Avainvapaaehtoisten polku Projekti 2013 2014 Projektin tarkoitus Selkeytt

Avainvapaaehtoisten polku Projekti 2013 -2014

Projektin tarkoitus • Selkeyttää ja parantaa Suomen Punaisen Ristin avainvapaaehtoisten polkua kehittämällä ja yhtenäistämällä tukemisen tapoja vapaaehtoisen polkua seuraten. • Varmistaa tuen laatu ja jatkuvuus niin keskustoimiston kuin piirienkin osalta selkeytämällä tarpeet, sekä kirkastamalla työntekijöiden vastuualueet ja tehtäväjaot. • Opas vapaaehtoisten tukemiseen toimii työskentelyn ohjenuorana. Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Tavoitteet • Vapaaehtoisten tukemisen oppaan sisältämien prosessien parantaminen sopimalla yhteisistä toimintatavoista ja vastuista • Oppaan julkaisu sähköisesti • Keskeisten avainvapaaehtoisten polkujen kuvaaminen • Perehdytyspaketit verkkoon kaikille avainvapaaehtoisille 2013 • Vuonna 2014 järjestää täydennyskoulutustapahtuma osastojen vastuuhenkilöille. Jatkossa kerran 3: ssa vuodessa. • Oppaan kirjoittaminen osastoille? Muuta? Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Työskentelytapa • Oman kohderyhmän/vastuualueen tarkastelu yhteisen prosessin pohjalta. • Vapaaehtoisten tukemisen toimenpiteiden tarkastelu ja tarkentaminen perustuen vapaaehtoisten tukemisen oppaaseen. • Yhtenäisten käytäntöjen vahvistaminen ja tuen takaaminen kaikille avainvapaaehtoisryhmille. • Yhdessä työstämistä ja välitehtäviä oman viiteryhmän kanssa. Esim. yksi piirin työntekijä ja yksi vapaaehtoinen. Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Päivän ohjelma • • • Vapaaehtoisten tukemisen vastuumatriisin esittely Avainhenkilöiden tehtäväkuvat ja muutostarpeet Lounas Etappi 1: Rekrytointi, Kati Ketola Etappi 2: Vastaanotto, Örn Witting Kahvit ja pullat Etappi 3: Perehdytys, Ulla Rantanen Etappi 4: Viestintä, Anna Vuorinen Etappi 5: Koulutus, Sole Noranta Palaute, yhteenveto ja jatkotyöskentelystä sopiminen Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Vapaaehtoisen polun vastuumatriisi Vastuumatriisin esittely • Vastuumatriisi • Osaston avainhenkilöt, keitä/mitä ryhmiä he tukevat? • Avainhenkilöiden tehtäväkuvat ja niihin kohdistuvat muutostarpeet. Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Minkälainen tilanne osastoissa on perehdytyksen suhteen? • Osastot merkitsevät jäsenmestarien yhteystiedot rekisteriin, mutta perehdytyksen suhteen heihin ei ole oltu yhteydessä. Kaikissa osastoissa ei ole. • Osastojen käytännöt vaihtelevat suuresti. Palautetta on tullut, että potentiaaliset toimijat eivät pääse mukaan tai mikäli pääsevät, eivät saa perehdytystä. Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Miten vapaaehtoiset perehdytetään tehtäviinsä? Kuka vastaa etapista osastossa? • Vaihtelee. Ei selvästi vastuutettu kenellekään. Tehtävä sopisi esim. jäsenmestarille, jonka tehtäväkuvaa voisi laajentaa niin, että se kattaa sekä aktiiviset että passiiviset, uudet ja vanhat osaston toimijat. Mikä heidän roolinsa on osastossa? • Roolia voisi laajentaa niin, että jäsenmestari huolehtii, että osaston kaikki osastoon liittyneet/ilmoittautuneet toivotetaan tervetulleeksi, saavat yhteyshenkilön ja perehdytyksen sekä Punaiseen Ristiin että tehtävään. Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Jäsenmestarin tehtävä perehdytyksessä • • • Vastaa siitä, että osasto järjestää itse, osastojen yhteistyönä tai yhteistyössä piirin kanssa Yhteisen lipun alla - vapaaehtoisena Punaisessa Ristissä –kurssin kolmen kuukauden kuluessa, sekä kutsuu kaikki osaston uudet tulokkaat koulutukseen. Huolehtii, että toimijat saavat osastossa yhteyshenkilön, joka perehdyttää tulijan toimintamuotoon. Mikäli jostakin syystä osasto ei pysty vastaanottamaan uusia jäseniä/vapaaehtoisia, hän ilmoittaa asiasta viipymättä piiriin. Jäsenmestari seuraa tulijoiden pääsemistä mukaan toimintaan ja pitää hallituksen ajan tasalla asiasta. Huolehtii, että osastossa on saatavilla perehdytysmateriaalia ja muut avainhenkilöt tuntevat osaston perehdytyskäytännöt Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Tukiverkko • Osasto: hallitus • varaa tarvittavat välineet ja budjetin, sekä seuraa aktiivisesti uusien tulijoiden mukaan pääsyä. • Piirit: järjestösihteerit tai päälliköt/tj. • pitää säännöllisesti yhteyttä ja perehdyttää uudet jäsenmestarit esimerkiksi ohjaamalla heidät perehdytysaineistoon ja kannustaa täydennyskoulutukseen. • kannustaa pieniä osastoja järjestämään perehdytystilaisuuksia yhteistyössä ja auttaa järjestämään tarvittaessa kouluttajan. • huolehtii, että osastolla on käytössään tarpeeksi vapaaehtoisen oppaita uusille jaettavaksi. Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Tukiverkko • Keskustoimisto: VANU, järjestökehityssuunn. • ylläpitää perehdytysaineistoja, kuten perehdytyspassia, Yhteisen lipun alla –koulutuksen materiaaleja ja vapaaehtoisen opasta sekä tuottaa muita tarvittavia materiaaleja, kuten perehdytyksen tsekkilista. • Joka kolmas vuosi järjestetään valtakunnallinen koulutustilaisuus jäsenmestareille. • Kaikki vapaaehtoiskouluttajat koulutetaan vetämään Yhteisen lipun alla –kurssia. • Toimittaa jäsenlistat uusista jäsenistä? Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Vastuualueet ja henkilöt polun eri etapeilla ja järjestöportailla osasto/? piiri/ keskustoimisto/Kati Erityiset tarpeet Kohderyhmä/tuki eri järjestöportailla PUHEENJOHTAJAT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Erja/Ulla SIHTEERIT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Erja/Ulla RAHASTONHOITAJAT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Sarianne REKRYTOINTI Yhteiset tarpeet TILIN- JA TOIMINNANTARKASTAJAT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Jani EA-RYHMÄNJOHTAJAT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Niina ENSIAPUPÄIVYSTYSYHDYSHENKILÖ T osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Niina JÄSENMESTARIT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Kati Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014

Tehtäväkohtainen perehdytys • Osasto: toiminnan yhdyshenkilö • Huolehtii, että omat vapaaehtoiset saavat perehdytyksen toimintaan • Piiri: toimialavastaava • kaikki avainhenkilöt saavat tehtävän vaatiman perehdytyksen • Kaikki toimintamuotojen vapaaehtoiset saavat tehtävän vaatiman perehdytyksen • Ktsto: Avainhenkilöryhmästä vastaava huolehtii • Tehtävään liittyvistä perehdytysmateriaaleista ja tavoista, sisällyttää promokoulutukseen tehtäväkohtaiset perehdytysasiat Avainvapaaehtoisten polku 2013 -2014