BAB F KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA TATACARA PENGURUSAN ASET

BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) FADZILAH BINTI HAMZAH 13 DISEMBER 2007

TAFSIRAN KEHILANGAN Aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUSKIRA Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN Ketua Jabatan termasuk: Ketua sesuatu cawangan, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS HAPUSKIRA Dua (2) peringkat: (a)Perbendaharaan (b) Pegawai Pengawal

KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN (a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM 50, 000 atau keseluruhannya melebihi RM 500, 000. (b) Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA), LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone. (c) Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM 50, 000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM 500, 000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan (b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM 50, 000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM 500, 000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan (b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan dan Hapus kira. T U G A S (a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori (Kew. PA-3). (b) Mendapatkan Laporan Awal (Kew. PA-28) daripada Ketua Jabatan. (c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal. (d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat (Kew. PA-29).

URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA (e) Mendapatkan hasil siasatan polis. T U G A S (f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat. (g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal. (h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur. (i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA (j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset. T U G A S (k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya. (l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada (m) Ketua Jabatan dan mengemukakannya kepada Kuasa (n) Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan (o) hapus kira. (m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/ tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan. (n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan (o) Tindakan Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke (p) Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutn

PROSES HAPUSKIRA 1. Melaporkan Kehilangan (a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. (b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

PROSES HAPUSKIRA 2. Laporan Awal – KEW PA-28 (a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian / Ibu Pejabat.

PROSES HAPUSKIRA 2. Laporan Awal – KEW PA-28 (b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan (ii)Ketua Setiausaha Perbendaharaan

PROSES HAPUSKIRA 2. Laporan Awal – KEW PA-28 (c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

KEW PA-28 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Nyatakan: 1. Keterangan Aset yang hilang. (a) Jenis Aset (b) Jenama dan Model (c ) Kuantiti (d) Tarikh Perolehan (e) Harga Perolehan Asal 2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.

KEW PA-28 3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui. 4. Cara bagaimana kehilangan berlaku. 5. Nama dan jawatan yanh akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang. 6. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya. 7. Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja. 8. No. Rujukan dan Tarikh Laporan Polis.

KEW PA-28 9. Langkah –langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku. 10. Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini. 11. Catatan Tandatangan Ketua Jabatan Nama: Jawatan: Tarikh: Cop Jabatan:

PROSES HAPUSKIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat (a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew. PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan: (i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (ii) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; (iii) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

PROSES HAPUSKIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat (c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

PROSES HAPUSKIRA 4. Tugas Jawatankuasa Penyiasat ü Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan. ü Memeriksa sendiri tempat kejadian. ü Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan ü Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang. ü Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi. ü Mengenalpasti kelemahan yang wujud. ü Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. ü Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

PROSES HAPUSKIRA 5. Laporan Akhir – KEW PA-30 (a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyedia Laporan Akhir dan kemuka kepada Urusetia. Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. (b) Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

PROSES HAPUSKIRA 5. Laporan Akhir – KEW PA-30 (c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan. (d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

PROSES HAPUSKIRA 5. Laporan Akhir – KEW PA-30 (e) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau (ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

PROSES HAPUSKIRA 5. Laporan Akhir – KEW PA-30 (f) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau (ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan (iii)Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

PROSES HAPUSKIRA 5. Laporan Akhir – KEW PA-30 (g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

KEW PA-30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN 1. Keterangan Aset yang hilang. (a) Jenis Aset (b) Jenama dan Model (c ) Kuantiti (d) Tarikh Perolehan (e) Harga Perolehan Asal (f) Anggaran Nilai Semasa

KEW PA-30 2. Perihal (a) (b) (c) (d) (e) Kehilangan Tarikh diketahui Tarikh sebenar berlaku Tempat kejadian Bagaimana kehilangan diketahui Bagaimana kehilangan berlaku 3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.

KEW PA-30 4. (a) Nama pegawai yang: (i) Secara langsung menjaga aset tersebut. (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia. (iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu (b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan: (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan (ii) Tugasnya(sertakan senarai tugas) (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

KEW PA-30 (iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada, nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman. (v)Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan. (vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya) (vii) Maklumat lain, jika ada.

KEW PA-30 5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada, nyatakan peraturan atau arahan tersebut. 6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. 7. Rumusan siasatan 8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.

KEW PA-30 Tandatangan: …………………(Pengerusi) Nama : Jawatan : Tarikh : Tandatangan : …………………. (Ahli Nama : Jawatan : Tarikh : Tandatangan Nama Jawatan Tarikh : …………………. (Ahli : : :

KEW PA-30 Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal: Syor : _________________ Ulasan: _________________ Tandatangan Nama : Jawatan : Tarikh : : Cop Kementerian/Jabatan:

PROSES HAPUSKIRA 6. Tindakan Kementerian / Jabatan selepas kelulusan

6. Tindakan Kementerian / Jabatan selepas kelulusan (a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. (b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. (c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan. (d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan Hapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.

SEKIAN TERIMA KASIH