BAB VI PENULISAN PESANPESAN RUTIN DAN POSITIF PESAN

BAB VI PENULISAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

PESAN RUTIN • Pesan rutin adalah penyampaian pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang bersifat rutin, penting dan segera. v. Pesan rutin sangat beragam seperti; pesanan barang, memo, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran, pengaduan, undangan. v. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana. v. Pesan rutin sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung. v. Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas dan menyesuaikan pendekatan dengan situasi yang ada.

1. Nyatakan permintaan /pesan (Pembukaan) – Tulis dalam nada yang sopan, tidak menuntut dan personal – Gunakan pendekatan langsung – Kemukakakan permintaan secara spesifik. Nyatakan dengan jelas apa yang anda inginkan. 2. Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan anda (Isi). – Jelasan alasan permintaan anda penting. – Jelaskan setiap potensi manfaat merespon permintaan anda. – Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan. 3. Mintalah dilakukan tindakan spesifik (Penutup) – Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan anda. – Ekspresikan rasa terima kasih anda – Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan anda.

BENTUK-BENTUK PERMINTAAN RUTIN • Permintaan untuk pihak internal – Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. – Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo. • Permintaan untuk pihak eksternal – Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. – Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

• Memo adalah surat dari seorang pejabat ditujukan kepada pejabat lain dalam satu instansi atau bawahannya yang isinya singkat tentang pemberitahuan, saran, permintaan. • Memo hanya berlaku untuk komunikasi secara Internal dan biasanya ditulis dengan tangan di lembar kertas dalam bentuk formulir tanpa nomor dan cap instansi. • Secara garis besar, bagian-bagian yang terdapat dalam memo adalah: – Kepala surat yang bisa memuat nama dan alamat kantor, perkataan “memo”, “kepada”, “dari”, “hal”, “tanggal” – Badan surat, yang memuat pesan yang hendak disampaikan – Kaki surat, yang memuat tanda tangan, nama terang.

PT PURI KENCANA Jl. Palembang 14 Malang Dari : Direktur Kepada : Manajer Pemasaran Tanggal : 12 Oktober 2013 MEMORANDOM Tolong siapkan laporan penjualan 3 bulan terakhir untuk bahan rapat tanggal 30 Oktober 2013 Direktur tt SYAWAL SAB

SURAT PESANAN • Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu. • Informasi barang/jasa yang akan dipesan dapat diperoleh melalui surat penawaran, iklan, atau melalui petugas pemasaran. • Dalam surat pemesanan harus disebutkan dengan jelas, singkat, dan sopan mengenai; – – – Nama, jenis, tipe, dan ciri barang yang dipesan Jumlah atau banyaknya pesanan Cara pembayaran Cara pengiriman atau cara penyerahan. Waktu pengiriman yang diinginkan.

TOKO SUMBER REZEKI Jl. Mayjen Haryono 163 Malang Nomor : 123/TR/2/2009 Hal : Pesanan Yth. Direktur Pemasaran PT Mekar Elektrik Jl. Siwalan 56 Mojokerto Malang, 12 Oktober 2013 Sehubungan dengan surat penawaran Saudara nomor 25/PB/X/2009 tanggal 10 Oktober 2013, kami bermaksud memesan beberapa barang elektronik sebagai berikut; 1. Mesin cuci 7 kg 10 unit warna putih 2. Televisi 21 inchi 9 unit warna silver 3. Pompa air Sanyo 1 unit Sedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongan harga serta garansi sesuai dengan pena-waran Saudara. Kami berharap agar pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 27 Oktober 2013 Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya. Hormat kami Edy Marpaung SAB

Surat Keluhan • Surat keluhan (klaim) adalah surat pernyataan ketidakpuasan yang dikrimkan pembeli kepada penjual barang atau penyedia jasa atas barang atau layanannya. • Ketidkpuasan dapat berkaitan dengan; – – Pengembalian barang dan permintaan uang kembali Pengggantian produk rusak Perbaikan dalam masa garansi Pembatalan pesanan, dll. • Dalam surat pengaduan – Jelaskan problem yang ada dan berikan alasan detailnya. – Berikan informasi atau bukti yang mendukung – Mintalah tindakan penyesuaian (penyelesaian klaim) yang diinginkan.

TOKO SUMBER REZEKI Jl. Mayjen Haryono 163 Malang Nomor : 123/TR/2/2013 Hal : Kesalahan Pengiriman Yth. Direktur Pemasaran PT Mekar Elektrik Jl. Siwalan 56 Mojokerto Malang, 12 Oktober 2013 Dengan ini kami sampaikan bahwa telah menerima kiriman barang dari saudara pada tanggal 11 Oktober 2013, Dari beberapa barang yang kami terima, ada beberapa barang yang tidak sesuai dengan pesanan kami. Barang tersebut adalah TV 21 inchi dengan warna hitam, yang seharusnya warna silver sesuai dengan pesanan kami. Untuk itu kami mengharapkan agar Saudara mengganti barang yang tidak sesuai tersebut dengan biaya pengiriman menjadi tanggungan Saudara. Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya. Hormat kami Edy Marpaung SAB

Mengabulkan Klaim dan Permintaan untuk Penyesuaian 1. Ketika perusahaan yang salah v v Perhatikan kebijakan perusahaan dalam kasus yang ada sebelum anda merespon. Bersimpati pada ketidaknyamanan pelanggan Jelaskan bagaimana anda telah atau akan menangani klaim Ambil langkah-langkah untuk memperbaiki hubungan 2. Ketika pelanggan yang salah v v v Bandingkan antara biaya memenuhi dan menolak permintaan Bila memilih memenuhi permintaan, bukalah surat dg berita baik Gunakan bagian isi pesan untuk mengajak pelanggan menghindari hal serupa dimasa yang akan datang. 3. Ketika pihak ketiga yang salah. v Evaluasi situasi dan tinjau ulang kebijakan perusahaan

PESAN POSITIP l l Pesan positip adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif)

§ Pesan good news, adalah surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan. § Contoh good news tentang pekerjaan – Kenaikan gaji – Promosi jabatan - Lamaran pekerjaan dikabulkan - Tunjangan hari raya (THR) § Contoh good news tentang Produk – – Pemberian diskon Layanan purna jual Garansi Persetujuan kredit

Menyampaikan pesan positip dengan nada bersahabat dan menyambut § Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai Sales Manager. § Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp 4. 000 per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember 2013. Silahkan datang ke kantor saya pukul 09. 00 pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda. § Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013 Menjelaskan semua detail yang diperlukan

Pesan dengan niat baik (goodwill) lebih menekankan pada upaya menjaga hubungan personal atau kekeluargaan dengan para relasi, dan tidak mempunyai tujuan bisnis langsung. 1. Ucapan selamat (congratulation). Ini biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu. 2. Penghargaan (message of appreciation). Ini diberikan karena kemampuan perusahaan atau individu mencapai prestasi kerja tertentu. 3. Ucapan dukacita (condolence). Ucapan dukacita ini dapat diberikan secara lisan ataupun tertulis. Ini menunjukkan perhatian dan rasa simpati perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah. 4. Ucapan terima kasih. Ini diberikan sebagai ungkapan rasa, karena telah dibantu atau diuntungkan oleh seseorang atau lembaga

PT MITRA PERKASA Jl. Mayjen Haryono 163 Malang UCAPAN SELAMAT Dengan ini pimpinan dan karyawan PT Mitra Perkasa mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya kantor cabang Bank Mandiri Cabang Kepanjen Dengan dibukanya cabang yang baru tersebut kami mengharapkan hubungan perbankan antara kami dengan bank mandiri bertanbah erat dan lancar. Malang, 10 Oktober 2013 Hormat kami Ali Hanan SAB Direktur

DEKAN FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Dalam rangka Dies N atalis Ke -53 FIA UB mendapat kehormatan mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri acara FIA Fun Day nanti pada: Hari : Sabtu Tanggal: 19 Oktober 3013 pukul : 09. 00 s/d 15. 00 tempat : lapangan FIA UB Acara : FIA FUN DAY Atas kehadian Bapak/Ibu /Saudara kami sampaikan ucapkan terima kasih. Dekan