BAB 9 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DEFINISI KOMUNIKASI o

BAB 9 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

DEFINISI KOMUNIKASI o Berasal daripada perkataan: n n n o “communicare” - penyertaan/ pemberitahuan. “communis” - milik bersama/berlaku di mana. “communis opinio” - pendapat umum. Komunikasi dikaitkan dengan kegiatan seseorang/kelompok serta sifat ingin mempengaruhi orang lain.

DEFINISI KOMUNIKASI o Menurut Emery, Ault dan Agul, komunikasi dianggap sebagai satu seni menyalurkan maklumat, idea, dan sikap dari seseorang kepada seseorang yang lain. o Kesimpulannya, komunikasi boleh dimaksudkan sebagai proses interaksi yang memberi maksud ransangan melalui pemberian dan penerimaan mesej.

FUNGSI KOMUNIKASI o Komunikasi merupakan aspek penting bagi memastikan organisasi berfungsi seperti yang dirancang. o Komunikasi berfungsi sebagai: - Alat kawalan - Dorongan - Sosialisasi - Pengumpulan dan penyebaran maklumat - Perancangan matlamat - Pencapaian objektif

FUNGSI KOMUNIKASI - Pembuatan keputusan dan pelaksanaannya - Disiplin kerja - Hubungan kerja - Proses Pengambilan Pekerja - Latihan - Penilaian prestasi - Keselamatan pekerja - Penyelesaian masalah - Perundingan dengan pembekal dan pembiaya - Pengiklanan

ALAT KAWALAN o Mengawal tingkahlaku ahli-ahli. o Organisasi mempunyai kuasa hierarki, peraturan dan tatacara yang perlu dipatuhi oleh subordinat. o Cth: Seorang pekerja perlu merujuk kepada senarai tugas atau dasar organisasi apabila dikehendaki berjumpa ketuanya berhubung dengan tugas berkenaan. o Kajian Hawthone menunjukkan cara komunikasi meningkatkan produktiviti organisasi.

DORONGAN o Pihak atasan perlu menjelaskan kepada pekerja tindakan yang perlu dilakukan, prestasi yang mesti ditunjukkan serta langkah-langkah untuk meningkatkan prestasi. o Dalam pembentukan matlamat tertentu, maklumbalas tentang perkembangan ke arah matlamat dan pengukuhan tingkah laku, yang bercorak dorongan memerlukan komunikasi.

SOSIALISASI o Ahli-ahli organisasi dapat berinteraksi antara satu dengan lain melalui pertubuhan kelab atau persatuan. o Perasaan kekitaan menghubungkan semua serta memupuk semangat bekerja dan saling membantu dan secara tidak langsung melahirkan strategi ke arah peningkatan kecekapan dan keberkesanan kerja. o Medium seperti perbincangan dan output komputer membantu pihak pengurusan mengesan kemajuan organisasi dan membuat penambahbaikan agar memudahkan perancangan masa depan organisasi.

PENGUMPULAN & PENYEBARAN MAKLUMAT o Mendapat maklumat seperti pengetahuan teknologi, latihan kerja, kewangan dan sebagainya dalam usaha menyusun strategi ke arah kecekapan dan keberkesanan pengurusan. o Organisasi membekalkan maklumat kepada pekerja supaya dapat berfungsi dengan bebas, kreatif, berkeyakinan dan penuh dedikasi.

PERANCANGAN MATLAMAT o Matlamat organisasi dibentuk melalui perahan idea dan perbincangan antara ahli organisasi. o Setelah mendapat kata sepakat, perancangan tersebut diterima sebagai matlamat organisasi.

PENCAPAIAN OBJEKTIF o Pihak atasan mempengaruhi pekerjanya mengubah tingkahlaku dan minat serta bekerjasama ke arah mencapai matlamat organisasi yang telah dirancangkan. o Dilakukan melalui kaedah lisan, tulisan, simbolik dan mekanikal.

PEMBUATAN KEPUTUSAN & PERLAKSANAANNYA o Dilakukan dengan bantuan orang bawahan. o Proses membuat keputusan dibuat melalui mesyuarat dan perbincangan. o Alternatif yang dirumuskan diedarkan kepada semua bagi tujuan perbincangan dan maklumbalas. o Apabila persetujuan dicapai, ia akan dimeteri dan diedarkan untuk pengumuman dan seterusnya dilaksanakan. o Semua pihak perlu berkomunikasi dalam pelaksanaan keputusan agar ia dapat difahami seterusnya dilaksanakan.

DISIPLIN KERJA o Setiap ahli organisasi perlu mematuhi tatacara dan kaedah kerja bagi menjamin keberkesanan dan kelancaran kerja. o Melalui proses komunikasi tulisan dengan menyediakan fail meja dan manual tatacara kerja dapat membantu menjalankan kerja seharian dengan lebih terancang. o “Arahan Perkhidmatan” ialah teras bagi membangunkan kesejahteraan kakitangan kerajaan khususnya untuk bekerja berdasarkan peraturan dan perundangan yang adil.

HUBUNGAN KERJA o Kesemua aktiviti kerja dilaksanakan dengan berinteraksi antara satu dengan lain iaitu antara individu, unit, bahagian atau jabatan. o Mereka saling berhubungan semasa menjalankan tugas untuk menuju kepada pencapaian yang dikehendaki. o Organisasi berinteraksi dengan pelanggan secara bertulis atau lisan supaya lebih jelas.

PROSES PENGAMBILAN PEKERJA o Komunikasi tulisan- Iklan dikeluarkan untuk menarik calon atau pemohon melalui borang permohonan jawatan. o Komunikasi lisan- Calon-calon ditemuduga dan ditawarkan jawatan. o Pengambilan pekerja baru penting untuk melaksanakan tugas yang meningkat. o Pekerja baru akan diberi penilaian dari masa ke semasa supaya mereka dapat mengekal dan memperbaiki prestasi mereka.

LATIHAN o Perantaraan untuk melatih ahli-ahli organisasi dari peringkat atasan ke peringkat bawahan. o Contoh: latihan sambil bekerja, kursus pendek, arahan kerja, teknik audio-visual, penggunaan komputer, syarahan dan seminar. o Membentuk keyakinan kerja dalam mewujudkan keberkesanan dan kelicinan dalam latihan.

PENILAIAN PRESTASI o Penilaian ke atas mutu dan gaya kerja pekerja bertujuan untuk memberi bimbingan, latihan serta menggalakkan pembaikan. o Selain untuk kebaikan bersama, pengurus boleh menganggarkan ganjaran seperti kenaikan pangkat dan gaji yang patut diberikan kepada pekerja. o Melalui komunikasi, apa yang dirancang dapat dilaksanakan diikuti oleh pekerja.

KESELAMATAN PEKERJA o Dilakukan secara lisan dan tulisan. o Cth: Kemalangan dapat dikurangkan dengan menggunakan papan tanda, simbol tertentu atau latihan khusus seperti latihan kebakaran. o Kadar kemalangan yang rendah menjimatkan kos dan memudahkan organisasi dan memberi faedah kebajikan kepada pihak pengurusan dan para pekerja.

PENYELESAIAN MASALAH o Berlaku apabila timbul pergeseran dalam organisasi. o Pihak pengurus atau pekerja bekerjasama untuk menyelesaikan dalam bentuk dialog, perbincangan tertutup, mesyuarat khas, forum, kaunseling dan sebagainya. o Kata sepakat diperoleh apabila komunikasi yang baik dilaksanakan yakni mereka menghormati pandangan dan usaha rakan sekerja untuk mewujudkan keharmonian dalam organisasi.

PERUNDINGAN DENGAN PEMBEKAL & PEMBIAYA o Organisasi perlu membuat surat tuntutan untuk memperolehi keperluan pembekalan dan perkhidmatan. o Rundingan harga dibuat untuk mendapat harga terbaik. o Rundingan dengan peminjam dibuat dan borang pinjaman diisi atau saham dijual untuk menyelenggara perihal kewangan.

PENGIKLANAN o Berlaku melalui pengucapan, penyaluran, penerimaan dan pertukaran idea di dalam industri dan perdagangan. o Mengambilkira semua bentuk tulisan, isyarat lisan, pergerakan, simbol dalam penyampaian mesej.

o o o Proses utk mengeluarkan sesuatu dr pemikiran @ hasrat & seterusnya menyampaikan kpd org lain. Satu sistem yg melibatkan perhubungan dua pihak & saling bergantung dg unsur 2 utk mecapai tujuan tertentu. Tiada permulaan & tiada pengakhiran.

Kebisingan Pengkodan Mesej Saluran Mesej Sumber Penterjemahan Kod Penerima Maklumbalas

a) o o Pengirim Sumber Punca segala maklumat Penyampai @ pengucap maklumat Berlo : pencipta maklumat yg menyebabkan sekelompok org dlm proses komunikasi Sesiapa yg menyampaikan idea, kehendak, niat & maklumat dgn tujuan utk berkomunikasi.

b) Mesej o Utusan, idea @ maklumat yg disampaikan dlm PK. o Satu set simbol yg telah dipilh olh sumber utk disampaikan kpd sasaran. o Berlo : pemindahan idea kpd suatu kod simbolik spt bahasa @ pergerakan tangan. o Mesej boleh difahami dalam pelbagai cara.

c) Pengkodan o Berlaku apbl pengirim menterjemahkan maklumat yg hendak dihantar menjadi suatu siri simbol. o Perlu krn maklumat hanya boleh dipindahkan dr seorang kpd seorang lain melalui gambaran @ simbol.

d) Saluran o Perantaran yg digunakan dlm penyampaian mesej dr sumber kpd penerima. o Penting dlm menentukan keberkesanan sesuatu Proses Komunikasi. o 2 saluran asas: i ) saluran media massa ii) saluran antara personel

i ) Saluran media massa o Terdiri drpd media cetak @ media elektronik. o Lebih luas penyebarannya kerna ia boleh merentasi kawasan geografi yg luas & lebih ramai pihak yg boleh menerima mesej yg disampaikan

ii ) Saluran antara personel o Melibatkan hubungan secara langsung dimana sumber & penerima bersemuka @ dekat o Contoh, gelombang udara o Terima maklumbalas dgn cepat & segera spt telefon

e ) Penterjemahan Kod o Proses penerimaan maklumat & menukarkan maklumat kpd bentuk yg boleh difahami. o Maklumat yg ditukarkan selaras dgn maklumat yg disampaikan bergantung kpd ciri-ciri individu, pghantaran & penerimaan lebih banyak persamaan dlm faktor latar belakang, maka besar kemungkinan maklumat itu diterima o Penterjemahan kod ini adlh dipengaruhi oleh pengalaman lalu penerima, penilaian peribadi megenai simbol & isyarat yg digunakan, jangkaan & keselarasan pgertian dgn pengirim.

TIDAK FORMAL Sistem Serantai SISTEM SERANTAI o Maklumat mengalir dari seorang ke seorang yang lain. o Rangkaian dianggap paling tidak tepat.

POLA KOMUNIKASI MENEGAK MENDATAR PEPENJURU

KOMUNIKASI MENEGAK Komunikasi Ke Bawah v Alirkan maklumat dari peringkat tertinggi ke peringkat bawahan dalam organisasi PENGURUS PEKERJA

v Komunikasi Ke Bawah Melibatkan operasi yang berkaitan: o o o v Perancangan kerja dan sistem kawalan Arahan kerja Mendapatkan maklum balas dan penilaian hasil kerja Masalah yang dihadapi: o o o Mesej terlalu sukar difahami disebabkan perbezaan bahasa Mesej tak jelas, tak sistematik & tak realistik Penyampaian maklumat terhad

KOMUNIKASI MENEGAK Komunikasi Ke Atas PENGURUS PEKERJA o Merupakan maklumbalas dari pihak bukan pengurusan kepada pihak pengurusan

o Komunikasi Ke Contoh: Atas n o Laporan prestasi kerja, saranan/idea/pendapat, aduan, memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan (pengurus) Masalah yang dihadapi: n n n Diganggu persekitaran dalam rangkaian komunikasi Takut untuk menyatakan masalah kepada orang atasan(pengurus) Tiada peluang/saluran komunikasi oleh pekerja bawahan untuk berhubung dengan pekerja atasan

KOMUNIKASI MENDATAR v Berlaku sesama rakan sekerja pada peringkat yang sama dalam organisasi, sama ada antara sesuatu kumpulan kerja atau kumpulan kerja yang lain JABATAN A JABATAN B JABATAN C

KOMUNIKASI MENDATAR v Lebih efektif daripada komunikasi menegak. v Komunikasi berbentuk lateral digunakan untuk: § § § v Mempercepatkan aliran maklumat Meningkatkan kefahaman Menyelaraskan usaha bagi pencapaian objektif organisasi Contoh: § § § Pertukaran maklumat Membentuk dan menjalankan kerja secara berkumpulan Perkongsian kemudahan

KOMUNIKASI MENDATAR Smith, Berger dan Cooper mengenalpasti beberapa cara untuk meningkatkan komunikasi secara mendatar yang berkaitan dengan : o • • Penyelarasan tugas dan penyelesaian masalah Sebagai pihak ketiga untuk menemukan kakitangan dari jabatan yang sama atau berlainan untuk membincangkan konflik. Kelemahan : o • Kadangkala pihak pengurusan x mengalakan komunikasi mendatar(anggap komunikasi mereka sebagai perbualan kosong)

KOMUNIKASI PERPENJURU o Bentuk komunikasi tidak terkong kepada garis t/jwb autoriti (berhubung kepada semua peringkat dalam sesebuah organisasi)

RANGKAIAN KOMUNIKASI o Adalah saluran aliran maklumat o Terbahagi kepada: n Formal : Menegak Mengikut rantaian kuasa. n Tidak formal : KOMUNIKASI bawa mulut TANPA MENGIRA PANGKAT/KUASA.

RANGKAIAN KOMUNIKASI FORMAL rantai roda semua saluran TIDAK serantai mengumpat kebarangkalian gugusan

FORMAL RANTAI o Penyampaian maklumat adalah sederhana. o Ketepatan maklumat paling tinggi. o Tidak mewujudkan pemimpin. Rangkaian Rantai

FORMAL Rangkaian Roda RODA o Komunikasi lebih cepat dan tepat. o Mewujudkan seorang pemimpin. o Idea dan maklumat kurang diperolehi.

FORMAL SEMUA SALURAN o Cepat tetapi ketepatan maklumat adalah kurang. o Ketiadaan pemimpin mengherotkan penyampaian maklumat. Rangkaian Semua Saluran

KESIMPULAN RANGKAIAN FORMAL o Keberkesanan rangkaian bergantung pada pembolehubah bersandar n Struktur roda – lantik ketua n Semua saluran – kepuasan ahli n Struktur rantai – ketepatan maklumat o Kesimpulan; tiada rangkaian yang terbaik untuk semua keadaan

RANGKAIAN TIDAK FORMAL o Wujud di mana-mana sahaja o Terkenal dengan khabar angin o Bukan maklumat yang sah o Sukar dikawal o Keith Davis mengenalpasti 4 kemungkinan jenis rangkaian komunikasi tidak formal

TIDAK FORMAL SISTEM SERANTAI A o Maklumat mengalir dari seorang ke seorang yang lain. o Rangkaian dianggap paling tidak tepat. B C Sistem Serantai

TIDAK FORMAL SISTEM MENGUMPAT A o o Maklumat menarik tetapi tidak berkaitan dengan kerja. Berkesan sekiranya penyampai maklumat jujur. F D G C H B A Sistem Mengumpat

TIDAK FORMAL SISTEM KEBARANGKALIAN I M L Pemberitahuan maklumat dilakukan secara rawak. o Maklumat agak menarik tetapi tidak penting. Z B H o D A G Sistem Kebarangkalian

TIDAK FORMAL o o o SISTEM GUGUSAN Juga dikenali sebagai rangkaian kelompok. A A Suatu pola buah mulut yang berkuasa dalam organisasi. Individu penghubung terpilih yang akan menyampaikan maklumat berkaitan dengan kerja dan kena pada masanya. A A A Sistem Gugusan

TIDAK FORMAL o Faktor sistem rangkaian ini berlaku : n n n o SISTEM GUGUSAN Tidak dikawal oleh pihak pengurusan. Pekerja lebih mempercayai maklumat berbentuk ‘grapevine’. Kepuasan diri kepada ahli-ahli dalam rangkaian. Cadangan meminimumkan kesan negatif : n n Mengumumkan jadual waktu untuk membuat keputusan penting. Menerangkan keputusan/kelakuan yang mungkin timbul. Menekankan penyebaran maklumat terhadap peingkat bawahan sebagaimana di peringkat atasan. Membincangkan secara terbuka tentang kemungkinan buruk yang akan berlaku.

KOMUNIKASI SEHALA o o o Pengurus berkomunikasi tanpa mengharap maklumbalas dari penerima. Biasanya berbentuk arahan/maklumat berkaitan peraturan organisasi. Mengurangkan kemungkinan kesilapan pengirim daripada didedah/disebarkan. LEBIH SINGKAT & TERATUR KELEBIHAN KELEMAHAN KURANG TEPAT

KOMUNIKASI DUA HALA o Wujud apabila subordinat memberikan maklumbalas kepada pengurus. o Lebih kepada saranan yang dibuat oleh pengurus kepada subordinat dan subordinat membuat saranan balas terhadap arahan yang diterimanya. o Lebih aktif kerana melibatkan dua pihak. o Lebih berkesan dalam menjalankan tugas yang rumit dan penting.

KOMUNIKASI DUA HALA KELEBIHAN • PENGIRIM/ PENGURUS MUDAH TERTEKAN • LEBIH TEPAT • PENERIMA YAKIN MENYOAL KELEMAHAN

RINTANGAN KOMUNIKASI EFEKTIF o Perbezaan tanggapan n o Individu berlatar belakang pengetahuan dan berpengalaman yang berbeza. Perbezaan bahasa n n Seringkali menyebabkan perbezaan tanggapan individu. Perkataan digunakan mestilah sama ertinya bagi pengirim & penerima untuk menyampaikan sesuatu mesej dengan wajarnya.

RINTANGAN KOMUNIKASI EFEKTIF o Kebisingan n n o Faktor yang boleh mengganggu, mengeliru, dan menghalang komunikasi. Tidak boleh dielak tetapi boleh dikawal. Keemosian n n Tindak balas emosi seperti perasaan marah, sayang, benci dan sebagainya. Untuk mengatasi masalah ini, penting belajar menerima emosi sebagai sebahagian daripada proses komunikasi dan cuba untuk memahaminya apabila ia menimbulkan masalah.

RINTANGAN KOMUNIKASI EFEKTIF o Komunikasi lisan & bukan lisan n n o mesej yang dihantar dan diterima adalah kuat dipengaruhi oleh faktor-faktor bukan lisan seperti pergerakan badan, gerakan mata, sentuhan dan lain. kadangkala apa yang ditutorkan berlainan daripada yang di maksudkan kerana faktor bukan lisan. Kecurigaan n lebih bergantung kepada kebolehpercayaan terhadap sikap pengirim, keeratan penerima dan pengirim, subordinat dengan pengurus.

KAEDAH KEMAHIRAN KOMUNIKASI o - - Kemahiran mendengar yang aktif. Mendengar dan menghayati adalah suatu aspek yang berbeza sama sekali. Kedua 2 aspek ini perlu difahami kerana ia berkait rapat dgn kesungguhan dalam komunikasi. Pasif – x perlu pemahaman dr minda seseorang itu Aktif – perlu dapat pemahaman atas apa yg cuba disampaikan.

o - Sbg. panduan, adalah wajar jika seseorang itu mendengar dengan aktif dan serius tntg apa yg dibicarakan sperti dari segi : Intensiti Empati Membina kemahiran mendengar Membentuk kemahiran bertindak balas.

a)Intensiti Beri peluang kpd minda utk berfikir b) Empati Pendengar meletakkan diri mereka di tempat penceramah c) Membina kemahiran mendengar i) mengadakan interaksi scr berhadapan. - hindarkan diri dr melakukan halangan dr segi gerakan badan - tunjuk tanda faham - utarakan soalan berkaitan

- hindar dari mencelah penceramah - x keterlaluan ketika berbicara - wujudkan aliran maklumat yg sempurna atr pnceramah. d) Membina kemahiran bertindak balas. - t/balas yg dimaksudkan ialah t/balas yg positif yg perlu dilakuakn dgn teratur & bersungguh. - cdgn 2 khusus dlm membina kemahiran t/balas yg positif. i) tumpu kpd gelagat tertentu & bukannya scr umum ii)jadi t/balas sbg suatu tdk formal. iii)jadi t/balas berorientasikan mtlamat organisasi iv)jadi t/balas bertepatan dgn masa supaya t/balas itu lebih rasional & praktik.