AUDITORIA INTERNA Pablo Padilha Pereira Novembro2004 FortalezaCE AUDITORIA

  • Slides: 31
Download presentation
AUDITORIA INTERNA Pablo Padilha Pereira Novembro/2004 Fortaleza/CE AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA INTERNA Pablo Padilha Pereira Novembro/2004 Fortaleza/CE AUDITORIA INTERNA

INTRODUÇÃO O objetivo da Auditoria é AUXILIAR e FISCALIZAR todos os procedimentos da Empresa,

INTRODUÇÃO O objetivo da Auditoria é AUXILIAR e FISCALIZAR todos os procedimentos da Empresa, fornecendo-lhes análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades examinadas. É aumentar os controles internos em todos os setores da Empresa, buscando eficiência e economia na aplicação dos procedimentos. Características: n Se basear somente em dados e fatos objetivos, sendo imparcial. n As melhorias devem ser contínuas. n Ser independente e autônoma, subordinada exclusivamente ao proprietário da empresa. n Baseada em métodos definidos. n Fiscalizar e orientar. n Ter o elemento “surpresa”. AUDITORIA INTERNA

CICLO DA AUDITORIA CAIXA LOJA DE CONVENIÊNCIA ADMINISTRATIVO OPERACIONAL TROCA DE ÓLEO O Ciclo

CICLO DA AUDITORIA CAIXA LOJA DE CONVENIÊNCIA ADMINISTRATIVO OPERACIONAL TROCA DE ÓLEO O Ciclo apresentado refere-se a um Estação de Serviços considerado Padrão, com a existência de um Setor Administrativo, Operacional, Troca de Óleo e Loja de Conveniência. AUDITORIA INTERNA

Estação de Serviços CAIXA AUDITORIA INTERNA

Estação de Serviços CAIXA AUDITORIA INTERNA

CAIXA No momento que se inicia a Auditoria, ocorre o evento “SURPRESA”. COFRE CHEQUES

CAIXA No momento que se inicia a Auditoria, ocorre o evento “SURPRESA”. COFRE CHEQUES À VISTA PRÉ-DATADO MOEDAS DINHEIRO CHEQUES DEVOLVIDOS SALDOS BANCÁRIOS AUDITORIA INTERNA VALES

CAIXA CONFERÊNCIA: Caixa Pista / Frentista / Loja de Conveniência: _ dinheiro e moedas;

CAIXA CONFERÊNCIA: Caixa Pista / Frentista / Loja de Conveniência: _ dinheiro e moedas; _ cheques à vista e pré-datados (quando houver); _ cartões de crédito e débito; _ vales clientes; _ qualquer outra modalidade recebida na Estação de Serviços. VENDAS REALIZADAS (Cupons ou Notas Fiscais) AUDITORIA INTERNA

CAIXA CONFERÊNCIA: Caixa Empresa / Estação de Serviços: _ entrada do movimento da Pista

CAIXA CONFERÊNCIA: Caixa Empresa / Estação de Serviços: _ entrada do movimento da Pista / Frentista; _ créditos diversos (recebimentos); _ débitos diversos (pagamentos); _ cheques devolvidos (conciliação bancária); _ saldos iniciais e finais. Bancos: conciliação bancária _ Crédito: Clientes, Cartões de Créditos, Depósitos diversos, etc. _ Débitos: Cheques emitidos, Cheques Devolvidos, Tarifas, Taxas, etc. AUDITORIA INTERNA

CAIXA VERIFICA-SE: Clientes: _ documentos de cadastro; _ cartões de autógrafos (autorização) para o

CAIXA VERIFICA-SE: Clientes: _ documentos de cadastro; _ cartões de autógrafos (autorização) para o consumo na Estação de Serviços; _ relação de veículos autorizados para abastecimentos; _ vales clientes: data, valor em R$ e por extenso, quantidade do produto consumido e assinatura do vale. AUDITORIA INTERNA

CAIXA VERIFICA-SE: Clientes: _ prazo de faturamento estabelecido para o Cliente. _ clientes em

CAIXA VERIFICA-SE: Clientes: _ prazo de faturamento estabelecido para o Cliente. _ clientes em atraso; _ procedimentos de cobrança; _ prazo da inadimplência; _ baixa dos recebidos; _ posição atual dos débitos. AUDITORIA INTERNA

Estação de Serviços ADMINISTRATIVO AUDITORIA INTERNA

Estação de Serviços ADMINISTRATIVO AUDITORIA INTERNA

ADMINISTRATIVO VALIDADE DOS DOCUMENTOS: Funcionamento da Estação de Serviços: _ Álvara de Funcionamento, emitido

ADMINISTRATIVO VALIDADE DOS DOCUMENTOS: Funcionamento da Estação de Serviços: _ Álvara de Funcionamento, emitido pela Prefeitura Municipal; _ Licença de Operação emitido pela Secretaria do Meio Ambiente do Estado; _ Cadastro Técnico Federal, emitido pelo IBAMA; _ Cadastro de Revendedor, emitido pela ANP; _ Certificado de Regularidade perante o Corpo de Bombeiros; AUDITORIA INTERNA

ADMINISTRATIVO VALIDADE DOS DOCUMENTOS: _ Certificado de Verificação do INMETRO. _ Certificado de Credenciamento

ADMINISTRATIVO VALIDADE DOS DOCUMENTOS: _ Certificado de Verificação do INMETRO. _ Certificado de Credenciamento de Venda de GLP (fornecedor). _ Registro e Inspeção da Vigilância Sanitária, emitido pela Prefeitura Municipal; _ Ficha de Inscrição Cadastral perante a Secretaria de Finanças do Estado; _ CNPJ, emitido pela Secretaria da Receita Federal; _ Demais autorizações, certificados, pareceres com validade para o funcionamento da Empresa. AUDITORIA INTERNA

ADMINISTRATIVO VALIDADE DOS DOCUMENTOS: Contratos: _ Constituição e alterações da Empresa; _ Arrendamento ou

ADMINISTRATIVO VALIDADE DOS DOCUMENTOS: Contratos: _ Constituição e alterações da Empresa; _ Arrendamento ou Locação; _ Seguros; _ Transporte; _ Comodato; _ Cartões de Créditos; _ Prestação de Serviços (informática, contabilidade, sistemas de consulta, etc. ); _ Manutenção (bombas medidoras, ar-condicionado, energia elétrica, segurança); AUDITORIA INTERNA

ADMINISTRATIVO Documentos Contábeis: _ Planilhas de Cálculos dos Impostos cobrados (PIS, COFINS, IRPJ, IPTU,

ADMINISTRATIVO Documentos Contábeis: _ Planilhas de Cálculos dos Impostos cobrados (PIS, COFINS, IRPJ, IPTU, ICMS, etc. ). _ Razões Contábeis. _ Balancetes. _ Demonstrativos de Resultado. _ Balanços. AUDITORIA INTERNA

ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS DE PESSOAL: Admissão (contratação) e Demissão (rescisão) Livro de Registro de Empregados;

ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS DE PESSOAL: Admissão (contratação) e Demissão (rescisão) Livro de Registro de Empregados; Livro de Ponto (quando a Lei exigir); Escalas de Revezamento; Quadro de Horário fixado em local visível; AUDITORIA INTERNA

ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS DE PESSOAL: Vencimento de Férias; Atestados de Saúde Ocupacionais; Pessoas em Treinamento

ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS DE PESSOAL: Vencimento de Férias; Atestados de Saúde Ocupacionais; Pessoas em Treinamento (Contrato de Experiência); Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA; Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO; Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP; AUDITORIA INTERNA

ADMINISTRATIVO DEMAIS DOCUMENTOS VERIFICADOS: Convênios para análises de produtos (ANP x UFC, por exemplo);

ADMINISTRATIVO DEMAIS DOCUMENTOS VERIFICADOS: Convênios para análises de produtos (ANP x UFC, por exemplo); Convênios para fiscalizações (ANP x Secretaria de Finanças do Estado); Pastas de arquivos de Cupons e Notas Fiscais emitidas e recebidas de Fornecedores; Programas de Qualidade de Produtos das Distribuidoras; Regulamentos Internos; AUDITORIA INTERNA

ADMINISTRATIVO DEMAIS DOCUMENTOS VERIFICADOS: Programas de Fidelização de Clientes; Livro de Movimentação de Combustíveis

ADMINISTRATIVO DEMAIS DOCUMENTOS VERIFICADOS: Programas de Fidelização de Clientes; Livro de Movimentação de Combustíveis – LMC; Mapa de Controles de Movimentos Mensais de GLP; Demonstrativos Financeiros; Demais Documentos de Controle Interno. AUDITORIA INTERNA

Estação de Serviços OPERACIONAL AUDITORIA INTERNA

Estação de Serviços OPERACIONAL AUDITORIA INTERNA

OPERACIONAL PROCEDIMENTOS: Medição dos Tanques MEDIÇÃO ANTERIOR MEDIÇÃO ATUAL (estoque físico) Apuração COMPRA x

OPERACIONAL PROCEDIMENTOS: Medição dos Tanques MEDIÇÃO ANTERIOR MEDIÇÃO ATUAL (estoque físico) Apuração COMPRA x VENDA COMPRA (L) VENDA (L) Diferenças de Estoque MEDIÇÃO ANTERIOR COMPRAS (L) VENDAS (L) AUDITORIA INTERNA ESTOQUE APURADO

OPERACIONAL PROCEDIMENTOS: Apuração do Estoque MEDIÇÃO ATUAL ESTOQUE APURADO DIFERENÇA APURADA Perda Aceitável de

OPERACIONAL PROCEDIMENTOS: Apuração do Estoque MEDIÇÃO ATUAL ESTOQUE APURADO DIFERENÇA APURADA Perda Aceitável de Produto DIFERENÇA APURADA COMPRAS (L) PERDA * * De acordo com a Portaria DNC nº 26, de 13/11/1992, art. 5º, “. . . quando for constatada perda do estoque físico de combustível superior a 0, 6% (seis décimos por cento) caberá ao Posto Revendedor proceder a apuração das causas e, se detectado vazamento para o meio ambiente, providenciar reparo do (s) equipamento (s) correspondente (s). ” AUDITORIA INTERNA

OPERACIONAL CUMPRE-SE OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS: Recebimento dos Combustíveis; Qualidade dos Produtos recebidos; Amostras Testemunhas;

OPERACIONAL CUMPRE-SE OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS: Recebimento dos Combustíveis; Qualidade dos Produtos recebidos; Amostras Testemunhas; Aferição; Lacres do INMETRO nas Bombas Medidoras; Validade dos Extintores de Incêndio e localização; AUDITORIA INTERNA

OPERACIONAL CUMPRE-SE OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS: Equipamentos e Instalações da Estação de Serviços; Tabelas de

OPERACIONAL CUMPRE-SE OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS: Equipamentos e Instalações da Estação de Serviços; Tabelas de Preço, Placas e Faixas; Apresentação, Postura e Fardamento dos Frentistas; GLP: localização, armazenamento; tamanho e capacidade Estrutura da Estação de Serviços em geral. AUDITORIA INTERNA de

Estação de Serviços TROCA DE ÓLEO AUDITORIA INTERNA

Estação de Serviços TROCA DE ÓLEO AUDITORIA INTERNA

TROCA DE ÓLEO VERIFICA-SE: Estoque: contagem dos produtos. Depósito: aparência e organização dos produtos.

TROCA DE ÓLEO VERIFICA-SE: Estoque: contagem dos produtos. Depósito: aparência e organização dos produtos. Recebimento das Mercadorias: entrada e lançamento de Notas Fiscais. Ajustes efetuados: dentro do período Auditado há algum ajuste de produtos. Produtos Vencidos: há algum produto vencido no estoque ou exposto no PDV. AUDITORIA INTERNA

TROCA DE ÓLEO VERIFICA-SE: Estrutura da Troca de Óleo: _ exposição dos produtos; _

TROCA DE ÓLEO VERIFICA-SE: Estrutura da Troca de Óleo: _ exposição dos produtos; _ limpeza em geral; _ iluminação; _ piso; _ elevador (es); _ compressor (es); Óleo Queimado: armazenamento e venda ou troca do óleo. AUDITORIA INTERNA

Estação de Serviços LOJA DE CONVENIÊNCIA AUDITORIA INTERNA

Estação de Serviços LOJA DE CONVENIÊNCIA AUDITORIA INTERNA

LOJA DE CONVENIÊNCIA VERIFICA-SE: Estoque: contagem dos produtos. Depósito: aparência, limpeza e organização dos

LOJA DE CONVENIÊNCIA VERIFICA-SE: Estoque: contagem dos produtos. Depósito: aparência, limpeza e organização dos produtos. Recebimento das Mercadorias: entrada e lançamento de Notas Fiscais. Ajustes efetuados: dentro do período Auditado há algum ajuste de produtos. Produtos Vencidos: há algum produto vencido no estoque ou exposto no PDV. AUDITORIA INTERNA

LOJA DE CONVENIÊNCIA CHECK LIST OPERACIONAL: Imagem Externa: marca, fachada, iluminação, limpeza. Imagem Interna:

LOJA DE CONVENIÊNCIA CHECK LIST OPERACIONAL: Imagem Externa: marca, fachada, iluminação, limpeza. Imagem Interna: poeira, lixeiras, iluminação, ar condicionado. Atendimento: tempo de espera, orientação, disposição. Check-out/Geladeiras: abastecidas, arrumadas, promoções. Fast Food: limpa, organizada, equipamentos funcionando. Ambiente Agradável: ruído, cheiro forte, sinalização. Equipe de Operação: postura, uniforme, asseio pessoal. AUDITORIA INTERNA

Considerações Finais Ao término da Auditoria, faz-se um relatório técnico de tudo que foi

Considerações Finais Ao término da Auditoria, faz-se um relatório técnico de tudo que foi verificado na Empresa, de forma clara e objetiva, indicando os pontos fracos dos procedimentos e favorecendo os pontos fortes. Estabeleça prazo para o responsável do setor Auditado das respostas do relatório. Dá-se opiniões e recomendações sobre os dados apreciados, informando quais as melhorias que podem ser aplicadas ou implementadas nas atividades examinadas. Pode-se aplicar pontuação para os tópicos analisados, fazendo uma avaliação contínua a cada Auditoria. AUDITORIA INTERNA

PONTUAÇÃO DA AUDITORIA Tópicos Pontuação Pontos a Atingir Caixa 1, 70 2, 00 85,

PONTUAÇÃO DA AUDITORIA Tópicos Pontuação Pontos a Atingir Caixa 1, 70 2, 00 85, 0 % Administrativo 1, 50 2, 00 75, 0 % Operacional 1, 60 2, 00 80, 0 % Lubrax Center 1, 50 2, 00 75, 0 % Loja BR Mania 1, 60 2, 00 80, 0 % Do Posto Da Pista 1, 50 2, 00 75, 0 % Total 9, 40 12, 00 78, 0 % AUDITORIA INTERNA Total dos Pontos (%)