BAB VII LAPORAN BISNIS Laporan adalah penyampaian informasi
BAB VII LAPORAN BISNIS Laporan adalah penyampaian informasi baik secara lisan, tertulis ataupun visual dari seorang pejabat kepada pejabat lain dalam suatu sistem administrasi. n Murphy dan Hildebrandt dalam Purwanto (2006: 265) Laporan bisnis (business report) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian data kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Karakteristik Laporan Bisnis n n n Netral, tidak memihak Obyektif, logis dan tidak emosional Menyajikan fakta, peristiwa, kondisi, produk, perkembangan, masalah, perkembangan, dsb. Disusun secara sistematis Memiliiki tujuan yang jelas, yaitu membantu pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Umumnya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang lebih tinggi
ALIRAN LAPORAN BISNIS RUPS DEWAN KOMISARIS DIREKTUR UTAMA DIREKTUR PRODUKSI BAGIAN PABRIK KARYAWAN BAGIAN GUDANG KARYAWAN DIREKTUR PEMASARAN BAGIAN PROMOSI KARYAWAN BAGIAN PENJUALAN KARYAWAN DIREKTUR KEUANGAN BAGIAN AKUNTANSI KARYAWAN BAGIAN KEUANGAN KARYAWAN
Tujuan Laporan Bisnis n n n Memonitor atau mengendalikan operasional perusahaan Membantu implementasi kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan Memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku di perusahaan. Mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal Membaantu pemecahan masalah dan pengambilan keputusan atas isu tertentu Memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
n Prinsip laporan yang baik (berkualitas), yaitu; n n n Prinsip pertanggung jawaban , ruang lingkup pelaporan meliputi segala sesuatu yang berkaitan dgn tanggung jawab atas pemberian mandat, delegasi wewenang amanah. Prinsip pengecualian, yang dilaporkan adalah hal-hal yang penting dan relevan dengan pengambilan keputusan dan pertanggung jawaban. Prinsip perbandingan, laporan harus dapat memberikan gambaran kedaan masa yang dilaporkan dibandingkan dengan periode lain atau unit lain. Prinsip akuntabilitas, prinsip ini mensyaratkan hal-hal yang dominan yang membuat keberhasilan atau kegagalan yang terutama perlu dilaporkan. Prinsip manfaat. Maksudnya manfaat yang diharapkan dari laporan itu harus lebih besar dari biayanya.
FUNGSI LAPORAN FUNGSI INFORMASI FUNGSI PENGAWASAN FUNGSI PERTANG GUNG JAWABAN FUNGSI PENGAMBIL AN KEPUTUSAN memberikan gambaran menyeluruh mengenai perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya menunjukan sesuatu segi atau aspek yang perlu disempurnakan untuk kelancaran kegiatan organisasi menyajikan gambaran dan kesimpulan penting pelaksanaan tugas. menyediakan berbagai data yang diperlukan untuk pembuatan keputusan dan tindakan yang tepat.
PENGGOLONGAN JENIS LAPORAN o Menurut Fungsinya n Laporan informasional, berupa laporan yang menyajikan fakta dan rangkuman tanpa melakukan analisis, kesimpulan ataupun rekomendasi. Termasuk information report adalah; Laporan perkembangan p Laporan sementara p Laporan berkala p n Laporan Analitikal, menyajikan fakta, menganalisis, dan menafsirkan kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi. Laporan rekomendasi p Usulan /proposal p
Menurut Frekuensinya o Laporan berkala, yaitu laporan yang dibuat secara rutin dalam waktu tertentu, misalnya setiap hari, minggu, bulan , tiga bulan, semester, dan tahun. o Laporam khusus, yaitu laporan yang dibuat ketika ada kejadian atau situasi khusus, seperti munculnya krisis, konflik, perubahan organisasi dsb.
Menurut Formatnya o Laporan memorandum. n laporan yang menggunakan format memo. Format ini digunakan untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan intern. o Laporan surat n laporan yang menggunakan format surat yang memiliki jumlah halaman 5 atau kurang dari 5. laporan tersebut mencakup semua bagian dari surat. o Laporan cetakan n Laporan yang panjang dalam bentuk cetakan, yang menggunakan format buku yang memiliki judul yang tercetak , daftar isi (instruksi)
MENURUT FORMALITASNYA. 1. Laporan Formal n Laporan formal umumnya panjang yaitu lebih dari 10 halaman, sehingga disebut laporan panjang (long report) n Laporan formal mencakup tiga bagian penting a. b. c. 2. Prefatory part, sampul, judul, daftar isi, surat kewenangan/persetujuan, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar tabel, daftar gambar Body tex, pendahuluan, isi , penutup Supplement part, lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, indeks Laporan Informal n Laporan informal biasanya hanya menyangkut badan teks dan pendek, sehingga disebut laporan pendek (short report)
SYARAT LAPORAN 1. Jelas dan Lugas, laporan dikatakan jelas, uraiannya mudah dimengerti, dan tidak memberi peluang timbulnya penafsiran yang berbeda-beda 2. Akurat dan Lengkap, dalam arti mengandung semua data yang relevan diperlukan 3. Singkat, isinya tidak berbelit-belit dan hanya berisikan butir-butir informasi yang sesuai persyaratan yang ditetapkan dan menguraikan hal-hal yang nyata dan perlu disampaikam. 4. Tepat waktu, mengindahkan faktor ketepatan waktu penyampaian, karena laporan akan berkurang bahkan hilang manfaatnya apabila disampikan melampaui waktu yang telah ditetapkan. 5. Disusun secara jujur , obyektif, dan transparan
PROSES PENYUSUNAN LAPORAN 1. PERENCANAAN a. b. Persiapan Membuat bagian pokok 2. PENGORGANISASIAN a. b. c. Menyusun tubuh laporan Menyusun teks laporan Metode kerangka
PERSIAPAN PENULISAN LAPORAN BISNIS Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup Analisis audiens, untuk menggambarkan siapa penerima laporan 3. Menentukan ide atau gagasan, 4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan, data apa yang diperlukan, darimana dan dengan cara apa data diperoleh 5. Menganalisis dan menafsirkan data 6. Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir. Struktur laporan disesuikan dengan tujuan dan fungsi laporan 1. 2.
BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS Pendahuluan 1. Berisi uraian masalah, tujuan dan ruang lingkup laporan Kemudian uraian tentang metode pengumpulan informasi dan sumbernya 2. Isi atau Teks Berisi fakta penting dan relevan dengan tujuan laporan Kemudian mengembangkan dan menguaraikan beberapa aspek secara rinci beserta data pendukungnya. Penutup 3. Berisi rangkuman secara menyeluruh atau kesimpulan yang diambil berdasarkan pembahasan isi laporan Kemudian bila perlu diikuti rekomendassi yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.
PENGORGANISASIAN LAPORAN Cara Menyusun Tubuh Laporan Penyusunan tubuh laporan bisnis dapat dilakukan dengan pendekatan, yaitu; 1. Deduktif (langsung ), berarti menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu menjelasksan hal-hal yang rinci. 2. Induktif (tidak langsung), berarti fakta-fakta yang ada dijelaskan terlebih dahulu sebagai dasar/argumentase ide pokok atau rekomendasi yang dijelaskan kemudian Pendekatan mana yang digunakan , tergantung karakteristik pembacanya.
Cara Menyusun Teks Laporan Adalah memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan. Teks disusun dengan cara: Membuat topik atau kriteria Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian Mendiskripsiksan lokasi atau tempat Menjelaskan suatu proses atau prosedur Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alfabet Menyusun urutan tingkat familiaritas Menyusun sumber-sumber yang digunakan Pemecahan masalah
Metode Kerangka (outline) Model kerangka adalah penyusunan dan penomoran judul laporan ke dalam sub-sub judul yang lebih kecil Outline penting karena; Dalam laporan panjang outline akan menjadi daftar isi laporan memberi tuntunan dalam menyusun laporan Membantu melihat hubungan antar judul, sub judul dan menghilangkan duplikasi Penomoran dapat me nggunmakan angka, huruf, ataun kombuinasi dianta keduanya
LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN OUTLINE 1. Tempatkan ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangkan panjang laporan, subyek, dan pembaca. 2. Keseimbangan pembagian masing-masing judul ke subjudul yang lebih kecil harus terjaga 3. Jika membagi suatu judul ke dalam subjudul yang lebih kecil, paling tidak harus terdapat dua subjudul 4. Setiap subjudul jangan terlalu panjang atau terlalu pendek, dan harus seimbang 5. Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul atau subjudul
Do your best. . . !
- Slides: 19