BAB 10 KOMUNIKASI Peran Komunikasi Pengertian Komunikasi Proses

BAB 10 KOMUNIKASI • Peran Komunikasi • Pengertian Komunikasi • Proses Komunikasi • Kontinum Komunikasi Dalam Perilaku Organisasi • Media Komunikasi • Komunikasi Nonverbal • Komunikasi Antar Pribadi

PENTINGNYA KOMUNIKASI • Barnard dalam Luthans (2006: 371) menyatakan, ”komunikasi membuat sistem kooperatif organisasi menjadi lebih dinamis dan menghubungkan tujuan orgnisasi dengan semua manusia yang terlibat di dalamnya. • Kontribusi aktivitas komunikasi pada efektivitas manajer (Luthans, 2006: 370) 1. Komunikasi rutin/Routine communication (44 % ), 2. Pertukaran informasi/ Networking (11 %), 3. Manajemen tradisional /Tradisional management (19 %), 4. MSDM/ Human resources management (26 %)

Definisi Komunikasi Luthans (2006: 372) menyatakan, ”kebanyakan definisi komunikasi yang digunakan dalam buku perilaku organisasi menekankan penggunaan simbol 2 untuk mentransfer arti informasi (The use of symbols to transfer the meaning of information)” Robbins (2008: 5) Komunikasi meliputi transfer maupun pemahaman makna. Himstreet dan Baty dalam Purwanto (2006: 3) komunikasi adalah proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Komunikasi adalah bentuk apa saja dari interaksi – kata-kata, senyuman, anggukan kepala, gerakan tangan, sikap badan , gerakan mata – yang berakibat diterimanya arti, sikap, atau perasaan yang sama.

Gambar 8. 1 Proses Komunikasi Pengirim Pesan yang akan dikirim Penyandian pesan Penerima SALURAN Pesan diterima Pesan disandikan Gangguan Umpan balik Sumber: Robbins, Perilaku Organisasi, Buku 2 Salemba Empat, Jakarta, 2008, h. 7

1. Pengirim (komunikator) mengirimkan pesan dengan cara menyandikan pemikirannya § Pesan adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh komunikator Pembicaraan, tulisan, gerakan, ekspresi wajah adalah pesan. 2. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan § § Saluran formal disediakan oleh organisasi, , dan mengikuti rantai otoritas dlm organisasi Saluran informal, diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan thd pilihan-pilihan individual. 3. Penerima (komunikan) adl obyek yg menjadi sasaran pesan. § Sebelum pesan diterima, dilakukan penerjemahan sandi shg simbol pesan dapat dipahami oleh komunikan 4. Gangguan, mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan § Baik datang dari pengirim, saluran, penerima maupun umpan balik. 5. Umpan balik, adalah sarana pengecekan apakah pesan telah diterima seperti yg dimaksudkan pada awalnya.

Gambar 8. 2. Kontinum Komunikasi dalam Perilaku Organisasi Media dan teknologi komunikasi Komunikasi interpersonal Komunikasi nonverbal Sumber : Luthans, Perilaku Organisasi , Penerbit Andy, Yogyakarta , 2006, h. 373

MEDIA DAN TENOLOGI KOMUNIKASI Ø Media komunikasi, saluran melalui mana pesan komunikasi berjalan seperti tatap muka, telepon, surat pribadi, surat resmi, laporan, buletin dsb. Ø Luthans (2006: 373) Memilih media komunikasi yg tepat tergantung pada kapasitas media dalam membawa informasi, yang dapat diukur dari empat faktor; 1) umpan balik, (dari sangat lambat s. d. seketika) 2) saluran yang digunakan untuk membawa informasi (dari kombinasi audio dan visual sampai visual terbatas) 3) jenis komunikasi, (personal dan nonpersonal) 4) bahasa yang digunakan (termasuk bahasa tubuh, bahasa alamiah atau angka)

Gambar 8. 3 : Kemampuan Informasi pada Berbagai Media yang Berbeda Kekayaan informasi Media Umpan balik Saluran Jenis komunikasi Bahasa sumber Tinggi Tatap muka Seketika Visual, audio Pribadi Bahasa tubuh , alamiah Cepat Audio Pribadi Alamiah Surat pribadi Lambat Visual terbatas Pribadi Alamiah Surat resmi Sangat Lambat Visual terbatas Umum Alamiah Numerik formal Sangat Lambat Visual terbatas Umum Alamiah Tinggi/Sedang Telepon Sedang/rendah Rendah Sumber : Luthans, Perilaku Organisasi , Penerbit Andy, Yogyakarta , 2006, h. 373

TEKNOLOGI KOMUNIKASI • Berhubungan erat dengan media komunikasi adalah teknologi komunikasi yang diterapkan melalui SIM. • Teknologi komunikasi melalui komputer, telepon dan TV, anggota organisasi di lokasi yang sama atau tersebar di penjuru tempat dapat saling berkomunikasi. • Walaupun SIM biasanya berhubungan dengan jaringan informasi terintegrasi yang mendukung pengambilan keputusan manajemen dan e-business, SIM juga dapat digunakan untuk perencanaan strategis, pengembangan layanan pelanggan. • SIM juga mulai digunakan sbg bagian dari sistem komunikasi interpersonal dan organisasi. Misalnya manajer memanfaatkan intranet dan internet perusahaan

KOMUNIKASI NONVERBAL • Komunikasi nonverbal adalah penyampaian pesan tanpa kata, yang dikirim melalaui gerak badan, ekspresi wajah, gerak mata, gerak tangan, nada suara, dsb. – Karena merupakan respon manuasia tanpa kata, maka membutuhkan akurasi interpretasi perilaku nonverbal. – Komunikasi nonverbal dapat berdiri sendiri maupun bersama /melengkapi pesan verbal. • Bentuk komunikasi nonverbal antara lain; – Bahasa tubuh, yang mencakup ekspresi wajah, gerak mata, kaki, tangan, dan sikap badan. – Paralanguage, yang mencakup segala sesuatu seperti nada suara, kecepatan bicara, tertawa, ungkapan (“ah”, “uh”, “ah”

FUNGSI KOMUNIKASI NONVERBAL Fungsi komunikasi nonverbal: 1. Meyakinkan apa yang diucapkan (repetition) 2. Menujukkan perasaan atau emosi yg tak bisa diutarakan dengan kata-kata (subtitution) 3. Menunjukkan jati diri sehingga orang bisa mengenalnya (identity) Albert M. dalam Sutisna Dewi (2007: 8) menyimpulkan bahwa tingkat kepercayaan yg bersumber dari pembicaraan orang, yang beasal dari: 1. bahasa verbal hanya 17 % , 2. vokal suara sebanyak 38 % 3. ekspresi wajah 35 %

KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI • Komunikasi yang mengalir antar individu yang menekankan transfer informasi dari satu individu ke individu lain. – Berada ditengah garis kontinum di antara media komunikasi dan teknologi informasi di satu sisi dan komunikasi nonverbal di sisi lain. – Paling relevan dalam studi Perilaku Organisasi • Komunikasi antar pribadi yang efektif tergantung pada umpan balik – Umpan balik menciptakan komunikasi dua arah – Umpan balik dapat menguji bagaimana pesan diintepretasikan

Gambar : Bentuk-bentuk Dasar Komunikasi Antarpribadi Bentuk Komunikasi Deskripsi Contoh Komunikasi Lisan Komunikasi disampaikan dengan suara Percakapan pribadi, pidato, rapat, Telepon, videoconferences Komunikasi tertulis Komunikasi disampaikan melalui tulisan Surat, memo, laporan formal, berita, e-mail, faksimile, pengumuman Komunikasi formal memo, laporan, rapat, presentasi, Komunikasi disampaikian Lewat mata rantai komando Surat, konferensi pers (eksternal) Komunikasi informal disampaikan di Luar hirarkhi otoritas organisasi Komunikasi verbal Menyampaikan pesan dalam Pertemuan, pembicaraan telepon, Bentuk kata-kata videoconferences Rumor, yang disebarluaskan Melalui selentingan Komunikasi disampaikan lewat Gerak, ekspresi muka, bahasa Badan, dandanan, pakaian nonverbal tindakan, dan perilaku

Pentingnya Umpan Balik 1. Tujuan, umpan balik yang efektif diarahkan untuk membantu karyawan mencapai kinerja, bukan untk meremehkan 2. Kekhususan (Specificity), informasi yang disampaikan hanya yang diperlukan agar mereka mengetahui apa yang seharusnya dilakukan, bukan yang umum 3. Deskripsi (Discription), memberi gambaran mengenai hal-hal yang harus dilakukan, bukan yang evaluatif 4. Kegunaan) Usefulness , informasi yang disampaikan dapat digunakan komunikan untuk memperbaiki kinerja 5. Ketepatan waktu (Timeliness ), informasi yang disapaikan harus tepat waktu 6. Kesiapan (Readiness) – komunikan siap menerima informasi, misalnya berupa perintah, keputusan dan sebagainya. 7. Kejelasan (Clarity) – informasi haru dapat dipahami secara jelas oleh komunikan 8. Validasi (Validity) – informasi nya dapat dipercaya dan benar, bukan yang tidak akurat

KONTEKS KOMUNIKASI INTERPERSONAL DIREKTUR BAGIAN KEUANGAN Supervisor Akuntansi Supervisor Kredit MANAJER MANUFAKTURING Supervisor Produksi BAGIAN PEMASARAN Supervisor Kredit Periklanan Penjualan 1. Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) 2. Komunikasi dari bawah ke atas (upward communication) 3. Komunikasi interaktif (interactive communication) Pekerja

KOMUNIKASI DARI ATAS KE BAWAH • Adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu organisasi ke suatu tingkat yang lebih rendah. • Tujuan aliran komunikasi ke bawah (Katz dan Kahn : 1978) 1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu 2. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional 3. Untuk menyediakan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilakukan 4. Untuk memberitahu karyawan mengenai kinerja karyawan 5. Untuk menyajikan informasi tentang aspek ideologi dalam membantu menanamkan pengertian tentang tujuan-tujuan yang akan dicapai • Media yang digunakan – – Media cetak, seperti buku panduan, papan pengumuman, diskripsi prosedur, laporan standar, memo Media oral, seperti; rapat, instruksi langsung, pidato, telepon, tetepon

KOMUNIKASI DARI BAWAH KE ATAS • Adalah komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat lebih tinggi mengikuti garis pelaporan dalam hirarki organisasi. • Tujuan utamanya adalah – Memberikan umpan balik kepada atasan mengenai pelaksanaan kerja – Menginformasikan kemajuan pencapaian tujuan, – Meneruskan masalah-masalah yang timbul. • Bentuknya dapat berupa , laporan, keluhan, saran/ masukan, konsultasi.

KOMUNIKASI INTERAKTIF • Adalah komunikasi yang mengalir secara horizontal maupun diagonal dan memotong rantai perintah dalam organisasi. • Tujuan utamanya adalah; 1. Koordinasi tugas 2. Pemecahan masalah lintas unit kerja, 3. Saling tukar informasi, dan 4. Memecahkan konflik antar kelompok. • Media yang digunakan dapat; – Media cetak, seperti buku panduan, diskripsi prosedur, laporan standar, memo, surat resmi – Media oral, seperti; rapat, telepon, tetepon

HAMBATAN KOMUNIKASI Hambatan Teknis Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Seperti keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, Hambatan Semantik adalah pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya Hambatan Manusiawi Hambatan yang muncul dr masalah pribadi yg dihadapi, baik komunikator maupun komunikan. Hambatan ini mencakup baik yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, maupun yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan, seperti iklim kerja serta tata nilai yang dianut.