Att sammanfatta verksamhetens nulgeskoll Ett stdmaterial Nulgeskoll Att

Att sammanfatta verksamhetens nulägeskoll Ett stödmaterial

Nulägeskoll • Att ha nulägeskoll är att ha en välgrundad bild av verksamheten och dess resultat utifrån uppdraget och våra kunders behov och upplevelse av oss. • Nulägeskoll är en förutsättning för att kunna utveckla verksamheten och prioritera. • Nulägeskoll handlar om att utifrån kunskap och fakta ställa frågor och diskutera verksamhetens förutsättningar och resultat för att hitta samband och orsaker, innan vi drar slutsatser om vad som ska förbättras och hur det ska gå till.

Att sammanfatta nulägeskollen • Varje verksamhet arbetar med och dokumenterar sin nulägeskoll på det sätt som passar. • Ibland kan det vara till nytta att dokumentera en sammanfattning av verksamhetens nuläge. Målet är en överskådlig och gemensam bild av nuläget utifrån uppdraget och behoven hos de som verksamheten finns till för. På så sätt skapas förutsättningar för att göra kloka prioriteringar i verksamhetsplanen. • Här presenteras ett stödmaterial som chefer och medarbetare kan använda för att sammanfatta en gemensam bild av nuläget. Stödet består av: • En A 3 -mall i Word med tänkbara rubriker och ett urval av stödfrågor att använda för att ta fram innehåll under rubrikerna. Ni kan själva välja vilka rubriker som är relevanta för er. Ändra, ta bort eller lägg till! • En powerpointpresentation som innehåller ett mer utförligt stöd och fler stödfrågor till rubrikerna. • Materialet kan användas för en avdelning, en enhet eller en annan gruppering som arbetar utifrån ett gemensamt uppdrag.

Stödfrågor till rubrikerna i sammanfattningen av verksamhetens nulägeskoll

Vårt uppdrag Uppdraget beskriver med en eller två meningar syftet med verksamheten. Det svarar tydligt på frågan om varför verksamheten finns och för vem. Uppdraget kan hämtas från verksamhetsplanen för en avdelning eller en enhet. För andra grupperingar finns uppdraget ofta i en projektplan, beställning eller annan uppdrags beskrivning. 2021 -12 -31

Behoven hos de vi finns till för Med begreppet ”de vi finns till för” syftar vi på de som använder våra tjänster och som kommer i kontakt med oss. När vi förstår behoven hos de vi är till för är det lättare att se vad vi gör bra och vad vi behöver utveckla. Det innebär ett förhållningssätt där vi tänker behov istället för erbjudande. Här söker vi svaret på hur behoven ser ut hos de vi finns till för. Stödfrågor • • Vilka är våra primära målgrupper? Vilka behov har de? Hur upplever de oss? Hur säkerställer vi ett utifrånperspektiv i verksamheten? Information om våra målgrupper och deras behov kan hämtas från till exempel undersökningar, enkäter och dialoger. Här kan du läsa mer om kundresor. 2021 -12 -31

Verksamhetens resultat Resultat är något som skapar värde för den enskilde. Med detta menar vi att någon fått den hjälp och service som verksamheten syftar till och att vi kan avläsa det i en förändring hos personen eller gruppen. Här söker vi svaret på vilka resultat vi uppnår. Stödfrågor • • Vilka värden ska vi skapa för de vi finns till för? Vilka är våra starkaste resultat? Våra svagaste? Jämförelser med andra eller över tid? Vilka är de vanligaste klagomålen på vår verksamhet? Information om verksamhetens resultat kan till exempel hämtas från olika verksamhetssystem, det systematiska kvalitetsarbetet, kundundersökningar, brukarenkäter och invånardialoger. För vissa verksamheter finns också resultat presenterade i Beslutsstödet. 2021 -12 -31

Ekonomi För en välgrundad bild av verksamheten behöver vi ha koll på verksamhetens ekonomiska förutsättningar. Stödfrågor • • • Vårt ekonomiska resultat och prognosen för året? Vilka investeringar behöver vi planera för? Vilka ekonomiska utmaningar och möjligheter ser vi för de närmaste åren? Information om verksamhetens ekonomi finns i Beslutsstödet. 2021 -12 -31

Personal En framgångsfaktor för bra resultat är att ha medarbetare och ledare som är engagerade, motiverade och har rätt kompetens. Vi behöver också ha förmåga att ta tillvara på personalens engagemang, idéer och kunskaper. Stödfrågor • • • Vilka kompetenser behöver vi? Vilka saknas på kort och längre sikt? Finns bra utvecklingsmöjligheter för medarbetarna? Har vi en jämlik och inkluderande arbetsplats? Hur ser förutsättningarna för delaktighet och kreativitet ut? Hur är läget i vår digitala, sociala och fysiska arbetsmiljö? Här kan du läsa mer om att stadens medarbetarenkät och HME. Som chef hittar du verksamhetens HME-resultat i HR-systemportalen. HR-information så som exempelvis sjukfrånvaro och personalrörlighet finns i Beslutsstödet. 2021 -12 -31

Trender och omvärlden Trender och förändringar i omvärlden påverkar våra verksamheter. Genom att se mönster i omvärlden och förstå hur dessa skapar hot eller möjligheter stärker vi vår förmåga att agera snarare än att reagera. Här söker vi svaret på vilka konsekvenser megatrender och omvärldsförändringar får för vår verksamhet. Stödfrågor • • Vilka trender eller brännpunkter påverkar oss mest? Vilka är de tydligaste konsekvenserna för oss? Här kan du läsa stadens trend- och omvärldsanalys. 2021 -12 -31

Risker och brister För att vi ska kunna arbeta förebyggande och undanröja hinder som gör att vi inte kan genomföra vårt uppdrag eller uppnå våra mål på ett avsett sätt behöver vi ha koll på vilka risker som finns i vår verksamhet. För att vi ska kunna driva en verksamhet så effektivt, rättssäkert och med så god kvalitet som möjligt behöver vi ha koll på att verksamheten med rimlig säkerhet fullgör sina uppgifter, följer lagar och regler och når sina mål. Här söker vi svaret på vilka risker och brister som finns i verksamheten samt en bedömning av konsekvenser för vår verksamhet. Stödfrågor • Vilka är våra största risker? Vilka blir konsekvenserna? (Gör en enkel värdering. ) • Har vi en god intern kontroll eller finns det några brister? 2021 -12 -31 Här kan du läsa mer om riskanalys och intern kontroll

Våra slutsatser om verksamhetens viktigaste möjligheter och utmaningar När vi tydliggör vilka möjligheter som är de allra viktigaste att ta vara på och vilka utmaningar som vi behöver lägga mest energi på att lösa, så blir det lättare att göra bra prioriteringar i verksamhetsplanen. Vad ser vi när vi väger ihop bilderna av vad vi vet om våra målgrupper och deras behov, våra resultat, risker och brister, våra ekonomiska och personella förutsättningar samt hur trender och omvärld kan komma att påverka oss? Stödfrågor • • 2021 -12 -31 Hur ser vår verksamhet ut när den är som allra bäst? Vilka hinder ser vi för att det ska bli möjligt att ha en sådan verksamhet i framtiden? Vilka är de största hindren?

Nyckeltal innehåller information om verksamheten eller omvärlden. Det kan till exempel vara bakgrundsvariabler, volymer, genomförda aktiviteter eller resurser. Här söker vi svaret på vilka nyckeltal som kan hjälpa oss att förstå och utveckla vår verksamhet. Stödfrågor • • 2021 -12 -31 Vilka fakta om verksamheten behöver vi ha koll på för att följa upp och utveckla vår verksamhet? Vilka fakta om faktorer i omvärlden behöver vi ha koll på för att följa upp och utveckla vår verksamhet?