Bagian Organisasi Kota Yogyakarta Daerah Istimewa Yogyakarta PENYUSUNAN

Bagian Organisasi Kota Yogyakarta Daerah Istimewa Yogyakarta PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2013

Curriculum Vitae Nama : Dr. Asropi, SIP, MSi Tempat/tgl Lahir : Tegal, 7 Maret 1972 NIP : 19720307 199802 1 001 NPWP : 59. 432. 049. 1 -023. 000 Jabatan : Puket I Bidang Akademik STIA LAN Jakarta Kantor : Lembaga Administrasi Negara, Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi, Jl. Administrasi II Pejompongan, Jakarta Pendidikan : 1. S-1, Adm. Negara FISIP UGM 2. S-2, Adm. Negara FISIP UI 3. S-3, Adm. Negara FISIP UI Pengalaman Narasumber/Mengajar (2013) : 1. Mengajar Diklatpim IV di SESKOAL, 30 Januari 2013, materi: 1) “Dasar-dasar Administrasi “ dan 2) “Dasar-dasar Kepemerintahan yang Baik” 2. Narasumber pada “Pembinaan Aparatur Perencanaan Pembangunan Daerah bagi SKPD”, yang diselenggarakan BAPPEDA Kab. Ciamis, Jawa Barat, di Pangandaran, 4 Februari, 2013, materi: “Perencanaan: Definisi dan Konsep (disertai Teknik Penyusunan Visi dan Misi Organisasi)” 3. Mengajar Diklatpim IV di Puslitbangdiklat LPP RRI, 12 Februari 2013, materi: “Otonomi dan Pembangunan Daerah”. 4. Narasumber pada “Workshop Penyusunan LAK”, Hotel Lumire Jakarta, 13 Februari 2013 Dirjen Kerjasama Perdagangan Internasional, Kementerian Perdagangan Alamat email : asropi 0703@gmail. com Alamat web : asropi. wordpress. com

Ucapan Terimakasih Kepada Para Pengaya Bahan: Drs. Teguh Widjinarko, MPA Istiyadi Insani, S. Sos, MSi Tim Pusat Kajian Manajemen Pelayanan LAN Jakarta

Dasar Hukum � Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038) � Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 -2025 � Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 -2014 � Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan � Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah � Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku �

Pengertian � SOP dibedakan dari Standar Pelayanan (SP) ◦ SP adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji Penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur

Pengertian � SOP dibedakan dari Standar Pelayanan Minimal (SPM) ◦ SPM adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh warga secara minimal

Langkah-langkah Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP) Identifikasi Judul 4 3 2 1 Identifikasi Prosedur Merumuskan Format SOP AP Menyusun Dokumen SOP AP

Langkah-langkah Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP) Identifikasi Judul Identifikasi Tugas Identifikasi Fungsi Identifikasi Sub-Fungsi Identifikasi Kegiatan Identifikasi Output Identifikasi Aspek; Merumuskan judul SOP -AP. Menyusun 4 3 2 1 Identifikasi Prosedur Merumuskan Format SOP AP Dokumen SOP AP

Langkah-langkah Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP) 4 3 2 1 Identifikasi Judul Identifikasi Jenis Kegiatan; Identifikasi Penanggung Jawab Produk; Identifikasi Penanggung Jawab Pelaksanaan Kegiatan; Identifikasi Langkah Awal Kegiatan; Identifikasi Langkah Utama Kegiatan; Identifikasi Langkah Akhir Kegiatan; Mengidentifikasi Langkah-langkah Menyusun Penghubung antara Langkah Awal, Utama dan Akhir. Dokumen SOP AP Identifikasi Prosedur Merumuskan Format SOP AP

Langkah-langkah Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP) Menyusun Dokumen Dasar SOPAP a. Memindahkan Prosedur (Langkah Kegiatan) yang telah dirumuskan; b. Mengidentifikasi Pelaksana; c. Membuat Flowcharts; d. Mengisi Mutu Baku dan Keterangan. Mengisi Identitas SOP-AP a. Mengisi Nomor, Tanggal Pembuatan, Tanggal Revisi, Tanggal Efektif, Pejabat yang mengesahkan, Judul SOP dan Identitas Institusi; Identifikasi b. Mengisi Dasar Hukum, Judul Kualifikasi Pelaksana, Keterkaitan, Peralatan/Perlengkapan, Peringatan serta. Identifikasi Pendataan dan Pencatatan. Prosedur 4 3 2 1 Merumuskan Format SOP AP Menyusun Dokumen SOP AP

Langkah-langkah Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP) Halaman judul/cover; Keputusan pimpinan K/L/Pemda (Lembar Pengesahan); 4 3 2 1 Daftar isi; Penjelasan singkat penggunaan. Identifikasi Judul Identifikasi Prosedur Merumuskan Format SOP AP Menyusun Dokumen SOP AP

Identifikasi Judul Gabungan Aspek + Output Opsional Berdasarkan Peraturan Identifikasi Aspek Identifikasi Kegiatan Identifikasi Fungsi Identifikasi Output Merumuskan Judul Identifikasi Sub-fungsi Identifikasi Tugas Adalah keluaran langsung dari kegiatan Identifikasi fungsi manajemen

FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP

FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output Aspek Judul SOP (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Keterangan: Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan Huruf Kapital A); Kolom 2 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor angka Arab, misal: 1, 2, 3, …); Kolom 3 Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor huruf abjad kecil, misal: a, b, c, …); Kolom 4 Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada dengan diberi angka Arab berkurung satu misal: 1), 2), 3), … (Hal ini bersifat opsional, sedangkan identifikasi kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan; Kolom 5 Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah ada) dan diberi nomor huruf alfabet berkurung satu, misal: a), b), c), …; Kolom 6 Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengan diberi nomor angka Arab berkurung, misal: (a), (b), (c), …; Kolom 7 Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan (Penyusunan aspek, Laporan Konsinyering Output, di Asdep Pengembangan Sisdur Keterangan). Untuk memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP nomor urut pertama (1) s. d. terakhir.

CONTOH PENGISIAN FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

No. Tugas Fungsi Sub. Fungsi (Kegiatan ) Output A. Melaksanakan urusan bidang kepegawaian, dan kesejahteraan, pendidikan dan pelatihan Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian dan kesejahteraan Pelaksanaan urusan kepegawaian Draft Laporan Kehadiran Pegawai Aspek Pembuatan Judul SOP Pembuatan Draft Laporan Kehadiran Pegawai Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn meningkatkan cakupan SOP Judul SOP Final Out-put Final Laporan Kehadiran Pegawai Aspek Judul SOP Final Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai

No Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output Aspek Judul SOP (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) A. Melaksanakan urusan bidang kepegawaian, dan kesjahteraan, pendidikan dan pelatihan Melaksanaka n urusan kegiatan kepegawaian dan kesejahteraa n a. Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian a) Laporan Kehadir-an Pegawai Pembuatan a) Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai b) Surat Usulan Kenaikan Pangkat Pembuatan b) Pembuatan Surat Usulan Kenaikan Pangkat a) Daftar Gaji Pembuatan a) Pembuatan Daftar Gaji b) Pembayar an Gaji Pegawai Pelaksanaan b) Pelaksanaan Pembayaran Gaji Pegawai c) dll. b. Melaksanakan urusan kegiatan kesejahteraan c) dll,

Identifikasi Prosedur Rumusan: Subyek, Predikat, Obyek, dan Keterangan Tentukan Kegiatan Utama Tentukan Kegiatan Akhir Hubungkan antar kegiatan dalam bentuk narasi 4 3 2 1 Tentukan Kegiatan Awal

CONTOH IDENTIFIKASI PROSEDUR A. Tentukan Langkah Awal § Kabid menugaskan Kasubid Konsinyering untuk menyusun konsep Laporan B. Tentukan Langkah Utama § Kasubid menyusun konsep menyerahkan kepada Kabid Laporan Konsinyering dan C. Tentukan Langkah Akhir § Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering D. Hubungkan Langkah Awal, Langkah Utama dan Langkah Akhir dalam sebuah “cerita” berurutan awal - akhir; § 1. Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsep Laporan Konsinyering 2. Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid 3. Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

CONTOH LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR

FORMULIR LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR A. Data Kegiatan 1. Judul SOP : 2. Jenis Kegiatan : 3. Penanggung Jawab : a. Produk : b. Kegiatan : Ruang lingkup : 4

B. IDENTIFIKASI KEGIATAN Nama Kegiatan : Langkah Awal : Langkah Utama : Langkah Akhir :

C. IDENTIFIKASI LANGKAH Langkah Awal : 1 : 2 3 4 5 6. . . Langkah Utama 10 11 12 13 14 15. . . Langkah Akhir 21

CONTOH PENGISIAN LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN

CONTOH LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/AKTIVITAS A. Data Kegiatan 1. Nama SOP : Pembuatan Laporan Konsinyering 2. Jenis Kegiatan : Rutin 3. Penanggung Jawab : a. Produk : Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan b. Kegiatan : Kabid. . . Scope/ruang lingkup : Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan Deputi Bidang Tatalaksana 4

B. IDENTIFIKASI KEGIATAN Nama Kegiatan : Pembuatan Laporan Konsinyering Langkah Awal : Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsep Laporan Konsinyering Langkah Utama : Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid. Langkah Akhir : Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

C. IDENTIFIKASI LANGKAH Langkah Awal : 1 Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep Laporan Konsinyering : 2 Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data dan mengonsep Laporan Konsinyering 3 Langkah Utama : 4 Analis mengumpulkan data Konsinyering dan Menyerahkan kepada Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid. 5 Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Asdep. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubid untuk diperbaiki. 6 Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.

C. IDENTIFIKASI LANGKAH : 7 Langkah Akhir Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada Kasubid untuk didokumentasikan. 8 Kasubid memerintahkan Analis untuk mendokumentasikan Laporan Konsinyering. 9 Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

Merumuskan Format SOP AP 1 Menyusun Dokumen Dasar Buat draft flowchart Hitung aktor/ pelaksana Masukkan simbol/flow chart Isi mutu baku dan keterangan

Contoh Draft Flowchart No Kegiatan Pelaksana Kabid Kasubid Analis Asdep 1 Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep Laporan Konsinyering X 2 Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data dan mengonsep Laporan Konsinyering X 3 Analis mengumpulkan data Konsinyering dan menyerahkan kepada Kasubid X 4 Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid. X 5 Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Asdep. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubid untuk diperbaiki. X 6 Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki. X 7 Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada Kasubid untuk didokumentasikan. X 8 Kasubid memerintahkan Analis untuk mendokumentasikan Laporan Konsinyering. 9 Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering X X

Contoh Draft Flowchart No. Aktivitas Kasubag Umpeg 1. Kasubag Umpeg memerintahkan Petugas Presensi untuk membuat rekapitulasi daftar kehadiran pegawai X 2. Petugas Presensi membuat Rekapitulasi Kehadiran dan menyerahkan ke Kasubag Umum dan Kepegawaian 3. Kasubag Umpeg memeriksa Rekapitulasi Kehadiran. Jika setuju dijadikan sebagai bahan penyusunan konsep Laporan Kehadiran. Jika tidak mengembalikan kepada Petugas Presensi untuk dilengkapi. X 4. Kasubag Umpeg membuat konsep laporan kehadiran pegawai dan menyerahkan kepada Sekretaris Badan. X 5. Dst Petugas Presensi Sekretari s Badan X X Kepala Badan

Simbol Fungsi untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan) untuk men-deskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING No. Kegiatan Pelaksana Kabid 1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering 2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering 3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid 4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid 5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki. 6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki. 7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan. 8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk Kasubi d Anali s Mutu Baku Asde p Tidak Ya Kelengkap an Waktu Output Keteranga n

No. Buat Flowchart dengan Simbol Aktivitas 1. Kasubag Umpeg memerintahkan Petugas Presensi untuk membuat rekapitulasi daftar kehadiran pegawai 2. Petugas Presensi membuat Rekapitulasi Kehadiran dan menyerahkan ke Kasubag Umum dan Kepegawaian 3. Kasubag Umpeg memeriksa Rekapitulasi Kehadiran. Jika setuju dijadikan sebagai bahan penyusunan konsep Laporan Kehadiran. Jika tidak mengembalikan kepada Petugas Presensi untuk dilengkapi. 4. Kasubag Umpeg membuat konsep laporan kehadiran pegawai dan menyerahkan kepada Sekretaris Badan. Kasubag Umpeg Petugas Presensi Sekretari s Badan Kepala Badan

Mengisi Mutu Baku dan Keterangan 1) 2) 3) Isi Mutu Baku Kolom Kelengkapan diisi dengan bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan (umumnya berisi dokumen): formulir, lembar disposisi, data, laporan keuangan, dll; Kolom Waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari, minggu, bulan; Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan: Surat, Laporan, Kumpulan Data, Draft Laporan, Konsep Pedoman, dll. Isi Keterangan Kolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat mengenai hal-hal yang perlu diperjelas seperti: Anggota Tim Kerja, SOP yang terkait, Biaya yang diperlukan, Persyaratan, dll.

Contoh Mutu Baku dan Keterangan Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Keterangan Agenda Kerja 15 menit Disposisi 1 hari Bahan Laporan, SOP Pengumpulan Bahan Disposisi Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan, Disposisi Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan, Disposisi Draft Laporan 1 jam Laporan, Disposisi Laporan 10 menit Disposisi Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pendokumentasian

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING No. Kegiatan Pelaksana Kabid Kasubi d Anali s Mutu Baku Asde p Kelengkap an Waktu Keterangan Output 1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering Agenda Kerja 15 menit Disposisi 2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering Disposisi 15 menit Disposisi 3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid Disposisi 1 hari Bahan Laporan, Disposisi 4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan, Disposisi 5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki. Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan, Disposisi Draft Ya Laporan 1 jam Laporan, Disposisi Tidak Ya 6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki. 7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan. Laporan 10 menit Disposisi 8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk Laporan 10 menit Disposisi Tidak SOP Pengumpulan Bahan

Isi Mutu Baku dan Keterangan Aktor No. Kegiatan Mutu Baku Kelengkapan Keterangan Waktu Output 1. Kasubag Umpeg memerintahkan Petugas Presensi untuk membuat rekapitulasi daftar kehadiran pegawai Memo instruksi/ Disposisi 30 menit Kesediaan 2. Petugas Presensi membuat Rekapitulasi Kehadiran dan menyerahkan ke Kasubag Umum dan Kepegawaian Memo instruksi/ Disposisi 1 hari Rekapitulasi Kehadiran pegawai 3. Kasubag Umpeg memeriksa Rekapitulasi Kehadiran. Jika setuju dijadikan sebagai bahan penyusunan konsep Laporan Kehadiran. Jika tidak mengembalikan kepada Petugas Presensi untuk dilengkapi. Rekapitulasi Kehadiran Pegawai 30 menit Rekapitulasi Kehadiran Pegawai yang telah divalidasi 4. Kasubag Umpeg membuat konsep laporan kehadiran pegawai dan menyerahkan kepada Sekretaris Badan. Rekapitulasi Kehadiran Pegawai yang telah divalidasi 2 jam Konsep laporan Kehadiran 5. dst SOP Pembuatan Rekapitulasi

2 Mengisi Identitas SOP a. Mengisi Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah: 1. Logo dan Nama Unit tempat SOP diberlakukan, 2. Nomor SOP, 3. Tanggal Pembuatan SOP, 4. Tanggal Revisi SOP, 5. Tanggal efektif berlakunya SOP, 6. Disahkan oleh, 7. Nama/Judul SOP, 8. Dasar hukum SOP, 9. Keterkaitan dengan SOP lain, 10. Peringatan yang diperlukan, 11. Kualifikasi Pelaksana SOP, 12. Peralatan/Perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan SOP, 13. Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.

CONTOH LEMBAR IDENTITAS SOP-AP

Nomor: 001/OT. 255/A. 2/11/2010 Tanggal Pembuatan: 11 November 2010 LOGO PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN ………. Sekretariat Daerah Tanggal Revisi: 2011 11 November Tanggal Efektif: 2010 20 November Disahkan oleh: Daerah, Sekretaris Drs. Ibrahim Putra, M. Si. NIP. 19700615199603 -1 -991 Nama SOP : Pembuatan Rancangan

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang … 1. Memahami Peraturan Perundangan 2. PP No. 41 Tahun 2007 tentang … mengenai Organisasi Perangkat Daerah 3. Permendagri No. … 2. Memahami Kebijakan Daerah mengenai SOTK 4. Perda No. … 5. Per. Bup No. … Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP Pengundangan Rapat 1. Pedoman Penyusunan SOTK 2. SOP Penyelenggaraan Rapat 2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya 3. SOP …. 3. Hasil Telaahan mengenai SOTK Peringatan Pendataan dan Pencatatan Penyusunan SOTK selambat- Buku Kendali Dokumen

KEMENTERIAN PAN DAN RB Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D. IV/4/2012 Tanggal Pembuatan 4 September 2012 Tanggal Revisi 4 September 2013 Tanggal Efektif 7 September 2012 Disahkan oleh DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA Asisten Deputi Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN Drs. Endang Herman, M. Si. 19520917 199703 1 001 Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara; 2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang. . ; 3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang. . 1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan; 3. Memahami materi kegiatan. KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. SOP Pengumpulan Data, 2. SOP Penyusunan Draft 3. SOP Pendokumentasian 1. 2. 3. 4. PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan. Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan, Formulir Laporan Kegiatan, KAK, Hasil Kegiatan

Menyusun Kelengkapan Dokumen SOP-AP ASESORIS SOP Halaman Judul Keputusan Pimpinan/Lembar Pengesahan Daftar Isi Penjelasan Singkat Penggunaan

ASESORIS SOP Halaman Judul/Cover LOGO Standar Operasional Prosedur Kementerian/Lembaga/Pemda 2012 Kementerian/Lembaga/Pemda Jl. …………. . Telepon : ……………… Nama Kota ……………

CONTOH LEMBAR HALAMAN JUDUL/COVER

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI 2012 KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Jl. Jenderal Sudirman Kav 69 Telepon (021) 7398381, Faksimili (021) 7398323 Jakarta Selatan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DEPUTI BIDANG TATALAKSANA 2012 KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Jl. Jenderal Sudirman Kav 69 Telepon (021) 7398381, Faksimili (021) 7398323 Jakarta Selatan

ASESORIS SOP Keputusan Pimpinan/ Lembar Pengesahan LOGO Keputusan Pimpinan Tentang…. 2012 Kementerian/Lembaga/Pemda Jl. …………. . Telepon : ……………… Nama Kota ……………

CONTOH LEMBAR HALAMAN KEPUTUSAN PIMPINAN/LEMBAR PENGESAHAN

PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA Nomor : 11 Tahun 2009 Tentang PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA Jl. Jenderal Sudirman Kav 69 TLP. (021) 7398381, Fax. (021) 7398323 Jakarta Selatan

LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG TATALAKSANA Jakarta, Juli 2012 Deputi Bidang Tatalaksana, DR. Ir. Deddy S. Bratakusumah, BE, MURP, MSc NIP. xxxxxx KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Jl. Jenderal Sudirman Kav 69 Telepon (021) 7398381, Faksimili (021) 7398323 Jakarta Selatan

ASESORIS SOP Daftar Isi dan Penjelasan Singkat Penggunaan DAFTAR ISI Kata Pengantar………………………………………… … I Pendahuluan……………………………………… ………. ii Latar Belakang…………………………………………. iii Ruang Lingkup………………………………………… iv Tujuan…………………………………………… ………. v Manfaat………………………………………… ………. . vi Halaman Pengesahan/Keputusan Pimpinan………………………… vii Penjelasan Singkat Penggunaan………………………………. . . viii

CONTOH SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN Deputi Bidang Tatalaksana Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi 2012

KEMENTERIAN PAN DAN RB Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D. IV/4/2012 Tanggal Pembuatan 4 September 2012 Tanggal Revisi 4 September 2013 Tanggal Efektif 7 September 2012 Disahkan oleh DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA Asisten Deputi Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN Drs. Endang Herman, M. Si. 19520917 199703 1 001 Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara; 2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang. . ; 3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang. . 1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan; 3. Memahami materi kegiatan. KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. SOP Pengumpulan Data, 2. SOP Penyusunan Draft 3. SOP Pendokumentasian 1. 2. 3. 4. PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan. Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan, Formulir Laporan Kegiatan, KAK, Hasil Kegiatan

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING No. Kegiatan Pelaksana Kabid Kasubi d Anali s Mutu Baku Asde p Kelengkap an Waktu Keterangan Output 1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering Agenda Kerja 15 menit Disposisi 2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering Disposisi 15 menit Disposisi 3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid Disposisi 1 hari Bahan Laporan, Disposisi 4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan, Disposisi 5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki. Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan, Disposisi Draft Ya Laporan 1 jam Laporan, Disposisi Tidak Ya 6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki. 7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan. Laporan 10 menit Disposisi 8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk Laporan 10 menit Disposisi Tidak SOP Pengumpulan Bahan