BAB III Analisis pekerjaan Perencanaan SDM Rekrutmen dan
BAB III Analisis pekerjaan, Perencanaan SDM, Rekrutmen dan Seleksi merupakan kegiatan awal MSDM, yg sangat besar pengaruhnya pada kesuksesan atau kegagalan para manajer/perusa haan dlm melaksanaan operasional bisnisnya. #Kegiatan awal ini menentukan apakah untuk jangka waktu panjang organisasi/perusaha- an akan memiliki SDM yg potensial : efektif, efisien, produktif dan berkualitas dlm mem berikan kontribusi bagi tecapainya tujuan bisnisnya. 1/19/2022 1
@ Dari kegiatan awal tersebut untuk jangka waktu panjang di lingkungan sebuah organisasi/ perusahaan akan terhimpun SDM yang berkualitas atau sebaliknya tidak berkualitas. • Ada tiga kemungkinan sbb : 70 – 80 % 70 -80 % A B A : KUALITAS RENDAH B : KUALITAS SEDANG C : KUALITAS TINGGI 70 – 80% C 1/19/2022 2
PENGERTIAN PEKERJAAN / JABATAN « adalah suatu pola tugas-tugas, kewajiban, wewenang dan tanggung jawab yang harus dilakukan seorang pekerja. « adalah sejumlah tugas sejenis atau pekerjaan serum pun yg dihimpun atau dikombinasikan menjadi satu kesatuan yang bersifat spesifik berbeda satu dengan yang lain berupa unit kerja/departemen/devisi. « Lima Rumpun Utama : Pekerjaan dalam bidang (a) Produksi, (b) Pemasaran, (c) Keuangan, (d) 1/19/2022 3 SDM, dan (e) Penunjang dengan lini masing-
LIMA RUMPUN JABATAN / PEKERJAAN UTAMA GENERAL MANAGER SEKRETARIS GEN. MNGR LINI PRODUKSI PROMOSI 1/19/2022 LINI PEMASARAN DISTRIBUSI LINI KEUANGAN DLL LINI SDM PELATIHAN LINI PEKERJAAN PENUNJANG PENILAIAN KINERJA 4
PENGERTIAN ANALISIS PEKERJAAN Analisis Pekerjaan ada lah studi untuk menemu kan pola tugas, kewajib an, tanggung jawab dan wewenang suatu peker jaan/jabatan Analisis Pekerjaan ada lah kegiatan menghimpun informasi tentang jenis pekerjaan, tugas dan tanggung jawabnya secara khusus Analisis Pekerjaan adalah proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi tentang pe kerjaan/jabatan dan tanggung jawabnya seca ra operasional Analisis Pekerjaan adalah proses menghimpun informasi mengenai se tiap pekerjaan/jabat- an yang berpengaruh pada perwujudan tuju- an bisnis sebuah organi sasi / perusahaan 5 1/19/2022
INFORMASI YANG DIHIMPUN 1. Informasi tentang APA (WHAT) tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang harus dikerjakan. 2. Informasi tentang APA (WHAT) karakteristik personil/ pekerja yg dapat melakukan suatu pekerjaan/jabatan secara efektif. Misalnya jenis/jenjang pendididikan, pengalaman kerja, pelatihan dll. 3. Bagaimana (How) cara mengerjakan suatu pekerjaan / jabatan, hubungannya dgn pekerjaan lain, jenjang, jum lah pekerja dll agar dapat mengerjakannya secara efektif dan efisien. 4. Mengapa (WHY) harus dikerjakan dgn cara tsb dilihat dari hubungannya dgn tujuan orgnisasi/perusahaan 1/19/2022 6
Pelaksanaan Analysis Pekerjaan 1. Wawancara pengumpulan informasi harus diawali dgn menjelaskan ”mengapa analysis pekerjaan harus dilakukan ? ” 2. Yakinkan bahwa kegiatan analisis pekerjaan tidak akan merugikan pekerja, agar bersedia bekerja sama secara maksimal. 3. Ciptakanlah perasaan santai dan koperatif serta situasi femilier. Langkah-langkah Analysis Pekerjaan : a. Mengidentifikasikan Pekerjaan/Jabatan (yang akan dianalysis). b. Membuat dan mengembangkan angket (instrumen) c. 1/19/2022 Mengumpulkan informasi. 7
a. Identifikasi Pekerjaan/Jabatan – Indentifikasi perbedaan pekerjaan/jabatan dalam organisasi (pekerjaan serumpun) Dapat dibuat daftar jenis pekerjaan/jabatan yang ada. – Hasilnya dapat diketahui jenis dan jumlah pekerjaan kemudian konsilidasikan menjadi beberapa klasifikasi dengan kategori masing. b. Membuat dan Mengembangkan Angket – Angket atau check list dalam observasi digunakan untuk menjaring informasi secara konsisten. 1/19/2022 8
– Pergunakan angket yang sama untuk pekerjaan/ jabatan yang sama, karena yang perlu dijaring adalah perbedaan yang dilakukan dalam bekerja, dan bukan perbedaan tentang pekerjaan/jabatan – Untuk pekerjaan jabatan yang berbeda harus mempergunakan angket masing-masing c. Mengumpulkan Informasi – Lakukan pengumpulan informasi dengan menggunakan angket yang sudah dibuat/dikembangkan. 1/19/2022 9
Bagian I Status dan Identifikasi Kegiatan • Data/informasi mutahir tentang pekerjaan/ ja batan yg akan dianalysis. • Pastikan hubungannya dengan visi dan misi un tuk mengetahui ketepatan bidang kerjanya. Bagian II Informasi Tugas-Tugas dan Tanggung Jawab Tugas-tugas yang dicari informasinya adalah yang dilaksanakan secara kongkrit sehari-ha ri, mencakup tujuan, bentuk/jenis, cara melaksanakannya. 1/19/2022 10
• Tanggung jawab informasinya dari pekerjaan mana jerial, seperti pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, anggaran dan kete rampilan/keahlian pekerja BAGIAN III KARAKTERISTIK PERSONIL DAN KONDISI KERJA #Menghimpin informasi karakteristik/kualifikasi personil/ pekerja yang dipersyaratkan dalam melaksanakan suatu pekerjaan/jabatan. Mis : pendidikan, pelatihan, pengalaman, pengetahuan, keterampilan/keahlian pekerja dll. #Informasi Kondisi /Lingkungan Kerja berupa persyaratan internal dan eksternal personil agar pekerjaan berlangsung efektif. 1/19/2022 11
• - Kondisi kerja internal seperti : sifat-sifat, Pengalaman, karakteristik fisik, kesehatan, keterampilan khusus yang dipersyaratkan pekerjaan. - Kondisi kerja eksternal seperti : keunikan pekerjaan, perlengkapan/peralatan dan ruang kerja, keamanan dan keselamatan kerja dll. Bagian IV Standar Pelaksanaan Pekerjaan • Menghimpun informasi tentang kriteria/tolok ukur keber hasilan pelaksanaan pekerjaan (tugas-tugas dan tang gung jawab) • Untuk mengevaluasi keberhasilan/kegagalan pelaksana an pekerjaan (Penilaian Kinerja) 1/19/2022 12
CONTOH : ANALISIS PEKERJAAN …………. nama perusahaan …………. . Status : Analisis Pertama / Revisi Tanggal Analisis : ……………. . 2009. Nama Pekerjaan / Jabatan : ………………… Jenjang : Departemen/Biro/Bidang/Bagian/Seksi DESKRIPSI PEKERJAAN Tujuan Pekerjaan / Jabatan : 1. ……………………… 2……………………… 3. ………………………. Apa yang dikerjakan : 1. ………………………. 2. ……………………… 3. ………………………. 1/19/2022 13
SPESIFIKASI PEKERJAAN Pendidikan : D 2 / D 4 / S 1 / S 2 / S 3 Bidang astudi : ………………………… Bahasa Asing : 1. ………………. (pasif / aktif) 2. ………………. (pasif / aktif) Profesionalitas: …………………………. Manajerial : …………………………. Pengalaman Kerja : ………………………. . Pelatihan : …………………………. Persyaratan Fisik : ……………………… Persyaratan Psikis: …. ……………………. Hubungan Kerja : 1. Internal …………………. . 2. Eksternal ………………… Penguasaan teknologi termasuk komputer : …………………………………… 1/19/2022 15
PROSES DAN PENGGUNAAN ANALISIS PEKERJAAN (Tiga Fase Dalam Kegiatan Analisis Pekerjaan) I. PERSIAPAN PENGENALAN UMUM TENTANG ORGANISASI/ PERUSAHAAN DAN TYPE PEKERJAAN II. PENGUMPULAN INFORMASI III. PENGGUNAAN ❶ IDENTIFIKASI PEKERJAAN PENGEM B ANGAN KUESIONER (ANGKET) MENGHIMPUN DATA/ INFORMASI DESKRIPSI PEKERJAAN ❷ SPESIFIKASI PEKERJAAN MELENGKAPI SISTEM INFORMASI SDM DALAM MENUNJANG SDM ❸ STANDAR PEKERJAAN 1/19/2022 16
DESKRIPSI / URAIAN PEKERJAAN 1)adalah informasi hasil analisis pekerjaan/jabatan khu susnya tentang tugas-tugas yg menentukan keberhasil an organisasi/perusahaan. 2)adalah penjabaran tugas-tugas, tanggung jawab dan kondisi kerja yang diperlukan untuk dapat melaksana kan suatu pekerjaan/jabatan secara sukses (termasuk juga yang bersifat khusus dan harus dirahasiakan) 3)adalah seluruh penyajian ringkas yang berisi informasi tentang pekerjaan/jabatan dan syarat pelaksa naannya agar berlangsung secara efektif dan efisien. @Deskripsi pekerjaan dibuat secara sederhana 1/19/2022 17
2. Spesifikasi Pekerjaan adalah uraian mengenai persyaratan pekerja yang akan mengerjakan suatu pekerjaan/jabatan berupa keterampilan/keahlian yang harus dimilikinya. 3. adalah karakteristik atau syarat-syarat yg harus dipe nuhi seorang pekerja agar dpt melakukan suatu peker jaan/jabatan secara sukses 4 adalah suatu ringkasan informasi tentang persyaratan pekerja yang dapat melakukan suatu pekerjaan secara efektif dan efisien. @ Disebut juga Spesifikasi Manusia (Human/Man Spesification) 1/19/2022 18
PERBEDAAN DESKRIPSI PEKERJAAN DENGAN SPESIFIKASI PEKERJAAN DESKRIPSI PEKERJAAN SPESIFIKASI PEKERJAAN 1. Mengenai Pekerjaan / Jabatan 2. Profil Pekerjaan : De finisi/Batasan Pekerjaan/Ja batan yang mencakup tugas-tu gas, wewenang dan tanggung jawab 1. Mengenai Pekerja / Manusia 2. Karakteristis pekerja yang dipersya-ratkan pekerjaan, antara lain : pendidikan, 1/19/2022 keahlian, pengalaman pe latihan, keterampilan fisik, kondisi mental/ psi kologis, kepribadi an, kemampuan bahasa, pe nguasaan hukum, adapta si kebudayaan bagi yang bertugas lintas negara 19
PERBANDINGAN PEKERJAAN MANAJERIAL/PROFESIONAL DENGAN PEKERJAAN TEKNIS/KETERAMPILAN Semakin tinggi kemampuan kerja manajerial (jabatan struktural) dan profesional (jabatan fungsional/tenaga ahli) semakin kecil diperlukan keterampilan teknis, demikian pula sebaliknya. MANAJERIAL / PROFESIONAL 95 % 5% 75 % 25% 50% 25% 75 % 5% 1/19/2022 95% TEKNIS / KETERAMPILAN 20
ANALISIS PEKERJAAN / JABATAN MANAJERIAL Ø sangat dinamis, selalu berbeda-beda atau berubah-ubah dari waktu ke waktu, sesuai dgn tantangan bisnis yg dihadapi. Ø Perbedaan wilayah kerja menuntut respon manajerial yang bervariasi, meskipun jenjang jabatan struktural sama. Pekerjaan/jabatan manajerial bersifat kualitatif, karena me nyangkut kemampuan yang tidak dapat diukur berupa target dalam bentuk bilangan. Beberapa manifestasinya berupa kualitas kemampuan da lam pengambilan keputusan, pemecahan masalah, inisiatif dan kreativitas, kepemimpinan, kerjasama, mengkoor dinasi dan memberdayakan anggota organisasi dll. Setiap dan semua kemampuan manajerial itu sangat berva riasi kualifikasinya berdasarkan jenjang jabatan struktural 1/19/2022 21 jabatan/pekerjaan manajerial masing-masing
Dengan demikian pekerjaan/jabatan manajerial memer lukan diskripsi tentang kemampuan mengamb keputus an bidang produksi, pemasaran, keuangan dan SDM Sedang jabatan/pekerjaan profesioanl berkenaan dengan design produk dan kualitas produk (barang atau jasa), dan pemasaran untuk meraih laba secara kompetilitif. • Kemampuan tersebut dijabarkan dalam tugas-tugas manajer produksi, manajer pemasaran, manajer keuangan ditunjang dengan penjabaran tugas-tugas SDM dalam pengadaan dan pengembangan SDM untuk setiap bidang di dalam organisasi/perusahaan. • Tugas-tugas tersebut mencakup juga aspek kemampuan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, penganggaran dan pengawasan (kontrol) sesuai dgn strategi bisnis 1/19/2022 22
SEBAB-SEBAB DINAMIKA PEKERJAAN Persyaratan atau peredaran waktu yang mengaki batkan segala sesuatu berubah, I termasuk juga ke inginan dan kebutuhan konsumen yang terus me nerus meningkat kualitasnya. Kondisi itu meng akibatkan pekerjaan untuk menghasilkan barang atau jasa harus ditingkatkan dikembangkan. Manajer atau tenaga kunci produk lini ha rus terbuka dalam menerima saran, kreati vitas, inisiatif (gagasan baru), inovasi dll (mis : II hasil pelatihan). Usaha mengadaptasi sesuatu yang baru, mengakibatkan terjadi 1/19/2022 nya dinamika 23
Perubahan lingkungan bisnis, terutama perkembangan dan kemajuan ilmu dan teknologi yang harus diadaptasi, sehingga terjadi perubahan dan perkembangan peker jaan Dinamika pekerjaan mengharuskan ke giatan Analisis Pekerjaan perlu direviu, baik secara keseluruhan, maupun seba hagian 1/19/2022 24
Pelaksanaan pekerjaan sesuai hasil Analysis Pekerjaan penting bagi pekerja dan organisasi/perusahaan • • Bagi pekerja Penghasilan Status sosial ekonomi Jabatan menggambarkan sukses dan kekuasaan Lokasi tempat tinggal (Standar Kehidupan) • • Bagi perusahaan Produktivitas dan kuali-tas sebagai wahana per-wujudan eksistensinya. Menentukan pencapaian tu juan berupa kompetitif yang berkelanjutan Informasi Tentang Pekerjaan/Jabatan Hasil Analysis Pekerjaan * Harus diorganisasikan agar selalu tersedia dan siap digunakan. * Dimasukkan dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM). * Dapat digunakan untuk berbagai keperluan khususnya dalam menetapkan Desain Pekerjaan dan Perencanaan SDM 1/19/2022 25
DASAR-DASAR SISTEM INFORMASI SDM • Analysis Pekerjaan adalah proses menghimpun informasi tentang suatu pekerjaan/jabatan secara sistematis, teratur/tertib dan dapat dinilai. • Informasi itu harus dihimpun Dep. SDM bersama manajer unit lainnya yang mengetahui detail pekerjaan dimasukkan dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) Organisasi / perusahaan. • Informasi mengenai pekerjaan/jabatan di dalam SIM setiap saat harus dapat dipergunakan oleh manajer sesuai wewenangnya dalam meningkatkan efisieni dan efektivitas pengambilan keputusan bisnis dalam menghadapi persaingan yang berpengaruh pada laba organisasi/perusahaan. . 1/19/2022 26
- Slides: 26