Bapak Sahala Purba S E Dosen Pembimbing MYOB

Bapak Sahala Purba, S. E Dosen Pembimbing MYOB Accounting

§ Aditya Natadiputra 21 Thn. Motto : Jangan hinakan pribadi anda dengan kepalsuan, karena dialah mutiara diri anda yang tak ternilai…………. .

§ Eni Eliani Lubis 20 Thn, Single Motto : Hari esok lebih baik dari hari ini.

§ Heri Kiswanto 20 Thn, Single Motto : Orang sukses bilang “Bisa”.

§ Josua R. Lbn Tobing 21 Thn, Single Motto : Janganlah engkau terjun bebas ke jurang.

§ Lambok Manurung 20 Thn, Single Motto : Hidup ini bagaikan timun dan durian.

§ M. Zaimy Arief Spy 20 Thn, Kawin Motto : Syukurilah apa yang sudah ada.

PENERAPAN SOFTWARE MYOB ACCOUNTING V 13 PADA PERUSAHAAN PT SMAC POLITEKNIK NEGERI MEDAN T. A 2009/2010

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG § Myob (Mainding Your Own Bussiness) adalah software manajemen bisnis yang terpadu dan merupakan salah satu produk myob limited Australia yang jalan pada sistem operasi Windows. Seperti kita ketahui bahwa sistem myob accounting dapat memberi kemudahan bagi pemakainya seperti:

§ § § § Currency sesuai dengan setup windows. Digit mata uang mencapai 14 digit ditambah dengan 2 desimal Dapat dieksplore ke program Excel Dapat diaplikasikan ke 105 jenis perusahaan Terdapat fasilitas untuk memisahkan laporan per department Mudah dioperasikan Dapat menyimpan jurnal berualang. dan lain-lain.

§ PT SMAC adalah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang dan jasa, dimana penjualannya dilakukan secara tunai. Oleh karena itu, diperlukannya sistem pencatatan yang akurat, dan efesien serta efektif untuk dipergunakan oleh pihak manajemen dan pihak yang berkepentingan § Karena begitu pentingnya laporan keuangan atas transaksi yang dilakukan perusahaan ini bagi berbagai pihak yang berkepentingan maka penulis tertarik untuk melakukan riset di perusahaan ini. Laporan riset ini berjudul “Penerapan Software Akuntansi Myob Accounting V 13 Pada PT SMAC Medan”.

B. TUJUAN Adapun tujuan diadakannya riset ini adalah antara lain : 1. Membandingkan antara teori dengan praktek di lapangan atas penerapan software MYOb accounting V 13. 2. Mengetahui keadaan sistem informasi yang sebenarnya dalam suatu perusahaan 3. Memiliki kesempatan menawarkan sistem myob accounting kepada perusahaan dalam melakukan pencatatan transaksi-transaksinya. 4. Mengamati secara langsung kegiatan ekonomi pada suatu kegiatan usaha.

C. MANFAAT 1 2 3. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis tentang penggunaan MYOB Accounting V 13 dalam perusahaan. Penulis dapat mengetahui sampai sejauh mana aplikasi software MYOB Accounting V 13 dalam perusahaan, sehingga penulis dapat mempersiapkan diri dalam menghadapi dunia bisnis sebenarnya yang semakin berkembang. Memberikan informasi kepada pembaca tentang sistem akuntansi berbasis Myob Accounting yang diterapkan pada perusahaan PT SMAC.

BAB II Sistem Informasi Akuntansi Dalam Perusahaan A. PENGERTIAN SISTEM AKUNTASI 1. Pengertian sistem § Menurut Mulyadi (2001: 5) “sistem adalah suatu tujuan jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.

§ Menurut Widjajanto (2001: 2) “sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiap tahapan yaitu input, proses dan output”. § Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu tujuan jaringan prosedur yang terdiri dari inpu, proses dan output yang saling berkaitan dan terpadu untuk mencapai tujuan yang sama.

2. Pengertian Sistem Akuntansi § Menurut Mulyadi (2001: 3) “Sistem Akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan”. § Menurut Maron (2002: 1) “Sistem Akuntansi merupakan gabungan dari formulir-formulir, catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengelola data dalam suatu badan usaha, dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajeman untuk mengawsi usahanya atau untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan”. § Dari pengertian di atas dapat disimpulkan sistem akuntansi adalah susunan berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya, serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentranformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan oleh manajeman.

Sistem informasi akuntansi yang biasanya ada dalam suatu perusahaan : 1. 2. 3. 4. Serangkaian formulir yang tercetak seperti faktur, nota, cek, dan laporan-laporan, yang digunakan untuk membangun suatu sistem akuntansi dan administrasi perkantoran termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu dan buku-buku dalam pengertian harfiah maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca oleh mesin. Bukubuku ini meliputi jurnal, maupun buku besar. Serangkaian laporan atau pernyataan seperti misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitungan rugi-laba, dan neraca. Serangkaian kegiatan klerikal seperti operasi pengolahan data.

Unsur-unsur dalam suatu sistem akuntansi adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. Formulir adalah wujud fisik rekaman transaksi sebagai alat penetapan tanggung jawab dan permintaan dilakukannya suatu kegiatan. Jurnal adalah catatan akuntansi pertama secara kronologis (sesuai dengan ukuran waktu). Buku besar (ledger) adalah buku yang dugunakan untuk mencatat trnasaksi yang sudah terekam dalam formulir. Laporan rugi-laba adalah suatu ikhtisar pendapatan dan beban selama [eriode waktu tertentu misalnya sebualan atau setahun. Neraca adalah suatu daftar aktiva, kewajiban, dan ekuitas pemilik pada tanggal tertentu biasanya pada akhir bulan atau akhir tahun.

B. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN § Perusahaan PT Sabang Merauke Raya Air Charter (SMAC) didirikan pada tahun 1969 dan pendirinya adalah Alm MR. Sofyan Buranuddin Lubis. Perusahaan ini bekerja sama dengan penerbangan Malysia Air Charter (MAC) yang berkedudukan di Kuala Lumpur, Malaysia. § Tahun 1974, PT Sabang Merauke Air Charter (SMAC) memisahkan diri dari MAC dan mulai menjalankan perusahaannya melalui tenaga-tenaga Indonesia dan dibantu penerbangan borongan (Air Charter).

§ Mulai tahun 1979 PT SMAC dipercayakan untuk melayani penerbangan perintis, dengan kapasitas tempat duduknya berjumlah 19 buah tempat duduk untuk penumpang. Penerbangan perintis adalah penerbangan pembukaan untuk daerah-daerah terpencil seperti Gunung Sitoli, Tapak Tuan, Meulaboh, Sinabang, Lhokseumawe dan lain-lain. Saat ini PT SMAC telah melayani penerbangan perintis di sumatera utara dan sumatera bagian tengah (Riau, Jambi).

C. PENGENDALIAN INTERN DALAM PERUSAHAAN § Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengendalian intern ini bertujuan untuk menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan, dan pencurian yang dilakukan oleh pihak di dalam maupun di luar perusahaan. Selain itu, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja mupun tidak, demikian rupa hingga memperlancar prosedur audit.

§ Agar dapat berjalan efektif, pengendalian intern memerlukan adanya pembagian tanggung jawab yang jelas dalam organisasi. Setiap fungsi harus ada penanggungjawabnya secara khusus. Tujuannya adalah agar setiap karyawan dapat mengkonsentrasikan perhatian pada lingkup tanggung jawabnya masing-masin, sehingga tidak ada suatu fungsi yang tidak tertangani. § Struktur organisasi adalah kerangka kerja yang mengandung bermacam-macam tugas sesuai dengan yang diinginkan oleh pimpinan perusahaan.

§ Struktur organisasi PT SMAC adalah seperti yang tergambar pada halaman berikutnya.

D. Sistem Informasi Akuntansi Dalam Perusahaan v PT. SMAC adalah perusahan yang bonafit yang bergerak di bidang penerbangan yang memiliki cabang yang tersebar di Indonesia dan terutama di daerah yang memiliki perusahaan perkebunan seperti Kalimantan, Sumatera, dan Irian. v PT. SMAC melayani penerbangan ke daerah terpencil seperti Gunung Sitoli, Tapaktuan, Meulaboh, Sinabang, Lhoukseumawe dan lain-lainnya.

E. Bagan Alir Perusahaan Kegiatan yang pertama sekali dilakukan yang tampak dari flowchart yaitu diawali dengan penjualan tiket kepada pelanggan melalui Bagian penjualan tiket. Penjualan ini menggunakan faktur yang dibuat rangkap dua oleh Bagian Penjualan tiket sebagai bukti transaksi. Satu rangkap akan diberikan atau dikirim ke Bagian Akuntansi untuk melakukan pencatatan atas penjualan transaksi tersebut dan setelah itu faktur tersebut akan diarsipkan menurut tanggal oleh Bagian Akuntansi. Demikian juga dengan pengiriman barang sama dengan penjualan tiket, hanya saja berbeda bagian yang menangani yaitu Bagian Pengiriman Barang dan pencatatannya juga dipisahkan dengan penjualan tiket oleh orang yang berbeda dengan yang mencatat penjualan tiket tesebut.

Kegiatan selanjutnya yaitu membuat daftar penumpang dan daftar barang oleh Bagian Penjualan tiket dan Bagian Pengiriman barang dari bukti transaksi yang telah dirangkap sebelumnya. Setelah itu, daftar tersebut dikirim ke Bagian keberangkatan dan Bagian keberangkatan melakukan pengecekan dan pemeriksaan terhadap penumpang dan barang-barang yang akan dikirim lalu berangkat. Kemudian bukti transaksi tersebut diarsipkan oleh Bagian penjualan tiket dan Penjualan barang. Selanjutnya hasil penjualan tiket dan pengiriman barang tersebut yang telah dicatata oleh Bagian Akuntasi disetorkan ke Bank Mandiri oleh Bagian Akuntansi yang tugasnya menangani di bidang ini. Kemudian pihak Bank Mandiri melakukan pencatatan melalui bukti tanda setoran yang dirangkap dua. Satu rangkap diberikan kepada PT SMAC dan kemudian diarsipkan.

Apabila pelanggan melakukan pembayaran piutang, maka pelanggan tersebut akan melakukan pembayaran ke Bagian Akuntansi dan membuat bukti transaksi yaitu kwitansi rangkap dua sebagai bukti pembayaran piutang dan bagian Akuntansi akan melakukan pencatatan sebagai penerimaan kas. Satu rangkap akan diberikan kepada pelanggan dan satunya lagi akan diarsip oleh bagian Akuntansi. Selanjutnya penerimaan kas tersebut akan disetor ke Bank Mandiri melalui orang yang bertugas di bidangnya.

FLOWCHART PT SMAC

§ PT. SMAC menggunakan sistem komputerisasi dalam pencatatan transaksi tetapi tidak menggunakan software pendukung akuntansi seperti MYOB Accounting, Quick Book dan lain -lain. Pencatatan transaksi dilakukan melalui MS Excel, semua transaksi yang menimbulkan pendapatan bagi PT SMAC dicatat disebelah debet, sedangkan semua transaksi yang menimbulkan pengeluaran dicatat disebelah kredit. Hal ini sangat tidak efisien bagi sebuah perusahaan yang bonafit yang bergerak di bidang penerbangan ini.

BAB III PENERAPAN MYOB ACCOUNTING DALAM PERUSAHAAN SMAC KASUS CAMPURAN DAGANG DAN JASA PT SABANG MERAUKE AIR CHARTER (SMAC) yang beralamat di Jalan Imam Bonjol No. 59 Telp. 0614155116, medan bergerak dalam bidang jasa penerbangan. Periode yang diambil adalah tahun Takwim dari Januari 2007 s/d Desember 2007.

PEMBAHASAN A. MEMBUAT SET UP PERUSAHAAN 1. 2. 3. Buka program MYOB dengan mengklik ganda gambar MYOB pada desktop atau melalui menu start Selanjutnya muncul menu pembuka MYOB, kemudian klik create karena kita akan membuat perusahaan baru Buat perusahaan baru

§ Klik next § Buat nama perusahaan, dan alamatnya § Klik next § Buat periode transaksi

§ Klik next § Pilih point ke 3 § Klik next § Simpan file perusahaan beserta foldernya dengan mengklik change

§ Klik next § Klik comment centre

4. hapus kode pajak caranya : - Menu list - Pilih tax code hapus kode pajaknya - Menu edit - Delete tax code - kode pajak yang tidak dapat dihapus - GST - N-T

5. Hapus perkiraan § Caranya : § § § Menu setup Easy setup Assistant Pilih Account Next Pilih Perkiraan yang akan dihapus Pilih delete

6. Mengganti Perkiraan yang tidak bisa dihapus § Caranya : § Tampilan masih di jendela penghapusan perkiraan § Klik panah perkiraan yang tidak dapat dihapus § Ketikkan 7777, 7771, 7770, 9999, dst

7. Membuat perkiraan baru § Caranya : § § Aktifkan modul Account Pilih baris account list Tentukan kelompok perkiraan Klik icon new

8. Membuat neraca saldo § Caranya : § § Menu setup Balance Account opening balance Isilah nilai saldo awalnya

9. menghubungkan perkiraan § Caranya : § Menu setup § Linked account a. pilih sales account

b. pilih Purchase account c. pilih payroll account

10. Membuat data-data pelanggan, pemasok, dan nama-nama karyawan § Caranya : § Aktifkan modul card file § Pilih card list a. TAB CUSTOMER § Klik icon new § Isilah data-data customer perusahaan

b. TAB SUPPLIER § § Klik icon new Isilah data-data supplier perusahaan

c. TAB EMPLOYEE § § Klik icon new Ketikkan nama-nama staf perusahaan

11. Membuat saldo awal pelanggan dan pemasok a. Membuat saldo awal pelanggan § Caranya : § § § Menu setup Pilih balance Customer balance Klik add sales Tentukan nama customer yang bersaldo awal

b. Membuat saldo awal pemasok § Caranya : § § § Menu setup Pilih balance Supplier balance Klik add purchase Tentukan nama pemasok yang bersaldo awal

12. Membuat kode pajak yang baru § Caranya : § § Menu list Pilih tax codes Klik panah pada code GST Ganti menjadi PPN

13. Membuat data-data persediaan tiket § Caranya : § § Aktifkan modul inventory Klik item list Klik new TAB PROFILE

§ TAB BUYING DETAIL § TAB SELLING DETAIL

14. Masukkan saldo awal persediaan tiket § Caranya : § Aktifkan modul inventory § Klik adjustment inventory

15. Membuat kode departemen § Caranya : § Menu list § Pilih jobs § Klik new

16. Membuat Time Billing § Caranya : § Aktifkan modul Time Billing § Activeties list § New

17. Payroll § Caranya : § § § § § Klik modul payroll Payroll categories Klik ok Pilih load tax table (untuk mengaktifkan pajak penghasilan) Klik payroll categories lagi Klik ok Ganti tahun sesuai dengan tahun tutup buku Klik ok Klik load tax table lagi Klik payroll categories lagi

§ Ganti base salaries menjadi gaji pokok § Klik new

§ Klik icon employee dan check list semua nama stafnya § Klik new

PENYELESAIAN TRANSAKSI-TRANSAKSI 1. PENDAPATAN SEWA § Caranya : - Aktifkan Modul BANKING - Pilih Receive Money - Date > Tentukan Tanggal Transaksi - Deposite to account> Tentukan nama kas yang bertambah - Amount Received > Jumlah uang yang disetor - Memo > Keterangan transaksi - ACC# > Tentukan nama kas yang berkurang

§ TAMPILAN § Hasil Jurnalnya

2. MENERIMA PIUTANG § Caranya : § § § Aktifkan Modul Sales Klik Received Payments Deposite to account > Tentukan kas pembayar Customer > Tentukan nama pelanggan yang diterima piutangnya ID# > Tentukan no kwitansi penerimaan piutang Date > Tentukan tanggal transaksi Amount received > Jumlah uang yang diterima Memo > Tentukan Keterangan Transaksi Discount > Tentukan jumlah potongan dalam angka Amount Applied >Tentukan jumlah yang diterima setelah dapat potongan dan tanggal penjualan dilunasi Record Print Later

§ TAMPILAN § Hasil Jurnalnya

3. PENJUALAN BARANG DAGANG § Caranya : § § § § Aktifkan Modul Sales Enter Sales Layoutnya Item ORDER > INVOICE Hilangkan Tax Inclusive Customer > Tentukan nama pelanggan Date > Tanggal transaksi Costumer PO# > No faktur penjualan Ship > Jumlah barang yang dijual Item number > Kode Barang yang dijual Price > Harga barang per unit Disc% > Jumlah potongan penjualan dalam persen Job > Departemen yang mencatat Freight > Ongkos angkut penjualan Pay today > Uang muka penjualan Balance due > Informasi jumlah piutang yang harus ditagih

§ TAMPILAN

§ Hasil Jurnalnya

4. PENGELUARAN BIAYA § Caranya : § § § § Aktifkan Modul Banking Pilih Spend Money Date > Tentukan tanggal transaksi Amount > Tentukan jumlah uang yang berkurang Pay from account > Tentukan nama kas pembayar Memo > Tentukan keterangan transaksi ACCT# > Tentukan nomor perkiraan penyebab uang bekurang § Amount > Tentukan jumlah uang § Job > Tentukan cabang yang mencatat

§ TAMPILAN § Hasil Jurnalnya

5. MENERIMA PESANAN PENJUALAN § Caranya : § § § § Aktifkan Modul Sales Enter Sales Layoutnya ITEM INVOICE > ORDER Hilangkan Tax Inclusive (Karena harga belum termasuk pajak) Customer > Tentukan nama pelanggan Date > Tanggal transaksi Costumer PO# > No faktur penjualan Ship > Jumlah barang yang dipesan Item Number > Kode Barang yang dipesan Price > Harga barang per unit Disc% > Jumlah potongan dalam persen Job > Departemen yang mencatat Freight > Ongkos angkut pembelian Pay today > Uang muka penjualan Balance due > Informasi jumlah piutang yang harus ditagih

§ TAMPILAN

6. MENGIRIM PESANAN PENJUALAN § Caranya : § Aktifkan modul Sales § Enter sales § Tentukan nama pelanggan § Keterangan selanjutnya sama dengan Pesanan penjualan di atas

§ Klik Use sale (Jika mengirim pesanan penjualan), New jika tidak mengirim pesanan penjualan § Klik Icon INVOICE untuk mengganti ORDER > INVOICE § Perbaikan tanggal transaksinya § Ship > jumlah barang yang dikirim § Backorder > jumlah barang yang belum dikirim

§ Hasil Jurnalnya

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

SELESAI