Autorizacin pago horas extras entre Programas Subprogramas y

Autorización pago horas extras entre Programas Subprogramas y Convenios Interinstitucionales en el Gobierno de la República

DGPN-USCEP Presentación Procedimiento FM-04 -1 -1 Autorización pago horas extras entre Programas Subprogramas y Convenios Interinstitucionales en el Gobierno de la República

Autorización pago horas extras entre Programas Subprogramas y Convenios Interinstitucionales en el Gobierno de la República

Facilitadores: Lic. Mario Ruíz Cabalceta Lic. Ricardo Gaitán Sibaja Marioruiz@hacienda. go. cr Gaitansr@hacienda. go. cr Tel. 256 -7017

OBJETIVO * Describir las acciones necesarias para que los órganos gestores del Gobierno de la República, mediante los responsables de Programas, Subprogramas y la Unidad de Recursos Humanos, desarrollen funciones y tareas que giran en torno al registro, control, aprobación y autorización de pago de horas extras de servidores que laboren entre Programas y Subprogramas o que se respalden mediante la suscripción de convenios interinstitucionales.

2. 1 El procedimiento será de aplicación de las Unidades de Recursos Humanos del Gobierno de la República: * Se responsabilizan de realizar las funciones y tareas atinentes al análisis, registro, control, aprobación y autorización del pago de horas extras de servidores que laboren entre Programas y Subprogramas.

* Se respaldan mediante la suscripción de convenios interinstitucionales, solicitados expresamente por los responsables de los Programas y Subprogramas Institucionales, bajo un documento que faculte a los servidores para realizar el trabajo extraordinario, fundamentando el análisis de los responsables de las Unidades de Recursos Humanos en el marco normativo que regula el reconocimiento del tiempo extraordinario. * Utilizando para efectos de registro y control el Módulo de Centro de Costos Autorización de Oficios de pago de horas extras contenido en sistema INTEGRA.

2. 2 Los procesos e instancias responsables inmersas en el presente procedimiento, circunscriben el análisis, registro, control, aprobación y autorización del pago de horas extras entre Programas, Subprogramas o Convenios Interinstitucionales, en procesos manuales y automatizados. * Correspondiendo al Jefe de la Unidad de Recursos Humanos estudiar y analizar que previamente al brindar la autorización de pago, documentando las necesidades reales del tiempo extraordinario a laborar en las instancias pertinentes, en estricto acatamiento de las normativas y regulaciones que giran en torno a estos tópicos. * Sin dejar de lado el establecimiento de relaciones de coordinación información y comunicación con la respectiva Unidad Financiera y los responsables de Programas y Subprogramas en punto a la existencia de los recursos presupuestarios que honren esos pagos.

• Artículo 140 incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política de la República de Costa Rica. • Artículos 25 inciso 1), 27 inciso 2) acápite b) de la Ley N° 6227 -Ley General de la Administración Pública de 2 de mayo de 1978 y sus reformas. • Ley N° 8131 -Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos de 18 de setiembre del 2001, sus reformas y su Reglamento. • Decreto Ejecutivo N° 32988 -H-MP-PLAN de 31 de enero del 2006 y sus reformas (Reglamento a la Ley 8131). • Decreto Ejecutivo N° 28947 -H de 06 de setiembre del 2000 (Derogado por Decreto H-075 -2007).

Ø Decreto Ejecutivo Nº 28947 -H publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 188 de lunes 02 de octubre del 2000; designó a la Dirección General de Presupuesto Nacional, para que autorice el pago de horas extras a funcionarios que prestan servicios en programas presupuestarios diferentes a los que pertenecen. (Así derogado por Decreto H-075 -2007). Ø Decreto H-075 -2007 Artículo 2°- Procédase a desconcentrar el registro, control y aprobación del pago de horas extraordinarias de los funcionarios del Gobierno Central que prestan este servicio entre programas y subprogramas presupuestarios diferentes a los que pertenecen o que en su defecto se circunscriban en convenios interinstitucionales suscritos por las máximas autoridades, encomendando las funciones de registro, control y aprobación a las respectivas Unidades de Recursos Humanos de los órganos gestores del Gobierno de la República.

El proceso de centralización normativa y desconcentración operativa es implementado en el Gobierno de la República, mediante la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N° 8131 y particularmente en su Reglamento, Artículo 2°, el cual introduce los siguientes conceptos:

FUNDAMENTO LEGAL “Atribución que tienen los órganos rectores de los subsistemas del Sistema de Administración Financiera del Sector Público y el Sistema Complementario de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para definir el conjunto de los principios, técnicas, métodos y procedimientos empleados en el proceso a su cargo”.

Desconcentración operativa: “Atribución de competencia al órgano que ejecuta un determinado proceso, para adoptar decisiones administrativas y operativas con el propósito de alcanzar objetivos que le son propios, con apego al marco normativo establecido por el órgano competente”.

• • Corresponde a los Directores y Subdirectores de Programas o Subprogramas solicitar autorización para el reconocimiento del pago de horas extras que en cumplimiento de objetivos y metas requieran laborar funcionarios en programas y subprogramas diferentes al que pertenecen presupuestariamente. • Mediante oficio firmado y sellado por su puño y letra, dirigido al Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, fundamentando solicitud con justificación sobre la necesidad de laborar tiempo extraordinario, garantizando la suficiente disponibilidad de recursos financieros para el pago de horas extras durante el correspondiente ejercicio económico.

• Corresponde al Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, estudiar, analizar y tomar la decisión pertinente de las solicitudes del pago de horas extras. • Realizando los registros y controles en el Módulo de Centro de Costos Autorización de oficios en sistema INTEGRA, una vez que haya brindado la anuencia correspondiente, manteniéndose vigilante de establecer los registros y controles documentales que brinden fe que los funcionarios autorizados laboren el tiempo extraordinario en el respectivo Programa o Subprograma al cual se carga el gasto.

• Es improcedente que un Programa o Subprograma Presupuestario que cuente contenido económico suficiente y disponible durante el ejercicio económico, honre el pago de tiempo extraordinario de funcionarios que no se han sometido a este procedimiento. • Toda vez que el principio que rige este mecanismo de pago en términos presupuestarios, es que la dependencia en donde se labora el tiempo extraordinario asuma el registro y control al cual debe cargarse el pago.

* Ante dudas o incertidumbre sobre el estudio y análisis de solicitudes de autorización del pago de horas extraordinarias en las condiciones establecidas en este procedimiento, antes de tomar alguna decisión que pueda contravenir la correcta aplicación, el Jefe de la Unidad de Recursos Humanos debe canalizar consulta ante la Dirección General de Presupuesto Nacional.

La Dirección General de Presupuesto Nacional, a través de la Unidad de Seguimiento y Control de la Ejecución Presupuestaria, sin detrimento de las funciones y tareas que realicen en términos del control interno de la propia administración activa, la Dirección General de Auditoría Interna y la fiscalización posterior de la Contraloría General de la República, brindará seguimiento y control al desarrollo de este procedimiento, emitiendo los informes de auditoría correspondientes a las respectivas autoridades superiores para lo de su competencia.

Las acciones a realizar en este procedimiento implican la ejecución y asignación de las siguientes actividades y responsabilidades, circunscribiendo estas al Jefe de las respectivas Unidades de Recursos Humanos y Directores o Subdirectores de Programas o Subprogramas. Para el éxito de la gestión se deberán impulsar y fortalecer entre esas dependencias el desarrollo de canales de coordinación, información y comunicación, sin dejar de lado establecer mecanismos registro, archivo, custodia, control de solicitudes y autorizaciones del pago del tiempo extras, de tal forma que permitan el control interno y posibiliten la fiscalización posterior.

DIRECTOR y/o SUBDIRECTOR DE PROGRAMA y/o SUBPROGRAMA MINISTERIAL: 1 - Planificar y organizar Necesidades de recursos humanos externos a su Dependencia para el cumplimiento de labores en tiempo extraordinario 2 - Solicitar a Jefe de Unidad Financiera constancia de existencia saldos disponibles presupuestarios y número de Reserva de Recursos que permitan honrar los pagos de horas extras. 3 - Solicitar vía oficio al Jefe de Unidad Recursos Humanos autorización de pago de horas extras de funcionarios que pertenecen a Programas o Subprogramas o Ministerios diferentes al que están adscritos, Adjuntando fotocopia de Resolución o Convenio Interinstitucional que estipula el traslado de funcionarios de un programa, subprograma o dependencia a otro y justificación razonada por escrito de necesidades del trabajo del tiempo extraordinario de funcionarios ajenos a su dependencia. 4 - Esperar oficio de respuesta de Unidad de Recursos Humanos previo a asignar a funcionarios el cumplimiento del trabajo en tiempo extraordinario 5 - Recibir respuesta vía oficio de Jefe de Unidad Recursos de Humanos de solicitud de autorización de pago de trabajo extraordinario. 6 - Enviar al Jefe Unidad Recursos Humanos el reporte del registro del cumplimiento del tiempo extraordinario laborado, indicándose la gestión del pago.

JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIALES 1 - Recibir de Directores o Subdirectores de Programa, Subprograma, las solicitudes de autorización de pago de horas extras de funcionarios no adscritos a su dependencia, con documentación de respaldo de: justificación y resoluciones o convenios de traslados de funcionarios. 3 - Brindar respuestas vía oficio a Directores o Subdirectores de Programa o Subprogramas para que autoricen al funcionario a cumplir con el trabajo extraordinario. . 2 - Analizar y confrontar documentación aportada con oficio de solicitud de pago de horas extras, verificando la concordancia con normativa que regula el pago de horas extras e información contenida en la base de datos de INTEGRA. 4 - Recibir el reporte por parte de Directores o Subdirectores de Programa o Subprogramas indicando el registro del cumplimiento del tiempo extraordinario autorizado y laborado para que se proceda con el pago. .

JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIALES 5 - Recibir comunicación y documentación del analista sobre cumplimiento del registro de los datos en el Módulo de INTEGRA. 6 - Aprobar en el Módulo de INTEGRA, el número de oficio de autorización para que se proceda con el pago del tiempo extraordinario laborado. 7 - Evacuar consultas respecto del pago de horas extras. Instruir respecto del archivo, custodia de oficios, documentación derespaldo de los registros aprobaciones y autorizaciones de pagos de horas extras de servidores entre programas o subprogramas o por convenios interinstitucionales.

ANALISTA REGISTRADOR UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIALES 1 - Recibir del Jefe de Unidad de Recursos Humanos instrucción copia de respuesta de oficio de autorización de pago de horas extras con documentación de respaldo para registrar datos en el Módulo de INTEGRA. 2 - Registrar datos de servidor y horas extras en el Módulo direccionando el pago al código presupuestario indicado en el formulario de solicitud de autorización de pago de horas extras. 3 - Informar al Jefe de Unidad de Recursos Humanos el cumplimiento del registro de los datos en el Módulo de INTEGRA, devolviendo documentos de respaldo.