BAB III PENGORGANISASIAN BISNIS 3 1 PENGERTIAN Organisasi

BAB III PENGORGANISASIAN BISNIS 3. 1. PENGERTIAN § Organisasi ; kesatuan (entity) yang dikoordinasikan secara sadar dengan sebuah batasan yang dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atas sekelompok tujuan. § struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang diikuti. § Pengorganisasian ; tindakan mengusahakan kelakuan yang efktif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas -tugas tertentu dalam kondisi tertentu untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu. 1

Pengorganisasian menyebabkan timbulnya sebuah struktur organisasi yang dapat dianggap sebuah kerangka yang merupakan sebuah titik pusat sekitar apa manusia dapat menggabungkan usaha-usaha mereka dengan baik. l Salah satu bagian penting tugas pengorganisasian adalah menghatmonisasikan suatu kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan kemampuan keseluruhan dalam suatu arah tertentu. l Harapannya tercapai sinergisme (synergism) yang berarti tindakan-tindakan simultan unit individual atau yang terpisah yang bersama-sama menghasilkan suatu efek total yang lebih besar dibandingkan dengan jumlah komponen-komponen individual. l 2

3. 2. KONSEP ORGANISASI DAN PENGORGANISASIAN 4 komponen dasar Organisasi : 1) Pekerjaan yang dibagi-bagi 2) Orang-orang yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan yang dibagi-bagi 3) Lingkungan di mana pekerjaan dilaksanakan 4) Adanya hubungan antar orang-orang di dalam sebuah kelompok kerja dan juga hubungan antara kelompok kerja satu dengan kelompok kerja yang lain Proses Pengorganisasian : 1) Pembagian kerja dalam organisasi 2) Pengkombinasian secara logis ke dalam departemen-departemen 3) Pendelegasian wewenang 4) Penetapan koordinasi dan sistem pengawasan 3

Prinsip-prinsip Organisasi 1) Harus mempunyai tujuan 2) Adanya hirarki 3) Kesatuan perintah 4) Pelimpahan/pendelegasian wewenang 5) Pertanggungjawaban 6) Pembagian pekerjaan 7) Jenjang/rentang pengendalian 8) Fungsional 9) Pemisahan 10) Keseimbangan 11) Fleksibilitas v ENAM UNSUR UTAMA untuk merancang struktur organisasi; spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi, formalisasi. 4

SPESIALISASI KERJA v v v SPESIALISASI KERJA; sampai tingkat manakah tugas dalam organisasi dibagi-bagi menjadi pekerjaan-pekerjaan yang terpisah. Hakikat dari spesialisasi pekerjaan adalah bahwa daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Individu-individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan, bukan mengerjakan seluruh kegiatan. Dari persfekttif organisasi, pelatihan untuk spesialisasi lebih efisien, mudah dan murah. Spesialisasi kerja dewasa ini dapat dilakukan untuk pekerjaan tertentu, sehingga berdampak pada produktivitas. 5

DEPARTEMENTALISASI v v v v DEPARTEMENTALISASI; dasar yang dipakai untuk mengelompokkan bersama, sejumlah pekerjaan. Mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan pada tugas yang sama/mirip. Pengelompokkan kegiatan dalam dilakukan menurut fungsi yang dijalankan, misal akuntansi, manufkatur, personalia, pembelian, penjualan. Tugas dapat didepartementalisasikan menurut tipe produk yang dihasilkan organisasi, seperti bahan bakar, pelumas, lilin. Pengelompokkan tugas dapat didasarkan pada geografi atau teritori, misal wilayah barat, selatan, utara. Pengelompokkan dapat dilakukan berdasarkan proses, di mana setiap departemen berspesialisasi dalam satu fase khusus dalam prosuksi, seperti pengecoran, pencetakan, pembuatan, finishing, dan inspeksi, kemas, dan kirim. Pengelompokkan dapat digunakan berdasarkan tipe tertentu dari pelanggan yang ingin dicapai organisasi, seperti eceran, grosir, dan pemerintah. 6

RANTAI KOMANDO; rantai tidak putus dari wewenang yang menjulur dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa melapor kepada siapa. v Wewenang (otoritas); hak-hak yang inheren dalam posisi manajerial untuk memberikan perintah dan mengharapkan dipatuhinya perintah itu. v Asas Kesatuan Komando membantu mengamankan konsep garis wewenang yang tidak terputuskan. Bahwa seorang bawahan hanya mempunyai satu atasan kepada siapa ia bertanggung jawab. v Konsep rantai komando, wewenang, dan kesatuan komando saat sekarang ini kadang kurang relevan, karena kemajuan teknologi komputer dan kecenderungan ke arah pemberian kuasa pekerja. v 7

RENTANG KENDALI; jumlah bawahan yang dapat diarahkan secara efisien dan efektif oleh seorang manajer. v Rentang kendali; sangat menentukan banyaknya tingkat dan manajer yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. v Rentang ; 4 Operatif; 4. 096 Manajer (1 -6); 1. 365 1 4 Rentang ; 8 Operatif ; 4. 096 Manajer (1 -4) ; 585 1 16 8 64 84 256 512 1. 024 4. 096 8

SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI v v v SENTRALISASI; sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal organisasi. Konsep sentralisasi hanya mencakup wewenang formal, yaitu hakhak yang inheren dalam posisi seseorang. Apabila manajemen puncak mengambil keputusan utama organisasi dengan sedikit atau tanpa masukan dari manajemen level bawahnya. DESENTRALISASI; keleluasan keputusan dialihkan ke bawah pada pekerja tingkat lebih-rendah. Makin banyak personil tingkat lebih-bawah memberikan masukan atau diberi keleluasan mengambil keputusan, makin adanya desentralisasi. Dalam suatu organisasi desentralisasi, tindakan lebih cepat untuk memecahkan masalah, lebih banyak orang memberi masukan, dan makin kecil kemungkinan pekerja merasa diasingkan. 9

FORMALISASI v v v FORMALISASI; sampai tingkat mana pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi dibakukan. Jika suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksanaan pekerjaan itu mempunyai kuantitas keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, bagaimana seharusnya dikerjakan. Pekerja diharapkan selalu menangani masukan yang sama dalam cara yang persis sama, yang menghasilkan suatu keluaran yang konsisten dan seragam. Ada formalisasi tinggi, terdapat uraian jabatan (job description) yang eksplisit, banyak aturan organisasi, dan prosedur yang terdefinisi dengan jelas yang meliputi proses kerja dalam organisasi. Tingkat formalisasi dapat beraneka ragam antar dan di dalam organisasi. 10

3. 3. DESAIN ORGANISASI STRUKTUR SEDERHANA; suatu struktur yang bercirikan tingkat departementalisasi sederhana, rentang kendali yang luas, wewenang yang dipusatkan dalam satu orang, dan formalisasi kecil. v BIROKRASI; suatu struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai lewat spesialisasi, aturan dan pengaturan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen-departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komndo. v STRUKTUR MATRIKS; suatu struktur yang menciptakan lini rangkap dari wewenang, menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. v 11

Bentuk-bentuk Organisasi : 1) Organisasi Lini/Garis (Line Organization) ; organisasi lini biasanya bawahan hanya mengenal satu atasan/pimpinan, sebagai sumber kewenangan yang memberi perintah. DIREKTUR BAGIAN PRODUKSI GUDANG BAGIAN PENJUALAN BAGIAN KEUANGAN KASIR PEMBUKUAN 12

2) Organisasi Garis dan Staf (Line and staff Orgazniztion); organisasi ini terdiri atas unit-unit garis dan staf, di mana unit garis adalah orang atau unit-unit yang secara langsung ikut serta melaksanakan tercapainya tugas pokok/tujuan, sedangkan staf yaitu unit yang secara tidak langsung ikut serta dapam mencapai tujuan. DIREKTUR UTAMA ASSITEN DIREKTUR MANAJER PRODUKSI MANAJER PEMASARAN MANAJER SDM MANAJER KEUANGAN 13

3) Organisasi Fungsi (Functional Organization) ; dalam organisasi ini disusun berdasarkan atas kegiatan-kegiatan dari tiap-tiap fungsi sesuai dengan kepentingan perusahaan, di mana tiap-tiap fungsi terpisah berdasarkan keahliannya, tetapi setiap fungsi kegiatan tidak dapat berdiri sendiri, karena satu dengan yang lainnya saling ketergantungan. DIREKTUR UTAMA MANAJER PRODUKSI MANAJER PEMASARAN PENJUALAN PROMOSI MANAJER SDM KASIR MANAJER KEUANGAN PEMBUKUAN 14

DEPARTEMENTASI adalah proses pengelompokkan kegiatan, yaitu adanya pembagian kerja, sehingga terbentuknya departementasi atau sering disebut divisi, bagian, unit, atau seksi. Jenis departemen dapat didasarkan pada dua hal, yaitu : l l Tujuan 2) Aktivitas atau Proses Contoh berdasarkan Tujuan 1) DIREKTUR UTAMA DIREKTUR CABANG BANDUNG PEMASARAN DIREKTUR CABANG CIMAHI KEUANGAN DIREKTUR CABANG SUMEDANG PERSONALIA 15

DIREKTUR UTAMA DIREKTUR MERK A PRODUKSI DIREKTUR MERK B PENJUALAN DIREKTUR MERK C PERSONALIA DIREKTUR MERK D KEUANGAN Contoh Departementasi Proses DIREKTUR UTAMA MANAJER PRODUKSI MANAJER PEMASARAN PENJUALAN PROMOSI MANAJER SDM KASIR MANAJER KEUANGAN PEMBUKUAN 16

STRUKTUR MATRIKS CONTOH STRUKTUR MATRIKS PADA SEBUAH PERGURUAN TINGGI PROGRAM AKADEMIK D 3 S 1 PASCA SARJANA MANAJEMEN AKUNTANSI PERBANKAN 17

DESAIN BARU ORGANISASI STRUKTUR TIM; penggunaan tim sebagai piranti pusat untuk mengkoordinasi kegiatan kerja. Karakteristik primer dari struktur tim adalah struktur yang memecah-mecah penghalang departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan sampai tingkat tim. v ORGANISASI VIRTUAL; organisasi inti yang kecil, yang menggunakan sumber-luar untuk tugas-tugas bisnis utama. v ORGANISASI TANPA TAPAL-BATAS; suatu organisasi yang mengusahakan penghapusan rantai komando, mempunyai rentang kendali yang tidak terbatas, dan menggantikan departemen dengan tim yang diberi kuasa. v ORGANISASI FEMINIM; suatu organisasi yang dicirikan oleh perlakuan humanistik terhadap individu, non-oportunisme, karir yang didefinisikan melalui layanan kepada orang lain, komitmen pada perkembangan pekerja, penciptaan suatu komunitas yang peduli, dan berbagi kekuasaan. v 18

ORGANISASI VIRTUAL PERUSAHAAN KONSULTASI LITBANG YG INDEPENDEN AGEN PERIKLANAN KELOMPOK EKSEKUTIF PABRIK DI INDONESIA WAKIL PENJUALAN BERKOMISI 19

v v v v MODEL MEKANISTIK; suatu struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang ekstensif, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi. MODEL ORGANIK; suatu struktur yang datar, menggunakan tim silanghirarkis dan silang-fungsional, mempunyai formalisasi rendah, memiliki suatu jaringan informasi yang menyeluruh, dan mengandaikan pengambilan keputusan-partisipatif. STRATEGI INOVASI; suatu strategi yang menekankan diperkenalkannya produk atau jasa baru yang utama. STRATEGI MINIMISASI-BIAYA; suatu strategi yang menekankan kontrol biaya yang ketat, penghindaran pengeluaran inovasi atau pemasaran yang tidak perlu, dan penekanan-harga. STRATEGI IMITASI; suatu strategi yang berupaya untuk pindah ke produk baru atau pasar baru hanya setelah terbukti kelangsungan hidupnya. UKURAN ORGANISASI; ukuran akan berpengaruh pada struktur suatu organisasi. TEKNOLOGI; bagaimana suatu organisasi mentansfer masukannya menjadi keluaran. LINGKUNGAN; lembaga-lembaga atau kekuatan di luar organisasi yang secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi. 20

MODEL MEKANISTIK 21

MODEL ORGANIK 22

DESAIN KERJA Cara tugas-tugas digabung untuk menciptakan pekerjaan individual, tingkat fleksibilitas (keluwesan) yang dimiliki pekerja (karyawan) dalam pekerjaan mereka, dan ada atau tidaknya sistem pendukung organisasi (seperti perawatan di tempat kerja) semuanya mempunyai pengaruh langsung pada kinerja dan kepuasan pekerja. v Teori Karakteristik Tugas; upaya mengidentifikasi karakteristik tugas dari pekerjaan, bagaimana karakteristik itu digabung untuk membentuk pekerjaan yang berbeda, dan hubungannya dengan motivasi, kepuasan, dan kinerja karyawan. v Frank Greer mengemukakan ada dua fakta; (1) pekerjaan-pekerjaan itu berlainan, dan (2) beberapa lebih menarik dan menantang daripada yang lain. v 23

3. 4. PENYUSUNAN ORGANISASI l Penyusunan Organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan tahapan berikut : 1) 2) 3) 4) Analisis Jabatan menghasilkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan Penarikan Calon Karyawan/pekerja Pemilihan (seleksi) karyawan/pekerja Orientasi Karyawan/pekerja pada pekerjaan baru. 24

3. 4. PERAN MANAJEMEN l l Mempimpin ; mencakup memotivasi bawahan, mengarahkan orang-orang lain, memilih saluran komunikasi yang paling efektif, dan memecahkan konflik-konflik. Peran-peran manajemen ; 1) 2) 3) l Peran antar pribadi Peran informaional Peran keputusan Keterampilan manajemen ; 1) 2) 3) Keterampilan teknis; kemampuan menerapkan pengetahuan atau keahlian spesialisasi Keterampilan manusiawi; kemampuan bekerjasama dengan memahami dan memotivasi orang-orang lain, baik perorangan maupun dalam kelompok. Keterampilan konseptual; kemampuan mental untuk menganalisis dan mendiagnosis situasi rumit. 25

3. 5. PERILAKU ORGANISASI Perilaku organisasi (OB) suatu bidang studi yang menyelidi dampak perorangan, kelompok, dan struktur pada perilaku dalam organisasi dengan maksud menerapkan pengetahuan semacam itu untuk memperbaiki keefektifan organisasi. Perilaku yang berkaitan dengan kerja ; l l 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Pekerja yang bahagia merupakan pekerja yang produktif Semua individu menjadi paling produktif apabila atasannya ramah, mempercayai dan dapat didekati Wawancaa merupakan peranti seleksi yang efektif untuk memisahkan pelamar yang berkinerja-tinggi dari mereka yang berkinerja-rendah. Semua orang menginginkan pekerjaan yang menantang Anda harus sedikit menakut-nekuti orang agar mereka mengerjakan pekerjaan mereka Semua orang dimotivasi oleh uang Kebanyakan orang jauh lebih peduli akan besarnya gaji mereka sendiri daripada gaji orang lain Kelompok kerja yang paling efektif adalah yang tidak mempunyai konflik 26

l Tantangang dan kesempatan OB ; 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) l Memperbaiki kualitas dan produktivitas Memperbaiki keterampilan orang-orang Mengelola keanekaragaman tenaga kerja Menanggapi globalisasi Memberi kuasa orang-orang Merangsang inovasi dan perubahan Mengatasi kesementaraan Loyalitas karyawan yang merosot Memperbaiki perilaku etis Disiplin ilmu dalam OB; 1) 2) 3) 4) 5) Psikologi Sosiologi Psikologi sosial Antropologi Ilmu politik 27

3. 6. DASAR-DASAR PERILAKU INDIVIDU l l l Karakteristik biografis; karakteritik pribadi, seperti umur, jenis kelamin, dan status kawin, yang objektif dan mudah diperoleh dari rekaman pribadi. Kemampuan; kapasitas seorang individu untuk mengerjakan berbagai tugas dalam suatu pekerjaan. Kemampuan intelektual; kemampuan yang diperlukan untuk mengerjakan kegiatan mental. Kemampuan fisik; kemampuan yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas yang menuntut stamina, kecekatan, kekuatan, keterampilan serupa. Keseuaian pekerjaan-kemampuan; fisik dan mental, kepribadian, dan derminan kepribadian (total jumlah dari cara-cara dalam mana seorang individu bereaksi dan berinteraksi dengan orang-orang lain) antara lain berkaitan dengan keturunan, lingkungan dan situasi, tingkat pendidikan. Ciri kepribadian; karakteristik-karakteristik yang bertahan yang memerikan perilaku seorang individu. 28

HASIL PENELITIAN GOLEMAN (1999) l KEBERHASILAN MANUSIA DITENTUKAN OLEH KECERDASAN INTELEKTUAL (IQ) 20% DAN KECERDASAN EMOSI (EQ) SEBESAR 80% 29

EMOTIONAL INTELLIGENCE (KECERDASAN EMOSI) ADALAH BERHUBUNGAN DENGAN SEBERAPA JAUH SESEORANG MAMPU MENANGANI SEMUA PERSOALAN HIDUP (KONFLIK) YANG DILALUINYA SEHINGGA IA DAPAT MEMANFAATKAN SETIAP SITUASI YANG TIDAK MENYENANGKAN MENJADI SESUATU POTENSI DALAM PROSES PENGEMBANAGN DIRI DAYA TAHAN MENTAL TERHADAP PERSOALAN DALAM KEHIDUPAN 30

PEMBENTUKAN PERILAKU Pembentukan Perilaku; memperkuat secara sistematis tiap langkah berurutan yang menggerakkan seorang individu lebih mendekati respon yang diinginkan. Metode-metode Pembentukan Perilaku; v v 1) 2) 3) 4) Penguatan Positif Penguatan Negatif Hukuman Pemunahan Beberapa penerapan organisasional yang Spesifik v 1) 2) 3) 4) 5) 6) Manajemen merancang suatu reward bagi karyawan yang hadir. Program tunjangan (misal untuk pekerja yang cuti) Program pendisiplinan Mengembangkan program pelatihan Program mentor Manajemen-diri (pengawasan melekat) 31

KONSEP-KONSEP MOTIVASI DASAR v v v MOTIVASI; kesediaan untuk mengeluarkan tingkat upaya yang tinggi ke arah tujuan-tujuan organisasi, yang dikondisikan oleh kemampuan upaya itu untuk memenuhi sesuatu kebutuhan individual. Motivasi dapat diartikan sebagai upaya atau proses pemenuhan kebutuhan. Teori motivasi dipelajari dengan dua alasan, yaitu : 1) 2) Teori-teori tersebut mewakili suatu fondasi dalam tumbuhnya teori kontemporer; Manajer-manajer dalam praktek secara teratur menggunakan teori-teori tersebut. 32

3. 7. DASAR-DASAR PERILAKU KELOMPOK v. DEFINISI DAN KLASIFIKASI KELOMPOK v. Suatu Kelompok didefinisikan sebagai dua individu atau lebih yang berinteraksi dan saling bergantung, yang saling bergabung untuk mencapai sasaran-sasaran tertentu. v. Kelompok Formal; kelompok yang didefinisikan oleh adanya struktur organisasi, pembagian kerja yang disertai dengan pelaksanaan tugas-tugas. v. Kelompok informal; suatu kelompok yang tidak terstruktur secara formal atau tidak ditetapkan secara organisasi, muncul sebagai tanggapan terhadap kebutuhan akan kontak sosial. 33