AUDIT TRAIL Elad Dr Fbin Tibor Mezgazdasgi s

AUDIT TRAIL Előadó: Dr. Fábián Tibor Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal Belső Ellenőrzési Főosztályvezető 1

AUDIT TRAIL Jogszabályi háttér: Ø 80/2003. (VI. 7. ) Kormányrendelet, ami hatályon kívül helyezte a 255/2000 Kormányrendeletet (ezen rendelet alapján készült el a SAPARD Audit Trail-je) Ø 280/2003 (XII. 29. ) Kormányrendelet Ø 438/2001 EK rendelet 2

AUDIT TRAIL Egyéb szakanyag: Ø az 1999 -ben elkészült Audit Trail című kiadvány (a Kiadvány az akkori tagállamok Strukturális Alapja számára lett kifejlesztve az Európai Közösségek Bizottságának megbízásából) Ø M. F. Rodriguez és J. Ferreira: „Végső jelentés az európai Strukturális Alapok kiadásainak ellenőrzési és vezérlési rendszerének kiválasztott tagállamokban végzett tanulmányozásáról” 3

AUDIT TRAIL A 280/2003 (XII. 29. ) Kormányrendelet kimondja: Ø 145/B. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési útvonalát (Audit Trail), amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolításai és ellenőrzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírása. Ø (2) Az (1) bekezdésben meghatározott ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv e rendelet 10. §ának (4) bekezdésében foglalt szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. 4

AUDIT TRAIL Audit Trail (ellenőrzési nyomvonal) – definíció 1 Ø „Az Európai Unió által előírt, támogatások felhasználásának rendszervizsgálati eszköze, melynek eredményeképp elkészül a program lebonyolítási és működési leírása szövegesen, táblázatba foglalva, illetve folyamatábrával szemléltetve, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és előzetes ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. ” (80/2003. (VI. 7. ) Korm. Rendelet) Ø „Az érintett szervezetek ellenőrzési nyomvonalat alakítanak ki, és azt folyamatosan karbantartják”. (80/2003. 67§ (d)) 5

AUDIT TRAIL Audit Trail (ellenőrzési nyomvonal) – definíció 2 Az Audit trail egy grafikusan megjelenített folyamatábra, amely tartalmazza a belső kontrollokat és mindazon dokumentumokat, amelyen a munkafolyamat egyes lépései lebonyolódnak 6

AUDIT TRAIL Az Audit Trail általában: Ø Az audit trail úgy is felfogható, mint a követelményeket (jogszabályi, sound financial management, pénzügyi érdekek védelme, stb. ) teljesítő menedzsment és irányítási rendszer megfelelő leírása. Ø A lebonyolítási rendszer leírásában egyértelműen láthatóvá kell tenni az Alapokból származó pénzek és információk áramlását, a kapcsolódó dokumentumok és ellenőrzések leírását. Ehhez tartozik azon információ-áramlások leírása is, amelyek a kedvezményezett teljesítményét és az előírásoknak való megfelelését bizonyítják. 7

AUDIT TRAIL Összefoglalva: Az Audit Trail tehát a teljes lebonyolítási folyamatot lefedi, az eljárásrend sajátosságai miatt különböző szintjei vannak, az egyes szinteken más-más szereplők az érintettek. Fontos, hogy az Audit Trail egyértelműen mutassa be az egyes szintekhez tartozó ellenőrzési követelményeket, rendszereket és azt, hogy ezek hogyan biztosítják a Közösségi szabályoknak való megfelelést. 8

AUDIT TRAIL A megfelelő ellenőrzési nyomvonal információigényének leírása: (A 438/2001 EK Rendelet I. melléklete alapján) 7. cikk (2) bekezdésében említett ellenőrzési nyomvonal akkor tekinthető megfelelőnek, ha az adott támogatás esetében: 9

AUDIT TRAIL 1. A megfelelő irányítási szinten vezetett könyvelési nyilvántartások valamennyi társfinanszírozott művelet esetében részletes információt nyújtanak a végső kedvezményezetteknél felmerült kiadásokról, a végső kedvezményezettek közé értve, ahol nem az utóbbiak a finanszírozás végső címzettjei, a műveleteket végző szervezeteket és vállalkozásokat is. A könyvelési nyilvántartásokon feltüntetik elkészítésük időpontját, mindegyik kiadási tétel összegét, az illető tételt alátámasztó bizonylatok természetét, valamint a kifizetés keltét és módját. A szükséges bizonylatokat (pl. : számlák) mellékelni kell. 10

AUDIT TRAIL 2. A társfinanszírozott művelethez csak részben kapcsolódó kiadási tételeknél a társfinanszírozott műveletek és az egyéb műveletek között kimutatható a kiadások felosztásának pontossága. Ugyanez vonatkozik az olyan költségfajtákra, amelyek csak bizonyos korlátokon belül vagy csak az egyéb költségek arányában tekinthetők támogathatónak. 11

AUDIT TRAIL 3. A művelet műszaki leírása és pénzügyi terve, az időközi jelentések, a támogatás jóváhagyására, a versenytárgyalási és szerződéskötési eljárásokra vonatkozó iratok, továbbá a műveletben társfinanszírozott termékek és szolgáltatások vizsgálatáról szóló jelentések az Audit Trail-ben meg kell, hogy jelenjenek. 12

AUDIT TRAIL 4. A közvetítő szervezetek mindegyik műveletről és a kiadásoknak a végső kedvezményezettek által igazolt összegéről könyvelési nyilvántartást vezetnek. . A közvetítő szervezet az 1260/1999/EK rendelet 9. cikkének o) pontja alapján kijelölt kifizető hatóságnak benyújtják azon műveletek listáját, amelyek az egyes támogatások keretében jóváhagyásra kerültek, mindegyik műveletet részletesen azonosítva és megjelölve a végső kedvezményezettet, a támogatás jóváhagyásának keltét, a lekötött és kifizetett összegeket és a kiadások időszakát, valamint az összes kiadást intézkedések és alprogramok vagy prioritások szerint. Ezek az információk a kifizető hatóság számára könyvelési nyilvántartást alátámasztó bizonylatokat képeznek, és egyben a Bizottság számára benyújtandó költségnyilatkozatok elkészítésének az alapjai is, amelyek meg kell, hogy jelenjenek az Audit Trail-ben. 13

AUDIT TRAIL 5. Ha a könyvelési adatokat elektronikusan adják át, az összes érintett hatóságnak és szervezetnek elegendő információt kell kapnia az alacsonyabb szintről ahhoz, hogy könyvelési nyilvántartásaikat és a felfelé jelentett összegeket igazolni tudják. Ennek révén megfelelő ellenőrzési nyomvonal biztosítható az összesítők Bizottság számára igazolt összegeitől lefelé az egyes kiadási tételekig és az alátámasztó bizonylatokig a végső kedvezményezettek és a műveleteket végző szervezetek és vállalkozások szintjén. Ezt az Audit Trail-ben ábrázolni kell. 14

AUDIT TRAIL A megfelelő audit trail a 438/2001 -es Bizottsági Rendelet alapján: Ølehetővé teszi a Bizottság felé igazolt összesített kiadások egyeztetését (megfeleltetését) a különböző szinteken (irányító-, megvalósító-, kifizető szervek, végső kedvezményezettek) nyilvántartott költségekkel és az azokat dokumentáló bizonylatokkal Øbiztosítja, hogy a rendelkezésre álló közösségi és nemzeti alapok felosztása és felhasználása minden szinten ellenőrizhető és igazolható legyen 15

AUDIT TRAIL A megfelelő audit trail-nek tartalmaznia kell a pályázat befogadásától a végső kedvezményezettig tartó teljes folyamat munkaműveletenkénti ábrázolását azokkal a DOKUMENTUMOKKAL együtt, amelyekben a pályázat ill. kérelemkezelés, valamint a kifizetés folyamata lezajlik. 16

AUDIT TRAIL Az Audit Trail használata Az Audit Trail a rendszer audit egy olyan eszköze, melynek segítségével az auditor gyorsan elemezheti a rendszert, és meghatározhatja annak gyenge pontjait, melyek további vizsgálatot igényelhetnek, annak érdekében, hogy meggyőződjenek az alkalmazott rendszer magbízhatóságáról, stabilitásáról. Tulajdonképpen ez egy navigációs térkép, amely keresztül vezet a különböző szinteken, melyek a nemzeti vezetési és ellenőrzési rendszert alkotják. 17

AUDIT TRAIL Audit Trail felépítése Szerkezetileg 2 részre osztható: Ø Szöveges rész Ø Mellékletek 18

AUDIT TRAIL A szöveges részben az alábbiakra kell kitérni: Ø Szerzői jogvédelem (ha van ilyen) Ø Az audit trail definiciója, használata Ø Az alkalmazott rendszer áttekintése n rendszer dokumentáció, annak általános alapelvei n dokumentumazonosítás n végrehajtási és kifizetési folyamatok dokumentációja; n monitoring és könyvelési dokumentáció; n iratkezelés; n könyvelési rendszer működése; információáramlás n egyeztetések; n tranzakciók története; n a rendszerben bekövetkezett változások dokumentálása; 19

AUDIT TRAIL A mellékletek tartalma a szöveges kapcsolódóan a következő lehet: részhez ØTevékenységek folyamatábrái ØDokumentum áramlás ØDokumentumtérkép ØSzámlastruktúra ØSzámla magyarázatok ØIratmozgás folyamatábrája ØA főkönyv inputjai és outputjai 20

AUDIT TRAIL Az alkalmazott rendszer áttekintése A rendszer működtetése során kiemelt jelentőségű dokumentum az ELLENŐRZŐ JEGYZÉK, amely az egyes ellenőrzési lépések nyomon követését segíti. Ebben a jegyzékben kerül rögzítésre minden egyes folyamatlépés, tranzakció, az ügyintéző/végrehajtó neve, végrehajtás ideje, ügyintéző beosztása, szervezeti egysége, aláírása. Így könnyen nyomon követhető, hogy a tevékenységek folyamatábrájában jelzett eljárás egyes lépéseit végrehajtották-e, és mi az aktuális státusa az egyes projekteknek. 21

AUDIT TRAIL Példa: A SAPARD Hivatal Ellenőrző jegyzéke Jelmagyarázat Sorszám Ellenőrizendő feladatok megnevezése Kitöltő Ellenőrző A feladat elvégzéséért felelős személy tölti ki! A feladat ellenőrzéséért felelős személy tölti ki! Igen Aláírás Dátum 22

AUDIT TRAIL Rendszer dokumentáció A kidolgozott eljárásrend biztosítja, hogy minden, a szervezet munkatársai által elvégzett ellenőrzési lépésnek van dokumentális bizonyítéka. Minden dokumentumot, formanyomtatványt aláír, és dátummal lát el a kitöltő személy, illetve az ellenőrzést végző, magasabb pozíciójú személy is. n A dokumentáció alapvetően két nagy kategóriába sorolható: ØA pályázó/kedvezményezett által benyújtott dokumentáció ØHivatali dokumentáció (ellenőrző listák, értesítő levelek, jegyzőkönyvek, döntési lapok, jelentések, stb. ) 23

AUDIT TRAIL Példa: A SAPARD Hivatal tart egy DOKUMENTUM TÉRKÉPet, amelyet minden szervezeti egység számára biztosítanak. A dokumentum térkép tartalmazza a feldolgozási folyamatokhoz kapcsolódó minden egyes dokumentum útvonalát az egységek között. Továbbá azt is megmutatja, hogy a dokumentum eredeti, avagy másolati példányát kell-e továbbítani a megjelölt helyre. Egyaránt része a Hivatal dokumentációja, és a külső dokumentáció (pályázó (kedvezményezett által benyújtott anyagok, bankszámla kivonatok) is. 24

AUDIT TRAIL A SAPARD Dokumentum térkép szerkezete: Dokumentum száma neve Készítette továbbítás helye eredeti másolat 25

AUDIT TRAIL Az egyes dokumentumok azonosítása Minden egyes dokumentumnak saját, önálló, száma van. A SAPARD-nál például 3 számjegyű azonosítókat használnak, amelyből az első számjegy az osztályokat jelenti az alábbiak szerint: Ø 1 Ø 2 Ø 3 Ø 4 Ø 5 Ø 6 Ø 7 Ø 8 Ø 9 Pályázatkezelési folyamatok a Regionális Irodában Pályázatkezelési folyamatok a Pályázatkezelési Osztálynál Szerződéskötési folyamatok a Jogi és Szerződéskötési Osztálynál Számlakezelési folyamatok a Regionális Irodánál Számlakezelési, engedélyezési folyamatok a Pénzügyi Engedélyezési Osztálynál Kifizetési folyamatok a Kifizetési Osztálynál Nyilvántartási és könyvelési folyamatok a Pénzügyi Nyilvántartási és Könyvelési Osztálynál Projekt monitoring folyamatok Szabálytalanságok, eltérések kezeléséhez kapcsolt folyamatok A második és harmadik számjegy jelzi a feldolgozási folyamatban jelzett egymás utániságot. Minden dokumentumon fel van tüntetve annak a projektnek az azonosító száma, amelyhez a dokumentum kapcsolódik. 26

AUDIT TRAIL Végrehajtási folyamatok dokumentációja A végrehajtási folyamat a pályázat befogadásától a szerződéskötésig tartó folyamat. Az audit trailben a végrehajtási folyamat dokumentációját főként az audit trail mellékletében vázolt végrehajtási folyamatábra rögzíti, amelynek megértését az Audit trail szöveges részében lévő rövid, tömör magyarázat segíti. A végrehajtási folyamat dokumentumai a következők lehetnek: ØPénzügyi tervek ØJelentések, beszámolók ØTámogatás jóváhagyásának dokumentumai ØSzerződések, stb 27

Regionális Iroda Pályázó Ügyviteli referens Központi Iroda Pályázatkezelők Titkárság Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály 1. lépés: Információszolgáltatás, tanácsadás a lehetséges pályázóknak 2. lépés: Pályázati csomag kiadása Dokumentum: Pályázati felhívás Pályázati dokumentáció összeállítása Postai úton 3. lépés: Pályázatok átvétele, felbontása, szétválasztása, nyilvántartásba vétele, iktatása és azonosítása Dokumentum: iktatott pályázati csomag, 100, 115 4. lépés: Pályázati csomag, adminisztratív ellenőrzése aktásítása és adatrögzítése Dokumentum: pályázat kezelési dosszié, 001, 100, 101 posta 5. lépés: Beérkezést igazoló levél Dokumentum: 100, 102 Közbeszerzés 008. dokumentum 28

Regionális Iroda Pályázó Ügyviteli referens Központi Iroda Pályázatkezelők Titkárság Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály 6. lépés: Formai ellenőrzés Dokumentum: 001, 100, 101, 103, 7. lépés: Hiányok megállapítása esetén felszólítás hiánypótlásra 8. lépés: Postázás A pályázó pótolja a hiányt / nem pótolja a hiányt Osztályvezető aláírása az Elutasító levélre Dokumentum: 100, 104, 116 9. /a lépés: Hiánypótlás megtörtént Dokumentum: visszaküldött nyilatkozatok, igazolások, engedélyek. 9. /b lépés: Hiánypótlás nem történt meg, hiányos maradt, ezért elutasító értesítés Dokumentum: 100, 101, 113, 118 A pályázó megkapja az elutasító értesítést, s az ellen kifogással élhet Postázás Információké rő adatlap OTMR-nek Kifogás esetén az R. I. a kifogást és a Pály. dosszié másolatát továbbítja a Központi Titkárságra A Titkárság érkezteti és továbbítja az anyagokat a JSZO-ra A JSZO javaslatot terjeszt az Elnök elé /szükség esetén más osztályok bevonásával/ 10. lépés: Információkérés az OTMR-től Dokumentum: 005, 100 29

Regionális Iroda Pályázó Ügyviteli referens Központi Iroda Pályázatkezelők Titkárság Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály 11. lépés: Értesítés a pályázat befogadásáról Dokumentum: 100, 101, 109/a Megkapja az ügyviteli referens a döntést és továbbítja az illetékesnek 12. lépés: Jogosultság ellenőrzés Dokumentum: 100, 101, 105, 114 Megkapja a pályázó a döntést 14. lépés: Elutasító értesítés postázása A pályázó megkapja az elutasító értesítést, amely ellen kifogással élhet /A kifogás elbírálását ld. 9/b lépéstől/ Módosítás nem történt meg Az eljárásban érintett osztályok megkapják a 211 -es dokumentum egy példányát Dokumentum: 100, 101, 113, 118 Dokumentum: 113 15. lépés: Nem támogatható és jogosult költségtételek ellenőrzése Módosítás megtörtént Felszólítás a pályázati anyag módosítására 13. lépés: Jogosulatlanság esetén értesítés a pályázat elutasításáról A Titkárság megküldi a döntést a Kedvezményez ettnek és a Regionális Irodának Dokumentum: 211 Az Elnök elutasítja, vagy helyt ad a kifogásnak (Dok. 211. , amelynek egy példánya a JSZO-nál marad) Dokumentum: 100, 101, 106/a-b, 114 16. lépés: Támogatási szint és forrásterv ellenőrzése Dokumentum: 100, 101, 108, 114 17. lépés: Felszólítás a pályázati anyag módosítására Dokumentum: 100, 101, 107 30

Regionális Iroda Pályázó Ügyviteli referens Központi Iroda Pályázatkezelők Titkárság Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály 19. lépés: Elutasító értesítés postázása 18. lépés: Elutasítás módosítás hiánya alapján, A pályázó megkapja az elutasító értesítést , amely ellen kifogással élhet /A kifogás elbírálását ld. 9/b lépéstől/ vagy nem megfelelő módosítás miatt 20. lépés: Pályázat (üzleti terv) értékelés A pályázónál helyszíni szemle Dokumentum: 100, 101, 110, 114 21. lépés: Elutasítás pályázat (üzleti terv) értékelés alapján. Osztályvezető aláírása az Elutasító határozatra Dokumentum: 100, 101, 113, 118 22. lépés: Előzetes helyszíni szemle A pályázó megkapja az elutasító értesítést, amely ellen kifogással élhet /A kifogás elbírálását ld. 9/b lépéstől/ Dokumentum: 100, 101, 114 24. lépés: Elutasító levél postázása 23. lépés: Elutasító határozat az előzetes helyszíni szemle alapján Dokumentum: 100, 101, 113, 118 Osztályvezető aláírása az Elutasító határozatra 25. lépés: A pályázatok szelekciós kritériumok szerinti pontozása, értékelése. Dokumentum: 100, 101, 112, 114 31

Regionális Iroda Pályázó Ügyviteli referens Osztályvezető aláírása a Döntés előkészítő lapon Központi Iroda Pályázatkezelők Titkárság 26. lépés: Egyeztető értékelés, 4 szem elv érvényesítése, az elvégzett értékelés áttekintése, egyeztetése Jogi és Szerződéskötési Osztály 27. lépés: Sikertelen egyeztetés esetén újra levezetése Dokumentum: 112 Dokumentumok: 100, 101, 112 29. lépés: Minimum 20% -os minta kijelölése és erről R. I. értesítése 28. lépés: Lista küldése a feldolgozott pályázatokról a Pályázatkezelési Osztály részére Dokumentumok: 115, 117, 118, 209 Dokumentumok: 115, 117, 118 30. lépés: Pályázati dosszié-kivonat és a mintavételbe bekerült pályázati dossziék feljuttatása a Központi Irodába Dokumentum: dossziékivonat, R. I. pály. kez. dosszié Pályázatkezelési Osztály Pályázati dosszié kivonat Közbeszerzés 008. dokumentum 31. lépés: A dossziékivonat iktatása Dokumentum: dossziékivonat, R. I. pály. kez. dosszié 32. lépés: A pályázati dosszié kivonatok teljességének ellenőrzése R. I. pályázati dosszié Dokumentum: 200, 201 32

AUDIT TRAIL Kifizetési folyamatok dokumentációja A kifizetési dokumentációáram a kedvezményezettek által benyújtott elszámolással kezdődik és a kedvezményezettnek történő kifizetéssel zárul. Az audit trail ezt a folyamatot is kétféleképpen rögzíti: folyamatábra és szöveges formában. 33

AUDIT TRAIL Monitoring dokumentáció A monitoring magába foglalja a Programmal kapcsolatos folyamatok folyamatos értékelését mind a pályázatok/projektek szintjén, mind a szervezet/Hivatal szintjén. A monitoring rendszer egy olyan hierarchikus vezetői információs rendszer, amely alapján a Program megvalósításának minden egyes szakasza értékelhető. A SAPARD Programnál a Helyszíni Ellenőrzési Osztály volt felelős a monitoring rendszer működtetéséért és a monitoring jelentések elkészítéséért. 34

AUDIT TRAIL Könyvelési dokumentáció A Könyvelési osztályhoz beérkező dokumentumok mindig eredeti példányok, hiszen a könyvelés alapját fogják képezni. Az osztály dokumentumai: Øanalitikai nyilvántartások a kötelezettségvállalásról, kifizetésekről, adósokról Øszámlatükör Øszámlák közti összefüggések könyvelési segédlet Az utóbbi a legfontosabb, mert ez tartalmazza az összes előforduló gazdasági eseményt, azok alapdokumentumait, a könyvelendő összeg meghatározásának módját és a könyvelendő teljesítési dátumot. A segédlet alapján kell elkészíteni a napló bizonylatokat, melyeknek a jóváhagyása után lehet a főkönyvi feladást elvégezni. 35

AUDIT TRAIL Iratkezelés A pályázatok feldolgozását illetően alapvető követelmény a pályázat-feldolgozási folyamat nyomon követhetősége, átláthatósága és ellenőrizhetősége. Kiemelt fontosságú feladat, a pályázatkezelés, a projektek megvalósulása során keletkezett iratok kezelésének egyértelmű szabályozása és az ebből következő előírások érvényesítése. A pályázatok feldolgozása és a végrehajtás folyamán keletkezett dokumentumok kezelését a szervezet működésével kapcsolatos egyéb iratoktól elkülönítetten, annak zárt egysége biztosításával kell megoldani. 36

AUDIT TRAIL A könyvelési rendszer működése, és az információ áramlás áttekintése Ebben a részben rögzítik a könyvelési teendőket (keretösszegek, kötelezettségvállalások, kifizetések, korrekciók, kamatjóváírás stb. lekönyvelése) és az egyes szakaszok (végrehajtási, kifizetési) információáramlását. 37

AUDIT TRAIL n Példa az egykori SAPARD Hivatal könyvelési osztályáról: n Ø Év eleji könyvelési teendők 1. keretösszeg PNYKO lekönyveli év elején elnöki utasítás alapján az EU és a Magyar Köztársaság által a vállalt kötelezettséget a Program végrehajtását illetően n n Ø Ø Ø Információáramlás a végrehajtási szakaszban 2. kötelezettségvállalás PNYKO hivatalos értesítést kap a JSZO-tól a szerződéskötéseket illetően PNYKO lekönyveli a vállalt kötelezettséget PNYKO készíti a jelentéseket havonta a kötelezettségvállalásokat illetően, és továbbítja a Nemzeti Alaphoz. A jelentések intézkedésenként, szerződéskötés dátuma szerint tartalmazzák a kötelezettségeket PNYKO készíti a kifizetés előrejelzéseket havonta negyedévre előre a kötelezettségvállalások ütemezése alapján, és továbbítja a Nemzeti Alaphoz, valamint a FVM KF-hez. Az előrejelzés intézkedések szerint tartalmazza a várható kifizetéseket Ø 38

AUDIT TRAIL n Ø § § § Információáramlás a kifizetéseket illetően 3. engedélyezés PNYKO megkapja a Kifizetés engedélyezése dokumentumot a PEO-tól PNYKO könyveli a kifizetés engedélyezését 4. kifizetés PNYKO megkapja a kifizetéshez szükséges források lehívásának adatait a KO-tól (átutalási megbízás, támogatásigénylés) PNYKO könyveli a források lehívását PNYKO megkapja a források átutalásának adatait a MÁK-tól bankkivonaton PNYKO könyveli a források átutalását PNYKO megkapja a kifizetés teljesítésének adatait az átutalási megbízáson a KO-tól (indítás) PNYKO könyveli a kifizetések elindítását PNYKO megkapja a kifizetés teljesítésének dokumentumát, a MÁK-tól bankkivonaton (teljesítés) PNYKO könyveli a kifizetések teljesítését PNYKO könyveli az árfolyamok eltéréséből adódó korrekciót PNYKO készíti a jelentéseket havonta a kifizetéseket illetően a Nemzeti Alap részére, illetve negyedévente az Európai Bizottság részére az átutalás-igényléshez. A kimutatás intézkedések szerint tartalmazza a kifizetéseket 39

AUDIT TRAIL n A tranzakciók története Ø Az eljárások során a tranzakciók, feldolgozási lépések nyomon követését biztosítja, hogy: a beérkező pályázatok minden oldalán feltüntetik a projekt azonosító számát; a beadott számlákon feltüntetik az adott elszámolás sorszámát; a nyilvántartásában minden beadott pályázat és támogatásigénylés szerepel azonosítószámmal, sorszámmal ellátva, és a beérkezés dátumának feltüntetésével az elutasítástól függetlenül; a Szerződés és a Kifizetés engedélyezése dokumentumok tartalmazzák az azonosító számot, és a támogatásigénylés sorszámát is, az aláírás dátumával együtt; az Átutalási megbízásokon feltüntetik az azonosító számot, a kiállítás dátumát, és a bankba érkezés dátumát is, így az megjelenik a bankkivonaton is; a könyvelési naplóban feltüntetik az alapdokumentumok számát (sorszám, vagy azonosító szám), és dátumát is; minden eljárásrendi lépést, ellenőrzést az Ellenőrző Jegyzékbe felvezetnek, melyet azután a kedvezményezett aktájában helyeznek el. Ø Ø Ø Ø 40

AUDIT TRAIL A rendszerben bekövetkezett változások dokumentálása ØA rendszer működésének hibáit, hiányosságait jegyzőkönyvezik. ØA kialakított számviteli rendet és a számlatükröt – tekintettel a következetesség elvére- csak akkor szabad megváltoztatni, ha azt valamilyen vonatkozó jogszabály módosítása szükségessé teszi, vagy a gazdálkodás külső és/vagy belső körülményeiben jelentős változás következik be. 41

AUDIT TRAIL Összefoglalva: Az Audit Trail a Közösségi jogszabályoknak való folyamatos megfelelés biztosításáról tanúskodik, amely a teljes folyamatot lefedi (a pályázat kiírásától a finanszírozott projekt megvalósításának utólagos ellenőrzéséig) és az összes érintett, közreműködő szervvel való kapcsolatot is ábrázolja. A rendszer ilyen jellegű leírásának alapvető része a folyamat egyes szintjeihez tartozó ellenőrzések bemutatása. Ide tartoznak tehát a szervezeten kívüli, szervezeten belüli ellenőrzések, a formai, az adminisztratív, a helyszíni és a belső ellenőrzési tevékenységek, tehát a szabályoknak való megfelelőséget vizsgáló ellenőrzési feladatok. 42

AUDIT TRAIL Köszönöm figyelmüket! 43