Aviso de privacidad simplificado La Comisin de Transparencia

Aviso de privacidad simplificado La Comisión de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León, es el responsable del tratamiento de los datos personales que nos proporcione. Los datos personales que recabemos los utilizaremos para las siguientes finalidades: Registro de participantes, datos de control, generar constancias respectivas, comunicación para seguimiento para conclusión de los cursos, aclaración de dudas, por algún error o imprecisión, notificación de cancelación o cambio de horario, fecha y/o sede. Así mismo, podrá manifestar su negativa al tratamiento de sus datos personales, en las instalaciones de la “COTAI” ubicada en Av. Constitución # 1465 -1 Pte. , zona centro del municipio de Monterrey con Código Postal 64000, o por medio electrónico en el correo ut@cotai. org. mx. En caso de que exista un cambio en el aviso de privacidad, lo haremos de su conocimiento a través de la página www. cotai. org. mx/descargas/avisos_privacidad_cotai. zip, o bien, de manera presencial en nuestras instalaciones.

Procesos Técnicos

Objetivo General Al finalizar el curso, las y los participantes identificaran la producción y manejo de documentos al interior de las instituciones, así como los procesos técnicos archivísticos, a fin de estar en posibilidad de cumplir con la Ley General de Archivos

Marco Jurídico Histórico Decreto del 14 de abril de 1980 Ley Federal de Transparencia 2002 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos APF 2004 Ley Federal de Protección de Datos 2010 Ley Federal de Archivos 2012 Ley General de Transparencia 2015 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos 2015 Ley Federal de Transparencia 2016 Ley General de Archivos 2018

La producción de documentos El resultado de un trámite casi siempre se documentos procesos de materializa que reflejan gestión respuesta a dicho trámite. Estos documentos de archivo, son testimonios de la atención entre gobierno y ciudadanos que tienen características concretas que permiten identificarlos así como diferenciarlos. y en los la

Atributos de los documentos § Formas esenciales: autor, destinatario, texto, data, lugar, acontecimiento Internos § Formas de constancia: notas de registro de entrada y salida, diligencias de género(autentificaciones de firmas, intervenciones y visto bueno) § Formas archivísticas: notas de clasificación y referencia, las de resumen o extracto y referencias cruzadas Atributos del documento § Formato: archivables Externos volúmenes, unidades § Tipo de escritura y su materialidad § Forma: original o copia § Sellos

Documento de archivo ¿Qué es un documento de archivo? q Es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental. (Art. 4, fracción XXIV de la Ley General de Archivos)

Documentos de archivo Únicos, ya que no son múltiples como los ejemplares de libros o revistas Orgánicos, puesto que son parte de un todo estructurado, deben su existencia a una persona o institución que los produjo y sólo alcanzan sentido cuando se relacionan entre sí. Seriados, debido a que se producen uno a uno y se acumulan de modo natural en los archivos, formando series

Común vs Sustantiva La documentación común es aquella que es habitual para toda la Administración Pública La documentación sustantiva es la que se produce de manera exclusiva en cada institución a partir de las atribuciones especificas de ésta EJEMPLOS Común Sustantiva Expedientes de Personal Sesiones de Pleno de la Comisión Adquisiciones de bienes o servicios Sesiones del Órgano Consultivo Reportes financieros Recursos de Revisión Servicios de seguridad y vigilancia Denuncias al incumplimiento a las obligaciones de Transparencia y Acceso a la Información Listas de asistencia Denuncias al incumplimiento a las obligaciones de Protección de Datos Personales

Producción de documentos Tienen una fecha de inicio y finalización fácilmente identificable Se reciben y eventualmente se despachan a tráves de un solo conducto (Unidad de Correspondencia) Documentos generados por un trámite Se encuentran generalmente regulados por alguna disposición jurídica de órden administrativo Frecuentemente se complementan con el llenado de formatos especiales La tramitación de estas gestiones se realiza a través de bases de datos en las que registra el incumplimiento de los requisitos Las áreas responsables de los trámites generan documentos como respuesta a las solicitudes

Administración de documentos Conjunto de métodos y prácticas destinadas a: q Planear q Dirigir q Controlar la producción q Circular q Conservar q Usar q Seleccionar q Determinar la disposición final q Valoración

Sistema de Archivos La reforma del artículo 6º Constitucional, publicada en el Diario Oficial de la Federación del 7 de febrero de 2014, establece en lo medular lo siguiente: Emisión de Leyes Generales de Transparencia, Protección de Datos y Archivos Creación del Sistema Nacional de Transparencia Formalización del Sistema Nacional de Archivos

Sistema Institucional de Archivos Instancia normativa Área Coordinadora de Archivos Instancias Operativas Unidad de Correspondencia [Oficialía de Partes] Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico

Diseño Institucional de Archivos: Oficialía de Partes Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Archivo de Trámite

Procesos Técnicos Procesos técnicos archivísticos: q Cuando no existan antecedentes del asunto; q Cuanto se trate de un nuevo asunto o materia. (Alday García, 2004, P. 33) En un expediente siempre se debe tener en cuenta: Principio de procedencia Respeto al orden original de los documentos

Procesos técnicos archivísticos Expediente. -Unidad documental constituida: q q Bajo un mismo asunto. Relación de causa y efecto. De manera sucesiva y natural. Por secuencia cronológica, de acuerdo al trámite mismo. A 1. solicitud 2. respuesta 3. anexos S U N T O

Expediente de archivo ¿Qué es un expediente? q Unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados. (Art. 4, fracción XXIX de la Ley General de Archivos)

Expediente La portada de un expediente deberá contener: q q q Título del expediente Un breve extracto del asunto Clave o código de clasificación Fecha de apertura y fecha de cierre Vigencia en el archivo de trámite Vigencia en el archivo de concentración q Fecha de transferencia primaria (AT -AC) q Disposición (Destino final, al término de vigencias)

Expediente de archivo Expurgo documental ü Documentos que no tengan carácter oficial; ü Borradores; ü Documentos que carezcan de signos de validación (firma autógrafa, sellos originales, etc. ); ü Documentos duplicados; ü Formatos en blanco; ü Cuadernos de apuntes; ü Notas, banderitas o papeles autoadhesivos

Expediente de archivo Foliación La foliación de los expedientes se realiza con lápiz, en cada una de las fojas, de la siguiente forma: q Enumerar de manera consecutiva sin omitir ni repetir números. q En la cara recta escribir el folio en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto. q En cada uno de los expedientes está dividido en legajos, la numeración será continua. q Si el asunto del expediente no ha concluido, en la carátula se deja en blanco, se marcará el dato con la foliadora. (AGNC Colombia, s/f, pp. 2 -3).

Correspondencia La correspondencia general que se produce interna o externamente es documentación que puede dar lugar al inicio de trámites o a la atención de los asuntos bajo la responsabilidad de los organismos productores, dando lugar a la producción de otros documentos, implicando lo siguiente: § El control de la correspondencia de entrada, es decir, la que ingresa a las instituciones; § El control de la correspondencia de trámite; § El control de la correspondencia de salida, es decir, la que egresa de las instituciones o de sus áreas internas, sea como respuesta a la correspondencia de entrada o no

Administración de documentos en trámite La documentación instituciones producida adquiere una en las serie de matices: q Correspondencia general a partir de la cual se inician procesos de gestión administrativa; q Documentación que no necesariamente implica el desarrollo de procesos de gestión (ciertas comunicaciones administrativas que no implican relación con otras áreas); q Documentación técnica o administrativa que se produce como información de apoyo para el desempeño de asuntos o trámites

Recepción Seguimiento y control de la información en trámite Registrar Turnar Procedimientos de recepción Dar seguimiento Notificar Elaborar

Unidad de correspondencia “Área encargada de brindar los servicios centralizados de recepción y despacho de la correspondencia oficial dentro de las [instituciones]…” (Disposición 2, fracción I de las DGAGA-Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único) El inicio de un trámite es el punto en el cual se sientan las bases para contar con archivos organizados mediante criterios o lineamientos de carácter general.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA El artículo 29 de la Ley General de Archivos, señala que las áreas de correspondencia son las responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para [que posteriormente les facilite a las unidades administrativas] la integración de los expedientes de los archivos de trámite. (DOF. 15/06/2018)

Actividades de la unidad de correspondencia Seguimiento y control de la Información en trámite Recepción y despacho de correspondencia de entrada Recepción y despacho de correspondencia de salida “Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos” DOF 3 julio de 2015, 7°, fracc. I

Actividades de la unidad de correspondencia Para cumplir con los requerimientos mínimos señalados por los lineamientos, así como para vincular los procesos de control de la correspondencia con otros procesos de la gestión documental, es necesario ejecutar las “ 3 R”. R R R evisión de la correspondencia. ecepción de la correspondencia. egistro de la correspondencia de entrada.

Actividades de la unidad de correspondencia Recepción y despacho de correspondencia de entrada Constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la dependencia para realizar de manera expedita y eficiente un trámite institucional v Control y seguimiento institucional de la documentación recibida; v Entrega expedita y oportuna de la documentación al área correspondiente; v La documentación sistemáticamente recibida sea captada y organizada

Generación de Documentos Recepción y despacho de correspondencia de salida: salida Garantiza que los documentos generados por las entidades administrativas de la dependencia sean recibidos de forma puntual por sus destinatarios. v Revisión de la respuesta y –en su caso- corrección de términos de respuesta; v Registro de correspondencia de salida en un formato oficial o en el sistema automatizado disponible, asentando los datos verificadores; v Control del mecanismo de distribución de la correspondencia de salida

GRACIAS.