Az audit Az auditls Jelentse hallgats tgabb rtelemben

Az audit

Az auditálás • Jelentése hallgatás, tágabb értelemben megfigyelésből áll • A minőségirányítási rendszereknél szokásos technika, módszerei bármely szervezet más szempontú értékelésére is alkalmas. • A belső audit a cég, a szervezet belső vizsgálata. A vezetés rendeli el, tervszerű tevékenység és a minőségirányítási vezető irányításával végzik. A belső audit tapasztalatait hasznosítani kell munkavégzés során.

A tanúsítási folyamat szereplői első fél: maga a tanúsítandó vállalat második fél: a tanúsítandó vállalattal kapcsolatban álló üzleti partnerek, ők is kezdeményezhetik a tanúsítást harmadik fél: a tanúsítást végző tanúsító cég

A tanúsító személye • A vevők bizalmának elnyerése egyben a vevők tanúsítók iránti bizalmának figyelembevételét is szükségessé teszi. • Amikor a dönt a cégvezetés, nem csak azt kell figyelembe venni, hogy a tanúsító a cégnek megfelelő legyen, hanem azt, hogy a tanúsító cég a vevők bizalmát élvezze. Ezért a vevők és a célpiacok, a potenciális vevők értékítéletét kell megismerni. • Gyakran maga a vevő közli, hogy kinek a tanúsítványát fogadja el. • Nagy cégek esetén régiótól függetlenül határozzák meg a tanúsító cégeket.

Az akkreditálás • A tanúsítók elfogadottsága az akkreditálással, illetve az érdekeltek megelégedettségét bizonyító referenciákkal bővíthető. • Az akkreditálás – lényegében a tanúsító tanúsítása – kérhető, de megszerzése nem kötelező – hazánkban a nagy nemzetközi tanúsító cégek általában német vagy angol akkreditálás alapján dolgoznak

Vállalati feladatok a tanúsítási folyamatban • döntés a szervezet tanúsításra való alkalmasságáról, felkészültségéről • lehetséges tanúsítók kiválasztása, ajánlatkérés, döntés a tanúsító cégről a beérkezett ajánlatok alapján • szerződéskötés a tanúsítóval, a tanúsítás napjának kiválasztása • auditálási folyamatban való közreműködés (dokumentumok átadása átvizsgálásra, a helyszíni audit) • a tanúsított rendszer folyamatos működtetése, fenntartása, a tanúsító felügyeleti tevékenységének lehetővé tétele

A minőségirányítási rendszer auditálása Részei: – dokumentumelemzés, – a dokumentumok értékelése, – a megfigyelés és – a megfigyelés értékelése (helyszíni ellenőrzés) Az értékelés alapja az ISO 9001: 2008 as szabvány szempontrendszere.

Minőségügyi audit • rendszeres és független vizsgálat • célja annak megállapítása, hogy a minőségügyi tevékenység és annak eredményei összhangban állnak a tervezett intézkedésekkel, • ezek az intézkedések hatékonyan valósulnak e meg és • alkalmasak e a célkitűzések elérésére.

Az audit a gyakorlatban • a szervezet, illetve a szervezeti egység munkafolyamatai szabályozottságának ellenőrzése, összehasonlítása a vonatkozó szabvány követelményekkel, az előírások alkalmazásának megfigyelése annak érdekében, hogy a rendszerben lévő hibákat • • – – – • feltárják, megszüntessék, és ez által a rendszert folyamatosan fejlesszék a már kiépített és a működő minőségirányítási rendszer estében lehet kérni.

Az auditálás részei • Megfelelőségi audit • Teljesítés-audit

A megfelelőségi audit Azt a mértéket határozza meg, amennyire a minőségügyi rendszer részeként létező dokumentumokban (kézikönyvek, utasítások, eljárások) meghatározott rendszer kielégíti az auditálás alapját képező követelményrendszert. (a szabvány követelményeinek és a rendszer dokumentumainak összevetéséről van szó)

A teljesítésaudit Annak meghatározására irányul, hogy a dokumentumot alkalmazók, a munkatársak mennyire értették meg a dokumentált rendszert, milyen mértékben valósítják meg, illetve tartják be a rendszer előírásait. (az auditor összehasonlítja a tervezett intézkedéseket és ezen intézkedések megvalósulását)

Az auditálás típusai Előaudit: ekkor a kiépített irányítási rendszer előzetes vizsgálata történik. Tanúsítási audit: független tanúsító testületek által végzett ellenőrzés. Felügyeleti audit: a sikeres tanúsítást követőn is folytatódik a tanúsító és a tanúsított szerződéses kapcsolata. A tanúsítást követő ellenőrzés az úgynevezett felügyeleti audit. Megújító audit (újratanúsítás): a felügyeleti audit időtartamának lejárta után egy újabb felügyeleti ciklus veszi kezdetét, a cég minőségirányítási rendszerét újra tanúsítják.

A jó auditor jellemvonásai • diplomatikus, udvarias, jó kommunikációs készségű, • türelmes: az emberi kapcsolatokban és az információszerzésben, • jó kapcsolatteremtő, • jó ítélőképességű, • állhatatos, fáradhatatlan, lankadatlan figyelemmel bír, • van önfegyelme – udvarias, • elfogulatlan, nyitott gondolkodású, • elemző képességgel bír: az ok okozati összefüggések szisztematikus elemzésére képes, • nyitott, kíváncsi, érdeklődő, rugalmas, professzionális, szakképzett.

Az auditorral szembeni alapelvek • nem igaz, hogy ő a legokosabb, • nem szabad kritizálnia, objektív megállapításokat kell tennie • nem érezteti, hogy felette áll az auditált terület személyiségeinek, • a kérdezés nem kérdőre vonás, hanem a tények megismerésére való törekvés, ugyanis nem szabad összekeverni a tények megállapítását a felelősségre vonással.

Az audit tervezése – Az auditálandó területet és a vonatkozó követelményeket megismerése – Az auditált területen használt eljárásokat és ezek kapcsolatát. – Jegyzetek, ellenőrző listák, emlékeztetők készítése – Az audit kérdőív (a részfeladatok megfogalmazása) – Az auditkérdőíven a globálisan megfogalmazott célokat bontják le részcélokká és az auditorok ezek ellenőrzése révén igazolhatják a globális célok teljesülését. – A kérdésekre adott válaszok és a saját megfigyelési tapasztalatok alapján tud válaszolni az auditor a globális kérdésekre.

Az audit végrehajtás szakaszai • A dokumentumok átvizsgálása. Ellenőrzik, hogy a vonatkozó minőségügyi dokumentumok megfelelnek e a szabványsorozat illetve a vonatkozó törvényi előírásoknak. • A helyszíni auditálás. A pontos jegyzetelés, a tapasztalt, feltárt eltérések pontos leírása a jó auditjelentés alapja • Az auditjelentés: annak összefoglalása, hogy a szervezet milyen mértékben teljesíti a vele szemben támasztott követelményeket. • Az auditjelentésnek egyrészt tartalmazza azokat a megállapításokat, amelyek a követelményeknek megfelelnek, másrészt pedig azokat a tevékenységeket, amelyek nem a követelmények szerintiek (ez a rész a hibajegyzék, az eltérések felsorolása).

Az audit végrehajtás szakaszai • Az eltérések megfogalmazása: csak tényekkel alátámasztott, bizonyítható hiányosságokat tartalmazhat. A jelentésnek rövidnek és tény megállapítónak kell lennie. • A jelentés elemei: – Megfigyelés – az eltérés megfogalmazása – precíz, pontos legyen! – Hivatkozás – a szabványra, az MK előírásaira történjen! – Magyarázat miért nem megfelelő a vizsgált terület, tevékenység • A minőség tanúsítása: az audit akkor tekinthető lezártnak, ha a felismert eltéréseket a szervezet munkatársai kijavították. • Ha szükséges, az auditor újabb helyszíni auditálást tart.

Az audit értékelése Tipikus auditeltérések: • A vezetés tevékenységével összefüggő eltérések • Az erőforrásokkal való gazdálkodáshoz kapcsolódó eltérések • A termék előállítás területével kapcsolatos eltérések • A mérés, elemzés és fejlesztés területével kapcsolatos eltérések • Az auditot követő záró értekezleten értékelik a cég minőségirányítási rendszerét.

A vezetés tevékenységével összefüggő eltérések • elkötelezettség hiányából • a vezetői elkötelezettség ki nem nyilvánításából • minőségi célok nem kellő ismeretéből: a dolgozók nincsenek tudatában a minőségi célokkal • tisztázatlan hatáskörökből, így a felelősség sem állapítható meg

Az erőforrásokkal való gazdálkodáshoz kapcsolódó eltérések • rend, tisztaság nem megfelelő • személyi, tárgyi feltételek elégtelenek

A termék előállítás területével kapcsolatos eltérések • • technológiai fegyelem sérül azonosítatlan terméket találnak mérőeszközök nem hitelesítettek a vevő eszközeit, tulajdonát nem megfelelően kezelik • bizonytalanság van az előírások terén • kiszolgáló folyamatok elégtelenek

A mérés, elemzés és fejlesztés területével kapcsolatos eltérések • • vevői visszajelzések nem hasznosulnak auditprogram hiányzik ellenőrzés nem teljes körű a hibás termékek kezelése nem szabályozott • az adatok elemzése elmarad • helyesbítés helyett is javítás történik

A minőségirányítási rendszer kialakításával kapcsolatos eltérések • • dokumentálás hiányzik kizárásokról a döntés elmaradt a rendszer kiegyensúlyozatlan fogalmi zavarok, hibás hivatkozások fordulhatnak elő

A tanúsítvány • Az ISO 9001: 2008 szabvány által leírt minőségirányítási rendszert kiépítése után • külső független (akkreditált) tanúsító testület megvizsgálja • megfelelőségi okiratot állít ki • célja, hogy a tanúsító a vevők számára, a gyártótól és a vevőktől független félként kinyilvánítsa, hogy a tanúsított szervezet minőségirányítási rendszere megfelel az ISO 9001 szabványnak.

A tanúsítvány • a bizalomerősítés eszköze • a tanúsítvány fenntartásának szigorú szabályai vannak, amelyek mind a tanúsított szervezetre, mind a tanúsítóra meghatározott feladatokat rónak • tanúsítási szerződés kötelezi a szervezetet saját rendszereinek és eljárásainak ellenőrzésére, megfelelő helyesbítő intézkedések elvégzésére

A tanúsítvány Ha a tanúsított szervezet elmulasztja a feltárt nem megfelelőségek megszüntetéséhez szükséges helyesbítő intézkedések megtételét, akkor a tanúsítónak vele szemben különböző szankciókat kell alkalmazni: a tanúsítvány » felfüggesztése, » visszavonása

Tanúsítási jelek, logók használata • • A tanúsító testület tanúsítványát a tanúsítvány érvényességi ideje alatt lehet használni szerződésben vagy dokumentumban rögzítik minden olyan dokumentumon feltüntethető, amelyet a tanúsított szervezet a tanúsított tevékenységével összefüggésben alkalmaz. • A felhasználás konkrét módját a tanúsító szervezetnek jóvá kell hagynia • termékek, szolgáltatások jelölésére, reklámozására nem használhatók, csak a szervezet tanúsított minőségirányítási rendszerére utalva lehet őket használni. • A használatot a tanúsító testület ellenőrzi a szerződésben meghatározott módon vagy sajtófigyelés útján. • A tanúsítási állapot felfüggesztésekor vagy megszűnésekor a tanúsítási jel használatát minden dokumentumon szüneteltetni kell.

A tanúsítás ára • • a felkészítés költségei az előaudit, a tanúsítási audit, a helyszíni auditok közvetlen és járulékos költségei a tanúsítvány kiállításának költségei felügyeleti audit költségei

A hazai minőségtanúsítási rendszer felépítése A rendszer A tanúsítvány Tanúsítási alap Szint Alkalmakiállítója -jei zása Igénybe vehető, illetve veendő elemek 1. szabvány -vállalatminősítés a gyártó szabvány -vállalatminősítés -akkreditált laboratórium vizsgálata -felügyeleti ellenőrzés a gyártó -vállalatminősítés szabvány és -akkreditált laboratórium összehasonlítás vizsgálata más termékekkel -felügyeleti ellenőrzés -műszaki-esztétikai zsűri 2. 3. kötelező önkéntes a gyártó