Audit Dalaman Pengekalan Swaakreditasi Persediaan Lawatan di Peringkat

Audit Dalaman Pengekalan Swaakreditasi: Persediaan Lawatan di Peringkat PTJ Prof. Ir. Dr. Shahrir Abdullah Pusat Jaminan Kualiti Universiti Kebangsaan Malaysia pghpjk@ukm. my Taklimat Panel Penilai Dalaman mengikut Kod Amalan Audit Institusi MQA

Konsep dan Fokus

Objektif Bengkel - Bahagian 1 Untuk menyediakan para penilai dengan pendekatan terkini untuk mengaudit Pusat Tanggungjawab (PTJ) berdasarkan COPIA Pada tahun 2015, MQA akan mengaudit: ◦ 8 institusi untuk Pengekalan status Swaakreditasi; ◦ 10 institusi untuk penganugerahan status Swaakreditasi berdasarkan keputusan SETARA 2011/2013

Konsep Swaakreditasi adalah suatu proses atau status yang menunjukkan tahap autonomi bagi institusi untuk membuat keputusan ke atas penawaran program akademiknya. Institusi yang dianugerahkan status ini boleh mewujudkan program ijazahnya tanpa merujuk kepada pihak ketiga (KPM dan MQA). ◦ Pengecualian kepada program profesional – rujuk Akta MQA 2007 [Akta 679]. Ia juga merujuk kepada akreditasi terhadap proses jaminan kualiti dalaman institusi.

Portfolio Penilaian Kendiri PTJ Bahagian A – Maklumat PTJ Bahagian B – Pangkalan Data PTJ ◦ COPIA 2009 – version 2 ◦ Maklumat tentang 9 bidang penilaian. Bahagian C – Laporan Penilaian Kendiri Dokumen sokongan: Portfolio Penilaian Kendiri UKM (Draf), Lampiran, Bahan-bahan sokongan di PTJ, Laporan Penilaian Kendiri Program Pengajian mengikut COPPA/Laporan Akreditasi Program, ◦ Laporan Penambahbaikan Kualiti/ Audit Dalaman ISO 9001 dan lain-lain. ◦ ◦

Fokus Audit COPIA PTJ Sejauh mana MQF, kod amalan dan standard program MQA yang berkaitan diikuti Pelaksanaan pelan tindakan terhadap laporan audit lepas (2010) Pencapaian KPI berkaitan kualiti Peningkatan dalam sistem jaminan kualiti dalaman Keberkesanan proses dan prosedur swaakreditasi Impak jaminan kualiti berikutan status swaakreditasi

Proses Audit

Bidang Penilaian Vision, Mission, Educational Goals & Learning Outcomes 5 Continual Quality Improvement 4 3 Curriculum Design & Delivery 2 1 Leadership, Governance & Administration Programme Monitoring & Review Educational Resources Assessment of Students Student Selection & Support Services Academic Staff

Skop dan Pelaksanaan Audit Fakulti ◦ ◦ Skop: pemberi pengajian tinggi (PPT) Bidang penilaian: Semua bidang (1 -9) Bilangan penilai: 2 orang Beban audit: 2 man-days (satu hari) Institut ◦ ◦ Skop: PPT program pascasiswazah penyelidikan Bidang penilaian: Semua bidang (1 -9) Bilangan penilai: 2 orang Beban audit: 1 man-day (separuh hari - pagi)

Skop dan Pelaksanaan Audit Pusat Akademik Pusat Perkhidmatan ◦ Skop: pemberi khidmat kepada program pengajian (cth: kursus) ◦ Bidang penilaian: Semua bidang kecuali 4 dan 7 ◦ Bilangan penilai: 2 orang ◦ Beban audit: 2 man-days (satu hari) ◦ Skop: pemberi khidmat sokongan ◦ Bidang penilaian: Bidang 1, 8 dan 9 serta subbidang berkaitan ◦ Bilangan penilai: 2 orang ◦ Beban audit: 1 man-day (separuh hari - pagi untuk PTJ yang mempunyai standard khusus atau petang untuk PTJ yang tiada standard khusus)

Penjadualan Audit Fakulti 9. 00 -9. 30 pagi Mesyuarat Pembukaan 9. 30 -10. 15 pagi Sesi temu bual bersama pengurusan PTJ 10. 15 -10. 30 pagi Minum pagi 10. 30 -11. 15 pagi Sesi temu bual bersama staf akademik 11. 15 pagi - 12. 00 tgh Sesi temu bual bersama staf sokongan 12. 00– 1. 00 tgh Sesi temu bual bersama pelajar 1. 00 tgh– 2. 00 petang Makan tengahari/rehat 2. 00 -2. 45 petang Lawatan ke kemudahan PTJ 2. 45 -3. 30 petang Sesi temu bual bersama unit jaminan kualiti 3. 30 -4. 30 petang Sesi bebas (penyeliaan laporan awal) 4. 30 -5. 00 petang Mesyuarat penutup

Penjadualan Audit Institut 9. 00 -9. 30 pagi Mesyuarat Pembukaan 9. 30 -10. 15 pagi Sesi temu bual bersama pengurusan PTJ dan unit jaminan kualiti 10. 15 -10. 30 pagi Minum pagi 10. 30 -11. 15 pagi Sesi temu bual bersama staf akademik dan staf sokongan 11. 15 -11. 45 pagi Lawatan ke kemudahan PTJ 11. 45 pagi – 12. 30 tgh Sesi temu bual bersama pelajar 12. 30– 1. 00 tgh Sesi bebas (penyeliaan laporan awal) 1. 00 tgh - 2. 00 petang Makan tengahari 2. 00 -2. 30 petang Mesyuarat penutup

Penjadualan Audit Pusat Akademik/Perkhidmatan 9. 00 -9. 30 pagi Mesyuarat Pembukaan 9. 30 -10. 15 pagi Sesi temu bual bersama pengurusan PTJ dan unit jaminan kualiti 10. 15 -10. 30 pagi Minum pagi 10. 30 -11. 30 pagi Sesi temu bual bersama staf akademik dan staf sokongan 11. 30 pagi - 12. 00 tgh Lawatan ke kemudahan PTJ 12. 00– 12. 30 tgh Sesi bebas (penyeliaan laporan awal) 12. 30 -1. 00 tgh Mesyuarat penutup

Penjadualan Audit Pusat Perkhidmatan 2. 00 -2. 30 petang Mesyuarat Pembukaan 2. 30 -3. 15 petang Sesi temu bual bersama pengurusan PTJ dan unit jaminan kualiti 3. 15 -4. 00 petang Sesi temu bual bersama staf PTJ 4. 00– 4. 30 petang Sesi bebas (penyeliaan laporan awal) 4. 30 -5. 00 petang Mesyuarat penutup

Panel Penilai

Tugas Pengerusi Panel 1. Menyelaras mesyuarat pra-lawatan bersama urusetia 2. Mengagihkan tugas di kalangan ahli panel penilai 3. Mempengerusikan mesyuarat pembukaan dan penutup 4. Memperkenalkan ahli panel penilai (dan urusetia) kepada pihak yang dinilai 5. Memastikan proses audit berjalan mengikut perancangan 6. Menyerahkan laporan kepada urusetia 7. Memastikan etika penilaian dipatuhi

Tugas Penilai 1. Menilai semua standard dalam bidang dan subbidang mengikut kategori PTJ Fakulti, Institut, Pusat Akademik dan Pusat Perkhidmatan 2. Bekerjasama dengan Pengerusi Panel Penilai dalam agihan tugas penilaian terutamanya yang melibatkan bidang sepunya 3. Memberi cadangan keputusan dan membuat penarafan (rating) secara kesepakatan (consensus) Pujian, penegasan dan syor 4. Menyediakan laporan penilaian 5. Menjaga etika panel sepanjang masa

Penilaian Dokumen PTJ/UKM Dalam masa 1 -2 minggu sebelum lawatan: ◦ Baca (dengan kritikal) dan buat analisis terhadap kandungan dokumen Bahagian C Bahagian B Beri tumpuan kepada rujukan luaran (MQF dan standard COPIA) Ambil perhatian terhadap kelemahan teknikal dan ketidakkonsisten data dan maklumat Senaraikan sebarang dokumen tambahan untuk menyokong dapatan audit ◦ Sediakan senarai semak atau soalan untuk penjelasan dan triangulasi Bezakan soalan mengikut kategori (pengurusan, staf akademik, staf P&P dan pelaksana serta pelajar)

Terima kasih.