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Ça ne s’invente pas… Ça se trouve… 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 3

PREPARATION Claquets’man Timelooser 3 P PLANIFICATION 2006 Boxonboy PILOTAGE Copyright M 2 CONSULTANT 4

• Préparation 3 P 2006 – Comment organiser une réunion. – L’animateur. • Planification – Comment parvenir à un bon niveau de professionnalisme. – Le secret des réunions efficaces. • Pilotage – Comment améliorer son expression en public. – Comprendre la physiologie du groupe et interpréter les réactions. – Les règles de conduite à adopter et les comportements à proscrire. Copyright M 2 CONSULTANT 5

Préparation… • Comment organiser une réunion ? 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 6

L’invitation… • Le contenu… – La date – Le lieu • les conseils d’accès (plan, moyens de transport…) – L’heure d’accueil, l’heure de début effectif, et l’heure de fin – Le thème (adopter un style motivant) – L’ordre du jour – Le travail préparatoire requis (s’il y a lieu)… 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 7

Le cadre… • Une salle claire recevant la lumière du jour – – – Spacieuse Tempérée à 20° Dotée d’une bonne aération Bien insonorisée Munie de prises de courant – – – Écran Table d’appoint Rallonge + multiprise Rétro ou vidéo projecteur Tableaux papier Feutres neufs • Des sièges confortables • Un équipement professionnel 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 8

La disposition des lieux… • Une disposition des tables en U (0. 50 m par personne) • L’écran légèrement décalé (à droite ou à gauche) sur fond de mur aveugle • Le tableau papier à portée de l’animateur et intégré au U • Des chevalets porte noms • Un kit papier-crayon participant • De l’eau et des verres 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 9

L’accueil… • La présentation des lieux • La signalisation de la salle • Le dispositif d’accueil (café, jus de fruits…) • La liste des participants • Les badges • Le « bonjour » personnalisé • L’invitation au travail… 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 10

Les préliminaires (règles du jeu)… • La passation des consignes : – – – 2006 Téléphones mobiles Fumeurs Transmission de messages Horaires des pauses Règles particulières à l’établissement • • • Horaire des repas Paiement des extras Heures de libération des chambres Activités spécifiques Utilisation des installations Copyright M 2 CONSULTANT 11

La présentation… • De l’animateur – Originale, simple, claire • Des participants – Ludique, pédagogique, conviviale • Du sujet – – 2006 Thème(s) abordé(s) Objectif(s) poursuivi(s) Conducteur de la réunion Méthodologie de travail Copyright M 2 CONSULTANT 12

Préparation… • L’animateur ? 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 13

C’est le personnage central de la réunion, chargé de la responsabilité de conduire le groupe à la réalisation de ses objectifs, il est le « patron » … – Il doit… • • • Inspirer confiance Avoir une autorité souple Être à l’écoute du groupe Recher l’accord Créer un climat communicatif – Il se doit d’être… • • 2006 Moteur, entraîneur, stimulateur Organisateur Faciliteur au service du groupe Régulateur Copyright M 2 CONSULTANT 14

Les 3 règles de base de l’art oratoire… • Le « Lôgôs » … la logique du discours – Qualité de la construction, le progression et l’enchaînement des idées… • Le « Pathôs » … la prise en compte de la psychologie des participants – La sollicitation des sentiments, de l’émotion… • L’ « Ethôs » … la moralité – L’image, le statut, la garantie… 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 15

Le style… • Soit directif… (Prof) – – – Groupe important Temps limité Apprentissage Information Directives strictes • Soit non directif… (G. O) – – – 2006 Petits groupes Latitudes de temps Échange ou confrontations d’idées Construction Liberté d’action Copyright M 2 CONSULTANT 16

Le comportement… • La position debout… – Image active – Occupation de l’espace – Personnalisation du propos • La position assise… – Propice aux échanges – Diminue la pression – Détend l’atmosphère • La trilogie comportementale… – Le visage – Le corps – La voix 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 17

• Le visage… – Le sourire… • Signe de force, de tranquillité d’esprit, de disponibilité • Signe d’ouverture à l’autre – Le regard… • • 2006 Donne l’expression au visage Dirige le regard des autres Impose l’attention Favorise l’écoute Copyright M 2 CONSULTANT 18

• Le corps… – Donne la vie (anima)… – Exprime des sentiments – Accompagne les idées (Sacha GUITRY) • L’épaule murmure • Le bras parle • Le doigt menace – Transmet des sensations – Occupe l’espace 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 19

• La voix… – Exprime la pensée – Porte et donne du relief aux idées et aux sentiments – Suscite des émotions – Ponctue l’action – Attire l’attention et éveille l’intérêt – Rythme l’action 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 20

La tenue… • • Sobre Propre Adaptée à l’auditoire et conforme à ses rituels Pratique et favorisant l’aisance des gestes 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 21

Planification… • Comment parvenir à un bon niveau de professionnalisme ? 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 22

Construire son guide d’animation… Le guide d’animation est pour l’animateur, « le prompteur » des journalistes de TV… – Il comporte : • Le plan général • Les consignes • Le déroulement hiérarchisé des différentes séquences de la réunion • Les temps d’exposé • Les temps de participation du groupe • Les temps de reformulation • Les temps de synthèse • Les temps de travail collectif • Les temps de travail individuel (s’il y a lieu) • Les instructions que l’animateur se donne à lui-même pour optimiser l’efficacité de son action. • Le temps du bilan. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 23

Respecter les 4 temps d’une réunion… 1. Le lancement. 2. L’animation. 3. La reprise. 4. La conclusion. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 24

1. Le lancement… – – – – – Observer les participants. Établir le silence. Détendre l’atmosphère (sourire). Dispenser le message de bienvenue. Annoncer le thème de la réunion. Présenter le déroulement des travaux. Présenter la méthode de travail. Présenter les horaires. Donner rapidement la parole au groupe pour qu’il se présente. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 25

2. L’animation… – Respecter les horaires. – Respecter l’ordre du jour et rappeler régulièrement le plan et la situation du propos. – Faire des synthèses fréquentes, brèves et concises. – Éviter le dérapage de la réunion en « brainstorming » ou en forum. – Garder le contrôle du groupe en le stimulant, en l’interpellant et en suscitant la participation de chacun. – Clarifier et orienter les idées du groupe. – Éviter les conflits (entre personnes ou entre l’animateur et le groupe). – Se conformer au cycle d’intensité du travail de groupe. – Dialoguer avec la groupe. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 26

3. La reprise… – Rétablir le silence. – Détendre l’atmosphère (sourire). – Faire un retour arrière rapide ou faire au groupe une synthèse des points marquants du temps précédent. – Accueillir tous les propos du groupe et les hiérarchiser. – Reformuler. – Solliciter la validation de l’étape précédente. – Poursuivre le déroulement de la réunion. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 27

4. La conclusion… – Calculer le timing de la réunion pour se donner le temps suffisant d’une conclusion. (30’ minimum) – Annoncer la conclusion. – Prendre un temps de silence. – Synthétiser clairement, simplement et brièvement la réunion. – Rapporter la conclusion aux objectifs de la réunion. – Faire valider la conclusion par le groupe et la confronter aux attentes des participants et au «contrat» initial. – Faire s’exprimer les participants sur leur ressenti à chaud de la réunion. – Synthétiser l’avis du groupe. – Conclure par un mot « d’envoi » . 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 28

Penser aux 3 canaux de communication… LES YEUX Des images LES OREILLES LE COEUR Des sons Des émotions 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 29

Enfin… construire son guide d’autocontrôle… • L’analyse du début de la réunion… – Mise à l’aise de l’auditoire ? (me suis-je montré souriant ? ) – Quel climat ai-je créé ? – Mon propos introductif était-il original, alerte, court ? – L’annonce du (ou des) thème(s) était-elle claire ? – Le plan annoncé était-il logique ? – Ai-je réussi dès le début, à motiver les participants en les impliquant dans le thème ? – Les questions d’ouverture ont-elles incité les participants à s’exprimer abondamment ? 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 30

• L’analyse des techniques d’animation… – La discussion est-elle restée dans les limites fixées ? – Quels types de questions ai-je principalement employés (ouvertes – fermées – générales – particulières) ? – Ai-je eu recours aux questions retardées ? – La discussion a-t-elle eu un rythme soutenu ? – A-t-il été nécessaire de calmer le jeu ? – Le temps imparti a-t-il été respecté ? – A-t-il fallu intervenir sur des discussions privées ? Orageuses ? Comment cela s’est-il passé ? – Ai-je su m’adapter et traiter les incidents de réunion ? – Ai-je su user d’humour sans ironie ? 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 31

• L’analyse des relations animateur-groupe… – Ai-je su ne pas imposer mon point de vue ? – Le groupe a-t-il contribué à l’émergence de solutions constructives ou nouvelles ? – Ai-je su écouter les idées émises par les participants ? – Ai-je dû orienter les opinions émises ? – Ai-je su capter les points d’accord ? – Ai-je su respecter les opinions différentes ? – Ai-je pu trouver une majorité pour les conclusions ? 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 32

• L’analyse de la fin de la réunion… – – 2006 Des conclusions ont-elles été tirées ? Ont-elles été clairement perçues ? Me suis-je assuré de l’accord de chacun ? Ai-je remercié les participants pour leur coopération et pour l’ambiance de la réunion ? Copyright M 2 CONSULTANT 33

Planification… • Le secret des réunions efficaces ? 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 34

La check-list… • Guide idéal de préparation d’une réunion… – – – 2006 Les objectifs à atteindre. Le choix du lieu. L’ordre du jour. L’invitation des participants. Le plan de la réunion. Le guide d’animation. Le matériel d’aide à l’animation. Le matériel pour les participants et l’orateur. La documentation à remettre. Le souvenir à emporter. Le dispositif d’accueil. La disposition des participants. Copyright M 2 CONSULTANT 35

Pilotage… • Comment améliorer son expression en public ? 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 36

On ne devrait parler en public que lorsqu’on a quelque chose à dire… …sinon mieux vaudrait se taire ! 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 37

Parler en public : une technique ! 1. Éviter l’abstraction. 2. Bannir le jargon. 3. Briser la monotonie. 4. Penser à la perte d’information. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 38

10 erreurs à éviter… 1. N’évitez pas le regard de vos interlocuteurs. 2. Ne bloquez pas vos gestes. 3. Évitez les gestes incontrôlés (se toucher le visage, jouer avec sa cravate…) 4. Ne vous mettez pas en situation d’instabilité physique. 5. Ne croisez pas les bras. 6. N’ayez pas peur du silence. 7. Ne rejetez pas les sollicitations et les contradictions des auditeurs. 8. Ne soyez pas décalé par rapport à votre auditoire sauf si vous voulez choquer. 9. Ne soyez jamais démagogue. 10. Ne croyez pas que parler en public est un don de la nature. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 39

Pilotage… • Comprendre la physiologie du groupe et interpréter les réactions ? 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 40

Placer les participants… Co-animateurs Opposants Perturbateurs Animateur Pas d’adversaires face à face Co-animateurs Opposants Perturbateurs Un timide séparant deux bavards Placement des alliés 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 41

Quelques typologies de participants… • • • • • Le méfiant Le dérangé L’ergoteur – le pinailleur Le râleur Celui qui ne comprend pas Le courtisan, le féal, le « fayot » Celui qui veut être Vizir Le sceptique Le dormeur Le désimpliqué L’homme tranquille Le frimeur Le pitre, le rigolo Le dessinateur Le passionnel Le complexé Le débutant-potiche 2006 • • • • • Le primaire Le rêveur qui se déconnecte Le bavard Le timide Le buté qui poursuit une idée fixe Le contradicteur Celui qui a besoin d’être reconnu L’historien qui sort sa tirade Le blasé Le super-efficace L’objecteur « professionnel » Le « je sais tout » Le raseur Le divagateur Le décalé Le mou, « sans opinion » Le « mandarin » Copyright M 2 CONSULTANT 42

Comprendre la psychologie de groupe… 1. La pensée collective du groupe est simple. – L’expression visuelle favorise la clarté et la compréhension chez les participants. 2. La sensibilité d’un groupe est vive et instable. – L’animateur doit maîtriser le comportement du groupe et comprendre à quel moment une rupture dans le déroulement doit apaiser la tension. 3. l’attention d’un groupe est fugitive. – La mobilisation d’attention n’excède pas 1 h 30. Il faut donc maintenir l’attention par des changements de rythme et une participation active. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 43

4. Un groupe a une faible résistance à la fatigue. – Pas plus de 7 heures de travail intensif par jour. 5. Un groupe est xénophobe. – L’animateur doit se considérer comme responsable de l’intégration dans le groupe d’un nouveau venu. 6. Les rapports de l’animateur et du groupe sont ambigus. – L’animateur doit avoir un comportement transactionnel « adulte » . 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 44

Les comportements collectifs d’un groupe. . . • Le groupe fuit… – Accrocher par la participation. • Le groupe attaque… – Traiter le conflit. • Le groupe est en situation de couplage… – Optimiser la construction. • Le groupe est en situation de dépendance… – Retour à la situation de couplage. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 45

Les incidents de réunion… • • • • Le retardataire L’arrivée inopinée d’un hiérarchique Le départ avancé d’un participant Le silence lors d’une invitation à l’expression Le débordement La conversation privée Le chahut La discussion entre deux participants Le conflit ouvert entre deux participants Deux ou trois personnes veulent parler ensemble Une question gênante est posée à l’animateur La glissade sur un sujet délicat Un téléphone sonne Le non respect du temps de parole Fou rire du groupe 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 46

Pilotage… • Les règles de conduite à adopter et les comportements à proscrire ? 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 47

10 Règles d’animation… 1 - Faire préalablement connaissance avec l’auditoire auquel on va s’adresser. 2 - Préparer le « synopsis » du débat et le conducteur en fonction des objectifs que vous êtes fixés. 3 - Mémoriser et répéter les différentes phases de l’exercice en identifiant les risques de chacune des étapes par rapport aux intervenants potentiels. 4 - Prévoyez des parades aux « dérapages » susceptibles de survenir, ainsi que des phrases-clés de recentrage. 5 - Contrôlez votre émotivité et dirigez le débat d’un ton décidé et ferme. Pratiquez l’écoute active des intervenants. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 48

6 - Imposez aux participants des questions précises et courtes et des réponses circonstanciées brèves. 7 - Coupez court à toute digression inutile en recentrant le débat, et à toute aparté en stoppant la discussion par un silence prolongé. 8 - Favoriser la participation majoritaire, par des tours de table, des provocations verbales ou gestuelles, ou des interprétations de comportements et de réactions. 9 - Synthétisez le débat tous les 1/4 d’heure et faites noter les idées-forces sur un tableau. 10 - Pratiquez la technique de « l’entonnoir » pour approcher la conclusion et maîtrisez la synthèse finale et le dernier mot. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 49

Les erreurs à éviter… • Personnaliser le débat. • Mettre en difficulté un participant ou le laisser se faire enfermer dans une situation délicate. • Laisser un participant monopoliser la parole. • Dévaloriser les interventions même faibles. • Rejeter des questions embarrassantes. (Les faire noter pour se donner le temps d ’y apporter les bonnes réponses. ) • Ne pas gérer les signes de lassitude ou d’absentéisme mental. • Laisser s ’instaurer un débat idéologique (politicien ou confessionnel) s’il est inopportun. 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 50

Ça ne s’invente pas… Ça se travaille… 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 51

12 facteurs déterminent la réussite d’une réunion… 2006 Copyright M 2 CONSULTANT 52

1. La rigueur • Préparer et respecter le sujet. 2. La précision • Respecter des horaires et respecter les participants. 3. La densité du contenu • Une réunion est un temps fort de travail, il faut être exigeant vis-à-vis des participants. 4. La sobriété • Ecouter et faire participer. 5. La cohérence • Se mobiliser sur l’objectif à atteindre. 6. La souplesse de jeu • 2006 Varier son comportement. Copyright M 2 CONSULTANT 53

7. L’humour • Être plaisant, insolite, original et savoir manier le clin d’œil. 8. La logique • Présentation – règles du jeu – rythme des journées. 9. L’actualité du propos • Se mettre en phase avec l’actualité. 10. L’autorité • Asseoir son autorité – ne pas se laisser manger 11. La personnalisation • Être soi – sincère – vrai 12. Le professionnalisme • 2006 Ne rien laisser au hasard, s’entraîner, Accepter la remise en cause avec modestie. Copyright M 2 CONSULTANT 54

« Ce ne sont ni les chiffres, ni les courbes qui font bouger les choses… …mais l’émotion… » 2006 Michel SERRES Copyright M 2 CONSULTANT Philosophe 55