Audit Sumber Daya Manusia BAB 11 Definisi Audit

Audit Sumber Daya Manusia BAB 11

Definisi Audit Sumber Daya Manusia Suatu daftar periksa untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan

Daftar periksa Sumber Daya Manusia (David Stevens) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Struktur Organisasi Uraian / Deskripsi posisi Rencana keberhasilan manajemen Kebijakan rekruitmen Prosedur rekruitmen Program perkenalan Penilaian kinerja Penilaian potensi individu

9. Perencanaan jenjang karier 10. Program pelatihan 11. Administrasi kompensasi 12. Fungsi departemen SDM 13. Perencanaan manusia 14. Catatan pribadi 15. Relevansi aplikasi komputer 16. Pemahaman iklim organisasi 17. Pembagian informasi dengan karyawan 18. Desain pekerjaan 19. Hubungan industrial 20. Kesehatan karyawan

21. Keamanan karyawan 22. Pelayanan karyawan 23. Pengumpulan angka statistik 24. Praktek pengunduran diri 25. Dokumentasi / formulir 26. Keamanan 27. Interaksi sosial

Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk: 1. Menilai efektivitas fungsi SDM 2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur 3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar 4. Memperbaiki mutu staff SDM 5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM 6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas 7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM 8. Memfokus staff SDM pada masalah penting 9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi yang lain.

Pelaksanaan Audit – Audit dapat dilakukan oleh personel internal maupun eksternal Langkah langkah dalam proses audit (Walter R. Mahler) 1. Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh 2. Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan 3. Mengumpulkan data dari tahun yang berbeda dalam organisasi 4. Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM 5. Mendiskusikan laporan dengan manager operasi 6. Menyatukan tindakan korektif

Pendekatan Audit SDM 1. Menetapkan ketaatan hukum dan peraturan 2. Mengukur kesesuaian program dan tujuan 3. Menilai performa program 1. 2. 3. 4. 5. 6. Fungsi SDM Perencanaan Pemilihan Pelatihan Penilaian Kompensasi Hubungan ketenagakerjaan

Memanfaatkan Temuan Audit – Untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan Metode Untuk Menganalisa Temuan 1. Membandingkan program SDM dengan organisasi 2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas 3. Mempercayai suatu ratio atau rata staf SDM dengan total 4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan 5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran

Menyiapkan Laporan dan Rekomendasi: – Laporan hasil temuan, evaluasi dan rekomendasi untuk memperbaiki kekurangan dan kelemahan program SDM

II. PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN KUALITAS KEKUATAN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM ASPEK INI MELIPUTI PENELITIAN DAN PENYELIDIKAN YANG BERKAITAN DENGAN KUALITAS/ KUALIFIKASI SDM SAAT SEKARANG TERUTAMA BERKAITAN DENGAN KETERAMPILAN/KEAHLIAN (SKILL) SDM, DILAKUKAN MELALUI PENGALAMAN, PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN. DATA KUALITAS/KUALIFIKASI SDM PERUSAHAAN DAPAT DIPEROLEH DENGAN MENGGUNAKAN SUATU SISTEM INFORMASI SDM (HRIS) YANG BERKAITAN DENGAN SPESIFIKASI JABATAN MASING-MASING PEKERJAAN MAUPUN HASIL DARI PENILAIAN PRESTASI KERJA 6/18/2021 12

Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya manusia : Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Rencana-rencana sumber daya manusia : 1. Pemberian kompensasi 1. Taksiran-taksiran permintaan dan suplai Persediaan keahlian 2. Bagan penggantian dan ringkasan penggantian 2. Pemberian Kompensasi : 1. Tingkat gaji dan upah 2. Paket tunjangan karyawan 3. Jasa-jasa untuk karyawan yang disediakan oleh perusahaan 3. Informasi analisis pekerjaan : 1. Deskripsi pekerjaan 2. Spesifikasi pekerjaan 3. Standar kinerja pekerjaan

Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya manusia : Penyusun Staf dan Pengembangan 1. Rekrutmen : 1. Sumber-sumber rekruitmen 2. Ketersediaan calon pelamar 3. Lamaran-lamaran pekerjaan 2. Seleksi : 1. Rasio-rasio seleksi 2. Prosedur-prosedur seleksi 3. Adanya peluang kerja yang sama 3. Pelatihan dan Orientasi : 1. Program-program orientasi 2. Tujuan-tujuan pelatihan dan prosedur 3. Tingkat proses belajar 4. Pengembangan Karier : 1. Keberhasilan penempatan internal 2. Program perencanaan karier 3. Upaya-upaya pengembagan SDM

Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya manusia : Kontrol dan Evaluasi Organisasi 1. Penilaian Kinerja : 1. 2. 3. Standar-standar dan ukuran kinerja Prosedur-prosedur disiplin Prosedur perubahan dan pengembangan 2. Hubungan manajemen-karyawan : 1. 2. 3. Kepatuhan legal Manajer-manajer pelaksana Umpan balik karyawan atas personalia

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar : 1. Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)? 2. Bagaimana struktur organisasi SDM ? 3. Bagaimana anggaran SDM ? Tentang Perekrutan : 1. Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ? 2. Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ? 3. Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan? 4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? 5. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Tentang kompensasi dan manfaat 1. Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja? 2. Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok? 3. Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan? 4. Apakah uraian jabatan selalu diupdate? 5. Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya? 6. Bagaimana penentuan kenaikan gaji? 7. Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ? 8. Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku ? 9. Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ? 10. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? 11. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Tentang ketenagakerjaan 1. Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ? 2. Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ? 3. Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur, jenis kelamin dll ? 4. Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ? 5. Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ? 6. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ? 7. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Tentang Pelatihan dan Pengembangan 1. Bagaimana pelatihan diberikan ? 2. Bagaimana program pelatihan dikelola ? 3. Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ? 4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? 5. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Tentang Hubungan Industrial 1. Apakah serikat pekerja ada di organisasi ? 2. Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan kadaluarsanya? 3. Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ? 4. Apakah ada demo yang luar biasa ?

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Tentang aspek hukum tenaga kerja 1. Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum sesuai yuridiksi yang berlaku? 2. Apakah ada proses litigasi ? 3. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? 4. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Tentang sistem informasi dan teknologi SDM 1. Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan 2. Seberapa update teknologi sistem informasi ? 3. Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ? 4. Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara periodik ? Tentang Strategi SDM 1. Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor? 2. Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isuisu SDM ?

INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya : · Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.

INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA · Kuisioner Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.

INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA · Informasi Eksternal Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.