BASE ELEVES PREMIER DEGRE Module de formation sur
BASE ELEVES PREMIER DEGRE Module de formation sur les évolutions de la version 06. 4 Présentation sonorisée
Avant propos L’application Base élèves premier degré est en cours d’expérimentation. Afin d’être au plus près des besoins des directeurs d’école, elle évolue en fonction des remarques des utilisateurs. Les évolutions de la version 06. 4 font l’objet de cette présentation.
Les évolutions de la version 6. 4 1 Amélioration de la recherche des fiches élèves dans les modules Mairie et Directeur 2 Normalisation de la saisie de la commune de résidence 3 Création d’un accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission acceptée. 4 Amélioration de l’édition des certificats de radiation. 5 Création du module prévisions des effectifs.
Amélioration de la recherche des fiches élèves dans les modules Mairie et Directeur Objectif : éviter la saisie en double de fiches administratives Principe : toute création de fiche dans l’application base élèves sera précédée d’une recherche de l’élève.
Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Mairie - La modification concernant la recherche des fiches élèves est effective dans la gestion individuelle des inscriptions
Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Mairie Avant de procéder à la saisie d’une fiche administrative pour un élève, il faut vérifier si l’élève n’a pas déjà été inscrit dans la commune. Il faut saisir a minima les deux premières lettres du patronyme de l’enfant Cliquer ensuite sur le bouton cher
Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Mairie - Si l’élève à inscrire apparaît dans cette liste, il est impératif de cliquer sur son nom pour accéder à son dossier. Cette opération permettra d’éviter de créer des doublons Si et seulement si l’élève à inscrire n’apparaît pas dans cette liste, cliquer sur le bouton nouveau afin de créer sa fiche administrative.
Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Directeur - La modification concernant la recherche des fiches élèves est effective dans la gestion individuelle des admissions
Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Directeur La première étape de la recherche de la fiche administrative de l’élève s’effectue au niveau de la commune Afin d’éviter la création de doublons, toute admission d’un élève par le directeur doit commencer par la recherche de sa fiche. Le directeur choisit une année scolaire Il renseigne a minima les deux premières lettres du nom de l’élève Et clique sur le bouton Chercher
Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Directeur - Si l’élève à admettre apparaît dans cette liste, il est impératif de cliquer sur son nom pour accéder à son dossier. Cette opération permettra d’éviter de créer des doublons Si et seulement si l’élève à inscrire n’apparaît pas dans cette liste, cliquer sur le bouton « Autre » afin d’élargir la recherche
Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Directeur -La deuxième étape de la recherche de la fiche administrative de l’élève s’effectue au-delà du territoire de la commune. Si l’élève à admettre apparaît dans cette liste, il est impératif de cliquer sur son nom pour accéder à son dossier. Cette opération permettra d’éviter de créer des doublons Si et seulement si l’élève à inscrire n’apparaît pas dans cette liste, cliquer sur le bouton nouveau afin de créer sa fiche administrative.
Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Directeur - Le directeur peut alors créer une nouvelle fiche pour l’élève.
Les évolutions de la version 6. 4 1 Modification des recherches de fiche - Module Mairie - Module Directeur 2 Normalisation de la saisie de la commune de résidence 3 Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission 4 Édition des certificats de radiation. 5 Prévisions des effectifs
Normalisation de la saisie de la commune de résidence Objectif : L’objectif de l’évolution du format de l’adresse de résidence est de normaliser les libellés des communes et de pouvoir accepter les adresses à l’étranger Principe : L’évolution concernant la commune de résidence est effective : Dans les modules mairie et directeur, Pour les processus inscription, admission, gestion courante, En création ou modification des adresses des élèves, des responsables et des personnes à contacter en cas d’urgence.
Normalisation de la saisie de la commune de résidence Rappel des règles de fonctionnement de la base élèves 1 -Lors de la saisie de l’adresse de l’élève, le champ « commune » est pré - rempli par défaut avec le nom de la commune de l’ école qu’il fréquente. 2 - Lors de la saisie de l’adresse des responsables de l’élève, les champs de l’adresse sont pré-remplis par défaut à partir de ceux de l’adresse de l’enfant. 3 - La nomenclature des communes est liée à celle des codes postaux. A un code postal donné est associé une ou plusieurs communes
Normalisation de la saisie de la commune de résidence Voici une démonstration de cette nouvelle fonctionnalité lors de la saisie de la fiche administrative d’un élève. 1 er CAS : Code postal identique mais commune de résidence différente de celle de l’école Le directeur clique sur une autre commune de la liste, le nom de cette commune apparaît alors en surbrillance et reste en l’état
Normalisation de la saisie de la commune de résidence 2 ème CAS : Code postal différent de celui de l’école. le directeur saisit un nouveau code postal Il clique alors sur le bouton recher
Normalisation de la saisie de la commune de résidence Si le code postal correspond à une seule et unique commune, le nom de la commune s’affiche directement
Normalisation de la saisie de la commune de résidence Si le code postal correspond à plusieurs communes, le directeur clique sur le nom de la commune de son choix Le nom de cette commune apparaît alors en surbrillance et reste dans cet état.
Normalisation de la saisie de la commune de résidence Si le code postal est erroné, le directeur est invité à a en saisir un nouveau
Normalisation de la saisie de la commune de résidence 3 ème CAS Pour saisir une adresse à l’étranger, Le directeur sélectionne d’abord le pays dans la liste. les champs code postal et commune ne sont alors plus liés et ne sont plus attachés à une nomenclature : la saisie est libre mais reste obligatoire. Le directeur est invité à indiquer « inconnu » dans ces champs si l’adresse précise n’est pas connue
Les évolutions de la version 6. 4 1 Modification des recherches de fiche - Module Mairie - Module Directeur 2 Recherche de la commune de résidence de l'élève et des responsables à partir du code postal. 3 Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission 4 Édition des certificats de radiation. 5 Prévisions des effectifs
Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission Objectif : Mettre à disposition des directeurs d’école avant la date d’effet de la radiation, les dossiers des élèves faisant l’objet d’une radiation. Principe : Dans l’admission acceptée, le directeur qui effectue une recherche élargie voit dorénavant : les élèves à l’état inscrit, radié et admis définitif quittant l ’école (c’est ce que nous appellerons les élèves « radiables » ).
Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission Afin de procéder à l’admission individuelle des élèves, le directeur effectue une recherche étendue sur le nom de l’élève. L’évolution concernant l’admission des élèves « radiables » , concerne l’admission individuelle des élèves dans l’application du directeur. Outre les élèves radiés de leur école précédente, le directeur voit également ceux qui font l’objet d’une radiation à une date ultérieure, « les radiables » , Dans ce cas, la date d’effet de l’admission acceptée devra être postérieure à la date d’effet de la radiation.
Les évolutions de la version 6. 4 1 Modification des recherches de fiche - Module Mairie - Module Directeur 2 Recherche de la commune de résidence de l'élève et des responsables à partir du code postal. 3 Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission 4 Édition des certificats de radiation. 5 Prévisions des effectifs
Édition des certificats de radiation. Objectif : Permettre au directeur d’éditer individuellement des certificats de radiation y compris par anticipation. Principe : L’édition de tout certificat de radiation est possible dès l’instant où un élève a fait l’objet d’une décision de radiation ou d’une décision de passage faisant état de son départ de l’école.
Édition des certificats de radiation Dans la gestion courante du directeur, l’évolution concernant l’édition des certificats de radiation est effective dans la rubrique : Éditer individuellement un document administratif
Édition des certificats de radiation Dans la gestion courante, le directeur peut désormais éditer individuellement un certificat de radiation autant de fois qu’il le désire : 1. Par anticipation 2. Le jour même de l’acte de radiation 3. Pendant toute l’année scolaire en cours 4. Dans le cas où l’élève quitte l’école suite à son passage dans un autre niveau.
Les évolutions de la version 6. 4 1 Modification des recherches de fiche - Module Mairie - Module Directeur 2 Recherche de la commune de résidence de l'élève et des responsables à partir du code postal. 3 Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission 4 Édition des certificats de radiation. 5 Prévisions des effectifs
Prévisions des effectifs Objectif : Permettre au directeur de répondre à des demandes de prévisions des effectifs émises par l’inspection académique au titre de l’année scolaire suivante. Principe : L’inspection académique émet une demande de prévision des effectifs à effectuer sur une période donnée. Le directeur peut alors accéder à cette fonctionnalité en trois temps.
Prévisions des effectifs L’inspection académique lance une campagne de prévisions d’effectifs en en précisant une date de début et une date de fin.
Prévisions des effectifs Dans le menu École , suite à la demande de l’inspection académique reçue par mél, le directeur peut effectuer des prévisions d’effectifs pour l’année scolaire suivante. Cette opération ne peut être effectuée que dans la période définie par l’inspection académique.
Prévisions des effectifs Cette prévision s’effectue en trois étapes successives. ETAPE 1 la montée pédagogique automatique : tous les élèves sont passés automatiquement au niveau supérieur. ETAPE 3 Le directeur consulte, édite et valide les « brouillons » de son choix ETAPE 2 Le directeur ajuste les prévisions en intervenant sur la montée pédagogique, sur le nombre d’élèves sortants et entrants et, enregistre différents « brouillons « de prévisions.
1ère étape : Effectuer une montée pédagogique automatique L’application simule automatiquement la montée pédagogique des élèves : tous les élèves admis définitivement sont passés au niveau supérieur. Le directeur a la possibilité d’enregistrer cette simulation s’il le souhaite.
2 ème étape : Saisir des prévisions des effectifs pour l’année N+1 1 - Le directeur corrige éventuellement les chiffres de la montée pédagogique automatique. 2 - Il saisit le nombre d’élèves entrants et le nombre des élèves sortants.
2 ème étape : Saisir des prévisions des effectifs pour l’année N+1 En cliquant sur le bouton OK, le directeur enregistre la prévision d’effectifs, Attention Pour répondre à la demande de validation des effectifs faite par l’IA, il faudra valider cet état des effectifs dans la troisième étape. En cliquant sur ce lien, le directeur a la possibilité d’éditer les prévisions enregistrées, au format d’un tableur.
3 ème étape : Gérer les prévisions des effectifs Remarque En cliquant sur le Un bouton clic sur le bouton En cliquant sur ce lien, : le. Un état validé Tant que la prévision des par le directeur est rapprocher, le directeur peutpermet au Valider directeur a la possibilité de effectifs est à l’état « non à l’état actuel de ses directeur de répondre à la visualiser ou automatiquement d’éditer l’état archivévalidé » le directeur comparer a la la fin de la campagne de effectifs avec les prévisions qu’il demande dea validation enregistré possibilité de la supprimer validation validées. faite par l’IA en cliquant sur la corbeille. Voir écran suivant >>>
Cette présentation est terminée. Vous pouvez revenir sur un chapitre de votre choix en cliquant sur les liens suivants : Avant propos 1 Modification des recherches de fiche - Module Mairie - Module Directeur 2 Recherche de la commune de résidence de l'élève et des responsables à partir du code postal. 3 Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission 4 Édition des certificats de radiation. 5 Prévisions des effectifs Quitter la présentation
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