Bab 13 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sumber utama

Bab 13. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sumber utama penerimaan kas : l penjualan tunai l piutang Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai a. deskripsi kegiatan Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dgn cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli & transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Prosedur dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai: 1. prosedur penerimaan kas dari over the counter sales 2. prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales) 3. prosedur penerimaan kas dari credit card sales Kelompok kartu kredit : a. kartu kredit bank b. kartu kredit perusahaan c. kartu kredit bepergian & hiburan 1

1. penerimaan kas dari over the counter sales Bagian Penjualan Pembeli memesan barang (1) Bagian Pengiriman menyerahkan barang kpd pembeli (4) Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman menyerahkan barang kpd pembeli (3) Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai (7) Bagian Pengiriman Barang Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan (6) Bagian Akuntansi Pembeli membayar harga barang (2) Bagian Kasa menyetorkan kas ke bank (5) Bank 2

2. penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales) Kantor Pos Pengirim Kantor Pos mengirim barang ke alamat pembeli (3) Kantor Pos Penerima memberitahu Kantor Pos Pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan (6) Penjual mengirim barang ke pembeli via COD sales (2) Kantor Pos Pengirim memberitahu penerimaan kas dari COD sales (7) Penjual Kantor Pos mengirim pemberitahuan adanya COD sales (4) Pembeli membayar harga barang & menerima barang yg dibeli (5) Pembeli memesan barang (1) Pembeli 3

3. penerimaan kas dari credit card sales Bagian Penjualan Pemegang kartu kredit memesan barang (1) Pemegang kartu kredit Bagian Pengiriman menyerahkan barang kpd pembeli (4) Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman menyerahkan barang kpd pembeli (2) Bagian Pengiriman Barang Bagian Kas Pemegang kartu kredit membayar dgn kartu kredit (3) Menyetor slip kartu kredit ke bank (5) Secara periodik, bank penerbit kartu kredit melakukan penagihan kpd pemegang kartu kredit (6) Bank penerbit kartu kredit 4

l penjualan dgn Kartu Kredit Bank Secara periodik bank penerbit kartu kredit menagih piutang kepada pemegang kartu kredit Bank penerbit kartu kredit Pemegang kartu kredit Membeli barang / jasa dgn kartu kredit bank Menyetor credit card sales slip ke rekening giro merchant Merchant l penjualan dgn Kartu Kredit Perusahaan Secara periodik perusahaan penerbit kartu kredit melakukan penagihan kepada pelanggan pemegang kartu kredit (2) Perusahaan penerbit Pemegang kartu kredit Pelanggan membeli barang atau jasa dgn menggunakan kartu kredit perusahaan (1) 5

b. fungsi yg terkait 1. fungsi penjualan 2. fungsi kas 3. fungsi gudang 4. fungsi pengiriman 5. fungsi akuntansi c. informasi yg diperlukan oleh manajemen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai jumlah harga pokok produk yg dijual selama jangka waktu tertentu nama dan alamat pembeli kuantitas produk yg dijual nama wiraniaga yg melakukan penjualan otorisasi pejabat yg berwenang d. dokumen yg digunakan 1. 2. 3. 4. faktur penjualan tunai pita register kas credit card sales slip bill of lading 5. faktur penjualan COD 6. bukti setor bank 7. rekapitulasi harga pokok penjualan e. catatan akuntansi yg digunakan 1. jurnal penjualan 2. jurnal penerimaan kas 3. jurnal umum 4. kartu persediaan 5. kartu gudang 6

f. jaringan prosedur yg membentuk sistem 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. prosedur order penjualan prosedur penerimaan kas prosedur penyerahan barang prosedur pencatatan penjualan tunai prosedur penyetoran kas ke bank prosedur pencatatan penerimaan kas pencatatan harga pokok penjualan g. unsur sistem pengendalian intern Organisasi 1. 2. 3. fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, & fungsi akuntansi. Sistem otorisasi & prosedur pencatatan 4. 5. penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dgn menggunakan formulir faktur penjualan tunai penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dgn cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai & penempelan pita register kas pada faktur tsb 7

6. 7. 8. penjualan dgn kartu kredit bank didahului dgn permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dgn cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dgn cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai Praktik yg sehat 9. 10. 11. faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penjualan jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yg sama dgn transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya penghitungan saldo kas yg ada di tangan fungsi kas secara periodik & secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern h. bagan alir dokumen berbagai sistem penerimaan kas Bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari berbagai sumber sbb: 1. over the counter sale 2. cash on delivery sale 3. credit card sale 8

1. over the counter sales Bagian Kasa Bagian Order Penjualan 1 Mulai Menerima order dari pembeli Mengisi FPT 3 2 FPT 1 Mengoper asikan register kas FPT 1 FPT = Faktur Penjualan Tunai PRK = Pita Register Kas 2 4 PRK FPT 2 1 2 Bukti 1 setor bank Kartu gudang Membandingkan FPT lb 1 & lb 2 Menyerah kan barang Menyetor kas ke bank 3 FPT Menyerahkan barang kpd pembeli 2 2 1 Bukti 1 setor bank 2 N FPT 3 3 Menerima uang dari pembeli Bagian Pengiriman 2 Mengisi bukti setor bank PRK via pembeli Bagian Gudang 3 Bersama barang Bersama uang Diserahkan ke bank 5 FPT 1 2 PRK 4 N 6 Untuk pembeli Bersama barang sbg slip pembungkus 9

Bagian Jurnal 6 5 PRK FPT Bagian Kartu Persediaan 8 Bukti setor bank 1 Jurnal penerimaan kas Jurnal penjualan 7 7 RHPP PRK Bukti memorial FPT Jurnal umum T N Selesai RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan 1 Kartu persediaan N Membuat rekapitulasi HPP Secara periodik RHPP Membuat bukti memorial RHPP Bukti memorial 8 10

2. cash on delivery (COD) sales Bagian Gudang Bagian Order Penjualan 4 Mulai Menerima order dari pembeli B/L Mengisi faktur penjualan COD 4 3 Bagian Pengiriman 2 3 1 FPCOD 3 FPCOD 1 2 Menyerahkan barang kpd perusahaan angkutan umum FPCOD 1 1 Bersama barang Berfungsi sbg slip pembungkus N FPCOD = Faktur Penjualan COD B/L = Bill of Lading 3 FPCOD 3 Membuat bill of lading FPCOD 3 2 2 Membandingkan FPCOD lb 1 & lb 3 Menyiapkan barang Kartu gudang 3 B/L FPCOD 1 2 1 3 2 4 3 4 T Bersama barang 5 Diserahkan kpd perusahaan 11 angkutan umum

Bagian Kasa Bagian Jurnal Dari perusahaan angkutan umum Menerima FPCOD & cek 6 5 Bukti 2 setor bank FPCOD 2 Cek Jurnal penjualan Mengisi bukti setor bank Bukti 1 2 setor bank FPCOD 2 FPCOD 1 Jurnal penerimaan kas 3 Pada saat diterima cek dari pelanggan Menyetor cek ke bank A FPCOD 2 T Cek 3 Bukti 1 2 setor bank Ke bank Bersama cek Selesai T 6 12

3. credit card sale Bagian Kasa Bagian Order Penjualan FPT Menerima order dari pembeli Mengis i CCSS Mengopera sikan register kas 3 2 1 N via pembeli 2 1 CCSS 1 2 PRK FPT 1 via pembeli FPT = Faktur Penjualan Tunai PRK = Pita Register Kas CCSS = Credit Card Sale Slip 1 Menerima kartu kredit dari pembeli Mengisi FPT 4 1 Mulai Bagian Gudang 3 4 2 CCSS 1 FPT 4 2 Bukti 1 setor bank Credit card center holder 1 1 2 FPT Menyerahkan barang kpd pembeli 2 2 3 Bersama barang FPT 1 2 PRK 5 6 2 Membandingkan FPT lb 1 & lb 2 Menyerah kan barang Menyetor kas ke bank Disetor ke bank FPT Kartu gudang 2 3 CCSS 5 PRK FPT Bersama CCSS lb 1 3 3 Mengisi bukti setor bank Bukti 1 setor bank Bagian Pengiriman 7 N Untuk pembeli Bersama barang sbg slip pembung kus 13

Bagian Jurnal 7 6 PRK FPT Bagian Kartu Persediaan 9 Bukti setor bank 1 Jurnal penerimaan kas Jurnal penjualan 8 8 RHPP PRK Bukti memorial FPT Jurnal umum T N Selesai RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan 1 Kartu persediaan N Membuat rekapitulasi HPP Secara periodik RHPP Membuat bukti memorial RHPP Bukti memorial 9 14

Sistem Penerimaan Kas Dari Piutang a. deskripsi kegiatan Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk perusahaan tsb dijual melalui penjualan kredit. Cancelled Check 1. Cancelled check di USA First National City Bank Cek (6) Clearing (5) Clearing (7) Mengembalikan cancelled check kpd nasabah (8) Menyimpan cancelled check dalam arsip Pembayar Cek (4) Menyetor cek ke bank Cek Cancelled check Menulis cek (1) American Express Bank Mengirimkan cek (2) Penerima Pembayaran (3) Melakukan endorsement atas cek 15

2. Cancelled check di Indonesia Cek (5) Clearing Bank BNI 46 Bank Niaga (6) Cancelled check disimpan dalam arsip bank Pembayar Menulis cek (1) Cek Menyerahkan cek (2) (4) Menyetor cek ke bank Cek Penerima Pembayaran (3) Melakukan endorsement atas cek b. fungsi yg terkait 1. fungsi sekretariat 2. fungsi penagihan 3. fungsi kas 4. fungsi akuntansi 5. fungsi pemeriksa intern c. dokumen yg digunakan 1. surat pemberitahuan 2. daftar surat pemberitahuan 3. bukti setor bank 4. kuitansi 16

d. unsur sistem pengendalian intern Organisasi 1. 2. fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan & fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Sistem otorisasi & prosedur pencatatan 3. 4. 5. debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dgn cara pemindah-bukuan (giro bilyet) fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yg harus ditagih yg dibuat oleh fungsi akuntansi pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yg berasal dari debitur Praktik yg sehat 6. 7. 8. hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara penghitungan kas & disetor penuh ke bank dgn segera para penagih & kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance) kas dalam perjalanan (baik yg ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan Penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe & cash-intransit insurance) 17

e. bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari piutang Cara penerimaan kas dari piutang : 1. melalui penagih perusahaan 2. melalui pos 3. melalui lock box collection plan 1. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan Bagian Penagihan menagih piutang ke debitur (2) Debitur Bagian Penagihan menerima cek atas nama & surat pemberitahuan dari debitur (3) Bagian Piutang menyerah kan daftar debitur yg harus ditagih (1) Bagian Piutang Bagian Penagihan menyerahkan cek atas nama kpd Bagian Kasa (5) Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan dari debitur (4) Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank perusahaan setelah dilakukan endorsement atas cek tsb oleh pejabat yg berwenang (6) Bank Debitur Check clearing (7) Bank Perusahaan 18

Bagian Penagihan Bagian Piutang 4 Mulai 1 DPD Membuat daftar piutang yg ditagih DSP Bagian Kasa 2 2 1 DPD Kartu piutang 1 Cek DSP N 1 Cek Membuat bukti setoran Menerima cek & surat pemberitahuan 2 DPD Cek DSP 1 DPD 2 DSP 2 Bukti setor 1 Jurnal penerima an kas N DPD 2 DSP 2 Bukti setor SP Cek N 5 Memban dingkan 3 DPD 2 DSP Menerima cek & surat pemberitahuan 2 3 Melakukan penagihan ke debitur SP Bagian Jurnal Selesai 2 Disetorkan ke bank DPD = Daftar Piutang yg Ditagih SP = Surat Pemberitahuan DSP = Daftar Surat Pemberitahuan 3 4 5 N 19

2. Penerimaan kas dari piutang melalui pos Bagian Penagihan Bagian Sekretariat Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur (1) Bagian Sekretariat menerima kiriman cek & surat pemberitahuan dari debitur via Kantor Pos (3) Bagian Sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kpd Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang (5) Bagian Piutang Debitur mengirim cek & surat pemberitahuan pada saat piutang jatuh tempo (2) Bank Debitur Kantor Pos Bagian Sekretariat menyerahkan cek kpd Bagian Kasa (4) Bagian Kasa Check clearing (7) Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank setelah dilakukan endorsement oleh pihak yg berwenang atas cek tsb (6) Bank Penjual 20

Bagian Sekretariat Mulai Bagian Kasa SP Bagian Jurnal 2 3 1 Cek & surat pemberitahuan (SP) diterima dari debitur via pos Cek Bagian Piutang Cek DSP Membuat daftar surat pemberitahuan DSP SP Bukti setor bank Membuat bukti setor Cek SP Cek 2 DSP 1 Jurnal penerimaan kas Kartu piutang DSP Bukti setor T Disetorkan ke bank 1 2 DSP = Daftar Surat Pemberitahuan SP = Surat Pemberitahuan T Selesai 3 21

3. Penerimaan kas dari piutang melalui lock-box-collection plan Bagian Penagihan Bagian Sekretariat Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur (1) Bank-nya kreditur mengirim daftar surat pemberitahuan & surat pemberitahuan (4) Bagian Sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kpd Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang (5) Bagian Piutang Bank-nya Kreditur Bank-nya kreditur mengambil cek & surat pemberitahuan dari kotak pos nasabah (3) Debitur Pada saat faktur jatuh tempo, debitur mengirim cek & surat pemberitahuan ke kotak pos kreditur di kantor pos kota debitur (2) Kantor Pos Check clearing (6) Bank-nya Debitur 22

Bank di lokasi pelanggan Kantor Pos di lokasi pelanggan Mulai Bagian Sekretariat 1 Menerima cek & surat pemberitahu an dari pelanggan Mengambil & membuka surat dari PO Box nasabah Bagian Piutang Bagian Jurnal 3 2 4 NK DSP SP 2 DSP 2 SP 1 1 NK Cek SP Membuat daftar surat pemberitahuan Jurnal penerimaan kas Kartu piutang 3 T Cek PO Box SP 2 DSP 1 1 Mengurus check clearing 4 T T Selesai Menerbit kan nota kredit NK 2 DSP = Daftar Surat Pemberitahuan SP = Surat Pemberitahuan NK = Nota Kredit 23