Bab 10 Sistem Akuntansi Utang Sistem Retur Pembelian

Bab 10. Sistem Akuntansi Utang Sistem Retur Pembelian a. deskripsi kegiatan Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yg sudah dibeli kepada pemasoknya. b. fungsi yg terkait 1. fungsi gudang 2. fungsi pembelian 3. fungsi pengiriman 4. fungsi akuntansi c. dokumen yg digunakan 1. memo debit 2. laporan pengiriman barang d. catatan akuntansi yg digunakan 1. jurnal retur pembelian atau jurnal umum 2. kartu persediaan 3. kartu utang e. jaringan prosedur yg membentuk sistem 1. prosedur perintah retur pembelian 2. prosedur pengiriman barang ke pemasok 3. prosedur pencatatan utang 1

f. unsur pengendalian intern Organisasi 1. 2. fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yg lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yg dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi tsb. Sistem otorisasi & prosedur pencatatan 3. 4. 5. 6. memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debit yg didukung dgn laporan pengiriman barang pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi Praktik yg sehat 7. 8. 9. memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi pembelian laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn rekening kontrol utang dalam buku besar 2

g. bagan alir dokumen sistem retur pembelian Bagian Pengiriman 1 Mulai Laporan 1 penerimaan barang Membuat memo debit 6 5 4 3 2 Memo 1 debit 1 2 3 Bagian Gudang N 2 2 Memo 3 debit Menerima barang dari Bagian Gudang & mengirimkannya Mengirimkan barang ke Bagian Pengiriman Membuat laporan pengiriman barang Memo 3 debit 5 Memo debit 4 2 Laporan 1 penerimaan barang Dikirim ke pemasok sbg packing slip Kartu gudang N 3 4 N

Bagian Jurnal Bagian Utang 3 6 4 2 7 1 LPB Membandingkan kuantitas dalam LPB dgn memo debit LPB 1 Mengisi harga pokok persediaan Memo 2 debit LPB 1 2 7 Dikirim ke pemasok 1 Memo 2 debit Memo 1 debit Jurnal retur pembelian 1 Memo 2 debit LPB Memo 2 debit 5 Surat pengantar Memo 1 debit LPB Bagian Kartu Persediaan 5 N Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar Kartu persediaan 6 4

Prosedur Pencatatan Utang Account Payable Procedure Metode Pencatatan Utang Voucher Payable Procedure Account Payable Procedure a. dokumen yg digunakan 1. faktur dari pemasok 2. kuitansi tanda terima uang yg ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yg dikirim ke pemasok, yg berisi keterangan untuk apa pembayaran tsb dilakukan b. catatan akuntansi yg digunakan 1. kartu utang digunakan untuk mencatat mutasi & saldo utang kepada tiap kreditur 2. jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian 3. jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang & pengeluaran kas yg lain 5

c. prosedur pencatatan utang pada Account Payable Procedure Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar : 1. 2. faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu utang yg diselenggarakan untuk setiap kreditur Pada saat jumlah dalam faktur dibayar : 3. 4. cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas informasi dalam jurnal pengeluaran kas yg bersangkutan dgn pembayaran utang di -posting ke dalam kartu utang Faktur dari pemasok Jurnal pembelian Kartu utang Kuitansi dari pemasok Jurnal pengeluaran kas Pencatatan transaksi timbulnya utang Pencatatan transaksi pembayaran utang 6

Voucher Payable Procedure a. dokumen yg digunakan 1. bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar & cek Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher paybale procedure. : Formulir ini mempunyai 3 fungsi : • sebagai surat perintah kpd Bagian Kasa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yg tercantum di dalamnya • sebagai pemberitahuan kpd kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice) • sebagai media untuk dasar pencatatan utang & persediaan atau distribusi lain b. catatan akuntansi yg digunakan 1. register bukti kas keluar (voucher register) 2. register cek (check register) c. prosedur pencatatan utang pada Voucher Payable Procedure 1. one time voucher procedure a. one time voucher procedure dgn dasar tunai (cash basis) b. one time voucher procedure dgn dasar waktu (accrual basis) 2. built up voucher procedure 7

1. a. One time voucher procedure dgn dasar tunai (cash basis) Faktur 1 dari pemasok 2 3 Faktur disimpan sementara menunggu jatuh temponya T Membuat bukti kas keluar Faktur Bukti kas 1 keluar Jurnal pengeluaran kas Dikirim ke kreditur bersama dgn cek 2 N Pada saat jatuh tempo 3 3 A 8

1. b. One time voucher procedure dgn dasar waktu (accrual basis) 1 Faktur dari pemasok Membuat bukti kas keluar SOP 2 Mengisi cek 3 3 Faktur Bukti kas 1 keluar 2 3 Cek A Faktur Bukti kas 1 keluar 2 3 Register bukti kas keluar 1 Register cek Dikirim ke pemasok N A 9

2. Built up voucher procedure Faktur dari pemasok Mencatat faktur dalam bukti kas keluar Bukti kas 1 keluar Bukti kas keluar diambil dari arsip pada saat akan dilakukan pembayaran 2 3 Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar merupakan catatan utang yg diselenggarakan atas dasar waktu A Bukti kas 1 keluar Register bukti kas keluar 2 3 Dikirim ke Bagian Kasa pada saat bukti kas keluar jatuh tempo 10

Distribusi Pembelian Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yg tercantum dalam media (faktur dari pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk keperluan pembuatan laporan. Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya untuk penyusunan laporan & pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian menyangkut persediaan & biaya. Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian terutama bersumber dari : jurnal pengeluaran kas. Dalam perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian bersumber dari: • register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian , atau dari • distribusi faktur yg diterima dari pemasok Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai untuk pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya sbb : 1. untuk bahan baku a. jenis bahan baku b. produk yg menggunakan bahan baku tsb c. kombinasi diantara keduanya 2. untuk suku cadang a. jenis suku cadang 3. untuk biaya yg berasal dari pembelian jasa a. menurut jenis biaya 11 b. menurut fungsi atau pusat pertanggung-jawaban c. kombinasi jenis & pusat pertanggung-jawaban

Metode Distribusi Pembelian Metode distribusi: 1. metode jurnal berkolom 2. metode rekening berkolom 3. metode rekening tunggal 4. metode tiket tunggal 5. metode distribusi dgn komputer 1. Metode jurnal berkolom a. jurnal pengeluaran kas b. jurnal pembelian c. register bukti kas keluar a. jurnal pengeluaran kas Faktur dari pemasok A Pada saat faktur jatuh tempo Faktur dari pemasok Jurnal pengeluaran kas berkolom merupakan alat distribusi Buku besar Laporan keuangan 12

b. jurnal pembelian Faktur dari pemasok Jurnal pembelian Distribusi pembelian dilakukan atas dasar waktu (accrual basis) Buku besar Laporan keuangan c. register bukti kas keluar Bukti kas keluar Register bukti kas keluar Membuat rekapitulasi register bukti kas keluar Rekapitulasi register bukti kas keluar Buku pembantu Laporan keuangan 13

2. Metode rekening berkolom Bukti kas keluar Register bukti kas keluar Laporan keuangan Rekening berkolom 5. Metode distribusi dgn komputer Kerangka kode rekening biaya 1 2 Jenis Biaya 3 4 5 6 Pusat Pertanggungjawaban 7 8 Produk 14

3. Metode rekening tunggal Faktur Sortasi faktur Pre-list tape Faktur yg disortasi menurut klasifikasi rekening tunggal Rekening tunggal Menjumlah posting dalam rekening tunggal Rekapitulasi posting dalam rekening tunggal Laporan keuangan Dibandingkan untuk membuktikan ketelitian posting ke dalam rekening tunggal Buku besar 15

4. Metode tiket tunggal Bukti kas keluar Membuat tiket tunggal dari bukti kas keluar Tiket tunggal N Membuat rekapitulasi tiket tunggal Rekapitulasi tiket tunggal Posting Menurut nomor rekening Pada akhir bulan tiket tunggal diambil dari arsip Buku besar Bukti kas keluar Summary strip berfungsi sebagai laporan 16