Avdelningen fr Drift och Underhllsteknik Indikatorer mta fr

Avdelningen för Drift- och Underhållsteknik Indikatorer – mäta för vem? Thomas Åhrén Doktorand vid avd. för Drift- och underhållsteknik Luleå tekniska universitet 1

Disposition ú ú Inledning Mätningens problematik Indikatorer – vad är det? Indikatorer som beslutsunderlag – – – ú Exempel – – ú ú Backspegelns problematik Verksamhetsstyrning Processorienterade och resultatrelaterade Att använda Banverkets resultatmått som indikatorer CO 2 -halt och miljömål Kan mäta diffusa processer ingenjörsmässigt Avslutning 2

Mätandets problematik ú ú Kan vi mäta det vi vill mäta Mäter vi det vi ska mäta (validitet) Hur bra är mätningarna (reliabilitet) Hur förhålla sig till mätdata som beslutsunderlag 3

Ett exempel ú Tänk på en termometer som visar -10 o C ú Du planerar en utomhusaktivitet ú Vilka slutsatser drar du? ú Tänk nu på en termometer som visar +10 o C ú Vilka slutsatser drar du nu? ú Vilka slutsatser skulle du dra utan termometer? 4

Exempel 2 ú ú Bilens hastighetsmätare visar 110 km/h Tillåten hastighet är 90 km/h Du närmar dig vägverkets hastighetskamera Hur kommer du att reagera? ú Vad skulle hända om bilens hastighetsmätare är ur funktion? 5

Relevanta frågor ú Är det tillräckligt att veta temperaturen för att få en trevlig utomhusvistelse? ú Är det tillräckligt att veta bilens hastighet för att få en säker bilkörning? ú Vad vill hända om informationen är felaktig? 6

Indikatorer – vad är det? 7

Vad är indikatorer (nyckeltal)? ú ”Just an indicator of performance” (Wireman, 1998), ú “Performance indicator is a measure capable of generating a quantified value to indicate the level of performance taking into account single or multiple aspects” (Liyanage et al. , 2001) 8

Kärt barn har många namn… Indikatorer Index Nyckeltal KPI (Key performance indicators) 9

Varför indikatorer? En önskan att kunna påverka ett fastställt mål, genom att följa upp och mäta de påverkansfaktorer som målet är beroende utav. Väljs rätt indikatorer kan målvärdet påverkas i önskad riktning under resans gång 10

Indikatorer ú En möjlig definition – Komprimerad information levererad som ett tal Management och kontroll ú Hur indikatorer fungerar Förebyggande (proaktivt) Alarm Diagnostik Processmått Reaktivt Alarm Diagnostik Resultatmått – Identifierar behov av handling, alarmbeslut – Identifierar vad som bör göras, diagnostik ú Signallikhet ú Beslutslikhet ú Samband signal beslut (Performance driver) 11

Indikatorernas egenskaper ú Uttryckt som ett tal ú Ger information om: – fysiska förhållanden eller processtatus – mål- eller strategiorienterad – enstaka objekt/uppgift eller grupper av objekt/uppgifter ú Skalbar – lokal, regional och global 12

Typer av indikatorer ú ú Förutspående eller kvitterande Standard eller skräddarsydd Lång- eller kortsiktig Snabb eller långsam – Redundans ú Kompromiss (Trade-off) 13

Indikatorer jmf målvärde Målvärdet mätbart Indikator mätbar här Leading eller förutspående indikator performance driver Indikator mätbar här Coincident eller just-nu indikator förändras parallellt med målvärdet indikator kan vara målvärde Indikator mätbar här Tid Lagging eller kvitterande indikator outcome measurments indikator = målvärde 14

Signal- eller beslutslikhet Signallikhet (motorinformation) Oljetryck Hinder/fara Tankmätare Poliskontroll Beslutslikhet Stanna nu Vattentemp. Trötthet Beslutslikhet Planera stopp 15

Skapande av indikatorer Fastställ mål Skapa strategier Bestäm kritiska framgångsfaktorer Välj lämpliga indikatorer 16

Indikatorer som beslutsunderlag 17

Uppföljning och kontroll – en tillbakablick ú 1880 – ingenjörsmässiga uppföljningssystem – behov av resurskontroll ú 1920 – ekonomirelaterade förvaltningssystem – offentlig ekonomisk kontroll ú 1960 – behov av kompletterande ingenjörsmässiga aspekter – ekonomi, utrustning och organisatoriska perspektiv ú 1990 – behov av kompletterande företagsmässiga aspekter – säkerhet, hälsa och miljömässiga perspektiv 18

Backspegelns problematik ú Traditionell verksamhetsstyrning via resultatmått – ekonomirelaterad – reflekterar gårdagens aktiviteter – ”kör bil genom att titta i backspegeln” ú Vad händer om bilen är en ”supertanker” – lång tid mellan beslut och kursändring – vissa kursändringar ej mätbara inom normal planeringshorisont ú Vad händer om bilen är ”börsen” – kursändringar sker så snabbt att inga beslut hinner fattas 19

Verksamhetsstyrning Företagsövergripande mål SHM ROI Infrastrukturintegritet Relationer Kompetens Processer (Åhrén och Kumar, 2004) ú Resursförvaltning ú Hantering av oväntad input/output ú Strategiskt fokus ú Stödja övergripande företagsmål ú Länka verksamheten mot företagsövergripande mål ú Mäta verksamhetens effektivitet 20

Indikatorer som beslutsunderlag ú ú ú Organisatorisk kontroll Kvantifiera organisationens effektivitet Grad av organisatorisk måluppfyllelse Identifiering av starka och svaga områden Förbättra organisationens prestation 21

Indikatorer kan utgöra en bas för: ú ú ú Resursallokering och kontroll Identifiera problemområden Bidrag till övergripande företagsmål Benchmarking Trender 22

Indikatorers användning Trender Positiv Mål Negativ Tid Benchmarking Konkurrent Positiv Mål Negativ Visualisering Röd – Otillfredsställande Gul – Behöver förbättras Vit – Tillfredsställande Grön – Utmärkt Tid “Gör inget” “Agera” “Avvakta” “Agera” Typ of indikator Övervakas Avstävmning Styrande + Mål - Visualiserings nivå Historia Behov Överallt Strategiskt Operativ 23

Länk och effektmodellens uppbyggnad Företagsövergripande mål SHM ROI Infrastrukturintegritet Relationer Infrastrukturintegritet Strategiska indikatorer (System) B Taktiska indikatorer (Delsystem) Kompetens Processer A I II C III IV V VI VIII IX Operationella indikatorer 24 (Komponent)

Styrning och uppföljning Effektivitet Produktivitet Ekonomi Arbetsmiljö Innovation ROI SHM HSE Infrastrukturintegritet Kompetens Processer Kvalitet Relationer 25

Två olika typer av prestanda A Process Input/Output B C Processens prestationsförmåga Beslut baserat på relevant information 26

Reducerad processkontroll Processrelaterade indikatorer Dold a pro cess er ut an in syn Program Planning Planering Mål & Strategier Execution Genomförande Analysis & Feedback Resultatorienterade indikatorer 27

Banverkets strategiska plan: från resultatmått till indikatorer Ett exempel på hur indikatorer kan skapas 28

Banverkets strategiska plan ú Strategisk styrning ú Vision, värderingar och policyer ú Transportpolitiska delmål ú Målredovisning ú Prioritering ú Återrapporteringskrav 29

Strategisk planuppbyggnad 5 övergripande transportpolitiska delmål 3 övergripande interna verksamhetsmål 24 strategiska delmål 18 strategiska delmål 94 resultatmått 128 resultatmått Totalt 222 resultatmått 30

Ett potentiellt problemområde ú ú ú Styrning / ledning 42 strategiska delmål 222 resultatmått Prioriteringar Trade-offs 31

Hur lösa problematiken 222 resultatmått 5 - 8 indikatorer för respektive målperspektiv ú Reduktion av antalet mått ú Övergripande målperspektiv ú Prioriterade mål ú Återrapporteringsfrekvens ú Indikatoregenskaper ú Människans minneskapacitet ú Resan eller resmålet 32

Indikatorer – en lösning ú ú ú ú ú Ett tal Process eller fysiskt relaterad Strategi- eller målinformation Ofta jämförelse av “är-bör”-värde Skalbar Psykologin säger – max 5 -8 st Signallikhet Beslutslikhet Samband signal beslut BÖR ÄR 33

Analyskriterier för indikatorer ú Max 5 -8 parallella indikatorer ú Presenterbar som ett tal ú Larmande eller diagnostiserande – larmsignal eller peka på nödvändiga beslut ú Kopplas mot organisationens övergripande mål – reflektera det som går att påverka ú Skalbara – lokala, regionala eller globala ú Icke-redundanta – behövs ej flera mått som beskriver samma sak 34

Utdrag ur måttbilagan… Måttbilagans rubrik 3. 1. 1 - Tillgänglighet Så här ser det ut! Information av typen inventarielista Vad signalerar detta? Vilket beslut följer? 35

Mera utdrag ur måttbilagan… 3. 1. 2 Turtäthet och kapacitet ska öka + Rubrik 3. 1. 3 – 3. 1. 5 Konsumerad kapacitet per… 36

Valda indikatorer ú Egen verksamhet, förmåga & utveckling 1. Medarbetarsamtal 2. Individuell utvecklingsplan 3. Antal ändringsmeddelanden avseende PSB 4. Antal marknadsföringsåtgärder 5. Underhållskostnad per… 6. Antal tågförseningar pga överskridet A-arbete 7. Andel beviljade tåglägen 8. Andel körda tåg enligt plan ú Kunder, uppdragsgivare & samhällsintressenter 1. Konsumerad kapacitet per… 2. Punktlighet totalt / för/ per …. 3. Antal tågförseningstimmar totalt / för/ per …. 4. Nöjdhet med Banverkets trafikantinformation 5. Hastighetsnedsättning 6. Tågstörande fel 7. Antal döda och allvarligt skadade 8. Antal olyckor 37

Sammanfattning av studien ú ú ú Antalet resultatmått kan reduceras Resultatmått skalbara indikatorer Prioriteringar viktiga Återrapporteringsfrekvens vägledande Avse både process och slutmål 38

CO 2 -halt och miljömål Ett exempel 39

CO 2 -halt och miljömål ú ú ú Ökningen av CO 2 -halten måste stoppas Relativt eniga om att problemet existerar Relativt enkelt att mäta Förändrad CO 2 -halt tar lång tid Måste förlita sig på förändrade beteenden hos människan ú Förändring övervakas enbart med processkontroll 40

Kan mäta diffusa processer med ett ingenjörsmässigt förhållningssätt En möjligt lösning 41

Kan mäta diffusa processer med ett ingenjörsmässigt förhållningssätt ú Systematiskt tillvägagångssätt krävs ú Betrakta processen som diffus ú Identifiera liknande problemsituationer – CO 2 -halt och miljömål ú Skapa processindikatorer ú Fokusera på resan 42

Generella processer Mål och strategier Analysis/continuos improvement Program Planera Genomföra 43

Oklara delprocesser Processrelaterade indikatorer Dold a pro cess Program er ut an in syn Planning Planering Mål & Strategier Execution Genomförande Analysis & Feedback Resultatorienterade indikatorer ú Klara orsakverkan samband saknas ú ”Gör vi så här förväntar vi oss att detta ska hända” ú Länk och effektmodellens grundtanke kan användas 44

Skapa indikatorerna… Fastställ mål Skapa strategier Bestäm kritiska framgångsfaktorer Välj lämpliga indikatorer … och fokusera på resan BÖR ÄR 45

Sammanfattning ú ú Inledning Mätningens problematik Indikatorer – vad är det? Indikatorer som beslutsunderlag – – – ú Exempel – – ú ú Backspegelns problematik Verksamhetsstyrning Processorienterade och resultatrelaterade Att använda Banverkets resultatmått som indikatorer CO 2 -halt och miljömål Kan mäta diffusa processer ingenjörsmässigt Avslutning 46

Tack för visat intresse Frågor? 47