ATELIERS BAAN IV MODULE 5 Magasins spcifiques ATELIER
ATELIERS BAAN IV MODULE 5 : Magasins spécifiques ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 1 1 O/11/2004
STATISTIQUES GENERALES MAGASIN ANNEE LIV. DIRECTES 2003 2874 14 294 718 2004 4242 18 088 219 2003 2 -12 569 2004 2 -6 072 2003 44 22 971 2004 50 16 326 2003 3545 5 335 939 2004 3480 4 629 682 2003 11325 1 474 446 2004 12476 1 578 068 2003 694 192 864 2004 745 168 280 2003 23903 1 767 027 2004 24237 2 026 842 2003 103970 7 898 780 2004 108140 9 331 745 2003 2475 171 590 2004 2416 201 155 2003 2435 25 402 2004 2277 26 313 00 133 CH EDI LT MP MS PC SSM ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES NB LIGNES Slide no 2 MONTANT 1 O/11/2004
MAGASINS TRAITES • 1 – SSM – Self service Meyrin • 2 – CH – Computer Hardware • 3 – LT – Labo Telecom • 4 – STO – Pool Electronique • 5 – 133 – Stockage ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 3 1 O/11/2004
PLAN PAR MAGASIN • • Historique Fonction Utilisation de Baan Customisations Problèmes constatés Solutions Evolution prévue ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 4 1 O/11/2004
1. 1 Magasin SSM – Historique - Fonction • A l’origine, 2 magasins selfs service: – SSM – site de Meyrin – SSP – site de Prévessin • Fonctionalité offerte : – Self service : le client se sert lui-même et paie à la sortie – Mise à disposition d’articles ‘courants’ – Conditionnement spécifique (en général plus petit que l’unité de vente) • A la sortie: – Création par le magasinier d’une demande DS – Lecture de la carte magasin, lecture du code-barre du scem, saisie de la quantité, ticket de caisse • Opérations en batch : – Désenlogement chaque soir – Réapprovisionnement quotidien dans le même enchainement – Lancement d’un inventaire ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 5 1 O/11/2004
1. 2 Magasin SSM – Aujourd’hui • Compte tenu des effectifs disponibles et après consultation avec les utilisateurs, il a été décidé de conserver un seul magasin self (SSM). • Les articles associés au SSM se trouvent maintenant au magasin central dans des emplacements spécifiques • Les articles sont prélevés directement par le magasinier • Le type de demande utilisé est maintenant ‘DD’ (demande emportée) ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 6 1 O/11/2004
1. 3 – Magasin SSM - Statistiques Nombre d’articles associés CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES 1548 E 01 3 Nombre de demandes (année en cours) TYPE D’ORDRE NOMBRE DE LIGNES DD 2236 DR 19 ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES 10 lignes/jour en moyenne Slide no 7 1 O/11/2004
1. 4 – Magasin SSM - Paramétrage • Magasin à prélèvement indirect : approvisionné via le module DRP • Définition d’une structure de distribution ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 8 1 O/11/2004
1. 5 – Fonctionnement • Les demandes selfs sont maintenant traitées comme des demandes urgentes (type DD) • Tous les soirs, un job systématique tourne pour: – Générer le désenlogement des selfs – Lancer le réapprovisionnement – Générer un inventaire ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 9 Inutile? ? ? ? Traité ? ? ? ? 1 O/11/2004
1. 6 – Magasin SSM – Conditionnement • La plupart des articles selfs ont un conditionnement différent de l’unité de vente standard (1299 articles sur 1551) ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 10 1 O/11/2004
? LE TE 1. 6 Magasin SSM – Conditionneuse • Pour permettre d’effectuer le conditionnement spécifique pour les selfs, une machine à conditionner a été mise en place. O BS O • Elle est censée compter automatiquement les articles et les mettre dans les sachets • Elle utilise un logiciel PC interfacé avec Baan pour cette opération ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 11 1 O/11/2004
1. 6 Magasin SSM – Menu Conditionneuse ? E T E L O S B O ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 12 1 O/11/2004
1. 7 Magasin SSM - Réapprovisionnement • Le réapprovisionnement des magasins selfs est lancé tous les soirs en batch • Toutes les opérations sont automatisées • Les ordres DRP sont archivés dans le job du samedi matin ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 13 1 O/11/2004
1. 8 – Magasin SSM - Customisations • tdilc 5210 m 000 – Génération ordres inventaire : Modification pour inventorier les selfs en ordre croissant de no de scem sans tenir compte de la catégorie abc et de la date de dernier inventaire – Customisation plus utilisée • Conditionneuse selfs : – Impression étiquettes – Configuration imprimante • Inventaires selfs : ? E T E OL S B O – Réconciliation des données chargées dans le pistolet – Abandonné? ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 14 1 O/11/2004
1. 9 – Magasin SSM - Améliorations • Modifier le job systématique journalier pour enlever étapes inutiles -(désenlogement, inventaire? ) • Supprimer les customisations inutiles – (ne pas les porter sur C 4) ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 15 1 O/11/2004
1. 10 – Magasin SSM – Stratégie future • Les moins: – Fonctionalité initiale en régression (équipement code-barre abandonné, demandes saisies manuellement, matériel prélevé par les magasiniers…) – Conditionnement spécifique: coût de fonctionnement – Coûts annexes : stockage, etc… • Les plus : (point de vue utilisateurs) – Disponibilité immédiate du matériel (ex. visserie Bossard) – Conditionnement plus proche des besoins ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 16 1 O/11/2004
2. 1 - Magasin CH – Historique - Fonction • Le magasin CH gère la vente des PC, Macs, imprimantes et accessoires aux utilisateurs du Cern • Il est intégré dans Baan depuis 2002 – Au début uniquement les PC – Ensuite, les imprimantes sont venues s’ajouter ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 17 1 O/11/2004
2. 2 – Magasin CH – Statistiques (1) Nombre d’articles associés CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES 78 E 01 4 Nombre de demandes (année en cours) TYPE D’ORDRE NOMBRE DE LIGNES DD 153 DE 3257 DR 31 ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 18 1 O/11/2004
2. 2 – Magasin CH – Statistiques (2) Nombre de commandes (année en cours) TYPE ORDRE NOMBRE DE LIGNES CT 253 Transactions de stock (année en cours) TYPE TRANSACTION NOMBRE DE TRANSACTIONS Correction de stock 2 Transfert de stock 1 ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 19 1 O/11/2004
2. 2 – Magasin CH – menu Baan ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 20 1 O/11/2004
2. 3 – Magasin CH - Utilisation de Baan • Utilisation de Baan conforme aux magasins centraux • Particularités : – – – Articles gérés par lots (PC, imprimantes) Pas de contrôle de qualité Réapprovisionnement manuel Envoi d’un mail à l’utilisateur après confirmation picking Définition d’emplacements d’urgence, bloqués pour le désenlogement et permettant de conserver une partie du stock pour des raisons de sécurité (dépannage urgent, etc. . ) ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 21 1 O/11/2004
2. 4 – Magasin CH - Customisations • tdilc 9202 m 000 – Lancement désenlogement : – Génération AUTOMATIQUE d’un mail à l’utilisateur (PC) • tdinv 7410 m 000 – Edition transactions stock – Nouveau layout du report • table ttiitm 901400 – Données additionnelles article – Ajout de nouveaux champs (envoi mail, adresse mail) – Nouvelle forme • Catalogue magasins : lien avec le catalogue du PC shop ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 22 1 O/11/2004
2. 5 – Magasin CH - Problèmes • Délai administratif de réapprovisionnement : – Aller-retours entre magasin central et CH – -> 20 articles en rupture de stock soit ¼ des articles • Volume de stockage disponible – Nécessité de découper les quantités dans les commandes par suite de manque d’espace de stockage • Saisie complexe (pour les articles gérés par lots) – Réceptions, transactions de stock, désenlogement, demandes emportées • Problèmes office integration – Incompatibilité avec Windows XP ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 23 1 O/11/2004
2. 6 – Magasin CH – Solutions proposées • Délai administratif de réapprovisionnement : – Problème de coordination et de circulation de documents – Réapprovisionner via ordres INV? • Volume de stockage disponible – Réaménagement de l’espace de stockage en cours • Saisie complexe (pour les articles lotis) – Solution pour les demandes emportées en cours d’implémentation – Ecrans simplifiés à envisager pour réceptions, transactions de stock • Problèmes office integration – Voir nouvelles fonctionnalités offertes par la version Web – Sinon, upgrade office integration actuel ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 24 1 O/11/2004
2. 6 – Magasin CH – Last minute • Problème : – en raison des garanties de deux ans accordées par les fournisseurs, nécessité de gérer par lots les alimentations et les mémoires • Solution : – Idéalement : gestion ‘par lot’ et un no de lot par réception mais on perd la traçabilité du no de série – La gestion des caractéristiques par lot ne permet de saisir qu’une occurrence par caractéristique • Solution temporaire : – gestion à l’unité (autant de nos de lots que d’occurrences de l’article) – Inconvénient : alourdit la saisie des réceptions et complique les désenlogements • Solution à envisager : – créer une table accessible depuis la gestion des lots permettant, pour un no de lot donné, de saisir les nos de série correspondants. Idéalement, il faudrait également saisir la réf de la commande dans le code lot fournisseur – Avantages : traçabilité des nos de série assurée – Un seul lot à créer par article et par réception ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 25 1 O/11/2004
2. 7 – Magasin CH – Futur • Intégration dans Baan des composants, accessoires, etc. . actuellement vendus sous TID • Intégration des livres techniques • Intégration des MACS ? • Location PC – Mise en place d’une fonctionnalité identique au Pool Electronique ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 26 1 O/11/2004
3. 1 - Magasin LT – Historique - Fonction • Le magasin LT (Labo Telecom) gère la vente des téléphones portables et de leurs accessoires aux utilisateurs du CERN • Il a intégré Baan depuis octobre 2001 • Les activités supportées dans Baan sont : – Réapprovisionnement, stockage et vente de téléphones portables – Génération des listes pour la douane française • Les téléphones sont gérés par lots • Le numéro de gravage qui était précédemment le no de lot est maintenant remplacé par le no de série ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 27 1 O/11/2004
3. 2 – Magasin LT – Statistiques (1) Nombre d’articles associés CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES 4 E 01 1 E 02 2 Nombre de demandes (année en cours) TYPE D’ORDRE NOMBRE DE LIGNES DD 2 DE 760 DR 7 ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 28 1 O/11/2004
3. 2 – Magasin LT – Statistiques (2) Nombre de commandes (année en cours) TYPE ORDRE NOMBRE DE LIGNES CT 20 Transactions de stock (année en cours) TYPE TRANSACTION NOMBRE DE TRANSACTIONS Correction de stock 3 ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 29 1 O/11/2004
3. 2 – Magasin LT – menu Baan ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 30 1 O/11/2004
3. 3 – Magasin LT - Utilisation de Baan • Utilisation de Baan conforme aux magasins centraux • Particularités : – – Articles gérés par lots Pas de contrôle de qualité Réapprovisionnement manuel Après la réception, création d’un enregistrement par lot dans la table ‘gestion du statut des articles Labo Telecom’ – Génération de la liste pour la douane française ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 31 1 O/11/2004
3. 4 – Magasin LT - Customisations • Chargement Base de données Radiom dans Baan: – Nouvelle table cddev 015 – Nouvelle session cddev 0027 m 000 – gestion statut articles labo telecom – Nouvelle session cddev 0028 m 000 – Impression statut articles Telecom (édition de la liste pour les douanes) – Customisations pour mise à jour de cette table après réception de la commande du fournisseur ou après confirmation du picking ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 32 1 O/11/2004
3. 4 – Magasin LT - Gestion statut articles TELECOM ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 33 1 O/11/2004
3. 4 – Magasin LT – Liste pour les douanes ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 34 1 O/11/2004
3. 5 – Magasin LT – Problèmes • Accès en recherche au lot par – Soit le code lot fournisseur – Soit le no de certificat (no appel) • Solution : index à ajouter dans la gestion des lots ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 35 1 O/11/2004
3. 6 – Magasin LT – Futur • ? ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 36 1 O/11/2004
4. 1 – Magasin STO – EPool Historique - Fonctionalité • Le Pool Electronique utilise Baan depuis l’année 2000 – D’abord dans une compagnie spécifique (+ une compagnie test) – Puis depuis fin 2003 dans la compagnie 400 • Sa fonction principale est la location de matériel électronique aux utilisateurs • Depuis quelque temps, les demandes de location peuvent être saisies dans EDH ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 37 1 O/11/2004
4. 2 – EPool – Statistiques (1) Nombre d’articles associés CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES EPL 982 Nombre de demandes (année en cours) TYPE D’ORDRE NOMBRE DE LIGNES EPL 2187 EPR 1715 ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 38 1 O/11/2004
4. 2 – – EPool Statistiques (2) Transactions de stock (année en cours) TYPE TRANSACTION NOMBRE DE TRANSACTIONS Achat 90 Transfert de stock 1291 Correction de stock 2 ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 39 1 O/11/2004
4. 2 – EPool – menu Baan ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 40 1 O/11/2004
4. 3 – EPool - Utilisation de Baan • Le Epool utilise uniquement la partie vente, transactions de stock dans Baan • Les achats ne sont pas gérés dans Baan (commandes ponctuelles) • Le désenlogement n’est pas utilisé : seules demandes de type emporté sont utilisées ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 41 1 O/11/2004
4. 3 – EPool Location - principe • Les demandes de location sont saisies via des demandes emportées (type EPL) • Une fois le désenlogement effectué, un enregistrement est créé dans la table de location (tcepo 020) • Une fois par mois, la facturation s’effectue sur la base de la table de location (tcepo 020) et de la table de profil de location (tcepo 030) • Les retours de location sont saisis via des demandes emportées de type EPR • Une fois le désenlogement effectué, l’enregistrement correspondant à la sortie (demande EPL initiale) est mis à jour et la période de location est close ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 42 1 O/11/2004
4. 3 – EPool Locations - Sortie EPL Ligne ordre de vente (EPL) Enregistrement créé dans Table de location ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 43 1 O/11/2004
4. 3 – Epool Locations - Retour EPR Ligne ordre de vente (EPR) Enregistrement modifié dans Table de location ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 44 1 O/11/2004
4. 3 – EPool Location - Profil location ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 45 1 O/11/2004
4. 3 – EPool location – Facturation ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 46 1 O/11/2004
4. 3 Epool location – changement code ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 47 1 O/11/2004
4. 4 – EPool – Gestion reparations Nouvelle session pour saisir les coûts de réparation et les commentaires éventuels ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 48 1 O/11/2004
4. 5 – EPool - Customisations • • • Saisie et désenlogement ordres de vente emportés Gestion des lots Spécificités articles Intégration demandes location EDH Tables spécifiques Epool : tcepo 010 (profil) , 20 (location), 30 (facture mens. ), 40 (réparation) , 41 -42 (textes rép. ) + gestions correspondantes • Facturation Epool • Transfert en comptabilité (Oriac) • Lien entre catalogue Epool et catalogue magasins ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 49 1 O/11/2004
4. 6– EPool - Problèmes • Code budgétaires inactifs : – Nombreuses anomalies lors du transfert vers Oriac – environ 1000 lignes posent problème • Demandes emportées non désenlogées • Complexité écrans (ordres de vente, transactions de stock ) due à la gestion des lots ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 50 1 O/11/2004
4. 7 – EPool – Solutions proposées • Codes budgétaires inactifs : – La transaction tcepo 0220 m 000 permet de modifier globalement les codes inactivés. Elle a été modifiée pour la rendre plus efficace • Demandes emportées non désenlogées – L’écran simplifié qui va être développé permettra de solutionner ce problème • Saisie complexe : écrans simplifiés à prévoir pour les ventes et pour la saisie des transactions de stock ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 51 1 O/11/2004
4. 8 EPool – demandes de développements • Facture à produire après désenlogement d’une demande emportée – Spécifications à fournir • Autres? ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 52 1 O/11/2004
4. 9 – EPool – Futur • Vente d’équipement ? ? • Utilisation des profils de location avec prix de location décroissant en fonction de la vétusté • Gestion orientée coûts – Intégration frais de réparation et frais annexes – Calcul d’amortissement réel des équipements – Détermination prix de location ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 53 1 O/11/2004
5. 1 - Stockage 133 – Historique - Fonction • La section du Bâtiment 133 met à disposition des departements du Cern un espace de stockage pour entreposer des marchandises sur la base de demandes de stockage reçues des utilisateurs • Sur demande des utilisateurs, les marchandises stockées peuvent être sorties du stock ou mises à la récupération • Ce secteur utilise Baan depuis 1999 ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 54 1 O/11/2004
5. 2 – Stockage 133 – Statistiques Nombre de transactions de stock (année en cours) TYPE DE TRANSACTION NOMBRE Achat 20 Vente 101 Nombre de lots dans Baan AVEC STOCK = 0 417 508 ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 55 1 O/11/2004
5. 3 – Stockage 133 - Utilisation de Baan • Ce secteur utilise une instance de Baan spécifique (compagnie 410) • Un seul magasin (H 33) et un seul article (PALMT) • Ce magasin est géré par emplacements et l’article par lots • Les caractéristiques spécifiques par lot sont gérées pour entrer de nombreuses informations relatives à un lot (voir écran dans slide suivant) • Toutes les entrées et sorties de stock se font via des transactions de stock. Les modules achat et vente ne sont pas utilisés ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 56 1 O/11/2004
5. 3 – Stockage 133 – Caractéristiques spécifiques lots ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 57 1 O/11/2004
5. 4 – Stockage 133 - Customisations • Fournisseurs : la table des fournisseurs contient les données relatives au clients • Index changé sur tables tdilc 101, tdilc 102 et tdltc 001 ainsi que sur les consultations correspondantes • tdilc 1599 m 001 – Edition transactions stock – Nouvelle transaction permettant d’afficher toutes les transactions de stock relatives à un article/lot donné (vente, achat, correction de stock) • Impression des étiquettes avant mise en stock : – Application extérieure (Visual Basic) ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 58 1 O/11/2004
5. 4 – Stockage 133 - Affichages ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 59 1 O/11/2004
5. 5 – Stockage 133 - Problèmes • Secteur assez autonome – peu de support • Quelques incohérences au niveau du stock • Codification à changer si migration vers 400: – – Ex : emlacements : @1 271 Ex : numéros de lot avec un espace : 00002 RSVSTKG MS ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 60 1 O/11/2004
5. 7 – Stockage 133 – Futur • Intégration dans la compagnie 400? • Facturation au client de l’espace mis à disposition? ATELIER 5 – MAGASINS SPECIFIQUES Slide no 61 1 O/11/2004
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