW, Decreet houdende regeling van de begrotingen, de boekhouding, de controle inzake subsidies, en de controle door het rekenhof • Auteursrecht en naburige rechten – werken van letterkundige aard; enkel voor externe documenten – geen reproductie of mededeling zonder toestemming 5/12/2020 26

Sectorale regelgeving • Verschillend voor elk beleidsveld • Vier categorieën: – vormelijke eisen – inhoudelijke eisen – procedurele eisen – eisen t. a. v. de bewaring 5/12/2020 27

Sectorale regelgeving • Vormelijke eisen: – de informatie moet aan uiterlijke eisen beantwoorden – vb. aanvraag tot erkenning van kringloopcentrum die bij OVAM ingediend wordt, moet: • in tweevoud opgemaakt worden • liefst het briefhoofd dragen van de aanvrager • gedateerd zijn • en ondertekend zijn door de aanvrager. 5/12/2020 28

Sectorale regelgeving • Inhoudelijke eisen: – bepaalde gegevens of documenten moeten aanwezig zijn – vb. erkenningsaanvraag voor centrum voor ontwikkelingsstoornissen bij het VAPH moet volgende documenten bevatten: • een schriftelijke bewijsvoering waaruit blijkt dat aan de erkenningsvoorwaarden voldaan is • een activiteitenverslag • een behoeftestudie • een verantwoordingsnota • een afsprakennota • en het kwaliteitshandboek 5/12/2020 29

Sectorale regelgeving • Procedurele eisen: – de behandeling van de informatie moet aan welbepaalde vereisten voldoen – vb. digitale arbeidsovereenkomsten: • archivering door externe, doorgaans commerciële partij tot 5 jaar na het einde van de beroepsloopbaan; vervolgens kunnen zij op vraag van de werknemer langer bewaard worden door een daartoe opgerichte vzw 5/12/2020 30

Sectorale regelgeving • Eisen t. a. v. de bewaring: – de informatie moet gedurende een opgelegde tijd bewaard worden – vb. dossiers inzake de erkenning en subsidiëring van kinderdagverblijven, moeten bij Kind en Gezin als volgt bewaard worden: • bewijsstukken gedurende minstens 10 jaar • administratieve dossiers gedurende 3 jaar • en medische dossiers gedurende 20 jaar 5/12/2020 31

Wettelijk kader • Conclusie: – impact op informatiehuishouding: • belangrijke randvoorwaarden opgelegd • invloed op digitaliseringsprojecten – algemene regels, identiek voor heel VO – specifieke regels voor elk beleidsveld • juridische analyse nodig 5/12/2020 32

Beheerssysteem Levensloop 5/12/2020 33

captatie, registratie, volledige metadata, gedeelde ordening ingrijpend registratie, volledige metadata, gedeelde ordening opvolgend geen registratie, geen metadata, eigen ordening gedeeld individueel 5/12/2020 s do ss ier lag en s dje kla ve rs pr ivé -e m ail s Bedrijfswaarde ge cla ss ific inf ee or m rd at e ie geen registratie, soms metadata, gedeelde ordening Beheersregime Opzetten van een beheerssysteem 34

Opzetten van een beheerssysteem • Procedures: – structurerende beheersregels – = explicitering van afspraken en werkwijzen; duidelijke processen – vb. ordening, naamgeving, toegangsrechten, archivering, metadatering, bewaartermijn. . . – laten bekrachtigen • Verantwoordelijkheden: – helikoptervisie; informatie op orde houden; procedures (laten) uitvoeren – vb. beheer klassement, uitvoeren archivering, beheer semistatisch archief, uitvoeren selectiebeslissing. . . • Middelen: – niet noodzakelijk een softwarepakket; ook met kleine middelen is iets mogelijk – vb. DMS, CMS, archiefbeheersplan, register van in- en uitgaande briefwisseling. . . 5/12/2020 35

Implementatieplan Acties ordenen beheren bewaren selecteren procedures verantwoordelijkheden middelen 5/12/2020 36

Ordenen van informatie • Hoofdindeling: bedrijfsprocessen – weerspiegeling van de volledige werking: • ‘kernprocessen’ • ‘ondersteunende processen’ → vertrek van bestaande procesbeschrijvingen – geen persoonlijke mappen – standaardisering aanbevolen: • verhoogt de toegankelijkheid en stimuleert informatiedeling • vb. gelijkaardige processen bij andere afdelingen 5/12/2020 37

Ordenen van informatie niet: 5/12/2020 wel: 38

Voorbeeld groepsklassement 5/12/2020 39

Ordenen van informatie • Ordeningsmethodes: – volgens elk kenmerk van een document (datum, aard, auteur. . . ) – dossier: zaakgerelateerde documenten bij elkaar • vb. personeelsdossier x, subsidiedossier y – serie: gelijkvormige documenten bij elkaar • vb. briefwisseling, personeelsdossiers, subsidiedossiers – (onderwerpsdossier: volgens thema): niet aangewezen – bestaande classificatiecodes hergebruiken 5/12/2020 40

Ordenen van informatie • Opmaak van een groepsklassement: – Twee werkwijzen: • Top-down: processen → documenten • Bottom-up: documenten → processen – Afspraken over: • dateringswijze • duidelijke benaming: ‘subsidie’ ↔ ‘Verlening van een subsidie aan X in 2007’ • gebruikte tekens (0 -9, a-z, A-Z, _), afkortingen (lijst). . . • typedocumenten (sjablonen) – Betrek gebruikers! 5/12/2020 41

Ordenen van informatie • E-mailarchivering – idealiter: in groepsklassement • ‘opslaan als. . . ’ MSG • is automatiseerbaar d. m. v. plug-in of DMSmodule • benaming: vb. jjjjmmdd_onderwerp_afz ender/ontvanger. msg 5/12/2020 42

Ordenen van informatie • E-mailarchivering – alternatief: structureer eigen inbox volgens klassement • toegankelijkheid verhoogt voor jezelf • maar informatie blijft ontoegankelijk voor derden 5/12/2020 43

Ordenen van informatie • Metadata: = ‘data over data’: informatie over de inhoud – metadatering: • informatie toekennen over de inhoud van een document • vb. auteur, datum, versie, proces- of workflowgegevens, bitrate. . . – verduidelijkt de context/functie van een document – vastleggen via sjablonen en ‘Documenteigenschappen’ of via eigen mogelijkheden van het informatiesysteem metadatamodel in voorbereiding • doel: uniforme beschrijving van informatie 5/12/2020 44

Ordenen van informatie • Metadata: Informatie over de inhoud document Inhoud Informatie over de inhoud dossier 5/12/2020 Inhoud vb. datum goedkeuring, auteur gerelateerde documenten. . . vb. evaluatieformulier vb. classificatiecode, bijhorende documenten, proceseigenaar, bewaartermijn. . . vb. erkenningsdossier 45

Ordenen van informatie • Alfresco: 5/12/2020 46

Ordenen van informatie • MS Word: 5/12/2020 47

Ordenen van informatie • Foto: 5/12/2020 48

Ordenen van informatie • Geluid: 5/12/2020 49

Ordenen van informatie • Aandachtspunten: – Ordening moet vernietiging toelaten, niet bemoeilijken • vb. milieuvergunningen bedrijven – Ordening moet duurzaam zijn • bestand tegen kleine, organisatorische wijzigingen – Ordening moet geïntegreerd zijn • geen kunstmatig onderscheid tussen papier en digitaal – Ordening moet toegankelijk zijn • duidelijke benamingen, eenvoudige structuur • Na opmaak, het beheer! 5/12/2020 50

Implementatieplan Acties ordenen procedures verantwoordelijkheden middelen 5/12/2020 beheren bewaren selecteren afspraken over naamgeving, ordening, metadatering toezicht op naleving procedures groepsklassement, netwerkschijf, DMS, postregister 51

Beheren van informatie • Inhoudelijk beheerder: – verantwoordelijkheid over het klassement • helikoptervisie – geen onderscheid tussen papier en digitaal – beheersregels zijn immers identiek • beheert klassement, voert wijzigingen door, kent toegangsrechten toe – ondersteunt, sensibiliseert en motiveert gebruikers – periodieke onderhoud van het klassement 5/12/2020 52

Beheren van informatie • Beheersinstrumenten: – postregistratie: register van inkomende en uitgaande briefwisseling • soms verplicht • geen onderscheid ts. digitale en papieren correspondentie • bevat verwijzing naar uiteindelijke locatie in klassement – archiefbeheersplan – selectielijst 5/12/2020 53

Beheren van informatie • Archiefbeheersplan: – systematisch overzicht van bedrijfsprocessen en informatieproducten, met bijhorende beheersregels – neemt structuur over van klassement – bevat beheersregels per archiefbestanddeel: • ordening • bewaartermijn • chronologisch bereik • bewaarniveau • juridische grondslag • definitieve bestemming 5/12/2020 54

5/12/2020 55

Beheren van informatie • Archiefbeheersplan: – per entiteit opgesteld – wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemeen Rijksarchivaris – na goedkeuring laat het gewettigde vernietiging toe – periodieke wijzigingen nodig – http: //www 2. vlaanderen. be/proces-eninformatiebeleid/ca/archiefbeheersplan. html databank wordt voorbereid 5/12/2020 56

Beheren van informatie • Selectielijst: – beknopte weergave van archiefbeheersplan – instrument om de vernietiging door te voeren 5/12/2020 57

Beheren van informatie • Archiefbeheersplan en selectielijst: – Sjablonen en toelichting op onze website: – http: //www 2. vlaanderen. be/proces-eninformatiebeleid/ca/archiefbeheersplan. html 5/12/2020 58

Implementatieplan Acties ordenen beheren procedures verantwoordelijkheden middelen 5/12/2020 bewaren selecteren afspraken over toegangsrechten, klassementswijzigingen, bewaartermijnen toezicht op naleving procedures gebruikersprofielen, BOB-Tool 59

Bewaren van informatie • Basisprincipe: – informatie lichten uit het dynamische klassement – en bewaren volgens dezelfde ordening • Papier: – materiële archiefzorg – http: //www 2. vlaanderen. be/proces-eninformatiebeleid/ca/beheer. Papieren. Archief. html • Digitaal: – behoud van fysieke raadpleegbaarheid: bits en bytes – behoud van logische raadpleegbaarheid: soft- en hardware – behoud van intellectuele raadpleegbaarheid: metadata 5/12/2020 60

Bewaren van informatie • Archiveringsprocedures opmaken: – onderdelen: • wat archiveren? – vb. databank of rapport, rekenblad of pdf, wat met kleur, metadata? • wie archiveert? • hoe archiveren? – vb. hoe worden metadata opgeslagen? , voorkomen wijzigingen, omzetting naar archiveringsformaat, verpakking, etikettering, overdrachtslijst • wanneer archiveren? – vb. tijdstip van verhuis naar semistatisch archiefklassement – laten valideren inspiratie: archiveringsstrategie digitale kantoordocumenten zie ook http: //www. edavid. be/davidhandboek/index. html 5/12/2020 61

Bewaren van informatie • Vastleggen van bewaartermijnen: – 3 vragen: • hoe lang moeten we het bijhouden? • hoe lang mogen we het bijhouden? • hoe lang willen we het bijhouden? 2 adviezen over generieke bewaartermijnen: • http: //www 2. vlaanderen. be/proces-eninformatiebeleid/ca/bewaartermijnen. html • http: //www. ica. org/en/node/39028 5/12/2020 62

Bewaren van informatie • Hoe lang moeten we het bijhouden? – ofwel expliciet in regelgeving opgenomen: • vb. ontbinding federaal Wegenfonds in 1991 • vb. facturen: 7 jaar • vb. originele boekhoudstukken: 10 jaar; stukken die niet dienen als bewijs tegen derden: 3 jaar (Comptabiliteitsdecreet) – ofwel slechts impliciet: • vb. verantwoordingsplicht, aansprakelijkheid 5/12/2020 63

Bewaren van informatie • Hoe lang mogen we het bijhouden? – soms legt regelgeving vernietiging op – vb. Wet verwerking persoonsgegevens: ‘persoonsgegevens niet langer bijhouden dan nodig’ – vb. legitimatiekaarten van controleurs en inspecteurs: verplichte vernietiging van een na hernieuwing teruggevonden kaart 5/12/2020 64

Bewaren van informatie • Hoe lang willen we het bijhouden? – hoe lang ondersteunt het onze bedrijfsvoering? – vb. kabinetsnota’s: 5 jaar; verslagen werkoverleg: 1 jaar. . . 5/12/2020 65

Implementatieplan Acties ordenen beheren afspraken over archivering (wat? , wie? , hoe? , wanneer? ) procedures toezicht op naleving procedures verantwoordelijkheden archiefbeheersplan, depotlijst, semistatisch klassement 5/12/2020 bewaren selecteren middelen 66

Selecteren van informatie • Selectiebeslissing: – toezicht van de beheerder/verantwoordelijke – na afloop van de bewaartermijn (cf. archiefbeheersplan) – = ofwel vernietigen, ofwel bewaren voor de eeuwigheid (cf. archiefbeheersplan) 5/12/2020 67

Selecteren van informatie • Keuze 1: permanente bewaring: • Archief als onderdeel van het culturele patrimonium • Tijdelijke bewaring binnen entiteit of inbewaargeving: • Rijksarchief, privébedrijf. . . • toekomst: Vlaams Archiefhuis? http: //www 2. vlaanderen. be/proces-eninformatiebeleid/ca/overdrachtnaar. ARA. html 5/12/2020 68

Selecteren van informatie • Keuze 2: vernietiging: verbranding of versnippering – vastleggen in procedure! • vernietigen van bestuursdocumenten raakt aan het grondrecht van burgers om informatie bij overheden in te kijken (Grondwet, art. 32) • gesloten circuit voorzien; toezicht steeds nodig – telkens eigenlijke vernietigingsacties ook vastleggen (verantwoordingsplicht) – ev. via gespecialiseerde firma: • offerte per kilo, garanties, certificaat – vb. jaarlijks, samen met schoningsacties http: //www 2. vlaanderen. be/proces-en-informatiebeleid/ca/organisatie. Trashday. html – voorwaarden: • krachtens een gevalideerd archiefbeheersplan • verwittiging Algemeen Rijksarchief 45 dagen op voorhand • niet vernietigen voor afloop bewaartermijn – vernietigen van: • papieren archief: versnipperen of verbranden; snippers recycleren via gesloten circuit • digitale archief: verwijderen, ook van backup-tapes 5/12/2020 69

Selecteren van informatie • Keuze 2: vernietiging: • eindresultaat: o. a. gerecycleerd toiletpapier 5/12/2020 70

Selecteren van informatie • Archiveringsprocedures – wat? wie? wanneer? hoe? • Vastleggen bewaartermijn – hoe lang moeten/mogen/willen we het bewaren? • Selectiebeslissing uitvoeren – ten vroegste na afloop van bewaartermijn – vernietigen of bewaren 5/12/2020 71

Implementatieplan Acties ordenen beheren bewaren afspraken over selectiemoment, vernietigingswijze, overdracht procedures toezicht op naleving procedures verantwoordelijkheden selectielijst, thrash day, overdrachtslijst, vernietigingslijst 5/12/2020 selecteren middelen 72

Levensloop 5/12/2020 73

Meer info? • Websites: – http: //www. vlaanderen. be/proces-en-informatiebeleid – http: //bz. vonet. be/proces-en-informatiebeleid – bevatten info over: • digitale archivering • digitalisering • Vilvoorde • materieel archiefbeheer • bewaartermijnen • archiefbeheersplannen • documentbeheer • en lopende projecten 5/12/2020 74