BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA MESYUARAT BERSAMA PEGAWAI

BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA MESYUARAT BERSAMA PEGAWAI KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) IBU PEJABAT KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA (IPKKM) 2018 TARIKH : 13 OGOS 2018 (ISNIN) MASA : 8. 30 PAGI – 5. 00 PETANG TEMPAT : DEWAN SERBAGUNA JPM PENGERUSI : YBrs. PUAN SARIMAH BINTI HUSAIN

PEMBENTANGAN 1 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

PEMBENTANGAN 2 PENGURUSAN AMANAH

PEMBENTANGAN 3 PELAPORAN PENYATA KEWANGAN DAN PENGURUSAN DANA

ISU PENGURUSAN DANA

isu /OBJEKTIF • PTJ bertanggungjawab memantau dan membuat penggantian EFT terbatal dan penggantian cek tak laku • Sebanyak 124 EFT Terbatal (RM 1, 853, 102. 12) dan 11 Cek Tak Laku (RM 39, 161. 75) belum dibuat penggantian dari bulan Januari – Julai 2018 • Penggantian CTL dibuat menggunakan kaedah yang salah – GL Terimaan Tak Ditunai (A 0311101) tidak dikemaskini masih menunjukkan CTL tidak diganti • Objektif – menjelaskan kepada penggantian EFT batal dan CTL PTJ tatacara pemantauan dan

Statistik Ringkasan Keseluruhan Jumlah EFT Terbatal Mengikut Bulan Sehingga 31 Julai 2018 BULAN BIL BATAL AMAUN (RM) BIL TELAH GANTI JANUARI 62 437, 080. 31 50 FEBRUARI 80 6, 385, 368. 01 51 MAC 57 4, 562, 673. 78 51 APRIL 43 485, 916. 90 MEI 35 JUN AMAUN (RM) 12 11, 840. 44 29 1, 177, 037. 43 4, 551, 434. 28 6 11, 239. 50 16 296, 002. 23 27 189, 914. 67 365, 677. 50 24 176, 027. 07 11 189, 650. 43 25 589, 073. 09 15 502, 669. 34 10 86, 403. 75 JULAI 40 224, 446. 98 11 37, 431. 08 29 187, 015. 90 JUMLAH 342 13, 050, 236. 57 218 425, 239. 87 BIL BELUM GANTI 5, 208, 330. 58 11, 197, 134. 45 124 1, 853, 102. 12

1. TATACARA PENGGANTIAN EFT TERBATAL

1. Tatacara Penggantian EFT Terbatal Tindakan PTJ a) Semak Laporan Senarai CEK/EFT Yang Dibatalkan di Portal i. GFMAS setiap hari; b) Semak Laporan ZRCM 309 –Laporan EFT Yang Ditolak (emel mingguan oleh UPD ); c) Sediakan Penggantian EFT Terbatal di Modul Penggantian EFT (K 9)

Semakan Laporan Senarai Cek/EFT Terbatal di PORTAL i. GFMAS Arahan Pembayaran Tanpa Pesanan Kerajaan Laporan Senarai EFT/CEK yang dibatalkan Jana

PAPARAN DI PORTAL i. GFMAS

PAPARAN DI i. GFMAS(ECP) SAP-GUI

LAPORAN EMEL OLEH BA, KKM

PETUNJUK KOD PEMBEKAL • 20002 atau 20003 – baucar bayaran dibuat menggunakan kod pembekal 10001 atau 10009 OTV (one time vendor) • Bermula 6 xxxxx atau 5 xxxxx –baucar bayaran dibuat menggunakan kod pembekal yang telah didaftarkan dalam Data Induk Maklumat Pembekal • Sekiranya 6 xxxxx, perlu semak dengan pembekal mengenai ketetapan maklumat yang telah didaftarkan di e. Vendor. Pihak pembekal perlu mengemaskini maklumat e. Vendor sebelum penggantian dibuat. • Sekiranya 5 xxxxx (EMP), perlu semak maklumat akaun bank dalam sistem gaji (hanya PTJ gaji sahaja yang boleh view maklumat pegawai)

Tindakan Penggantian Cek/EFT Terbatal i. GFMAS PORTAL Pengurusan Arahan Pembayaran AP Tanpa Pesanan Kerajaan Bayaran Balik EFT/CEK

JENIS DOKUMEN BAYARAN BALIK EFT BATAL (K 9)

MAKLUMAT PENTING • Mohon letakkan perihal di baris pertama sebagai “PENGGANTIAN EFT NO EFT 20181107 XXXX BTH DDMMYY”. Pihak tuan/puan boleh meletakkan perihal sebenar pada baris kedua sebagai rujukan tuan/puan. • Pembayaran melalui penggantian EFT adalah melalui Akaun Deposit Pindahan Dana Elektonik Terbatal. • Maklumat cajline penggantian EFT- G 000 / L 1121102. • Maklumat cajline penggantian CEK - G 000/ L 1121101.

2. TATACARA PENGGANTIAN CEK TAK LAKU (CTL)

Tindakan PTJ a) Semak Laporan Daftar Cek Tak Laku (CTL) di Portal i. GFMAS setiap hari; b) Sediakan Penggantian Cek Tak Laku (CTL) • Modul Terimaan → Laporan Daftar Cek Tak Laku (CTL) (Lampiran 1, 2, 3)

Modul Terimaan → Laporan Daftar Cek Tak Laku (CTL) (Lampiran 1, 2, 3)

Pemantauan Laporan Cek Tak Laku q Lampiran 1 (Daftar Cek Tak Laku) q Lampiran 2 (Daftar Cek Tak Laku Dengan Gantian) q Lampiran 3 (Daftar Cek Tak Laku Tanpa Gantian)

Tatacara Penggantian CTL Terimaan - Resit – Daftar – Carian No. Resit Batal q Proses selanjutnya adalah sama seperti terimaan biasa iaitu lengkapkan menu Resit, Serahan Wang dan Penyata Pemungut. q Proses Penggantian TANPA memilih Maklumat No Resit Batal, ini akan menyebabkan Cek Tak Laku masih dalam status “CTL TANPA GANTIAN” di laporan.

PAPARAN DI PORTAL i. GFMAS

PAPARAN CARIAN RESIT TINDAKAN PENGGANTIAN

Sekiranya penggantian CTL tidak mengambilkira Resit Asal (memperakaunkan penggantian menggunakan Resit Biasa) • Sila kemukakan maklumat Resit Gantian yang telah disediakan oleh PTJ kepada UPPK&D BA KKM : • 1. No. Resit Gantian • 2. Kod Akaun • 3. Amaun (pastikan sama amaun dengan amaun CTL) • 4. Functional Area (PTJ Menyedia) • 5. Profit Center (PTJ Dipertanggung) • 6. Fund (Vot/Dana)

UNIT pelaporan penyata kewangan Bahagian Akaun, KKM

KOD AKAUN GL A 0122101 -Wang Tunai Belum Dibankkan ISU/OBJEKTIF • Terdapat resit pembayaran(document type DZ) telah dikeluarkan tetapi Penyata Pemungut belum dibuat bagi tempoh dari Januari hingga Julai 2018 • Menyebabkan baki akaun GL tinggi/besar • PTJ perlu menyemak status resit yang terlibat seperti maklumat yang diemelkan dan mengambil tindakan lanjut • Objektif – Melaksanakan semakan/proses clearing antara resit dan Penyata Pemungut yang masih pending. Akaun GL ini adalah akaun transit sahaja dan baki menunjukkan Cash In Hand yang belum dibankkan pada satu-satu masa.

Statistik PTJ Yang Perlu Membuat Semakan/Pelarasan Wang Tunai Belum Dibankkan Sehingga 6 Ogos 2018 BIL. NAMA PTJ 1. Bahagian Khidmat Pengurusan 2. Bahagian Perkhidmatan Farmasi 3. Bahagian Pengurusan Latihan 4. Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia (KSKB) 5. 6. Ibu Pejabat Program Perubatan 7. Bahagian Kesihatan Pergigian 8. Bahagian Kejururawatan 9. Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan 10. Hospital Serdang 11. Institut Penyelidikan Perubatan (IMR) 12. Biro Pengawalan Farmaseutikal Kebangsaan (NPRA) Bahagian Kejuruteraan JUMLAH BIL. TRANSAKSI YANG MASIH BELUM DILARASKAN SEHINGGA 6 OGOS 2018 1 3 3 10 3 1 4 17 2 8 7 3 JUMLAH (RM) 1, 00 0. 00 14 0. 00 20, 40 4. 16 24 5. 00 4, 20 0. 00 1 0. 00 20 0. 00 33 5. 00 60 0. 00 128, 02 5. 39 2, 35 0. 00 10, 65 0. 00

Statistik PTJ Yang Perlu Membuat Semakan/Pelarasan Wang Tunai Belum Dibankkan Sehingga 6 Ogos 2018 BIL. NAMA PTJ 13. Hospital Kuala Lumpur 14. Institut Perubatan Respiratori 15. Pusat Darah Negara 16. Hospital Putrajaya 17. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan W. P. (Pergigian) 18. Pejabat Kesihatan Putrajaya 19. Hospital Rehabilitasi, Cheras 20. Pejabat Tim. Pengarah Kesihatan W. P. (Pengurusan) 21. Institut Kanser Negara JUMLAH BIL. TRANSAKSI YANG MASIH BELUM DILARASKAN SEHINGGA 6 OGOS 2018 (JAN – OGOS 2018) 3 9 3 11 2 2 4 8 5 109 JUMLAH (RM) 13, 877. 00 8, 659. 95 48 5. 00 36, 341. 50 1, 186. 00 4, 650. 00 12 4. 00 4, 675. 70 3, 800. 00 241, 958. 70

Tindakan PTJ • Transaksi Wang Tunai Belum Dibankkan bagi bulan Januari hingga Julai 2018 perlulah diselesaikan dalam bulan Ogos 2018 • PTJ hendaklah membuat semakan maklumat yang diemelkan seperti yang akan dijelaskan

Semak Laporan GL A 0122101 Yang Diemel Oleh AO ØContoh Data Excel bagi GL A 012201 yang telah dimuat turun dari FAGLL 03

Ø Masuk ke portal i. GFMAS untuk membuat semakan dengan menjana resit bagi bulan yang terlibat di modul terimaan Ø Seterusnya eksport maklumat tersebut ke format excel untuk melihat lebih teliti ruangan nombor Penyata Pemungut seperti berikut:

Ø Format seperti ini akan tertera. Sila rujuk ruangan No. Penyata Pemungut

TINDAKAN PENYELESAIAN SITUASI A Nombor Penyata Pemungut tidak tertera. Pungutan telah dibankkan menggunakan Penyata Pemungut manual/excel. Tindakan PTJ : ØDalam kes ini, sila sediakan semula Penyata Pemungut bagi resit berkenaan dalam sistem igfmas.

TINDAKAN PENYELESAIAN SITUASI B Ø Nombor Penyata Pemungut tidak tertera. Pungutan belum dibankkan Tindakan PTJ : ØSila buat semakan lanjut status resit berkaitan dan mengambil tindakan sewajarnya.

TINDAKAN PENYELESAIAN SITUASI C Ø Nombor Penyata Pemungut ada tertera. Pungutan telah dibankkan tetapi tidak berlaku clearing diantara dokumen resit (DZ) dengan Penyata Pemungut. • (KOD PTJ : 42230201) Ø Sheet dari Format Excel -Resit telah dikeluarkan oleh PTJ dan Penyata Pemungut juga telah disediakan

Ø Rujukan di SAP Gui (AO) menunjukkan dokumen Resit Pembayaran (DZ) masih belum dibankkan di GL A 0122101 (KOD PTJ : 42230201) Tindakan PTJ : Ø Dalam kes ini, sila log ke SOLMAN/ Service desk dengan mengemukakan screen shot janaan resit yang telah dieksport ke excel

CONTOH ADUAN SOLMAN DI SISTEM i. GFMAS

v. CONTOH ADUAN SOLMAN DI SISTEM i. GFMAS

Ø STATUS SEMAKAN SEMULA SELEPAS TINDAKAN PELARASAN SEHINGGA 03. 08. 2018 (KOD PTJ : 42230201)

SEKIAN

PEMBENTANGAN 4 SISTEM e. VENDOR

PEMBENTANGAN 5 AUTHORIZATION i. GFMAS

PEMBENTANGAN 6 PENGURUSAN TERIMAAN

SEKIAN TERIMA KASIH