Atelier des connaissances Optimiser ses achats MICE IDEAL

Atelier des connaissances Optimiser ses achats MICE IDEAL Meetings & Events est partenaire 1

Sommaire Introduction Identifier les besoins A. B. Les fournisseurs C. Stratégie achat selon typologie de besoins D. E. Conduite du changement & déploiement Economies liées au Venue Finding 2

Introduction • Objectifs de l’atelier • Définition du cadre (MICE) • Présentation des intervenants • Tour de table des participants : attentes vis-àvis de cet atelier ? Introduction 3

Objectifs de l’atelier Découvrir les différents acteurs du MICE et leur Business Model Comprendre le Venue Finding Savoir définir / déployer une stratégie MICE / Venue Finding Appréhender les économies réalisables (directes, indirectes, TVA…) Introduction 4

Définition du MICE • • Meetings Incentives Congress Events • • Meetings Incentives Conferences Exhibitions Le nom qui remplace de plus en plus MICE : Meetings Industry Introduction 5

Les intervenants Chefs de Projets Lorène RABOT Std +33 (0)1 45 72 07 14 LD +33 (0)1 45 72 37 26 Gsm +33 (0)6 73 59 68 89 lorene@idealgourmet. fr Yanisse BELARBI Std +33 (0)1 45 72 07 14 LD +33 (0)1 83 97 55 11 Gsm +33 (0)6 46 67 05 47 yanisse@idealgourmet. fr Fondateurs Fabien MARTRE Std +33 (0)1 45 72 07 14 LD +33 (0)1 45 72 40 26 Gsm +33 (0)6 46 58 00 31 fabien@idealgourmet. fr Introduction Sylvain CARPRIAUX LD +33 (0)1 45 72 40 24 Gsm +33 (0)6 13 16 35 23 carpriaux@idealgourmet. fr 6

Vos attentes ▲ Tour de Table : la parole est à vous Quelles sont vos attentes vis-à-vis de cet atelier ? Introduction 7

A. Identifier les Besoins Qui ? Qui sont les donneurs d’ordres / Prescripteurs? ▲ Tour de Table : la parole est à vous… Partie A. Identifier les besoins 8

Qui? Responsable évènementiel Assistant de direction Direction de business unit Direction Marketing et Communication (cellule event interne…) Direction des Ressources Humaines (formation…) Direction des Achats Partie A. Identifier les besoins 9

A. Identifier les Besoins Quoi? Quels types d’évènements sont organisés par vos entreprises? ▲ Tour de Table : la parole est à vous Partie A. Identifier les besoins 10

Quoi? (1/2) Statistiques générales Répartition des types d’évènements Partie A. Identifier les besoins (source Xerfi) 11

Quoi? 2/2 Les différents types d’évènements organisés par les entreprises • • • Congrès Conférence Assemblée Générale Colloque - Symposium Salon professionnel • • Incentive Journée étude / Réunions Séminaire Team building Coaching et formation Soirée d’entreprise Convention Partie A. Identifier les besoins 12

B. Les fournisseurs Qui sont les fournisseurs dans le MICE ? ▲ Tour de Table : la parole est à vous Partie B. Les fournisseurs 13

Les grandes typologies de fournisseurs B 1. • Les lieux en direct B 2. • Les agences B 3. • PCO B 4. • DMC B 5. • Venue Finding Partie B. Les fournisseurs 14

B 1. Lieux / Prestataires « en direct » Restaurants, Traiteurs, hôtels, lieux de réception, animation, technique, transfert, accueil, traduction, signalétique, communication, web, hôtesses, intervenants, badges, goodies, création audiovisuelle, scénographie Partie B. Les fournisseurs 15

B 2. Les Agences évènementielles 4 Modèles de rémunérations - Base temps passé / jours homme Base %age du budget Base forfaitaire : x K€ pour cet évènement Base mixte : un mix des modèles ci dessus La rémunération cachée : - % age de commission apporteur affaires versé par les lieux Partie B. Les fournisseurs 16

B 3. PCO Professional Conference Organiser = Organisateurs professionnels de congrès • Essentiellement destinés aux associations, fédérations, médical… • Evènements regroupant des milliers de participants Partie B. Les fournisseurs 17

B 4. DMC Destination Management Company = Agence réceptive locale • Spécialiste d’une région ou d’une thématique • Mêmes modèles de rémunération que l’Agence Evènementielle • Parfois indispensable à l’étranger => sous-traitance locale Partie B. Les fournisseurs 18

B 5. Venue Finding • Venue Finding : une histoire récente • Le Venue Finding s’adapte au besoin de l’entreprise Partie B. Les fournisseurs 19

B 5. Venue Finding Modèle économique novateur : Commission d’apporteur affaires versée par les lieux Aucun honoraire ni temps homme facturé Correspond à une certaine typologie de prestation Appel d’offre systématique lancé par le Venue Finder Partie B. Les fournisseurs 20

C. Stratégie Achat selon typologie de besoins Quelle stratégie pour quel besoin? ▲ Tour de Table : la parole est à vous Partie C. Stratégie Achat selon typologie de besoins 21

C. Stratégie la plus courante (1/3) La stratégie la plus couramment rencontrée est de scinder les Achats selon plusieurs familles distinctes. 1ère étape • Définition des 2 grandes familles • Contenu, intellectuel, organisation lourde • Recherche, conseil, négociation, facturation 2ème étape • Sélectionner vos fournisseurs selon les familles Partie C. Stratégie Achat selon typologie de besoins 22

C. Stratégie la plus courante (2/3) Achats de contenus Achats logistiques Contenu, intellectuel, organisation lourde Recherche, conseil, négociation, facturation • Agence Evènementielle • Agence conseil stratégique • PCO • Venue Finder • Prestataires en direct • Comment ? Plusieurs agences à référencer au panel (AO multi-agence systématique) • Comment ? Sélectionner 1 Venue Finder Partie C. Stratégie Achat selon typologie de besoins 23

C. Stratégie la plus courante (3/3) 3ème • Négocier avec ces fournisseurs les meilleures étape conditions du marché Quels sont les leviers de négociations avec les différents fournisseurs? Partie C. Stratégie Achat selon typologie de besoins 24

C 1. Contenu, intellectuel, organisation lourde • Pistes de négociation / Agences Evènementielles • Tarif / Fonction (Lisser les tarifs avec pour base le moins cher) • Directeur de Production • Directeur Artistique • Chef de Projet Junior • Responsable Technique • Chef de Projet Senior • Tour Leader. . . • %age du budget (Lisser les tarifs avec pour base le moins cher) • RFA : négociables sur les honoraires, difficiles sur le budget + Obtenir rétrocession commissions versées par les lieux Partie C. Stratégie Achat selon typologie de besoins 25

C 2. Recherche, conseil, négociation, facturation • Pistes de négociation / Venue Finder • Nombre d’offres minimum (généralement 3) • Paiement centralisé (fournisseur unique) • Facturation en contrat de mandat et pas agence de voyage • Facilités de trésorerie : souplesse acomptes / échéancier • Reporting complet • Négociation conditions d’annulation • RFA Partie C. Stratégie Achat selon typologie de besoins 26

D. Conduite du changement & Déploiement • Savoir distinguer Achats logistiques / Achats contenus • Conduite du changement Partie D. Conduite du changement & Déploiement 27

Savoir Distinguer Achats contenus / logistiques Quand peut-on utiliser une Agence Evènementielle vs un Venue Finder ? ▲ Tour de Table : la parole est à vous Partie D. Conduite du changement & Déploiement 28

Savoir Distinguer Achats contenus / logistiques • Fil rouge / thématique / contenu / Outils de com • Tenter de séparer la partie logistique auprès d’un Venue Finder • Cible interne ou externe • Agence / VF Au delà de 1000 personnes Agence Evènementielle • Accompagnement attendu • Agence / VF En cas de budget faible ou à la baisse / n-1 Venue Finder • Nombre de participants • Agence / VF 90% des briefs internes et 40% des briefs externes sont gérables par un VF • Critère Budget • Agence / VF Le donneur d’ordres conserve l’organisation Venue Finder Partie D. Conduite du changement & Déploiement 29

Conduite du changement et déploiement Comment communiquer auprès des donneurs d’ordres afin de faire adhérer les prescripteurs aux directives Achats ? ▲ Tour de Table : la parole est à vous Partie D. Conduite du changement & Déploiement 30

VF Imposé (Mode Actif) VF Recommandé (Mode Passif) Multi-Agences + Multi-Fournisseurs Hiérarchie Appui du haut Management Appui de la hiérarchie Achats Communication sur la Politique Achat ü ü ü Communication Interne Intranet Extranet Workshop Emailing d’information Raisons motivant le choix (TCO) Retex Meilleurs Réalisations Directives memo Achats Newsletter Achats / TM ü ü ü ü Communication externe Informer les fournisseurs référencés de l’agence référente ü Process Complexifier les commandes hors process Freiner création nouveaux fournisseurs Limiter les acomptes Rappels à l’ordre des prescripteurs par la hiérarchie ü ü Suivi Reporting Mesure de la Performance Coverage personnalisé Complicité Achat-Agence ü ü ü • Timing d’implantation • Taux d’adoption 6 mois – 1 an 80% 1 à 2 ans 50% Outils ü ü ü ü ü NA 10 -30% 31

E. Economies liées au Venue Finding Quelles sont les économies liées au Venue Finding ? ▲ Tour de Table : la parole est à vous Partie E. Economies liées au Venue Finding 32

E. Economies liées au Venue Finding • Economies sur les prix • • Tarifs négociés liés volume du VF Capacité de négociation sur prix Aucun frais/honoraires Vs agence Négociations conditions d’annulation / report • Optimisation de la récupération de la TVA • Gratuités et Upgrade • Economies sur les coûts • • Economie temps passé • Analyse devis • Recherche • Négociation • Repérages Facturation centralisée • 1 seul fournisseur • Suppression acompte • Souplesse règlement Partie E. Economies liées au Venue Finding 33

E. Focus LEGAL & TVA • LEGAL : Vérifier Immatriculation ATOUT FRANCE • Tout Venue Finder ou Agence doit être immatriculé Atout France si organisation d’hébergement/transport (même s’il ne facture pas) Le registre des opérateurs de voyages et de séjours recense toutes les personnes physiques ou morales qui se livrent ou apportent leur concours, quelles que soient les modalités de leur rémunération : - aux opérations consistant en l’organisation ou la vente de voyages ou de séjours individuels ou collectifs ; - à toute autre activité mentionnée à l’article L. 211 -1 du code du tourisme : organisation/vente de services pouvant être fournis à l’occasion de voyages et de séjours et de services liés à l’accueil touristique, production ou vente de forfaits touristiques, émission de "coffrets cadeaux" touristiques. Partie E. Economies liées au Venue Finding 34

E. Focus LEGAL & TVA • TVA : • • Une Agence Evènementielle ou de voyage ne permet généralement pas de récupérer la TVA sur les séminaires • La TVA peut être récupérée en partie et sous conditions Que dit la Loi ? (Code Général des Impôts) • Une Entreprise ne récupère pas la TVA sur l’hébergement de son staff (réunion/séminaire…) • Une Entreprise récupère la TVA lorsqu’elle offre l’hébergement à des tiers (cas rare) • Une entreprise récupère la TVA sur les salles de réunion, la nourriture, technique etc Certaines entreprises ne récupère jamais de TVA (Banque Assu Asso CE) Evènements avec nuitées et transport : 3 modes de facturation possibles • Agence de voyage • En direct • Contrat de mandat Partie E. Economies liées au Venue Finding 35

E. Focus légal & TVA Agence de voyage Une agence de voyage ne sait facturer que TTC L’Entreprise ne récupère JAMAIS la TVA… Solution pour optimiser : 2 factures séparées • 1 facture pour l’évènement (mode prestataire de service) • 1 facture « agence de voyage » pour transport/nuitée En direct Venue Finding Vous payez l’hôtel / le Venue Finder facture sa commission à l’hôtel 100% en direct Contrat de mandat L’entreprise donne mandat au Venue Finder pour opérer en son nom Partie E. Economies liées au Venue Finding 36

E. Focus légal & TVA Le contrat de mandat Qu’est ce qu’un Contrat de Mandat ? L’Entreprise donne mandat pour contracter, en son nom, des prestations hébergement/transport. Une facturation en totale transparence La facture du Venue Finder est le reflet exact des factures et détails TVA des fournisseurs, au centimes d’€ prêt… Le Contrat de Mandat est l’outil de transparence Ideal ! Partie E. Economies liées au Venue Finding 37

Conclusion Souhaitez vous approfondir certains points? Conclusion 38