B SEGUIMIENTO Y MODELOS PARA EL CONTROL PRESUPUESTARIO

B SEGUIMIENTO Y MODELOS PARA EL CONTROL PRESUPUESTARIO Benigno Prieto Valero Responsable Sistemas de Gestión Grupo Ence bprieto@ence. es

AGENDA GRUPO EMPRESARIAL ENCE PRESUPUESTO TRADICIONAL VS PRESUPUESTO ESTRATEGICO VALOR QUE APORTA AL GRUPO ENCE

GRUPO EMPRESARIAL ENCE Industrias basadas en el bosque

GRUPO EMPRESARIAL ENCE Líneas estratégicas

CONTROL DE GESTION Flujo presupuestario Servicio Estudios Estimación variables Macroeconómicas y sectoriales Com. Dirección Dir. de Fábricas y de Forestal Reflexión Estratégica Estimaciones de organismos y analistas Simuación CTA. RDOS Aprobación Consejo Aprobación Rellenar Precio, IPC Paridad Planificación Y Control Div. Forestal UPA Septiem Neg. Comp Presupuestación Neg. Comp. FMA Presupuestación FMA FMI Presupuestación FMI Acuerdo Cortes, Precio Madera, Mix y Producción Aprobación Mensualización Seguimiento Aprobación Presupuestación Fab. Celulosa y CENER Div. Celulosa Depart. Centrales Pl. Ajustes y Cta. Rdos consolidada Rellenar Pl. Precio consumibles Compras Com. Seguim. (Celulosa/ Forestal) Control Balance Cta. Rdos matriz. RR. HH Todos Costes personal Sist. Inform. SS. GG. y DIT Gastos Admon Inversiones Desinvers. Dir. Financ. Pl. Amortiz. y Capitaliz Dir. Comercial Pl. Ventas x Mercado Costes Comerciales Dato de Descto Comercial

CONTROL DE GESTION TRADICIONAL Mapa de sistemas FÁBRICAS CELULOSA XXXX CONTROL PRESUPUESTARIO Y CONSOLIDACIÓN XXXXX Marcadora Báscula Control Distribuido HERRAMIENTAS TESORERÍA OFICINAS CENTRALES ORACLE Demand Planning Transportation Advance Supply Chain Planning OPM Quality OPM Inventory OPM Manufacturing OPM Financials OPM Costing Purchasing Inventory Order Management e. Commerce CRM Support Projects XXXX ORACLE FINANCIALS XXXXXX Mantenimiento i. Receivables (AR) Fixed Assets (FA) Account Receivables (AR) Account Payables (AP) General Ledger (GL) Cash Management (CM) REPORTING XXXXXXX RRHH XXXXXXX SPEC/i. TIME XXXXX (People. Net) XXXXXX DIRECCIÓN FOR. MADERERA

CONTROL DE GESTION TRADICIONAL Actores del presupuesto ? Producción Comercial Compras Logística RRHH ? ? Financiero Presupuesto 1 Presupuesto 2 ¿Los resultados …? • Diferentes visiones del presupuesto • Ineficiente utilización de la financiación • No existe coordinación en los recursos Presupuesto 3

“El calendario marca el presupuesto” Horizonte temporal de los forecast Otro horizonte de rolling 22. 2% Rolling 8 trimestres 3. 7% Rolling seis trimestres 7. 4% ENCE Año fiscal actual 63. 0% Rolling cuatro trimestres 3. 7% Fuente : Hackett Benchmarking & Research

Reflexiones iniciales • Rompamos con el calendario – El presupuesto es un proceso que debe desarrollarse a lo largo de todo el ejercicio – La mayoría de las entidades únicamente piensa en el presupuesto del año siguiente a Octubre. Noviembre Enero Febrero …. Junio Julio Reunión Alta Dirección Agosto Fijación Variables MACRO Septiembre Octubre Extensión a las Filiales Noviembre Diciembre Enero Reevaluación/Revisión En paralelo Definición del Proceso de este año Éxito Fracaso del Proceso

Reflexiones iniciales • La definición del proceso no debe ser un ANÁLISIS DE LABORATORIO Si queremos que el seguimiento del presupuesto aporte información VALIDA, no puede desarrollarse de espaldas al usuario Debería utilizarse como EXCUSA para definir con los responsables de Negocio cuáles son las variables génesis Bases de los Modelos Presupuestarios Responsables Negocio/Área Planificación y Presupuestación Magnitudes a seguir Identificación variables génesis Creación Modelos Presupuestarios Presupuestación Seguimiento que aporta VALOR

Características básicas en los modelos de Presupuestación No existe ningún MODELO DE PRESUPUESTACIÓN que sea mejor que el resto - son una traslación de los SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN al ámbito presupuestario Alineamiento estratégico de los presupuestos Planificación Estratégica Planes de Negocio Presupuestos Alcance del Modelo Presupuestario Simulación Proyecciones Posibilidades de Simulación y Proyecciones

GESTION DEL CAMBIO Coherencia del modelo Análisis y comparación entre el modelo analítico del ERP y el modelo presupuestario ERP Empresa Dependencia Centro Coste Cuenta Auxiliar 1 Auxiliar 2 Empresa 1. Oficinas centrales 2. Fábricas (3) 3. DIT 4. Servicios Centrales FM 5. Viveros 1. Algunos deptos fábrica 2. Valores SSCC y FM 3. Pples dptos/activ. Forestal 1. Financiero (1 a 7) 2. Analítica (9) 1. Productos celulosa 2. Destino-pto forestal 3. Bancos 4. Conceptos coste Celulosa 1. Coste fijo celulosa 2. Coste variable celulosa 3. Actividades forestal 4. Gastos venta celulosa MODELO PRESUPUESTARIO 1. Empresa 2. Direcciones 3. Destinos 4. Fábricas 5. Dep. RRHH (*) 1. Pto Celulos y Energía 2. Actividad y pto forestal 3. CV y CF celulosa 1. Financiero (1 a 2) 2. Analítica (3) 3. G (4 – Estadísticos) 4. Carta analítica 5. Actuación Patrimonial 6. Margen de Contribución Mercado Interco Proyecto Centro Coste Producto Cuenta Ajustes División

¿Qué distingue a las compañías de éxito? Empresas de Alto Rendimiento Ganador = Débil = Acertada Visión Estratégica Visión Mala Implantación Perdedor = Buena Implantación Conservador = Mala Visión Estratégica Mala Implantación Buena Implantación Gestión del desempeño Planificar + Medir + Decidir

Alineamiento estratégico de los Presupuestos Plan Estratégico • Variables fundamentales • 3 años Que suelen hacer bien las organizaciones. . . Presupuestos • Más extenso • A 1 año Que no hacen tan bien. . . • Definición de la Alta Dirección de • Trasladar sus planteamientos la evolución esperada de las estratégicos a un conjunto de magnitudes fundamentales del variables que integren toda la negocio organización • Transmisión “hacia abajo” de • Muy centrados en la Evolución esos objetivos de Negocio y menos en Procesos de Gestión Interna, • Asegurar que los presupuestos Cliente y formación responden en el corto plazo con esos objetivos a medio y largo • No todas las áreas de plazo responsabilidad están alineadas

CONTROL DE GESTION TRADICIONAL “Exceldependientes“ Reporting Analisis Modeliza. Planning ción • Falta de control • Fuentes de datos inconsistentes • Doble captura de los datos • Díficil colaboración multiusuario: Hoja de cálculo – Análisis – Modelización – Planificación Económico- Ventas & Finanicero Marketing RRHH Producción ORACLE • Ciclo de presupuestación largo • Mantenimiento elevado

CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO Diseño conceptual del MIS tro n e C e d te Cos ado rc Me Sector Información Pública Grupo Referencia Cuota de mercado ES M R INFO suales Men BALANCE GESTION Individuales /consolidado Negocio MIS Información Común Indicadores homogeneos Resultados s eria t a M as Prim te n Clie o/ uct d Pro icio v r Se ES M R INFO anales Sem CTA. RDOS. GESTION División A División B D. G. Financiera Información Divisiones D. G. Com. /Logística Total Divisiones D. G. RRHH Individuales /consolidado Indicadores de Gestión y proceso Seguimiento Presupuestario I+D D. G. Planif. y Control INFORMES A MEDIDA ALERTAS PRESUPUESTACION

Arquitectura CSA Planificación y Control Comercial Compras. . . Cuadro de mando Aplicaciones Business Performance Management Consolidación Business Modeling Contabilidad Auditorías Planificación Planning Modelización Budgeting POAs Forecasting UPAs Reporting Resultados Consolidations Reporting & Presupuestación Financial Management Tailored Desarrollos Applications a medida Base de datos Única Plataforma BI Oracle DW Meta 4 SCM CRM

CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO Excel es una herramienta más… Reporting Análisis Modeliza. Planning ción “Los usuarios” • Una “versión de la realidad” • Captura única de los datos • Soporte multi-usuario • Control centralizado Base de Datos • Work flow del proceso presupuestario • Ciclo de planificación y forecast más corto Económico- Ventas & Finanicero Marketing DATA RRHH ORACLE WAREHOUSE • Mantenimiento más reducido

RESULTADOS EN ENCE Comparativa de los modelos Modelo básico Modelo actualizado Basado en hoja Excel (aprox. 250 -300 hojas básicas de imput/reporting y 10 -15 versiones) Tecnología web y reporting Excel (aprox. 50 plantillas web de entrada datos, 50 hojas Excel de reporting y 3 versiones oficiales) Sin Work-flow del proceso presupuestario Información agregada por unidades de negocio Información escalar desde datos individuales a consolidados Cálculos complejos contenidos en hojas Excel no centralizados y difícil simulación Cálculos controlados centralizadamente y utilización de funcionalidades estándar para repartos Presupuesto (3 meses) Work-flow con responsabilidades Presupuesto accesible más fijación fiable de y

CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO Actores más implicados Datos en tiempo real Producción Comercial Compras Capacidad fijada Incremento ventas Respuesta a las necesidades Logística Cumplir demanda Datos en Real-Time tiempo real Data RRHH Contratación personal Financiero Mayor cash flow Aplicaciones de usuario Servicios de la plataforma LA COORDINACIÓN DE TODA LA EMPRESA SE ALCANZA UTILIZANDO UNA PLATAFORMA INTEGRADA ¿Los resultados …? • Todos los departamentos discuten las mismas cifras • Los fondos son utilizados eficientemente • Los recursos están coordinados, a lo largo de toda la cadena corporativa

Valor que aporta a Ence 1. Único entorno de trabajo para resolver problemáticas varias (real –conso-, presupuesto –conso-, semanal) con acceso personalizado vía web a una base de datos única 2. Aseguramos la consistencia del modelo Real/POAPM/Semanal al utilizar los mismos indicadores compartidos en los tres escenarios 3. Mismos usuarios accediendo a los tres escenarios de datos con seguridades. Curva de aprendizaje rápida dentro del Grupo 4. Workflow que facilita la monitorización del proceso de cierre y presupuesto 5. Multidimensionalidad que permite analizar la información desde todos los puntos de vista que necesitemos 6. Reporting que nace de una única fuente. Posibilidad de enriquecer el reporting de cada sociedad además de cumplir las exigencias de Grupo 7. Interface de datos procedentes de Oracle

Entorno único Aplicación diseñada para el seguimiento de los datos reales, incluyendo la conversión de divisa, consolidación según PGC y ajustes IAS CSA Planificación y Control Comercial Marketing. . . Cuadro de Mando Consolidación Business Modeling Contabilidad Auditorías Planificación Planning Modelización Budgeting POAs Forecasting UPAs Reporting Resultados Consolidations Reporting & Presupuestación Financial Management Base de Datos Única Oracle Tailored Desarrollos Applications a medida

Entorno único Aplicación diseñada para la gestión del POAPM Aplicación que recoge los indicadores operativos del reporting de Ence CSA Planificación y Control Comercial Compras… Cuadro de Mando Consolidación Business Modeling Contabilidad Aplicación que recoge la evolución semanal de los indicadores más significativos del Grupo Auditorías Planificación Planning Modelización Budgeting POAs Forecasting UPAs Reporting Oracle Resultados Consolidations Reporting & Presupuestación Financial Management Tailored Desarrollos Applications a medida

Comercial Aplicación para seguimiento presupuestario por cliente así como variables económicas, logísticas (puerto, incoterm, . . ), … CSA Planificación y Control Comercial Compras… Cuadro de Mando Consolidación Business Modeling Contabilidad Auditorías Planificación Planning Modelización Budgeting POAs Forecasting UPAs Reporting Resultados Consolidations Reporting & Presupuestación Financial Management Base de datos Única DW Tailored Desarrollos Applications a medida

Consistencia Visibilidad evolutiva en la misma pantalla Dato único, bloqueo de cierre mensual, . . .

Workflow ü Diferentes estados dentro del ciclo de reporting que permiten a los usuarios que se encuentran en las cabeceras estar informados de los avances de sus entidades dependientes Estados del Work-flow 1. Not started 2. Work in progress 3. Incomplet e 4. Ready 5. Locked

Reporting

Reporting €/MWh Ver Cuadro

Trazabilidad Ppto. conso Datos individuales Datos agregados PGC Datos agregados IAS

Ajustes IAS ü Detalle para cada IAS de los ajustes realizados desde PGC a nivel de Grupo (preparado el desarrollo para hacerlo por cada División)

Conversión ü En una plantilla indicamos los tipos de cierre y medios por entidad y período ü Además indicaremos por sociedad y período los tipos de adiciones de inmovilizado y fondos propios

Controles

GESTION DEL CAMBIO Objetivo Final Alinear Estrategia y Acción Planificación Dinámica Monitorizar el Rendimiento Buen Gobierno Corporativo NIC 2005 ……. Expectivas de los Accionistas Resultados Publicados Cumplimiento