BAB VI UKURAN DAUR KEHIDUPAN DAN PERTUMBUHAN ORGANISASI

BAB VI UKURAN , DAUR KEHIDUPAN DAN PERTUMBUHAN ORGANISASI

TIK • Mampu menjelaskan pengertian & definisi ukuran organisasi. • Mampu memberikan analisis tentang hubungan ukuran organisasi dan kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi. • Mampu menjelaskan hubungan ukuran organisasi dan birokrasi. • Mampu menjelaskan pengertian komponen administratif dan konsep birokrasi Weber. • Mengenal dan mampu menjelaskan inti pemikiran dalam model daur kehidupan organisasi Greiner.

UKURAN ORGANISASI • Ukuran atau besaran organisasi menunjuk pada jumlah total anggota (pegawai) organisasi. • Organisasi bisa dibedakan menjadi organisasi kecil dan organisasi besar. • Skala besar kecilnya ukuran organisasi sangat “relatif” • Organisasi dengan jumlah karyawan 2. 000 orang atau lebih dikatakan organisasi besar. Benarkah? Dipengaruhi oleh status karyawan, jenis perusahaan. • Ukuran organisasi berkaitan dengan beberapa karakteristik struktural organisasi yaitu; 1. Kompleksitas struktur 2. Formalisasi. 3. Sentralisasi.

Kompleksitas Struktur • Kompleksitas struktur menunjuk pada derajat diferensiasi yang terdapat di dalam sebuah organisasi 1. Diferensiasi horizontal, menunjuk pada banyaknya jumlah unit kerja dalam organisasi. 2. Diferensiasi vertikal menunjuk pada banyaknya jumlah tingkatan hierarki dalam organisasi); dan 3. Diferensiasi spasial, menunjuk pada derajat persebaran lokasi geografis dari fasilitas dan personil suatu organisasi

Ukuran Organisasi dan Kompleksitas Struktur • • Semakin tinggi diferensi (horizontal, vertikal maupun spasial) maka organisasi semakin kompleks. Kompleksitas meningkat mengikuti meningkatnya besaran organisaasi. Namun laju peningkatan kompleksitas akan semakin menurun.

Formalisasi § Formalisasi, menunjukkan tingkat penggunaan dokumen dan aturan tertulis dalam melaksanakan kegiatan organisasi § Robbins dalam Kusdi (2005: 129), tujuan formalisasi adalah: 1. Menjaga konsistensi dan keseragaman, yakni untuk mencapai output yang tidak berubah-ubah kualitasnya. 2. Meningkatkan koordinasi, yaitu melalui standarisasi operasional dan prosedur secara tertulis. 3. Penghematan biaya secara ekonomis. Melalui formalisasi dalam wujud buku-buku manual pekerjaan yang berisi prosedur kerja dan penjelasan yang terperinci, maka dapat dihemat biaya diklat, biaya pengawasan dan biaya lainnya.

Ukuran Organisasi dan Formalisasi § Peningkatan ukuran organisasi akan diikuti oleh peningkatan formalisasi. § Pada organisasi besar tingkat formalisasi akan tinggi. § Pekerjaan-pekerjaan distandarisasi. § Pengawasan akan lebih efisien bila bersandar pada peraturan-peraturan dan prosedur kerja tertulis. § Pada organisasi kecil cenderung formalisasinya rendah, dimana; § Sedikit menggunakan aturan dokumen tertulis. § Pemberian perintah, bimbimgan dan pengawasan terhadap karyawan dilakukan secara langsung oleh pimpinan.

Sentralisasi • Sentralisasi berkaitan dengan wewenang dalam pengambilan keputusan. • Jika wewenang pengambilan keputusan terpusat di pucuk pimpinan atau lapisan atas organisasi, maka organisasi itu disebut sentralistik. • Jika sebaliknya, dimana wewenang pengambilan keputusan tersebar di lapisan bawah, maka organisasi itu disebut desentralistik. • Ukuran organisasi berhubungan secara negatif dengan sentralisasi. • Semakin besar ukuran organisasi semakin desentralistik. • Semakin kecil ukuran organisasi semakin sentralistik.

Ukuran Organisasi dan Sentralisasi • Ukuran organisasi akan meningkatkan desentralisasi, sejalan dengan meningkatnya formalisasi. • Alasan-alasan mengapa organisasi yang besar membutuhkan desentralisasi dan mengurangi sentralisasi. 1. Kapasitas pengolahan informasi manusia terbatas 2. Organisasi membutuhkan respon yang cepat 3. Keputusan dapat diambil dengan informasi yang lebih rinci dan lengkap. 4. Motivasi pekerja dapat ditingkatkan dengan desentralisasi 5. Desentralisasi memberi peluang pembelajaran

Ukuran Organisasi dan Birokrasi • Kusdi (2009: 132). Berdasarkan karakteristis struktur dan kondisi lingkungan maka organisasi dibedakan menjadi: 1. Organisasi organik dicirikan oleh kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi yang semuanya rendah (low), dan mempunyai lingkungan yang dinamis 2. Organisasi mekanistik dicirikan oleh kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi yang semuanya tinggi (high), dan mempunyai lingkungan yang stabil. 3. Organisasi birokratik dicirikan oleh kompleksitas, formalisasi tinggi namun sentralisasi rendah. • Menetapkan aturan-aturan dan prosedur-prosedur yang ketat sebagai upaya kontrol. • Mendelegasikan keputusan-keputusan ke level bawah

KOMPONEN ADMINISTRATIF Robbins (1994: 179) Komponen administratif adalah semua pegawai dalam organisasi yang berkaitan dengan aktivitas “pendukung”. Mereka memberi kontribusi secara tidak langsung pada pencapaian tujuan organisasi.

Hukum Parkinson, “Jumlah pejabat dalam organisasi dan jumlah pekerjaan yang harus dilakukan sama sekali tidak saling berhubungan. Kategori 1914 1928 % +/- 62 20 -67, 74 Seluruh pegawai AL 146. 000 100. 000 -31, 50 Buruh Pelabuhan 57. 000 62. 439 +9, 54 Pejabat & staf pelabuhan 3. 249 4. 558 +40. 29 Perwira AL 2. 000 3. 569 + 78, 45 Kapal aktif Khusus di bidang pemerintahan, tidak dibutuhkan atau hanya sedikit dibutuhkan hubungan antara jumlah pekerjaan yang harus dilakukan dan besarnya staff untuk pekerjaan tersebut.

Hubungan Ukuran Organisasi dan Komponen Administrarif • Hubungan antara ukuran organisasi dengan komponen administratif dapat berkolerasi; – positif = saat besaran organisasi berkembang, komponen administratif relatif bertambah secara tidak proposional. – Negatif = pada saat besaran meningkat, proporsi komponen administratif menurun – Curvilinier = komponen administratif lebih besar bagi organisasi kecil, dan lebih besar dibandingkan organisasi yang sedang. • Besaran organisasi bukan satu-satunya faktor yang mempengaruhi komponen administratif. Faktor lain mencakup jenis organisasi, lingkungan, teknologi, dan kompleksitas.

DAUR HIDUP ORGANISASI • Seperti halnya manusia, semua organisasi dilahirkan, tumbuh dan akhirnya mati (meskipun hal itu dapat terjadi dalam beberapa ratus tahun) • Robbins (1994: 21) , “daur hidup (life cycle) merujuk pada sebuah pola perubahan yang dapat diramalkan”. • Organisasi mempunyai daur hidup dimana mereka berkembang melalui serangkaian transisi atau tahapan yang distandarisir.

TAHAPAN DHO 1. Tahap kewiraswastaan. Organisasi baru didirikan, menuntut kreativitas, keteraturan, struktur dan komunikasi bersifat informal. 2. Tahap kebersamaan. Melanjutkan inovasi , misi organisasi sema-kin jelas, anggota berkomitmen tinggi tehadap organisasi. 3. Tahap formalisasi dan kontrol. Organisasi lebih birokratis, 4. Tahap perluasan struktur. Pada fase ini struktur organisasi menjdi semakin kompleks dan diperluas. Pengambilan keputusan di desentralisasikan 5. Tahap kemunduran. Ini akibat dari persaingan, pasar yang semakin menggecil. Perputar pegawai dan konflik dalam organisasi meningkat Robbins (1994: 22)

Beberapa Catatan Kritis DHO • Apakah semua organisasi bergerak melalui kelima tahapan ini? – Tidak semua organisasi dapat melewati kelima tahap tersebut. . Banyak diantaranya yang tidak mencapai ke tahap 5. sudah mati. • Apakah tahapan DHO mempunyai korelasi dengan umur kronologis sebuah organisasi? – Fase-fase pertumbuhan organisasi tidak harus bersifat kronologis. . Artinya, fase-fase pertumbuhan tidak identik dengan usia kronologis organisasi. • Dapatkah kita menyesuaikan model lima tahap DHO dengan model empat tahap hidup yg lebih tradisional? – Model lima tahap DHO, dapat disesuaikan model 4 tahap yang lebih tradisional. , yaitu pembentukan (sinonim kewiraswastaan) , pertumbuhan (sebanding kebersamaan), kematangan (sepaham dengan formalisasi dan perluasan struktur) dan kemunduran. Robbins (1990: 21 -22),

TERIMA KASIH

PERTUMBUHAN ORGANISASI

Alasan Pertumbuhan Organisasi • Beberapa alasan mengenai pertumbuhan organisasi: 1. Pimpinan organisasi berkeinginan agar organisasi untuk menjadi lebih lengkap, mempunyai kegiatan yang lebih luas, dan mampu mencapai kemajuan. 2. Mobilitas para ekskutif. Pertumbuhan memberi tantangan dan peluang karir bagi ekskutif. 3. Faktor ekonomis. Pertumbuhan organisasi akan dapat menekan biaya, dan memperoleh keuntungan yang lebih besar, dan memperkuat daya saing 4. Kemampuan menjaga kelangsungan hidup. Organisasi yang besar mempunyai peluang dukungan yang lebih besar dari pemerintah dibandingkan dengan organisasi yang kecil.

Empat Cara Pertumbuhan Organisasi Pertumbuhan organisasi , dicapai melalui kegiatan : 1. Ekspansi, yaitu pertumbuhan melalui perluasan bidang usaha, merger, akuisisi. 2. Diversifikasi, yaitu pertumbuhan melalui pengembangan barang/jasa baru atau penambahan bidang bisnis baru. 3. Pengembangan Teknologi. Pertumbuhan ini muncul dari dampak aplikasi pengembangan teknologi sebuah organisasi 4. Perbaikan Teknik Manajerial. Pertumbuhan ini muncul sebagai dampak dari proses manajemen yang dimodifikasi dan diperbaiki sehingga menimbulkan efisiensi.

Tahapan Pertumbuhan Organisasi • Greiner dalam tulisannya “Evolution and Revolution as Organization Grow” menyatakan; 1. Pertumbuhan organisasi melalui lima tahapan evolusi yang relatif tenang dan masing-masing diakhiri dengan krisis. 2. Krisis ini terjadi karena perubahaan struktur organisasi, kepemimpinan, dan gaya manajemen yang dibutuhkan sebagai sebuah organisasi yang tumbuh. 3. Organisasi akan mengalami kesulitan bila strukturnya tidak sesuai dengan tahapan pertumbuhan. 4. Greiner menamakan periode sebelum dan sesudah setiap titik kritis sebagai tahap pertumbuhan.

Lima Tahapan Pertumbuhan Organisasi Model pertumbuhan organisasi meliputi lima tahap, yaitu: 1) 2) 3) 4) 5) Kreativitas/Entrepreneurial Pengarahan / kolektivitas Pendelegasian /delegasi Koordinasi / formalisasi Kerjasama / kolaborasi

Gambar 11. 2: Tahapan Pertumbuhan Organisasi Besar Krisis Pembaharuan Ukuran Organisasi Krisis Birokrasi Krisis Otonomi Krisis Kepemimpinan Kecil 4 Krisis Pengawasan 1 Bayi 2 3 5 Pertumbuhan melalui Kerjasama Pertumbuhan melalui Koordinasi Pertumbuhan melalui Pendelegasian Pertumbuhan melalui Pengarahan Pertumbuhan melalui kreativitas Anak-anak Remaja Proses Pertumbuhan Dewasa

Tahap Pertama: Pertumbuhan Lewat Kreativitas • Tahap ini dimulai ketika organisasi baru berdiri, ukuran organisasi masih kecil, dikelola oleh pemilik dan perhatian terarah pada upaya menciptakan dan menjual produk tertentu dan juga kemampuan bertahan untuk menghadapi persaingan. • Organisasi tumbuh, aktivitas semakin kompleks dan masalah manajemen muncul karena organisasi tidak dapat lagi di urus lewat komunikasi informal dan personal. • Pada saat seperti ini munculah krisis kepemimpinan. karena pimpinan tidak mampu lagi mengendalikan aktivitas organisasi secara sendirian. • Krisis ini dipecahkan dengan mencari tipe pemimpin yang diterima pendiri dan mampu mengendalikan organisasi.

Tahapan Kedua: Pertumbuhan Melalui Pengarahan • Dalam tahap kedua organisasi mulai ditata menjadi bagian dengan hirarki wewenang, beban tugas yang jelas. Organisasi mulai jelas struktur dan fungsi-fungsinya. • Pimpinan mengambil tanggung jawab pengarahan sedang manajer pada jenjang lebih rendah diperlakukan sebagai pelaksana yang tidak banyak dilibatkan dalam pengambilan keputusan. • Keadaan ini akan menimbulkan krisis otonomi, dimanajer tingkat bawah akan mencari pengaruh yang lebih besar di dalam pengambilan keputusan • Solusi dari krisis otonomi tersebut adalah pendelegasian wewenang dalam pengambilan keputusan.

Tahapan Ketiga: Pertumbuhan Melalui Pendelegasian • Tahap pendelegasian manajer tingkat bawah mempunyai otonomi yang lebih besar dalam menjalankan aktivitas unit kerjanya, sedangkan top manajemen lebih berkonsentrasi pada perencanaan strategis jangka panjang. • Krisis yang muncul dari tahap pendelegasian adalah krisis pengawasan, karena manajer unit kerja merasa nyaman dengan otonomi, sedangkan top manajemen merasa takut organisasi akan dibawa ke berbagai arah. • Oleh karena itu diperlukan suatu cara dalam mengelola jalannya roda organisasi, melalui teknik-teknik koordinasi yang baru

Tahapan Keempat: Pertumbuhan Melalui Koordinasi • Tahap koordinasi ditandai dengan penggunaan sistem formal untuk mencapai koordinasi vertikal maupun horizontal. • Kontrol birokratis mulai diterapkan melalui standarisasi kegiatan, dan berbagai program formal dan prosedur kerja yang baku. • Manajer menengah menjadi kurang inovatif. Organisasi menjadi kaku dan terlalu besar untuk dikelola melalui aturan dan program formal • Dalam keadaan demikian munculah krisis keempat yaitu krisis birokrasi, yang terjadi karena organisasi menjadi terlalu birokratis dan kurang adaptif terhdap lingkungan. • .

Tahapan Kelima: Pertumbuhan Melalui Kolaborasi • Suasana baru akan tumbuh bila mampu melewati krisis birokrasi, yaitu munculnya semangat kerjasama/ kolaborasi. • Pada fase ini organisasi mulai mengembangkan kerja tim untuk mengatasi cara kerja birokrasi yang terlalu rasional dan impersonal. • Karyawan telah menyadari bahwa birokrasi yang berlebihan akan menghambat kegiatan. Pengawasan formal digantikan pengawasan sosial dan disiplin diri. • Akibatnya banyak karyawan yang mengalami kelelahan fisik maupun psikologis, yang akhirnya muncul krisis pembaharuan. • Krisis ini akan teratasi bila organisasi telah mempunyai mekanisme penyesuaian yang otomatis.

Kesimpulan • Ukuran oganisasi mempengaruhi struktur organisasi, terutama pada kompleksitas, formalisasi dan sentralisasi • Daur hidup organisasi merujuk pola perubahan yang dapat diramalkan. • Setiap tahapan pertumbuhan organisasi menimbulkan masalah tersendiri. Setiap tahap pertumbuhan memunculkan krisis yang baru dan setiap krisis mengharuskan manajemen melakukan penyesuaian alat koordinasi, sistem kontrol dan disain organisasi.

TERIMA KASIH