Associazione Nazionale Carabinieri Sezione Brugherio MB Segreteria da

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) Segreteria da campo Carteggio realizzato secondo gli Standard Regionali in materia di Formazione per la Protezione Civile come conforme alla d. g. r. n. X/1371 del 14. 02. 2014, livello A 2 -14 Corso Segreteria da campo – Eupolis SSPC Organizzato da: Ispettorato ANC Regione Lombardia – Centro Formazione ANC - 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC - Brugherio www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) La segreteria non informatica v Può essere solo cartacea v Non vi sono strumenti informatici v Non si sanno usare v E’ di breve durata e non vale la pena impiantare un sistema informativo v E’ necessario solo archiviare documenti v Può essere la copia di parte degli archivi informatici v Moduli di registrazione v Fogli missione v Tabulati censimento spuntati v Bolle di consegna/fatture v Rimborsi v Ecc. 2 www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) La segreteria non informatica v Ricerca dei documenti v Ricerca a memoria v Ricerca per argomento di faldone v Ricerca tramite protocolli di archiviazione v Dati ridondanti v Mettere copie delle bolle/fatture nell’archivio cronologico e in quello dei fornitori v Schede residenti per alfabetico e nel fascicolo di ogni tenda v Elenchi mezzi per targa e per associazione con schede dettagliate www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC 3

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) La segreteria non informatica v Errori e sparizioni v Viene preso un documento e non rimesso nell’archivio v Viene preso un documento e rimesso in un archivio diverso dall’originale v Nella confusione il documento viene buttato v Il documento rimane attaccato ad altri non attinenti v Errata protocollazione v Errato inserimento alfabetico v Errato inserimento cronologico v …. . v Quanti sono i documenti? v Decine – cartaceo OK v Centinaia – cartaceo critico v Migliaia – cartaceo impossibile 4 www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) La segreteria non informatica v. Vantaggi v. Lo sanno fare tutti (o quasi…) v. Intuitivo v. Confortevole v. Per i refrattari all’informatica v. Non serve niente, si fa con i documenti in arrivo e fogli di carta v. Svantaggi v. La confusione è esponenziale al numero di documenti sul tavolo v. Sindrome dell’archivista o del bibliotecario v. Navigazione a vista 5 www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) La segreteria non informatica v. Post-it - vantaggi v. Utili per informazioni estemporanee v. Promemoria a breve v. Se usati con moderazione colpiscono l’attenzione v. Post-it - svantaggi v. La confusione è esponenziale al numero di post-it attaccati v. Troppi disorientano v. Troppi nessuno li legge v. Si perdono facilmente v. Sindrome di excel (ci faccio tutto…) 6 www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) Dovendola fare … organizziamoci v. Prepariamoci v. Registri già pronti all’uso v. Modulistica per registrazioni v. Registri per protocolli v. Ecc. v. Sempre utili v. Non bisogna inventare niente v. Nelle primissime fasi di apertura della segreteria v. Ecc. 7 www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) Archivi cartacei – pronti all’uso www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) Archiviazione binder/faldoni v Archiviazione v Binder per archiviare i documenti v Busti plastica perforate per archiviazione v Specifiche scritte sul dorso v Se possibile, usare i colori per raggruppare gli argomenti v Consigli v Richiudere e riporre i binder quando non servono v Mettere un foglio memo se si prende temporaneamente un documento per evidenziare la mancanza v Ricordarsi le foratrici 9 www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) Gli strumenti per l’archivio cartaceo v. Tools della segreteria essenziali v. Cucitrici, Foratrici, levapunti v. Buste portadocumenti v. Nastro adesivo v. Penne pennarelli v. Forbici/cutter v. Bacheche v. Tools della segreteria facoltativi v. Rilegatrici v. Taglierina www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC 10

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) Brogliaccio di segreteria v Brogliaccio - definizione v quaderno o registro per annotazioni provvisorie, adoperato in particolare dai commercianti che vi scrivono le operazioni effettuate nella giornata v (militare) (gergale) nell'Arma dei Carabinieri è così definito, in modo gergale, il Memoriale del Servizio Giornaliero, cioè quel registro nel quale viene annotato, giorno per giorno, il servizio svolto e da svolgere per ciascun militare v quaderno o registro adoperato anche sulle navi v Cosa riportare v Data e ora, Operatore, cosa è avvenuto v Non è uguale al registro delle trasmissioni radio Il brogliaccio della Capitaneria di porto sul naufragio della Costa Concordia (Com. te De Falco) 11 www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) Istruzione sul carteggio v Istruzioni sul Carteggio v Metodo noto e condiviso di archiviazione e classificazione dei documenti v Si divide in classificato e non classificato (ordinario o permanente) v Classificato significa che esiste già un indice con cui devono essere classificati i documenti: es. v (1) Personale -> (1)Disciplina, (2)Trasferimenti, …, (5)Addestramento. . -> (n. pratica) + progressivo v (2)Amministrazione -> (1)Competenze, (2)Vitto, (3)Automezzi, … -> (n. pratica) + progressivo v (3)Servizio -> (1)Turni, (2)Informazioni, (3)Ricerche, … -> (n. pratica) + progressivo v Non Classificato può essere ordinario, cioè segue l’anno solare per argomenti non riferibili al carteggio classificato per cui è necessario creare una apposita categoria v La classificazione permanente (es. una informazione su una persona) non è legata all’anno ma ad un numero di protocollo permanente 12 www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) … e d n … a m o D www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

Associazione Nazionale Carabinieri – Sezione Brugherio (MB) 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile Associazione Nazionale Carabinieri Sezione di Brugherio – “Virgo Fidelis” Via San Giovanni Bosco, 29 20861 Brugherio (MB) e-mail: info@anc-brugherio. it Web: www. anc-brugherio. it - info@anc-brugherio. it – 71° Nucleo Volontariato e Protezione Civile ANC

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