Aula Netvrksmde Silkeborg 24 april 2019 Ballerup 25

Aula Netværksmøde Silkeborg 24. april, 2019 Ballerup 25. april, 2019

Dagsorden Tjek ind og velkommen • Status og prioritering af releaseplan foråret 2019 • Hjemmesider i Aula • Pause • Erfaringsopsamling fra piloterne • Aula kommunikationsmateriale • Pause med Mentimeter-spørgsmål • Kick off på dagtilbud • Tak for i dag

Status på foråret 2019 Anne Vadgaard, Netcompany

Status på foråret Udvikling af Aula Implementering 1. januar Grupper og brugere i Aula Skemaindlæsning Widgets 1. april Udrulning i 5 bølger 18 kommuner færdige med prøve Udddannelse af ca. 5000 adm. og SB’er Løbende kommunal og institutionsopsætning Uddannelse af jeres egne medarbejdere Løbende fejlretning og videreudvikling Supportindberetninger Piloterfaringer Erfaringer fra uddannelse Erfaringer fra opsætningsmøder Accepttest BPI-test Brugervenlighedstest 1. august

Status på foråret 1. januar 9. maj R 1. 1 Løbende Release 1. 0 Udvikling af Aula Løbende fejlretninger Dokumentfiltrering Aulas åbenhed og fremsøgning Onedrive /Googledrev Notifikationer Barnets og klassens kalender Tidlige sletteregler Skrive til grupper, du ikke er en del af Hjemmeside App Årsrul og sletteregler Migrering Komme-gå Samtykker Separat beskedtråd pt. 1 Separat beskedtråd pt. 2

Status på releaseplan Jakob Volmer, KOMBIT Anne Vadgaard, Netcompany

Aula Plan for releases før og efter skolestart 2019

Aula Plan for releases før og efter skolestart 2019 Prioritering frem mod 1. august 2019 Dedikerede ressoucer til fejlrettelser og ”Early life support” - Indberettede fejl rettes løbende - Sidste sprints (5 og 6) inden sommerferien prioriteres til stabilisering af løsning – herunder snitflader Levering af ”Minimum Viable Product” - Kun højest prioriteret funktionalitet – herunder ændringer – som grundlag for at kunne starte op til tiden efter sommerferien medtages i sprints (3 og 4) - Migrering udvikles og testes sideløbende i eget spor - Nye ændringer (ex. Kommunespecifikke loginmuligheder) medfører nedprioritering af andet indhold, lavere prioriteter skubbes derved til efter sommerferien

Aula Plan for releases før og efter skolestart 2019 Prioritering fra 1. august 2019 og frem Første sprints (7 og 8) – stabil drift prioriteres - Support og fejlrettelser - Performance - Snitflader og widgets Følgende sprints (8, 9 og 10) frem mod 8. november 2019 - Fortsat udvikling af prioriteret oprindelig scope - Kun højest prioriterede ændringer, som medfører tilsvarende udsættelse af oprindeligt scope - Klargøring til dagtilbud og klubber Herefter fortsat udvikling i sprints - Eventuel ret af oprindeligt scope, ændringer og optioner/videreudvikling i prioriteret rækkefølge (roadmap)

Plan for prioritering Emne/funktionalitet Login-tilpasninger Håndtering af plejeforældre Dropdown ved gruppeopslag Forvaltningsinstitutioner Stamkort Tværinstitutionelle grupper Følsom besked - default mode Fællespostkasser Step up med lokal Id. P Contexthandler Håndtering af alias Kontaktlister Overblik over ressourcers tilgængelighed Ledelsesinformation til implementering Flere lokale idp’er tilknyttet en kommune Fritidshjem med egne institutionsnumre Kommentarer Anmeld indhold Infotavler Id. P på app Kalendersynkronisering Snitfalde til serviceplatformen Emailsynkronisering Håndtering af spam Papirkurvsfunktionaltiet Opdatering af kontaktoplysninger hos KMD/IST Klasselogsfunktionalitet SMS Integration til ESDH Osv.

Kaffepause 15 min

Hjemmesider i Aula Pernille Schultz, Netcompany

Ny funktionalitet i Aula Administration og opsætning af hjemmesider KLIK-opgaver: 1. Hvem skal have rollen som kommunal administrator af hjemmesider? 2. Hvilke skoler vil anvende hjemmesider? Intern afklaring: 1. Hvem skal have rollen som administrator af hjemmesider på de enkelte administrationer? Intern afklaring: 1. Hvem skal eventuelt tildeles begrænsede redaktørrettigheder?

Navn eller logo 2 Topbillede 4 Hovedmenuer 5 Indholdssider 3 Kommunelogo 1 Farvetemaer 6 7 Sidefod

Ny funktionalitet i Aula

Ny funktionalitet i Aula Test af hjemmesider "Det virker let at gå til og der er gode muligheder. " "Det er nemt at gå til. Dog kunne navngivning være bedre. " "Det fungerer, men det er noget anderledes end Skoleporten. Kræver tid og en god vejledning at forstå, hvordan Drupal fungerer. " "Det fungerer rigtig godt, at man kan se indhold og redigere direkte i visningen. Meget begejstret for hvor hurtig og stabil løsningen er. "

Erfaringsopsamling fra piloter Stina K. Johansen, KOMBIT

Erfaringsopsamling fra piloterne Status for piloter Gladsaxe • 2 årgange på Mørkhøj skole og Gladsaxe skole i fuld pilotafprøvning • I løbet af maj måned åbnes der yderligere op alle klasser på de 2 skoler • De første nye ” 0. klasser” introduceres til Aula Aarhus • Elsted skole åbner for pilot af fuld skole i maj, Søndervangsskole afventer kvartalsvis forældremøde i juni • Afprøver sammen med Netcompany og IST indlæsning af skema og indlæsning af vikar

Erfaringsopsamling fra piloterne Status for piloter Høje-Taastrup • Medarbejdere uddannet • Meebook afprøves Odder • Involvering af skolebestyrelsen for at drøfte anvendelse • Forberedelse af at undervise medarbejdere

Erfaringsopsamling fra piloterne Evaluering og videndeling fra piloterne Anvendelse Oplæg: BETT Læringsfestivallen Børn og Ungetopmødet Medier: Politikkens skoleledernetværk Danske Kommuner Plenum Skole og Forældre Folkeskolen DR / TV 2 Uddannelse og udrulning Aula Funktionalitet Udrulningsdrejebog blev skrevet sammen med Odder og afprøvet af Høje-Taastrup Alle brugergrupper fra pilotskoler skal interviewes for opsamling af funktionalitet de næste uger. Uddannelsesmaterialer og uddannelseskonceptet Test af superbrugernes undervisning af egne kollegaer Vidensdeling af erfaringer dels direkte fra pilotkommuner og dels via aulainfo. dk Input fra piloterne har hidtil resluteret i nogle af følgende ændringer til funktionalitet: • At kunne skrive til gupper man ikke er medlem af • Fremsøgning af klassens/elevens kalender • Forbedring af samtykker

Aula kommunikationsmateriale Susanne Rasmussen, KOMBIT

Aula - kommunikation Teamet Henrik Kirkeskov Pressetalsmand for KOMBIT HKS@kombit. dk Susanne Rasmussen Kommunikationsansvarlig for Aula SRS@kombit. dk Lotte Sievers Holm Kommunikation XLSS@kombit. dk

Aula - kommunikation

Aula - kommunikation

Aula - kommunikation Implementeringsmaterialer Materialer findes her: Https: //aulainfo. dk/guide-til-foraeldre-og-elever/uddannelsesmateriale/ På trapperne: • Introduktionsfolder (på flere sprog) • Plakater • FAQ om samtykker • Kort video (sammendrag af funktionsvideoer)

Aula - kommunikation Implementeringsmaterialer I maj kommer videoer til forældre samt evt. flere trin-for-trin-guides. Links til andre materialer kan findes i kommunikationsoversigten: https: //aulainfo. dk/wp-content/uploads/Kommunikationsoversigt-til-kommuner-Aula. pdf Fx: • Præsentationer • Budskabsnotat • Pakke med tekster målrettet forældre (skoleblad, forældrebrev, facebook-opslag mv. )

Aula - kommunikation Implementeringsmaterialer Husk at dele: https: //aulainfo. dk/guide-til-projektledere/erfaringer-fra-kommuner/

Aula - kommunikation Pressehåndtering Kommunen står selv kontakt til lokal presse og egne medier fx: • Lokalavisen • Skoleblade • Egne hjemmesider • Egne facebooksider Pressekit til hjælp til opgaven udsendes primo maj. KOMBIT/Aula står for PR overfor landsdækkende og regionale medier. Kontakt os gerne, hvis I hører noget!

Aula - kommunikation Kampagne – i samarbejde med Red Barnet Fokus: Den gode tone på Aula Video lægges på You. Tube den 7. maj 2019. KOMBIT/Aula & Red Barnet arbejder for at få presseinteresse om emnet i uge 19. Vi beder kommunerne om at arbejde lokalt med samme tema Alle projektledere har modtaget en mail med tekster og info. Send evt. gerne videre til jeres kommunikationsfolk.

Aula - kommunikation So-me-kampagne i dagene op til den 12. august

Aula - kommunikation So-me-kampagne – med humor Aula - som et spil høvdingebold med mange spillere på banen Tagline: ”Det skal ikke føles som en kamp at få børnenes hverdag til at hænge sammen” Vi sammenligner forældre, pædagogisk personale og elevers ageren med et spil høvdingebold. Forældre og medarbejdere er spillere og børnene dommere. Der bliver uddelt advarsler, gule og røde kort til dem, der ikke opfører sig ordentligt og scoret mål, når kommunikationen rammer plet.

Aula - kommunikation So-me-kampagne Udgangspunktet bliver et Aula-kampagnesite på Facebook. Elementer: • Hovedvideo • 2 -3 video/gif-uddrag • Post med spørgsmål • Annoncering på Facebook • PR-indsats Mere info samt materiale i begyndelsen af juni.

Aula - kommunikation Her finder I nyheder og materialer Aulainfo: Overblik over kommunikations- og implementeringsmaterialer samt inspiration til det lokale arbejde: https: //aulainfo. dk/guide-til-projektledere/det-lokale-kommunikationsarbejde/ https: //aulainfo. dk/guide-til-projektledere/erfaringer-fra-kommuner/ Følg med i nyheder: https: //kombit. us 9. listmanage. com/subscribe? u=358172 be 3747584387203009 b&id=a 0867 cdc 30 Del gerne jeres erfaringer på Yammer eller få det på aulainfo.

Kick off dagtilbud

Implementering af dagtilbud Kick off – implementering af Aula på dagtilbudsområdet • Ny projektleder på dagtilbudsområdet? • Hvilke kommunikationsplatforme anvendes der på dagtilbudsområdet i din kommune? • Hvilke læringsplatforme anvendes der på dagtilbudsområdet i din kommune? • Hvilke administrative løsninger anvendes der på dagtilbudsområdet i din kommune?

Implementering af dagtilbud Kick off – implementering af Aula på dagtilbudsområdet • Gå til www. menti. com og log på med 12 83 89

Implementering af dagtilbud Forberedelse af implementering Pilotimplementering Januar 2020 Udrulning 12 ugers udrulning (teknisk opsætning) Udrulningsprøve September 2019 Institutionsregister og brugerdata til Aula Bølge 1 Bølge 2 Allokering Allokere ressourcer Sikre organisation Beslutningsprocesser - Hvordan vil I bruge Aula? Bølge 3 Opgaver ifm. institutionsregister, numre og brugerdata i Aula Bølge 4 Bølge 5 Ibrugtagning

Implementering af dagtilbud - Uddannelse A. Uddannelse af kommunale administratorer. Holdundervisning af 2 dages varighed (1 per kommune) B. Uddannelse af pædagogiske superbrugere. Holdundervisning af 7 timers varighed (se kommunetal på aulainfo. dk) C. Uddannelse af administrative superbrugere. Holdundervisning af 7 timers varighed (1 per kommuner) ----------------------------------D. Uddannelse af pædagogisk personale E. Uddannelse af administrativt personale Deadline for tilkøb er 15. august 2019 www. netcompany. com/aula

Implementering af dagtilbud - Uddannelse September 2019 Institutionsregister og brugerdata til Aula Udrulning Forberedelse af implementering 12 ugers udrulning (teknisk opsætning) Udrulningsprøve Januar 2020 Pilotundervisning Uddannelse af administratorer Uddannelse af superbrugere Tidsplan for uddannelse Uddannelse af eget personale Ibrugtagning

Tak for i dag Førstkommende opmærksomhedspunkter - Forårets releases: App, hjemmesider og mere Datamigrering og årsrul før datamigrering Go live til august Næste netværksmøde finder sted i efteråret 2019 (september/oktober)