Az oktatsi intzmnyek iratkezelsnek alapjai Ksztette Mucsi Lszl

Az oktatási intézmények iratkezelésének alapjai Készítette: Mucsi László levéltáros, MNL JNSZML Elérhetőség: mucsi. laszlo@mnl. gov. hu

Az oktatási intézmények iratkezelését szabályozó legfontosabb jogszabályok: 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 335/2005. (XII. 29. ) Korm. Rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 27/2015. (V. 27. ) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről 20/2012. (VIII. 31. ) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról

Az iratkezelés legfontosabb követelményei I. Az iskola rendelkezzen iratkezelési szabályzattal, melynek mellékletét kell, hogy képezze a 20/2012. (VIII. 31. ) EMMI rendeletben megtalálható irattári terv! Minta iratkezelési szabályzat megtalálható a levéltár honlapján (bár a jogszabályi változásokat figyelembe kell venni): http: //mnl. gov. hu/mnl/jnszml/iratkezeles_felugyelete A bevezetni kívánt iratkezelési szabályzatot a levéltárnak is felül kell vizsgálnia és hozzá kell járulnia a bevezetéshez. Az iratkezelési szabályzat elkészítése illetve beküldése előtt javasolt az előzetes egyeztetés a levéltár egyik gyűjtőterülettel foglakozó munkatársával.

Az iratkezelés legfontosabb követelményei II. Az iktatás: - Papír alapon, iktatókönyv használatával. - Elektronikusan, iktatóprogram használatával. Az iktatás céljára nem megfelelő eszközök: - Kockás füzet Excel táblázat Táblázatkezelő program Szövegszerkesztő program

Az iktatószám: - Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. - Az iratot el kell látni iktatószámmal. Az iktatószám felépítése: főszám-alszám/év. - Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. - Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni.

Iktatószám a gyakorlatban: A nevelési tanácsadó határozata, mely szerint Példa Béla sajátos nevelési igényű tanulóvá nyilváníttatik 34 -1/2018. Példa Istvánné kérvénye, hogy fia, Példa Béla magántanuló lehessen. 34 -2/2018. Az iskola válasza a szülőknek 34 -3/2018. Példa Istvánné kérvénye, hogy fia osztályozó vizsgát tehessen. 34 -4/2018.

Az iratkezelés legfontosabb követelményei III. Az irattárazás: Kézi és központi irattárat is működtethetnek. Kézi irattárban az utóbbi 1 -2 év iratait érdemes tárolni, amelyek még a napi ügymenetben használatban lehetnek. Utána érdemes az iratokat a központi irattárban elhelyezni. Az iratok a jobb áttekinthetőség kedvéért évente és amennyiben lehetséges, ügykörcsoportonként legyenek elkülönítve. Az iratokat fém vagy fa polcokon helyezzék el. Az irattár legyen zárható, száraz helyiség. Az irattárban ne fussanak közművezetékek, nem javasolt a pincék használata irattár számára. Az irattárban vagy annak közelében mindig legyen poroltó készülék.

Meddig kell őrizni az iratokat? Az iratokat mindig az adott irat keletkezésekor érvényben lévő irattári tervben meghatározott ideig kell őrizni. Az irattári tervben meghatározott őrzési időt mindig be kell tartani, azt megrövidíteni nem lehet, a meghosszabbítását viszont a levéltár kérheti. Jelenleg hatályos irattári terv: 20/2012. (VIII. 31. ) EMMI rendelet mellékletét képző egységes irattári terv. A korábbi irattári tervek elérhetők az alábbi linken: http: //mnl. gov. hu/mnl/jnszml/iratkezeles_felugyelete

Mit lehet tenni, ha az irattárban nincsen hely? 1. Selejtezni lehet a nem maradandó értékű iratokat. 2. Levéltárnak lehet átadni a maradandó értékű iratokat. Mi számít maradandó értékű iratnak? 1. Az, amit az irattári terv nem selejtezhető iratként határoz meg. 2. Az, amit a levéltár maradandó értékűnek nyilvánít. Fontos! A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni és azt, a selejtezni kívánt iratok jegyzékével együtt be kell küldeni a levéltárba, jóváhagyás céljából. Összetett intézményeknél fontos a jegyzőkönyvben feltüntetni, hogy az intézmény melyik egységének iratait érinti a selejtezés. Pl. : Ha az iskola gimnázium és általános iskola is (vagy a múltban az volt), fontos feltüntetni, hogy melyik képzési egység iratait selejtezik!

Példa a selejtezendő iratok jegyzékére: Iratok tárgya Évkör Érettségi vizsga dolgozatok 2013 -2016 Osztálynaplók 1995 -2016 Rontott bizonyítványok 1985 -2015 Tanműhely fenntartásával kapcsolatos iratok 1964 -1975 Számlák 1990 -2000 Ebédeltetés/napközi 1990 -2006 Tanulók fegyelmi ügyei 1995 -2006 Az őrzési időt a keletkezés évét követő év január 1 -től kell számolni. Pl. : 2008. május 12 -én keletkezett, 10 év őrzési idejű iratnál: 2019. január 1 -től selejtezhető

A selejtezésnél mindig az irat keletkezésekor érvényben lévő irattári tervet kell figyelembe venni. A kiselejtezett iratokat az iktatókönyvből is ki kell vezetni (a levéltárba beadott iratokat is). Papír alapú iktatókönyvben a selejtezett irat mellé „S”, a levéltárba kerülő iratok mellé „L”, a helyben maradó iratok mellé „H” jelzés kerül. A selejtezni kívánt iratokat csak a levéltár jóváhagyása után szabad megsemmisíteni, akkor azonban oly módon, hogy lehetetlenné váljon az iratok további felhasználása vagy rekonstruálása (elégetni, ledarálni). A levéltárnak jogában áll az irattári terv által meghatározott őrzési időt felülbírálni oly módon, hogy maradandó értékűvé nyilváníthat olyan iratokat, amelyek az irattári terv szerint egyébként selejtezhetőek lennének. Ezeket a levéltár előzetes egyeztetés után átveszi.

Az iskolákban előforduló legfontosabb, maradandó értékű iratok: - tantestületi, osztályozó értekezletek jegyzőkönyvei - bármilyen szöveges beszámoló az iskola éves munkájáról - olyan statisztikák, melyekből az iskolára vonatkozóan fontos adatok (tanulói létszám, szakos ellátottság stb. ) tudhatók meg - belső szabályzatok - nevelési-oktatási kísérletek, újítások iratai - az iskola történek főbb eseményeire (létesítés, fejlesztés, átszervezés stb. ) vonatkozó iratok - ha korábban működött iskolaszék, akkor annak az iratai - minden 1945 előtt keletkezett irat Ezek akkor is maradjanak meg, ha egyébként esetleg az irattári terv engedi selejtezni.

Az iratok levéltárba történő átadása A levéltárba csak olyan anyagok kerülhetnek, amelyek korábban átestek a selejtezésen. (Csak maradandó értékű irat kerülhet be. ) Előzetes egyeztetést követően kerülhetnek be az iratok. Az irattári átadásról egy átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza az átadni kívánt iratok jegyzékét. Például: Az iskola iktatott iratai 1980 -1999 Tantestületi jegyzőkönyvek 1985 -2000 Éves beszámolók 2000 -2001 Iktatókönyvek 1980 -1999 9 csomó 3 csomó 2 kötet 19 kötet

Összegzés Bármilyen iratkezeléssel kapcsolatos kérdéssel keressék a levéltár munkatársait! Elérhetőség: 06 56/421 -404; 5000 Szolnok, Pozsonyi út 40 -42. Gyűjtőterülettel foglalkozó kollégák: Mucsi László (mucsi. laszlo@mnl. gov. hu) Horváth Gergő (horvath. gergo@mnl. gov. hu) Szikszai Mihály (szikszai. mihaly@mnl. gov. hu) Csönge Attila (csonge. attila@mnl. gov. hu) Irattári tervek, minta iratkezelési szabályzat elérhetősége: http: //mnl. gov. hu/mnl/jnszml/iratkezeles_felugyelete Selejtezési jegyzőkönyv és iratkezelési szabályzat megküldése előtt kérjük, informálisan, e-mailben küldjék el számunkra a dokumentumokat!