BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Borang Kewangan 1 GFMAS

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Borang Kewangan 1 GFMAS dan Manual 1

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Tujuan Taklimat berkenaani pindaan format borang kewangan dan pertambahan borang kewangan 1 GFMAS dan manual Borang kewangan yang telah dikenalpasti adalah terdiri daripada: Bil. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Senarai Borang Kewangan Waran Peruntukan Baucar Jurnal Pesanan Kerajaan Waran Perjalanan Udara Arahan Pembayaran Borang wujud/batal/kemaskini Akaun Pukal Invois, Nota Debit & Nota Kredit Resit Penyata Pemungut Borang perubahan Gaji Slip Perubahan Pendapatan Baucar Kecil 2

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Dokumen Kewangan - Mengapa perlu dipinda/ditambah ü Struktur pelaporan baru Penyata Kewangan (mengikut Kerajaan Persekutuan, Kementerian/Jabatan, Pegawai Pengawal dan Dana) ü Keperluan akruan (invois, arahan pembayaran, baucar kecil) ü Keperluan semasa (GST) ü Value added proses sedia ada (akuan terima online) ü Analisa maklumat (kod item) 3

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT ENTITI PELAPORAN 1 GFMAS Entiti Penyata Kewangan Disatukan Entiti Penyata Kewangan Mengikut Kem/Jab Disatukan Entiti Penyata Kewangan Mengikut Pegawai Pengawal KERAJAAN PERSEKUTUAN KEM. KEWANGAN KSP JPM KSN KPPA KDN PEGUAM NEGARA SETIAUSAHA SPRM KETUA SETIAUSAHA Entiti Laporan Pengurusan Mengikut Kumpulan PTJ JANM Entiti Laporan Pengurusan BPOPA BPTM mengikut PTJ 4

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT CONTOH STRUKTUR PEGAWAI PENGAWAL DAN KUMPULAN PTJ KEMENTERIAN KEWANGAN Kementerian Kewangan KEMENTERIAN Ketua Setiausaha Perbendaharaan PEGAWAI PENGAWAL B 6 Perbendaharaan 24 Jabatan Kastam Diraja Malaysia Jabatan. Penilaian 25 Ibu pejabat Kastam Pentadbiran Kementerian Kewangan 24010100 25010000 26 Jabatan Akauntan Negara 27 KUMPULAN PUSAT TANGGUNGJAWAB/ PUSAT KOS Ibu pejabat Putrajaya 25010100 Ibu Pejabat 25010101 Pentadbiran 24010101 Cawangan Akaun 25010102 Cawangan Tuntutan 25010103 5

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Cadangan Nombor Rujukan Borang Kewangan dan Rujukan Borang JAN Nama Borang Kewangan Rujukan Borang Elektronik Sedia Ada Cadangan Pindaan Sedia Ada Waran Peruntukan N/A Rujukan Borang Manual Cadangan Pindaan Sedia Ada Cadangan Pindaan Ruj. Borang Kew. Ruj. JAN Kew. 308 E – Pin. 1/2015 JAN 20 E Kew 308 – Pin. 1/2015 JAN 20 Waran Am N/A Kew. 308 E(Am) JAN 20 E AM N/A Baucar Jurnal Kew. 306 E - Pin. 1/09 Kew. 306 E - Pin. 1/2015 JAN 50 E Kew 306 Pin. 1/09 Kew. 306 - Pin. 1/2015 JAN 50 Pesanan Kerajaan Pesanan Pembelian Kerajaan AM 75 E - Pin. 1/2015 JAN 70 E AM 75 - Pin. 1/2015 JAN 70 Waran Perjalanan Udara Awam Kew. 301 E - Pin. 1/2015 JAN 71 E Kew 301 Kew. 301 - Pin. 1/2015 JAN 71 Arahan Pembayaran N/A Kew. 330 E JAN 31 E N/A Kew. 330 JAN 31 Kew 310 JAN 90 Waran Perjalanan Udara Awam N/A Borang Mengujudkan/ Membatalkan Akaun Sistem Bayaran Pukal Borang Permohonan Mengubah Kod Perakaunan Sistem Bayaran Pukal Borang Wujud/Batal/ Kemakini Akaun Pukal N/A Kew 310 E N/A Ruj. Borang Kew. Ruj. JAN 90 E (BP 02 - lama) Nota: Format dan rujukan borang kewangan dan borang JAN tertakluk kepada kelulusan Perbendaharaan Kew 311 6

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Cadangan Nombor Rujukan Borang Kewangan Nama Borang Kewangan Rujukan Borang Elektronik Rujukan Borang Manual Cadangan Pindaan Sedia Ada N/A Invois Bercukai N/A Nota Debit N/A Nota Kredit N/A Resit KEW. 38 E Penyata Pemungut Kew. 305 E - Pind. 1/2007 Borang Perubahan Gaji N/A Slip Perubahan Pendapatan N/A Kew. 8 E Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai Ruj. Borang Kew. Surat rujukan kelulusan Perbendaharaan sahaja Kew. 38 E - Pin. 1/2015 Cadangan Pindaan Ruj. JAN Sedia Ada Ruj. Borang Kew. Ruj. JAN 80 E AM 115 N/A JAN 81 E AM 115 N/A JAN 82 E N/A N/A JAN 83 E N/A N/A JAN 84 E Kew. 38 N/A Kew. 305 E - Pin. 1/2015 JAN 40 E Kew 305 - Pin. 1/2007 1/2015 JAN 40 N/A (Kew. 320 - Pind. 2/2006) Kew. 320 - Pin. 1/2015 JAN 91 (SG 20 - lama) JAN 92 E (Kew. 8 - Pin. 10/96) N/A Nota: Format dan rujukan borang kewangan dan borang JAN tertakluk kepada kelulusan Perbendaharaan 7

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Pindaan Maklumat Dalam Borang Kewangan Pegawai Pengawal No. dokumen kawalan Kumpulan PTJ (Jabatan) Rebranding UMUM Kod Akaun (Objek) Sub Setia* * Tertakluk kepada keputusan EPU/Perbendaharaan Dana Tarikh Dokumen (Baucar, Pesanan dll) 8

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Rasional Pindaan Maklumat Dalam Borang Kewangan Bil Nama Medan Rasional Sedia Ada Cadangan 1. N/A Pegawai Pengawal Diwujudkan sebagai satu entiti penyata kewangan. Kod Pengawal telah diluluskan sebagai DDSA. 2. Jabatan Kumpulan PTJ Diwujudkan sebagai satu entiti bagi tujuan pelaporan pengurusan. Kod Kumpulan PTJ telah diluluskan sebagai DDSA. 3. N/A Dana 4. N/A Sub Setia Memenuhi keperluan mengawal peruntukan ke tahap 16 digit dan mengambilkira pelaporan SPPII tertakluk kepada keputusan EPU/Perbendaharaan. 5. Objek Kod Akaun Memenuhi keperluan pelaporan secara akruan. Terbahagi kepada jenis akaun aset, liabiliti, belanja, hasil dan ekuiti. 6. 7. Diwujudkan bagi tujuan pelaporan penyata kewangan mengikut Dana. Diseragamkan untuk semua borang kewangan. Adalah berdasarkan Tarikh Baucar, tarikh sedia dokumen dan bukan tarikh lulus. Menggunakan tarikh Penyata Pemungut Tarikh Dokumen sedia bagi tujuan pemantauan proses yang diambil bagi dll menyiapkan satu-satu dokumen. N/A No. Dokumen Kawalan Merupakan SAP running number dan memudahkan carian maklumat dilakukan di peringkat pusat terutamanya bagi tujuan trouble shooting 9

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT WARAN PERUNTUKAN 10

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Bil Jenis Dokumen Perihal Jenis Dokumen Sub Waran Peruntukan - Kosong Waran Peruntukan - Asal Waran Peruntukan - Tambah (Asal) 1 2 3 F 0 F 1 F 2 4 5 6 F 3 F 4 F 5 Waran Peruntukan - Tarik Waran Peruntukan - Kecil Tarik 7 F 6 8 F 7 Waran Peruntukan - Pindah Peruntukan/ Virement Waran Peruntukan - Waran Batal Kertas Cadangan Pindaan / Tambahan Borang Kewangan 1 GFMAS dan Manual Mesyuarat Kemajuan Projek Perakaunan Akruan 7 Julai 2014 11

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT BAUCAR JURNAL 12

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT LAMPIRAN A : JENIS DOKUMEN BAUCAR JURNAL Jenis Dokumen Perihal Jenis Dokumen S 1 Baucar Jurnal Biasa S 2 Baucar Jurnal Inter PTJ S 3 Baucar Jurnal Agensi Luar S 4 Baucar Jurnal Pejabat Perakaunan S 5 Baucar Jurnal Pelarasan Dana (Fund) S 6 Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan S 7 Baucar Jurnal Antara Pegawai Pengawal S 8 Baucar Jurnal Akruan S 9 Baucar Jurnal Batal SA Baucar Jurnal Pelarasan Akhir Tahun SB Baucar Jurnal Pelarasan Bank SC Baucar Jurnal Clearing SD Baucar Jurnal Luar Jangka 13 SE Baucar Jurnal Sub Module

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT PESANAN PEMBELIAN KERAJAAN 14

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Lampiran A Senarai Jenis Pesanan Pembelian Kerajaan / Waran Udara Jenis Dokumen Perihal Jenis Dokumen P 1 P 2 P 3 P 4 P 5 P 6 P 7 P 8 P 9 Pesanan Kerajaan (e. Perolehan) Pesanan Kontrak (e. Perolehan) Pesanan Kerajaan (1 GFMAS) Pesanan Kontrak (1 GFMAS) Waran Udara (1 GFMAS) Pesanan Kerja (1 GFMAS) Kontrak Kerja (1 GFMAS) Pesanan Kerja (SKALA) Kontrak Kerja (SKALA) 15

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT WARAN PERJALANAN UDARA AWAM 16

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT ARAHAN PEMBAYARAN 17

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Jenis Dokumen R 1 Keterangan External System Invoice (MM) cth: e. P ke 1 GFMAS cth: 1 GFMAS ke 1 GFMAS RE Manual Invoice (MM) K 1 INV w/o PT - external system cth: e. Bantuan ke 1 GFMAS K 2 K 3 K 4 K 5 K 6 K 7 K 8 K 9 KA KB KG KN KR KX KZ Manual AP Bil Pukal Invois Panjar Invois G-Umis Invois Berkala Finance Lease Invoice Cheque cancellation EFT cancellation Pelarasan BB Pelarasan Pukal Vendor Credit Memo Net vendors Vendor invoice Panjar Float Dokumen Pembayaran cth. PTJ manual 18

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT BORANG WUJUD/BATAL/KEMASKINI AKAUN PUKAL 19

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT 20

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Kertas Cadangan Pindaan / Tambahan Borang Kewangan 1 GFMAS dan Manual Mesyuarat Kemajuan Projek Perakaunan Akruan 7 Julai 2014 21