AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA Audit atas Kegiatan Pengelolaan

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA (Audit atas Kegiatan Pengelolaan SDM) Syamsuddin, S. E Materi diadopsi dari Materi IAPI

Konsep Dasar Manajemen SDM Perencanaa n Pemberhenti an Mutasi & Promosi Penilaian & Kompensasi Rekrutmen MSD M Seleksi & Penempata n Pendidikam & Pelatihan 24 October 2020 2

Manajemen SDM Perencanaan tenaga kerja dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan formasi tenaga kerja. Faktor yang harus diperhatikan dalam hal ini adalah faktor intern seperti misal kebutuhan keahlian, lowongan, perluasan, penyempitan departemen, dan faktor ekstern seperti misalnya keadaan pasaran tenaga kerja. 24 October 2020 3

Manajemen SDM Rekrutmen berkenaan dengan kegiatan mencari karyawan yang akan mengisi kebutuhan tenaga yang sejalan dengan perencanaan tenaga kerja. Rekrutmen karyawan juga dapat mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan. 24 October 2020 4

Manajemen SDM Seleksi merupakan proses evaluasi dan pemilihan calon yang dianggap tepat untuk mengisi jabatan atau lowongan yang tersedia. Penempatan merupakan penempatan karyawan sesuai dengan kemampuan dan lowongan yang tersedia. Kegiatan ini juga dapat memeberi kesempatan karyawan untuk orientasi pekerjaan, tugas dan tanggungjawabnya atau masa percobaan 24 October 2020 5

Manajemen SDM Pelatihan dan Pengembangan bertujuan meningkatkan kemampuan individu atau kelompok agar dapat lebih berdaya guna dan berhasil guna. Ø Pelatihan (training) merupakan proses pembelajaran yang melibatkan perolehan keahlian, konsep, peraturan, atau sikap untuk meningkatkan kinerja karyawan. Pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja pada tingkat ketrampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan dan pekerjaan. 24 October 2020 6

Manajemen SDM Ø Pengembangan (development) diartikan sebagai penyiapan individu untuk memikul tanggung jawab yang berbeda atau yang Iebih tinggi dalam perusahaan, organisasi, lembaga atau instansi pendidikan, 24 October 2020 7

Manajemen SDM Penilaian dan Kompensasi adalah tahap di mana prestasi kerja individual dibandingkan dengan standar atau ukuran yang ditetapkan bagi yang bersangkutan. Jika prestasinya baik kepada yang bersangkutan akan diberi kompensasi atau imbalan sesuai ketentuan yang telah digariskan. 24 October 2020 8

Manajemen SDM Mutasi dan Promosi adalah pergeseran atau pemindahan dari tempat pekerjaan yang satu ke tempat pekerjaan yang lain pada suatu organisasi atau lokasi yang lain untuk tujuan promosi atau pemindahan dalam status yang sama. 24 October 2020 9

Manajemen SDM Pemberhentian adalah pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja sementara, pemecatan atau pensiun. Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berakibat berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja dan organisasi. 24 October 2020 10

AUDIT ATAS KEGIATAN PENGELOLAAN SDM 24 October 2020 11

PERENCANAA N Formasi Pegawai: Tujuan Audit 1. Untuk menilai apakah dalam penentuan formasi pegawai telah dilaksanakan secara cermat dan sistematis. 2. Untuk mengetahui apakah penentuan formasi pegawai telah dimutakhirkan secara periodik. 24 October 2020 12

Langkah Kerja 1. Lakukan pengamatan apakah struktur organisasi setiap unit kerja telah mencerminkan adanya pembagian fungsi dan dilengkapi dengan uraian tugas secara terinci 2. Teliti apakah uraian tugas tersebut dipakai sebagai dasar dalam menentukan spesifikasi tenaga kerja yang diperlukan 3. Teliti apakah ditetapkan ketentuan-ketentuan yang terinci tentang persyaratan tenaga kerja yang diperlukan 4. Pastikan apakah semua ketentuan yang harus dipenuhi baik yang menyangkut persyaratan tentang keahlian, pengalaman, kepribadian maupun persyaratan lainnya telah dilaksanakan dengan cermat dan sistematis 5. Lakukan pengamatan apakah secara periodik telah dilakukan pemutakhiran terhadap semua ketentuan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan kegiatan unit organisasi. 24 October 2020 13

6. Bandingkan apakah kekuatan (bezetting) pegawai yang ada, sudah sesuai dengan volume kerja? 7. Periksa apakah formasi untuk masing-masing SKPD sudah di susun dan ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah, 8. Periksa apakah Rencana Kebutuhan Pegawai tetal disesuaikan dengan analisa kebutuhan yang meliputi: 1) Jenis Pekerjaan 2) Sifat Pekerjaan 3) Analsis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang PNS dalam jangka waktu tertentu 4) Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi 5) Peralatan yang tersedia. 24 October 2020 14

Rekrutmen Penerimaan Pagawai : Tujuan Audit 1. Untuk memastikan apakah pelaksanaan penerimaan pegawai telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku 2. Untuk menilai apakah prosedur dan pelaksanaan kegiatan penerimaan pegawai cukup memadai. 24 October 2020 15

Langkah Kerja: 1. Penerimaan Pegawai Baru 1) Teliti apakah sebelum dilakukan penerimaan pegawai telah dilakukan inventarisasi mengenai sumber-sumber pegawai secara memadai 2) Periksa apakah dalam setiap penerimaan pegawai dibentuk Panitia Penerimaan. Periksa komposisi personil panitia apakah secara fungsional terkait dengan tugas pokok dan fungsinya. 3) Periksa apakah penerimaan PNS telah diumumkan secara luas kepada masyarakat melalui media massa daerah yang beroplah besar, berikut formasi yang dibutuhkan. Periksa jangka waktu pengumuman 15 hari sebelum tanggal penerimaan lamaran. 24 October 2020 Pusat Pengembangan Akuntansi dan Keuangan 16

4) Periksa apakah dalam pengumuman penerimaan pegawai baru telah mencantumkan: a) b) c) d) Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar. Alamat dan tempat lamaran ditujukan, Batas waktu pengajuan lamaran, Jadual pelaksanaan seleksi baik tertutup maupun terbuka, e) Klasifikasi Ijazah, f) Batas Usia, g) Waktu dan Tempat Seleksi, h) Waktu pengumuman hasil seleksi 5) Apakah ada syarat-syarat lain yang ditentukan Pemerintah Daerah di luar yang ditetapkan Peraturan Pemerintah? Bagaimana dasar pertimbangannya, dapatkan datanya dan periksa. 24 October 2020 17

6) Periksa apakah masih ada penerimaan tenaga kerja kontrak, tenaga harian lepas, dan pegawai tidak tetap. Bagaimana dasar kebijakan pengangkatannya dan darimana sumbernya? 7) Periksa apakah jurnal hasil pengadaan CPNS melebihi formasi yang tersedia, periksa dasar pertimbangannya; 8) Periksa realisasi penerimaan CPNS dari tenaga honorer, apakah sudah sesuai ketentuan? 24 October 2020 18

Seleksi & Penempata n Seleksi Penerimaan Pegawai Baru: Tujuan Audit 1. Untuk memastikan apakah seleksi dilakukan oleh pihak yang kompeten untuk menilai pelamar sesuai dengan kemampuan dan keahlian yang diminta, 2. Untuk memastikan apakah penilaian dapat menjaring orang yang sesuai dengan persyaratan jabatannya, 3. Untuk memastikan apakah proses seleksi berlangsung secara fair dan obyektif. 24 October 2020 19

Seleksi Penerimaan Pegawai Baru, Langkah Kerja: 1. Periksa apakah dalam setiap penerimaan pegawai telah dibentuk Panitia Seleksi Penerimaan Pegawai Baru. Periksa personil panitia seleksi apakah secara fungsional terkait dengan tugas pokok dan fungsinya atau mempunyai kompetensi sebagai panitia seleksi. 2. Apabila seleksi dilakukan oleh pihak ketiga, periksa apakah penunjukkannya telah sesuai dengan peraturan? 3. Periksa daftar peserta seleksi telah sesuai dengan daftar pelamar yang memenuhi persyaratan adminitrasi, 4. Periksa apakah proses penentuan kelulusan peserta seleksi telah sesuai dengan aturan yang berlaku? 24 October 2020 20

5. Periksa daftar nominatif calon peserta yang dinyatakan lulus dibandingkan dengan nilai hasil tes, dapatkan datanya. 6. Periksa proses pengumuman hasil seleksi apakah sudah sesuai aturan? 7. Bandingkan seluruh proses seleksi apakah telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah dibuat dan dilaporkan kepada pimpinan daerah. 24 October 2020 21

Pengangkatan Calon Pegawai, Langkah Kerja: 1. Teliti apakah pelamar yang diterima telah diusulkan untuk disetujui pengangkatnnya 2. Teliti apakah penempatan pegawai baru telah sesuai dengan rencana, kecakapannya dan memperhatikan faktor lain yang dapat mendorong prestasi 3. Teliti surat keputusan pengangkatan calon pegawai dan cocokan dengan daftar pelamar yang telah diterima dan daftar usulan pengangkatannya 4. Teliti apakah formasi yang ditetapkan setiap tahun dapat direalisasikan, teliti sebab-sebab terjadinya perbedaan antara formasi yang tersedia dengan jumlah yang dapat direalisasikan 5. Teliti sebab-sebab terjadinya kelambatan dalam penerbitan 24 October 2020 22 dan penyampaian SK pengangkatan/penempatan calon pegawai.

Penempatan Calon Pegawai , Langkah Kerja: 1. Periksa apakah dalam penempatan pegawai telah sesuai dengan klasifikasi ijazah yang dimiliki; 2. Periksa apakah dalam penempatan pegawai sudah sesuai dengan perencanaan kebutuhan pegawai; 3. Periksa apakah ada penempatan yang menyebabkan kelebihan pegawai di satu unit organisasi/SKPD; 4. Periksa apakah Surat Keputusan Penempatan sudah sesuai dengan realisasi penempatannya. 24 October 2020 23

5. Teliti apakah terdapat penempatan calon pegawai yang tidak sesuai dengan alokasi jatah formasi yang ditetapkan untuk setiap satuan kerja/SKPD, dan teliti sebabnya 6. Periksa apakah setiap jabatan telah diisi dengan pegawai yang diangkat dengan SK pimpinan dan kualifikasiinya memenuhi syarat. 24 October 2020 24

Pengangkatan Pegawai , 1. Calon pegawai yang telah menjalankan masa percobaan dapat diangkat menjadi pegawai dalam jabatan dan pangkat tertentu dengan keputusan pejabat Pembina kepegawaian 2. Calon pegawai dapat diangkat menjadi pegawai apabila memenuhi persyaratan (1) setiap unsur penilaian prestasi kerja/daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP 3) sekurang-kurangnya bernilai baik 3. Telah memenuhi syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk diangkat menjadi pegawai 4. Telah lulus pendidikan dan pelatihan prajabatan. 24 October 2020 25

Pengangkatan Pegawai , Langkah Kerja: 1. Teliti apakah terdapat calon pegawai yang tertunda pengangkatannya menjadi pegawai dan teliti apa sebabnya serta minta keterangan tertulis dari unit yang diperiksa. 2. Teliti prosedur pengangkatan pegawai, apakah sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku 3. Teliti golongan/ruang pegawai ketika diangkat menjadi pegawai, apakah sudah sesuai dengan criteria yang telah ditetapkan 24 October 2020 26

Pendidikan & Pelatihan Pendidikan dan Pelatihan, Tujuan Audit: 1. Untuk mengetahui/menilai apakah kegiatan pendidikan dan pelatihan pegawai telah direncanakan dikelola dengan baik 2. Untuk menilai efektifitas hasil program pendidikan dan pelatihan pegawai. 24 October 2020 27

Langkah Kerja: 1. Periksa apakah rencana dan program dalam hal pengembangan karir pegawaitelah disusun setiap tahun anggaran. 2. Periksa apakah setiap pelaksanaan Diklat/Pelatihan telah dibuat laporan pelaksanaannya; 3. Periksa apakah kurikulum dan metode Diklat telah mengacu pada standar kompetensi jabatan dan peningkatan kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah; 7. Amati apakah terdapat peningkatan hasil pekerjaan dari pegawai yang telah dididik dan dilatih tersebut. 24 October 2020 28

Penilaian & Kompensasi Penilaian Pegawai : Audit atas penilaian kinerja bertujuan untuk memastikan bahwa apakah unit pelaksana melakukan penilaian kinerja, memastikan bahwa penilaian kinerja telah dilaksanakan sesuai dengan SOP, dampak positif dari penilaian kinerja terhadap peningkatan kinerja karyawan tentunya memberikan kontribusi siginifikan bagi pencapaian tujuan perusahaan 24 October 2020 29

Kompensasi: Pemberian kompensasi untuk PNS telah diatur dalam peraturan perundang-undangan dan pelaksanaannya pun sudah sesuai. Pemberian kompensasi untuk tenaga honorer juga telah memenuhi Upah Minimum Regional sesuai UU Ketenagakerjaan. Pegawai PNS juga memperoleh kompensasi diluar gaji pokok berupa tunjangan dan insentif berdasarkan absensi. Sedangkan untuk tenaga honorer insentif tersebut masih belum diberikan. 24 October 2020 30

Kesejahteraan Pegawai 1. Periksa apakah ada kebijakan mengenai kesejahteraan pegawai, dalam bentuk apa, bagaimana pengaturannya, dan dari mana sumber dananya; 24 October 2020 31

2. Ketaatan Terhadap Ketentuan Jam Kerja 1) Periksa apakah kebijaksanaan tentang ketentuan jam kerja bagi PNS dan Honorrer telah dilaksanakan ditaati; 2) Periksa apakah terhadap PNS dan Honorer yang melanggar ketentuan jam kerja, telah diberi peringatan maupun hukuman disiplin sesuai ketentuan. 24 October 2020 32

Mutasi & Promosi Pemindahan Pegawai 1. Periksa apakah ada perpindahan PNS Pusat menjadi PNS Daerah dan sebaliknya telah memperoleh: 1) Persetujuan dari pejabat berwenang 2) Mempunyai Surat Keterangan tidak sedang menjalani hukuman disiplin dan/atau sedang dalam proses peraadilan 3) Setiap unsur penilaian unsure prestasi kerja dalam DP 3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir 4) Surat Keterangan dari pejabat yang berwenang tidak sedang menjalani tugas belajar. 24 October 2020 33

Pemberhenti an Pemensiunan Pegawai 1. Periksa apakah ada PNS yang telah memasuki batas usia pensiun tetapi belum mendapatkan SK pensiun, apa sebabnya; 2. Periksa apakah ada PNS yang telah menerima SK pensiun tetapi masih menerima gaji secara penuh (100%). 24 October 2020 34

Pemberhentian Dengan Hormat 1. Periksa apakah ada PNS yang terkena sangsi diberhentikan dengan hormat; 2. Periksa apakah proses pemeberhentian tersebut sudah sesuai aturan. 3. Periksa jumlah pegawai yang diberhentikan dengan hormat pada tahun berjalan. 4. Periksa pegawai yang telah diberhentikan dengan hormat telah diberhentikan gaji dan tunjangannya? 24 October 2020 35

Pemberhentian Dengan Tidak Hormat 1. Periksa apakah ada PNS yang terkena sangsi diberhentikan dengan tidak hormat; 2. Periksa apakah proses pemeberhentian tersebut sudah sesuai aturan. 3. Periksa jumlah pegawai yang diberhentikan dengan tidak hormat pada tahun berjalan. 4. Periksa pegawai yang telah diberhentikan dengan tidak hormat telah diberhentikan gaji dan tunjangannya? 24 October 2020 36

24 October 2020 37