AUDITORIA INTERNA Pablo Padilha Pereira Novembro2004 FortalezaCE AUDITORIA
AUDITORIA INTERNA Pablo Padilha Pereira Novembro/2004 Fortaleza/CE AUDITORIA INTERNA
INTRODUÇÃO O objetivo da Auditoria é AUXILIAR e FISCALIZAR todos os procedimentos da Empresa, fornecendo-lhes análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades examinadas. É aumentar os controles internos em todos os setores da Empresa, buscando eficiência e economia na aplicação dos procedimentos. Características: n Se basear somente em dados e fatos objetivos, sendo imparcial. n As melhorias devem ser contínuas. n Ser independente e autônoma, subordinada exclusivamente ao proprietário da empresa. n Baseada em métodos definidos. n Fiscalizar e orientar. n Ter o elemento “surpresa”. AUDITORIA INTERNA
CICLO DA AUDITORIA CAIXA LOJA DE CONVENIÊNCIA ADMINISTRATIVO OPERACIONAL TROCA DE ÓLEO O Ciclo apresentado refere-se a um Estação de Serviços considerado Padrão, com a existência de um Setor Administrativo, Operacional, Troca de Óleo e Loja de Conveniência. AUDITORIA INTERNA
Estação de Serviços CAIXA AUDITORIA INTERNA
CAIXA No momento que se inicia a Auditoria, ocorre o evento “SURPRESA”. COFRE CHEQUES À VISTA PRÉ-DATADO MOEDAS DINHEIRO CHEQUES DEVOLVIDOS SALDOS BANCÁRIOS AUDITORIA INTERNA VALES
CAIXA CONFERÊNCIA: Caixa Pista / Frentista / Loja de Conveniência: _ dinheiro e moedas; _ cheques à vista e pré-datados (quando houver); _ cartões de crédito e débito; _ vales clientes; _ qualquer outra modalidade recebida na Estação de Serviços. VENDAS REALIZADAS (Cupons ou Notas Fiscais) AUDITORIA INTERNA
CAIXA CONFERÊNCIA: Caixa Empresa / Estação de Serviços: _ entrada do movimento da Pista / Frentista; _ créditos diversos (recebimentos); _ débitos diversos (pagamentos); _ cheques devolvidos (conciliação bancária); _ saldos iniciais e finais. Bancos: conciliação bancária _ Crédito: Clientes, Cartões de Créditos, Depósitos diversos, etc. _ Débitos: Cheques emitidos, Cheques Devolvidos, Tarifas, Taxas, etc. AUDITORIA INTERNA
CAIXA VERIFICA-SE: Clientes: _ documentos de cadastro; _ cartões de autógrafos (autorização) para o consumo na Estação de Serviços; _ relação de veículos autorizados para abastecimentos; _ vales clientes: data, valor em R$ e por extenso, quantidade do produto consumido e assinatura do vale. AUDITORIA INTERNA
CAIXA VERIFICA-SE: Clientes: _ prazo de faturamento estabelecido para o Cliente. _ clientes em atraso; _ procedimentos de cobrança; _ prazo da inadimplência; _ baixa dos recebidos; _ posição atual dos débitos. AUDITORIA INTERNA
Estação de Serviços ADMINISTRATIVO AUDITORIA INTERNA
ADMINISTRATIVO VALIDADE DOS DOCUMENTOS: Funcionamento da Estação de Serviços: _ Álvara de Funcionamento, emitido pela Prefeitura Municipal; _ Licença de Operação emitido pela Secretaria do Meio Ambiente do Estado; _ Cadastro Técnico Federal, emitido pelo IBAMA; _ Cadastro de Revendedor, emitido pela ANP; _ Certificado de Regularidade perante o Corpo de Bombeiros; AUDITORIA INTERNA
ADMINISTRATIVO VALIDADE DOS DOCUMENTOS: _ Certificado de Verificação do INMETRO. _ Certificado de Credenciamento de Venda de GLP (fornecedor). _ Registro e Inspeção da Vigilância Sanitária, emitido pela Prefeitura Municipal; _ Ficha de Inscrição Cadastral perante a Secretaria de Finanças do Estado; _ CNPJ, emitido pela Secretaria da Receita Federal; _ Demais autorizações, certificados, pareceres com validade para o funcionamento da Empresa. AUDITORIA INTERNA
ADMINISTRATIVO VALIDADE DOS DOCUMENTOS: Contratos: _ Constituição e alterações da Empresa; _ Arrendamento ou Locação; _ Seguros; _ Transporte; _ Comodato; _ Cartões de Créditos; _ Prestação de Serviços (informática, contabilidade, sistemas de consulta, etc. ); _ Manutenção (bombas medidoras, ar-condicionado, energia elétrica, segurança); AUDITORIA INTERNA
ADMINISTRATIVO Documentos Contábeis: _ Planilhas de Cálculos dos Impostos cobrados (PIS, COFINS, IRPJ, IPTU, ICMS, etc. ). _ Razões Contábeis. _ Balancetes. _ Demonstrativos de Resultado. _ Balanços. AUDITORIA INTERNA
ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS DE PESSOAL: Admissão (contratação) e Demissão (rescisão) Livro de Registro de Empregados; Livro de Ponto (quando a Lei exigir); Escalas de Revezamento; Quadro de Horário fixado em local visível; AUDITORIA INTERNA
ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS DE PESSOAL: Vencimento de Férias; Atestados de Saúde Ocupacionais; Pessoas em Treinamento (Contrato de Experiência); Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA; Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO; Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP; AUDITORIA INTERNA
ADMINISTRATIVO DEMAIS DOCUMENTOS VERIFICADOS: Convênios para análises de produtos (ANP x UFC, por exemplo); Convênios para fiscalizações (ANP x Secretaria de Finanças do Estado); Pastas de arquivos de Cupons e Notas Fiscais emitidas e recebidas de Fornecedores; Programas de Qualidade de Produtos das Distribuidoras; Regulamentos Internos; AUDITORIA INTERNA
ADMINISTRATIVO DEMAIS DOCUMENTOS VERIFICADOS: Programas de Fidelização de Clientes; Livro de Movimentação de Combustíveis – LMC; Mapa de Controles de Movimentos Mensais de GLP; Demonstrativos Financeiros; Demais Documentos de Controle Interno. AUDITORIA INTERNA
Estação de Serviços OPERACIONAL AUDITORIA INTERNA
OPERACIONAL PROCEDIMENTOS: Medição dos Tanques MEDIÇÃO ANTERIOR MEDIÇÃO ATUAL (estoque físico) Apuração COMPRA x VENDA COMPRA (L) VENDA (L) Diferenças de Estoque MEDIÇÃO ANTERIOR COMPRAS (L) VENDAS (L) AUDITORIA INTERNA ESTOQUE APURADO
OPERACIONAL PROCEDIMENTOS: Apuração do Estoque MEDIÇÃO ATUAL ESTOQUE APURADO DIFERENÇA APURADA Perda Aceitável de Produto DIFERENÇA APURADA COMPRAS (L) PERDA * * De acordo com a Portaria DNC nº 26, de 13/11/1992, art. 5º, “. . . quando for constatada perda do estoque físico de combustível superior a 0, 6% (seis décimos por cento) caberá ao Posto Revendedor proceder a apuração das causas e, se detectado vazamento para o meio ambiente, providenciar reparo do (s) equipamento (s) correspondente (s). ” AUDITORIA INTERNA
OPERACIONAL CUMPRE-SE OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS: Recebimento dos Combustíveis; Qualidade dos Produtos recebidos; Amostras Testemunhas; Aferição; Lacres do INMETRO nas Bombas Medidoras; Validade dos Extintores de Incêndio e localização; AUDITORIA INTERNA
OPERACIONAL CUMPRE-SE OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS: Equipamentos e Instalações da Estação de Serviços; Tabelas de Preço, Placas e Faixas; Apresentação, Postura e Fardamento dos Frentistas; GLP: localização, armazenamento; tamanho e capacidade Estrutura da Estação de Serviços em geral. AUDITORIA INTERNA de
Estação de Serviços TROCA DE ÓLEO AUDITORIA INTERNA
TROCA DE ÓLEO VERIFICA-SE: Estoque: contagem dos produtos. Depósito: aparência e organização dos produtos. Recebimento das Mercadorias: entrada e lançamento de Notas Fiscais. Ajustes efetuados: dentro do período Auditado há algum ajuste de produtos. Produtos Vencidos: há algum produto vencido no estoque ou exposto no PDV. AUDITORIA INTERNA
TROCA DE ÓLEO VERIFICA-SE: Estrutura da Troca de Óleo: _ exposição dos produtos; _ limpeza em geral; _ iluminação; _ piso; _ elevador (es); _ compressor (es); Óleo Queimado: armazenamento e venda ou troca do óleo. AUDITORIA INTERNA
Estação de Serviços LOJA DE CONVENIÊNCIA AUDITORIA INTERNA
LOJA DE CONVENIÊNCIA VERIFICA-SE: Estoque: contagem dos produtos. Depósito: aparência, limpeza e organização dos produtos. Recebimento das Mercadorias: entrada e lançamento de Notas Fiscais. Ajustes efetuados: dentro do período Auditado há algum ajuste de produtos. Produtos Vencidos: há algum produto vencido no estoque ou exposto no PDV. AUDITORIA INTERNA
LOJA DE CONVENIÊNCIA CHECK LIST OPERACIONAL: Imagem Externa: marca, fachada, iluminação, limpeza. Imagem Interna: poeira, lixeiras, iluminação, ar condicionado. Atendimento: tempo de espera, orientação, disposição. Check-out/Geladeiras: abastecidas, arrumadas, promoções. Fast Food: limpa, organizada, equipamentos funcionando. Ambiente Agradável: ruído, cheiro forte, sinalização. Equipe de Operação: postura, uniforme, asseio pessoal. AUDITORIA INTERNA
Considerações Finais Ao término da Auditoria, faz-se um relatório técnico de tudo que foi verificado na Empresa, de forma clara e objetiva, indicando os pontos fracos dos procedimentos e favorecendo os pontos fortes. Estabeleça prazo para o responsável do setor Auditado das respostas do relatório. Dá-se opiniões e recomendações sobre os dados apreciados, informando quais as melhorias que podem ser aplicadas ou implementadas nas atividades examinadas. Pode-se aplicar pontuação para os tópicos analisados, fazendo uma avaliação contínua a cada Auditoria. AUDITORIA INTERNA
PONTUAÇÃO DA AUDITORIA Tópicos Pontuação Pontos a Atingir Caixa 1, 70 2, 00 85, 0 % Administrativo 1, 50 2, 00 75, 0 % Operacional 1, 60 2, 00 80, 0 % Lubrax Center 1, 50 2, 00 75, 0 % Loja BR Mania 1, 60 2, 00 80, 0 % Do Posto Da Pista 1, 50 2, 00 75, 0 % Total 9, 40 12, 00 78, 0 % AUDITORIA INTERNA Total dos Pontos (%)
- Slides: 31