Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM 4 November 2017

Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM, 4 November 2017 Disiapkan oleh: Yunus Triyonggo, Ph. D. , CAHRI.

CHANGE

Are you so comfortable Boiling frog experiment in your zone that you are not aware of the boiling As the story goes, researchers found that when they put a frog in a pan of water around you? ? boiling water, the frog just quickly jumped out. On the other hand, when they put a frog in cold water and put the water to boil over time, the frog just boiled to death. Seiring ceritanya, para periset menemukan bahwa ketika mereka memasukkan kodok ke dalam panci air mendidih, kodok itu segera melompat keluar. Di sisi lain, saat mereka memasukkan kodok ke dalam air dingin dan meletakkan airnya mendidih dari waktu ke waktu, kodoknya terebus sampai mati.

Manajemen Perubahan yang efektif Disampaikan oleh : Yunus Triyonggo, Ph. D. , CAHRI

Beberapa Konsep Manajemen Perubahan: Kotter’s 8 steps yo change Establish a Sense of Urgency Form a powerful, guiding coalition Develop a vision & Strategy Communicate the vision Remove Obstacles & empower action Plan and create short-term wins Consolidate gains Anchor in the culture Bridge’s transition model ENDING End what ‘used to be’; identify who is losing what, openly acknowledge the loss, mark the endings and continuously repeat information about what is changing and why. NEUTRAL ZONE Individuals within the organization feel disoriented with falling motivation and increasing anxiety. Ensure that people recognize the neutral zone and treat it as part of the organization's change process. Roger’s technology adoption curve NEW BEGINNING Gain acceptance of the purpose; Communicate a picture of how the new organization will look and feel ; Communicate and gain a step-by-step understanding of how the organization will change

Beberapa Konsep Manajemen Perubahan: Kubler-Ross Five stage model The Change curve Prosci’s ADKAR Model

Manajemen Perubahan yang efektif 1 6 Menetapkan visi Memotivasi perubahan Menjadikan standar baru 3 5 Menjaga kelangsungan momentum 2 Mengembangkan dukungan 4 Mengelola transisi

Manajemen Perubahan yang efektif 1 6 Menetapkan visi Memotivasi perubahan Menjadikan standar baru 3 5 Menjaga kelangsungan momentum 2 Mengembangkan dukungan 4 Mengelola transisi

1 Menetapkan visi untuk berubah • Artikulasikan kebutuhan untuk berubah – Kenapa berubah? Bagaimana kita akan mendapatkan manfaat dari perubahan ini? – Apa yang akan terjadi ketika mulai proses perubahan? Apa yang akan terjadi bila kita tidak melakukan perubahan? • Gambarkan – Status saat ini (dimana kita hari ini) – Status ideal (dimana kita akan menuju setelah dilakukan perubahan) – Apa yang akan terjadi pada setiap orang di dalam Kementerian karena atau selama terjadi perubahan • Tetapkan secara spesifik apa yang akan dan tidak akan berubah • Tetapkan tujuan secara spesifik (S M A R T) – Specific, Measurable, Attainable, Result-oriented, Time-bound

Analisa dampak Apa yang dipersyaratkan oleh perubahan? Gambarkan secara spesifik: ü Sumberdaya ü Kompetensi dan ketrampilan yang baru ü Struktur Organisasi ü Perubahan budaya ü Teknologi ü Fasilitas/pengaturan fisik ü Sistem Manajemen SDM ü Dukungan untuk “Duta Perubahan”

6 Principles For Communicating A Powerful Vision For Change Simplicity Authenticity Multichannels Visi perubahan dikomunikasikan pendek dan mudah difahami, dimana pendengar mengerti dan dapat membayangkan hasilnya, Keaslian dimulai dengan tim kepemimpinan yang memiliki rekam jejak dan budaya yang baik berdasarkan kepercayaan dan akuntabilitas. Komunikasi visi perubahan harus dilakukan lebih awal, sering, dan melalui segala cara yang mungkin dilakukan. Repetition Ulangi. Gunakan saluran dan setiap kesempatan untuk menyaring dan mengkomunikasikan informasi penting tentang kemajuan sepanjang proses. Consistent behavior Perilaku perubahan benar-benar harus dimulai dari atas. Feedback Umpan balik harus dikumpulkan saat mengembangkan visi perubahan baru, namun juga harus dikumpulkan sepanjang proses, terutama dari pasukan line depan. Komunikasi harus didorong, top down dan bottom up. Source: Brent Gleeson, 2017

Manajemen Perubahan yang efektif 1 6 Menetapkan visi Memotivasi perubahan Menjadikan standar baru 3 5 Menjaga kelangsungan momentum 2 Mengembangkan dukungan 4 Mengelola transisi

2 Memotivasi Perubahan v Membangun kesiapan untuk perubahan • Menekankan pada kebutuhan dan urgensi untuk perubahan • Menyampaikan ekspektasi positif yang kredibel dan realistis untuk perubahan v Memahami perspektif pegawai Kementerian terhadap perubahan • “Survei” reaksi umum terhadap perubahan o Positif? Negatif? Netral?

Tahapan perjalanan perubahan Penolakan Komitmen “Ini tidak akan terjadi dengan saya” “Saya tidak harus melakukan ini” “Ini adalah bagaimana saya bekerja” “Ini adalah cara yang lebih baik” Biarkan pergi Awal yang baru Hambatan “Ini tidak akan berjalan” “Saya ingin kembali ke cara yang lama” Eksplorasi “Ok, mungkin ini bisa berjalan” “Mungkin akan ada cara” Zona netral

Tanda-tanda resistensi terhadap perubahan ü ü ü ü Kebingungan Tindakan kritis langsung Persetujuan yang mudah Kebisuan Penolakan Kepatuhan beresiko Sabotase

Kenapa kita menolak perubahan ü Kebiasaan/Zona nyaman ü Interes pribadi ü Ketergantungan/ketakutan kehilangan ü Kebutuhan akan keamanan/ketakutan terselubung ü Waktu yang buruk ü Kurangnya kepercayaan ü Disposisi pribadi

Memahami perspektif • Siapa pemangku kepentingan yang terpengaruh oleh perubahan? • Apa reaksi mereka yang mungkin muncul? Pemangku Kepentingan Reaksi yang mungkin Alasan yang mungkin

Bagaimana Anda dapat mengarahkan/menerapkan perubahan secara efektif? 1. Penggunaan kekuasaan dan otoritas 2. Penggunaan informasi, alasan dan persuasi 3. Penggunaan partisipasi dan dukungan

Strategi untuk Perubahan 1. Penggunaan kekuasaan dan otoritas (memaksa atau paksaan ) Asumsikan bahwa dengan kekuasaan/otoritas, mereka yang lebih lemah akan mematuhi pihak yang memiliki kekuasaan lebih besar. • Perubahan adalah keharusan (tidak ada pilihan!) • Kebutuhan untuk bertahan hidup • Ancaman halus • Imbalan !

Strategi untuk Perubahan 2. Penggunaan alasan data (Persuasi) Asumsikan bahwa orang berpikir rasional dan mengikuti interes mereka saat mereka mengetahui dan memahami. (Orang melakukan yang sekiranya baik buat mereka? ) • Baru dan lebih banyak informasi • Kampanye /komunikasi/pertunjukan keliling • Dialog dan rapat

Strategi untuk Perubahan 3. Penggunaan partisipasi dan dukungan (Inklusif) Perubahan untuk seseorang tidak hanya pada level pemikiran dan intelektual, tetapi sering lebih ke level personal: nilai-nilai, perilaku, perasaan, kebiasaan. (diinternalisasikan) • • • Partisipasi dan keterlibatan Perbincangan Pendekatan pribadi “Tekanan atau dukungan sejawat” Pengalaman positif Empati dan dukungan

Manajemen Perubahan yang efektif 1 6 Menetapkan visi Memotivasi perubahan Menjadikan standar baru 3 5 Menjaga kelangsungan momentum 2 Mengembangkan dukungan 4 Mengelola transisi

3 Pengembangan dukungan • Siapa pemangku kepentingan yang akan terkena dampak dari perubahan? • Bagaimana kemungkinan reaksi mereka? Apa alasan yang mungkin? • Setelah mengetahui reaksi dan alasan mereka, apa strategi yang akan Anda pakai untuk mempengaruhi pemangku kepentingan berkaitan dengan komitmen untuk berubah?

Membangun dukungan • Siapa pemangku kepentingan yang akan terpengaruh atas perubahan? • Bagaimana kemungkinan reaksi mereka? • Bagaimana Anda mempengaruhi pemangku kepentingan berkaitan dengan perubahan? Pemangku kepentingan Reaksi yang mungkin Strategi

Tahapan perjalanan perubahan Penolakan Komitmen “Ini tidak akan terjadi dengan saya” “Saya tidak harus melakukan ini” “Ini adalah bagaimana saya bekerja” “Ini adalah cara yang lebih baik” Biarkan pergi Awal yang baru Hambatan “Ini tidak akan berjalan” “Saya ingin kembali ke cara yang lama” Eksplorasi “Ok, mungkin ini bisa berjalan” “Mungkin akan ada cara” Zona netral

Analisis Peta Kekuatan: Apakah kita benar-benar siap?

Analisis Peta Kekuatan: Apakah kita benar-benar siap? M e n g g e r a k k a n • Dukungan kepemimpinan • • P e Membagi pemahaman r u Mandat yang jelas b Respon positif karyawan a h Duta Perubahan yang kuat a n • Kesenjangan waktu, disibukkan dengan target • Oposisi dari Serikat Pekerja • Batas waktu yang tidak jelas M e n a h a n • Masalah di rekrutmen Perlu menambah kekuatan penggerak dan mengurangi kekuatan menahan

Manajemen Perubahan yang efektif 1 6 Menetapkan visi Memotivasi perubahan Menjadikan standar baru 3 5 Menjaga kelangsungan momentum 2 Mengembangkan dukungan 4 Mengelola transisi

4 Mengelola transisi • Identifikasi pemimpin/tim perubahan o Pemimpin formal o Orang yang punya pengaruh/pemimpin informal • Membuat rencana aksi dengan tahapan, batas waktu, dan tanggung jawab yang spesifik • Membuat dan mengeksekusi rencana komunikasi • Apabila memungkinkan, buat contoh perubahan

Strategi komunikasi Anda perlu menjawab pertanyaan kunci • • • Apa tujuannya? Apa pesan utamanya? Siapakah yang ingin Anda pengaruhi? Informasi apa yang akan dikomunikasikan? Kapan informasi akan disebarluaskan, dan berapa waktu yang relevan? Berapa banyak informasi yang akan diberikan, dan berapa tingkat detailnya? Mekanisme apa yang akan digunakan untuk menyebarkan informasi? Bagaimana umpan balik didorong? Apa yang akan dilakukan sebagai hasil umpan balik? Source: http: //www. virtualprojectconsulting. com/change-management-communication-

Strategi komunikasi Anda perlu menjawab pertanyaan emosional yang penting William Bridges berfokus pada dampak emosional dan psikologis dan aspek perubahan melalui 3 pertanyaan sederhana ini: (1) Apa yang berubah? Bridges menawarkan panduan berikut - pernyataan komunikasi pemimpin perubahan harus: • Jelas mengungkapkan apa yang dimaksud oleh pemimpin perubahan beserta niatnya • Jelas antara perubahan dan penggerak perubahannya • Fahamkan masalahnya sebelum Anda menawarkan solusinya • Tidak menggunakan jargon Source: http: //www. virtualprojectconsulting. com/change-management-communicationstrategy/#sthash. vfob. Re. Aw. dpuf

Strategi komunikasi Anda perlu menjawab pertanyaan emosional yang penting 2) Apa yang sebenarnya akan berbeda karena perubahan yang akan dilakukan? Bagi orang-orang yang harus membuat perubahan, hal yang berubah harus jelas, bukan tampak abstrak dan samar-samar. (3) Siapa akan kehilangan apa? Ini adalah perspektif yang didasarkan pada empati dimana proses manajemen dan komunikasi mengenali dan menegaskan realitas orang dan bekerja dengan mereka untuk membawa mereka melewati masa transisi. Bila proses in gagal maka akan menabur benih ketidakpercayaan. Source: http: //www. virtualprojectconsulting. com/change-management-communication-

5 prinsip panduan strategi komunikasi manajemen perubahan yang baik • Kejelasan pesan - untuk memastikan relevansi dan pengakuan • Resonansi pesan - nada emosional dan penyampaian pesan • Penargetan yang akurat - untuk menjangkau orang yang tepat dengan pesan yang benar • Jadwal waktu - untuk mencapai penargetan pesan secara tepat waktu • Proses umpan balik - untuk memastikan komunikasi dua arah yang sejati Source: http: //www. virtualprojectconsulting. com/change-management-communication-

Hubungan antara upaya dan pengaruh perilaku Bagi informasinya Bentuk perilakunya Libatkan orang-orang Satu-satu Mendengarkan Tim Mendengarkan Rapat pribadi Presentasi Kelompok Media interaktif Media personal Upaya Media kelompok Media luas Pengaruh perilaku

What do you see?

Manajemen Perubahan yang efektif 1 6 Menetapkan visi Memotivasi perubahan Menjadikan standar baru 3 5 Menjaga kelangsungan momentum 2 Mengembangkan dukungan 4 Mengelola transisi

5 Menjaga kelangsungan momentum • Realisasikan janjimu! • Yakinkan Sumberdaya tersedia • Sediakan pelatihan untuk kompetensi dan ketrampilan yang baru • Jaga komunikasi terbuka • Tekankan kembali perilaku baru • Tetap fokus • Jaga keberlangsungan dukungan untuk Duta Perubahan • Rayakan kesuksesan!

Menjaga kelangsungan momentum

Six Tips for Building Momentum During Change Komunikan secara jelas dan luas “the why” Menjelaskan bagaimana perubahan ini akan menguntungkan individu, perusahaan dan pelanggan sangat penting. Gambarkan perubahan sudah sampai mana dan akan kemana Jelaskan seperti apa kesuksesan yang akan diraih? Perlu waktu berapa lama? Seberapa lebar gap-nya? Berapa besar usaha yang masih perlu dilakukan? Perubahan berjalan lebih baik jika orang merasa memiliki informasi dalam prosesnya. Orang perlu dipandu dan diikutsertakan untuk dalam proses perencanaan meningkatkan momentum. Perubahan bisa terjadi tidak wajar, sehingga membutuhkan Antisipasi resistensi yang fokus dan penguatan. Menjaga terus bergerak maju dan mungkin terjadi selama menjaga perhatian orang pada manfaat perubahan akan proses perubahan membangun dan mempertahankan momentum Berikan penghargaan Penghargaan dan perayaan merupakan motivator kuat yang dan rayakan setiap bisa mendorong momentum. perkembangan Bagaimana mencapai kesana? Kelola diri Anda sendiri Bila Anda bertanggung jawab memimpin perbahan, perhatikan diri Anda sendiri untuk tetap semangat. Sumber: http: //s 4 consulting. com/building-momentum-during-change/

Manajemen Perubahan yang efektif 1 6 Menetapkan visi Memotivasi perubahan Menjadikan standar baru 3 5 Menjaga kelangsungan momentum 2 Mengembangkan dukungan 4 Mengelola transisi

6 Menjadikan standar baru Langkah terakhir, yaitu membuat standar baru dengan mengulas langkah-langkah sebelumnya ke tahap akhir guna membentuk inisiatif perubahan, sistem, dan lingkungan yang selaras dengan visi perubahan. Source: Katie Doseck, 2015 Pada fase ini bertujuan untuk memastikan bahwa perubahan inisiatif, sistem, dan lingkungan secara menyeluruh mendukung visi perubahan. Semakin kuat sistem pendukung, struktur, dan lingkungan, semakin kuat kemungkinan melembagakan perubahan sebagai cara baru dan diterima dalam melakukan sesuatu.

Mengapa melembagakan perubahan itu penting • Agar perubahan yang sudah terjadi menjadi bagian dari perilaku organisasi yang baru • Mendukung penyelarasan sistem, proses, orang, dan lingkungan sesuai dengan perilaku organisasi yang diinginkan • Merealisasikan visi perbahan yang sudah dicanangkan sejak awal Source: Katie Doseck, 2015

Bagaimana cara melembagakan perubahan • Jadikan perubahan baru sebagai bagian dari perilaku organisasi yang baru • Pastikan organisasi memiliki sistem, proses, orang, dan lingkungan untuk mempertahankan perubahan baru • Pastikan organisasi memiliki kemampuan untuk menyelaraskan, mengkomunikasikan, dan memantau praktik yang mendukung standar baru • Lakukan komunikasi, pelatihan, dan penguatan sistem yang lebih spesifik, yang menggambarkan keselarasan, relevansi, dan proses pelaksanaan perilaku organisasi baru. Source: Katie Doseck, 2015

Bagaimana mempertahankan perubahan • Harus ada sistem yang menjadikannya sebagai norma standar • Sistem harus sesuai dengan visi perubahan • Memperkuat tindakan yang diperlukan • Memantau kinerja • Mengevaluasi yang menyimpang, dan • Melakukan intervensi bila diperlukan. Source: Katie Doseck, 2015

Bagaimana menerapkan perubahan • • Sistem internal, Pelatihan dan pengembangan berkelanjutan, Evaluasi kinerja, Pengumpulan dan analisis data primer dan sekunder. • Kotter mendorong Pemimpin Senior berkomunikasi secara menyeluruh tentang hubungan antara perilaku organisasi dan kesuksesan organisasi yang baru. • Komunikasi yang jelas dan menyeluruh tentang relevansi dan hubungan perilaku organisasi yang diinginkan di antara Pemimpin Senior dan Duta Perubahan sangat penting untuk terus melakukan upaya manajemen perbahan organisasional jangka panjang. Source: Katie Doseck, 2015