Bab 14 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Sistem akuntansi

Bab 14. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Sistem akuntansi pokok untuk melaksanakan pengeluaran kas : 1. sistem akuntansi pengeluaran kas dgn cek 2. sistem akuntansi pengeluaran kas dgn uang tunai melalui sistem dana kas kecil a. sistem dana kas kecil dgn fluctuating-fund-balance system b. sistem dana kas kecil dgn imprest system Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek a. deskripsi kegiatan Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dgn menggunakan cek. Manfaat pengeluaran kas dgn cek ditinjau dari pengendalian intern : 1. dgn digunakannya cek ata nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yg namanya sesuai dgn yg ditulis pada formulir cek 2. dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan 3. jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dgn cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yg mengeluarkan cek dgn dapat digunakannya cancelled check sbg tanda terima kas dari pihak yg menerima pembayaran 1

b. dokumen yg digunakan 1. bukti kas keluar 2. cek 3. permintaan cek c. catatan akuntansi yg digunakan 1. jurnal pengeluaran kas 2. register cek d. fungsi yg terkait 1. fungsi yg memerlukan pengeluaran kas 2. fungsi kas 3. fungsi akuntansi 4. fungsi pemeriksa intern e. jaringan prosedur yg membentuk sistem 1. sistem akuntansi pengeluaran kas dgn cek yg tidak memerlukan permintaan cek : a. prosedur pembuatan bukti kas keluar b. prosedur pembayaran kas c. prosedur pencatatan pengeluaran kas 2. sistem akuntansi pengeluaran kas yg memerlukan permintaan cek : a. prosedur permintaan cek b. prosedur pembuatan bukti kas keluar c. prosedur pembayaran kas d. prosedur pencatatan pengeluaran kas 2

f. unsur sistem pengendalian intern Organisasi 1. 2. fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi transaksi penerimaan & pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain Sistem otorisasi & prosedur pencatatan 3. 4. 5. pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang pembukaan & penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yg berwenang pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yg telah mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang & yg dilampiri dgn dokumen pendukung yg lengkap Praktik yg sehat 6. 7. saldo kas yg ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yg tidak semestinya dokumen dasar & dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh Bagian Kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan 3

penggunaan rekening koran bank (bank statement), yg merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yg merupakan fungsi yg tidak terlibat dalam pencatatan & penyimpanan kas 9. semua pengeluaran kas harus dilakukan dgn cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dgn pemindah-bukuan 10. jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yg kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yg akuntansinya diselenggarakan dgn imprest system 11. secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik yg ada di tangan dgn jumlah kas menurut catatan akuntansi 12. kas yg ada di tangan (cash in safe) dan kas yg ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian 13. kasir diasuransikan (fidelity bond insurance) 14. kasir dilengkapi dgn alat-alat yg mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yg ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, & strong room) 15. semua nomor cek harus dipertanggung-jawabkan oleh Bagian Kasa 8. 4

g. dampak cancelled check terhadap sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek l l jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yg diterimanya melalui check clearing, sistem pengeluaran kas perusahaan pembayar tidak menuntut penyerahan kuitansi sebagai tanda penerimaan pembayaran dari pihak yg menerima pembayaran jika sistem perbankan tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yg diterimanya melalui check clearing, sistem pengeluaran kas perusahaan pembayar menuntut penyerahan kuitansi sebagai tanda penerimaan pembayaran dari pihak yg menerima pembayaran h. bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas dengan cek Sistem pengeluaran kas dgn cek dibagi menjadi 4 : 1. sistem pengeluaran kas dgn cek dalam account payable system 2. sistem pengeluaran kas dgn cek dalam voucher payable system a. one-time voucher payable system dgn cash basis b. one-time voucher payable system dgn accrual basis c. built-up voucher payable system 5

1. sistem pengeluaran kas dgn cek dalam account payable system Bagian Jurnal Mulai 3 Dari Bagian Pembelian 1 DP Faktur dari pemasok 4 Faktur dari pemasok Jurnal pengeluaran kas Jurnal pembelian 1 FDP = Faktur Dari Pemasok DP = Dokumen Pendukung Bagian Kasa Bagian Utang T 4 2 2 DP Faktur dari pemasok Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung DP FDP Pada saat faktur jatuh tempo N Kartu utang Selesai Cek Ke kreditur 3 6

2. a. one-time voucher payable system dgn cash basis Bagian Kasa Bagian Utang Mulai Dari Bagian Pembelian Faktur dari pemasok BKK Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung T Pada saat faktur jatuh tempo Membuat bukti kas keluar Register bukti kas keluar 1 1 2 DP BKK 1 3 3 2 Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Bagian Jurnal Kartu biaya DP BKK 2 Register cek N N DP DP BKK Bagian Kartu Biaya 2 BKK Cek 3 1 2 Selesai Ke kreditur 2 1 DP = Dokumen Pendukung BKK = Bukti Kas Keluar 3 7

2. b. one-time voucher payable system dgn accrual basis Bagian Utang Bagian Kasa Mulai Dari Bagian Pembelian Faktur dari pemasok BKK Membuat bukti kas keluar BKK 1 2 Bagian Kartu Biaya 1 2 DP BKK 1 3 3 3 2 Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Bagian Jurnal Kartu biaya DP BKK 2 Register cek N N 2 DP Register bukti kas keluar T DP BKK 1 2 Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung Pada saat faktur jatuh tempo BKK Cek 1 2 Selesai Ke kreditur DP = Dokumen Pendukung BKK = Bukti Kas Keluar 3 1 8

2. c. built-up voucher payable system Bagian Kasa Bagian Utang Mulai Bagian Kartu Biaya 1 2 DP BKK Bagian Jurnal 3 Dari Bagian Pembelian Faktur dari pemasok BKK Membuat BKK & mencatat faktur pada BKK 1 2 3 Satu BKK dpt digunakan untuk lebih dr 1 faktur dr pemasok yg sama Disimpan menurut tgl pembayaran BKK yg telah dijadwalkan bersama dgn DP A BKK diambil dr arsip pd saat akan dilakukan pembayaran DP BKK 1 2 3 1 2 Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Kartu biaya DP BKK 2 Register cek N N DP BKK Cek 1 2 Selesai Ke kreditur Register bukti kas keluar 3 DP = Dokumen Pendukung BKK = Bukti Kas Keluar 3 9 2 1

Sistem Dana Kas Kecil a. deskripsi kegiatan Penyelenggaraan dana kas kecil dapat dilakukan dgn 2 cara : 1. sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system) 2. imprest system Prosedur penyelenggaraan dana kas kecil dalam sistem saldo berfluktuasi sbb : 1. pembentukan dana kas kecil dicatat dgn mendebit rekening Dana Kas Kecil 2. pengeluaran dana kas kecil dicatat dgn mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi 3. pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dgn jumlah sesuai dgn keperluan, & dicatat dgn mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. Prosedur penyelenggaraan dana kas kecil dalam imprest system sbb : 1. pembentukan dana kas kecil dilakukan dgn cek & dicatat dgn mendebit rekening Dana Kas Kecil 2. pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yg diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. 3. pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yg tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dgn cek & dicatat dgn mendebit rekening Biaya & mengkredit rekening Kas. 10

b. dokumen yg digunakan 1. bukti kas keluar 2. cek 3. permintaan pengeluaran kas kecil 4. bukti pengeluaran kas kecil 5. permintaan pengisian kembali kas kecil c. catatan akuntansi yg digunakan 1. jurnal pengeluaran kas 2. register cek 3. jurnal pengeluaran dana kas kecil d. fungsi yg terkait 1. fungsi kas 2. fungsi akuntansi 3. fungsi pemegang dana kas kecil 4. fungsi yg memerlukan pembayaran tunai 5. fungsi pemeriksa intern e. bagan alir dokumen sistem dana kas kecil Sistem dana kas kecil dibagi menjadi : 1. prosedur pembentukan dana kas kecil 2. prosedur permintaan dan pertanggung-jawaban pengeluaran dana kas kecil a. dengan imprest system b. dengan fluctuating-fund-balance system 3. prosedur pengisian kembali dana kas kecil 11

1. prosedur pembentukan dana kas kecil Mulai 3 Surat keputusan SK BKK Pemegang Dana Kas Kecil Bagian Kasa Bagian Utang 1 2 SK 1 BKK 3 Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek SK BKK 1 2 3 4 3 SK BKK 1 Cek Membuat bukti kas keluar 4 Bagian Jurnal Menguang kan cek ke bank Register cek Menyimpan uang tunai N SK BKK 1 Dikirim ke Bagian Kartu Persediaan & Kartu Biaya untuk diarsipkan Register bukti kas keluar 1 3 N Cek Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar Selesai Setelah Bagian Kasa membubuhkan cap lunas pada BKK & dokumen pendukung & mencatat nomor cek pada BKK 2 3 SK = Surat Keputusan BKK = Bukti Kas Keluar 12

2. a. prosedur permintaan dan pertanggung-jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan imprest system Pemakai Dana Kas Kecil Mulai 2 PPKK Membuat permintaan pengeluaran kas kecil PPKK 1 1 Pemegang Dana Kas Kecil 2 4 1 PPKK 1 2 N N Mengeluarkan uang & mengumpulkan bukti pendukung Selesai PPKK 3 1 2 DP PPKK BPKK Menyerahkan uang kpd peminta PPKK 1 1 Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil 2 DP Membuat bukti pengeluaran kas kecil Bersama dgn penyerahan uang tunai DP A PPKK BPKK 1 2 BPKK 2 PPKK = Permintaan Pengeluaran Kas Kecil BPKK = Bukti Pengeluaran Kas Kecil DP = Dokumen Pendukung 3 Diarsipkan sampai dgn saat pengisian kembali kas kecil Dikembalikan kpd pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas 13 4 N

2. b. prosedur permintaan dan pertanggung-jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system Bagian Pemakai Dana Kas Kecil Mulai 2 PPKK 4 1 PPKK 2 Membuat permintaan pengeluaran kas kecil N N PPKK 1 1 2 Mengeluarkan uang & mengumpulkan bukti pendukung 1 PPKK 3 1 2 DP PPKK BPKK Menyerahkan uang kpd peminta PPKK 1 5 1 Bersama dgn penyerahan uang tunai DP A PPKK BPKK 1 DP PPKK 1 BPKK Jurnal pengeluar an dana kas kecil 6 DP Membuat bukti pengeluaran kas kecil 6 DP PPKK 1 BPKK Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil 2 Kartu Biaya Bagian Jurnal Pemegang Dana Kas Kecil N 2 Kartu biaya BPKK 2 PPKK = Permintaan Pengeluaran Kas Kecil BPKK = Bukti Pengeluaran Kas Kecil DP = Dokumen Pendukung 3 Dikembalikan kpd pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas Selesai 14 4 5

3. prosedur pengisian kembali dana kas kecil Pemakai Dana Kas Kecil 4 Mulai Membuat permintaan pengisian T Bagian Utang BKK DP BPKK 2 PP 3 K 1 3 Cek DP BPKK 2 PP 3 K 1 Membuat bukti kas keluar Arsip BPKK & dokumen pendukung nya Menguangkan cek ke bank DP BPKK 2 PP 3 K 5 1 T 1 1 Menyimpan uang tunai PP 3 K = Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil BKK = Bukti Kas Keluar BKK 1 DP BPKK 2 PP 3 K 1 3 2 2 6 3 Register bukti kas keluar 15

Bagian Kasa Bagian Jurnal 3 BKK 6 DP DP BPKK PP 3 K 2 3 1 BPKK PP 3 K BKK 1 Mengisi cek & meminta tanda tangan atas cek 1 PP 3 K BKK Setelah bagian Kasa membubuhkan cap lunas pada BKK & dokumen pendukungnya & mencatat nomor cek pada BKK Cek 5 2 2 Kartu biaya N 3 4 2 Register cek DP BPKK PP 3 K 2 BKK Bagian Kartu Biaya N Selesai 16