Assemble Gnrale Annuelle ASCCNES 2018 Comit Directeur ASC

Assemblée Générale Annuelle ASC-CNES 2018 Comité Directeur ASC – 15 juin 2018

Assemblée Générale annuelle - Ordre du jour ■ Quelques infos et rappels 10’ ■ Bilan moral 2017 ■ Bilan financier 2017 ■ Perspectives 2018 ■ Election Comité Directeur ■ Questions diverses 15’ Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 15’ 15’ 2

Assemblée Générale annuelle - Ordre du jour ■Quelques infos et rappels ■ Bilan moral ■ Bilan financier ■ Perspectives ■ Election Comité Directeur ■ Questions diverses Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 3

Le CD actuel ■ ■ ■ ■ Eric Julien Corinne Salcedo Eric Lorfevre Muriel Casaroli Sophie Petit-Poupart Eric Colombé Thomas Huens Sébastien Hervé Arnaud Sellé Pascal Chicot Bruno Lazare Pierre Ducret Etienne Montagnon Président, Adhésions (logiciel) Trésorière principale Trésorier Admission ASC et Médiathèque. Secrétaire, Accès Boite à lettre, Fête ASC Boite à lettre, Informatique Communication, Informatique, Accès Informatique, étude thermique Responsable zone sud (dont gestion de l'énergie) Réglementation et Sécurité Assurances Responsable sportif (CREPS, convention, etc. ) Thomas ne souhaite pas continuer par manque de temps. Il nous faudrait au moins une personne pour venir renforcer le CD ! Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 4

Renforts du CD ■ Gestion des adhésions Laure Luno, Laure Yeches, Guillaume Quenouille ■ Contrôle d’accès Christophe Bastien-Thiry ■ Réservations locaux Marie Sauvaud ■ Informatique Marc Nguyen ■ Relation banque Didier Pecceu ■ Travaux Didier Couture Didier et Laure L. ne souhaitent pas continuer leurs activités. Là encore nous avons besoin d’aide ! Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 5

Echanges entre le CD et les adhérents ■ Rendez compte au CD après chaque événement important w S’il y a (eu) un problème, le CD doit être au courant, et peut vous aider. w Si tout s’est bien passé, le CD est content avec vous ! ■ S’adresser par mail au CD et non nominativement à un membre w Il sera rapidement traité par un permanent plutôt qu’enterré par un absent. w Il sera revu au plus tard lors d’une réunion du CD ■ Les principales adresses utiles sont w La générique : w Mais aussi : Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 Comite-directeur. asc@cnes. fr adhesions @asc-cnes. asso. fr acces " infras " reservations " tresoriers cd-asc. tresoriers@cnes. fr 6

Rappels très utiles ■ Maintenir les installations propres, en bon état, et rangées. ■ Être vigilent (propreté, fenêtres fermées, poubelles… ■ Responsabiliser, avec bienveillance, tout utilisateur se comportant mal Saletés ; Grains de sable ; Poubelles pleines ■ Signaler tout dysfonctionnement au plus tôt ■ Si urgent : appeler le 10 rapidement avec un téléphone fixe (et informer le CD) ■ Sinon : mail détaillé (bât, étage, où, quoi…) à Le 10@cnes. fr avec en copie Infras@asccnes. asso. fr ■ Consulter le site ASC http: //asc-cnes. asso. fr ■ Beaucoup d’infos s’y trouvent : RI, occupation des locaux, aides diverses… ■ Extrait du site : « chaque adhérent reçoit des avantages de l’association ; en retour chacun doit participer au maintien en ordre des locaux, à la bonne ambiance, à l’organisation de certaines activités… » Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 7

Rappels très utiles ■ La zone sud est un ERP ■ Elle est soumise à une réglementation contraignante ! ■ Vérifions et appliquons les règles de sécurité w Un Responsable Sécurité doit être désigné par toute section utilisatrice Le RS prend connaissance des règles de sécurité, repère les dispositifs de sécurité et sait les utiliser. Il est présent pendant un évènement recevant du public. w Mesures préventives - Ne pas entreposer de produits ou de matières dangereux (inflammables, etc…) dans les installations même temporairement, - Tenir les issues de secours dégagées, - Cf. site Web pour plus d’infos. Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 8

Organisation de pots en zone sud ■ Les règles d’utilisation du hall et du barbecue sont explicitées sur le site ASC, dans le règlement intérieur http: //asc-cnes. asso. fr/? page_id=8116 ■ Le règlement est en cours de modification w La réservation devient obligatoire pour tous aussi entre midi et deux w La réglementation pour l’utilisation de la zone pour des besoins hors ASC est en cours de finalisation avec la direction du CST En attendant une publication officielle de la part de DNO/D, les pots et repas de service hors ASC ne sont pas autorisés en zone Sud Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 p. 9

Assemblée Générale annuelle - Ordre du jour ■ Quelques infos et rappels ■ Bilan moral 2017 ■ ■ Bilan financier Perspectives Election Comité Directeur Questions diverses Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 10

44 sections pour des activités variées Aire sur l’Adour* Apiculture (2018) Aquatique * Arts manuels * Arts martiaux Astronature * Badminton * Basket Bibliothèque * Bricolage Canoë kayak * Chasse Course à pied Cyclotourisme Danse Discothèque * Football Golf * Gym – Yoga Handball Karting * Ludothèque * Modélisme * Montagne * Musique * Nautisme * Œnologie Pêche * Pelote basque Photo-Vidéo * Raid Rugby Ski alpin * Ski nautique * Sophrologie Sports aériens * Squash * Tennis de table * Théâtre * Tir à l’Arc * Vidéothèque * Volley VTT (*) sections ouvertes aux enfants. Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 11

Bilan Moral - Effectifs ■ Exercice 2016/2017 : 3333 personnes dont : 3072 actifs CIE (dont les retraités CNES et Intespace et 199 ex. CIE) 166 sous-traitants 67 extérieurs 28 stagiaires, thésards, post-doc ■ Exercice 2017/2018 – au 08 juin : 3252 personnes 2920 actifs CIE (dont les retraités CNES) 70 ex. CIE 154 sous-traitants 72 extérieurs 36 stagiaires, thésards, post-doc Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 12

Bilan Moral - Effectifs ■ Animateurs : uniquement des bénévoles. w Saison 2016/2017 Bureaux sections 192 CD 12 (3 participent à des bureaux) Renforts CD 8 (4 participent à des bureaux) w Saison 2017/2018 Bureaux sections 248 (rajout des bénévoles) CD 13 (7 participent à des bureaux) Renforts CD 8 (3 participent à des bureaux) ■ Liste des sociétés du CIE Départ d’AIRBUS D&S GEO et INSTESPACE du CE – Adhésions « externe » en mono ou multi activités pour les anciens inscrits ASC – Rappel : reconduction du principe d’adhésion pour 2018/2019 Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 13

Bilan Moral – Points notables ■ Infrastructures : améliorations w Début des travaux de couverture des entrées zone sud – fin prévue semaine 25 w Climatisation du petit auditorium w Isolation et Tatamis dans la salle Yoga ■ Adhésions : w Grosses évolutions du site w Formation dispensée en juillet et septembre w Autorisation inscription des membres ex. CIE sans demande de dérogation ■ Création News Letter ■ Demande de partenariat Académie de Toulouse w Utilisation du gymnase pour collège – lycée ■ Avenant protocole d’accord avec le CNES et le CE w Ascenseur zone Sud entièrement sous gestion CNES ■ Démarrage d’un partenariat avec le CREPS Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 14

Bilan Moral – Activités des sections ■ Exemples de réussites dans les activités : w Apiculture : création de la section w Astro nature : organisation de conférence ouverte à tous sur le CST w Basket : participation aux Jeux Mondiaux à Riga w Karting : 20 ans de la section w Photo : affichage sur les murs de l’ASC w Sport Aériens : organisation de l’Ariane Air Meeting w Tennis : nouvelle activité (padel) w Participation à la semaine « Qualité de Vie au Travail » Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 15

Bilan Moral – Quelques difficultés w Changement de banque Plusieurs rendez-vous pris, aujourd’hui pas de proposition satisfaisante w Sections Financement des événements Ariane Diminution effectif suite départ AIRBUS D&S GEO et INTESPACE (foot, squash…) w Moyens : Locaux : manque de place pour diverses activités (Apiculture, Tir à l’Arc, …) w Faits divers : Maintien de la propreté du hall du bâtiment culturel (salle, bar, frigo) Disparition d’un barnum de la section RAID et d’une sono de la section musique (table de mixage + enceintes + câbles) VIGILANCE & IMPLICATION de TOUS Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 16

Bilan Moral – Infrastructures w Travaux dont les études ont été lancées en 2017 : Remplacement des radiateurs dans le bâtiment de prêt Rénovation du 1 er étage du bâtiment culturel dans un soucis d’économie d’énergie → Projets retardés du fait des restrictions budgétaires, → Le CE demande une étude de retour sur investissement w Travaux en cours de réalisation lancés en 2017: Couverture de l’accès du gymnase et de la terrasse de la cafeteria du bâtiment culturel w Quelques anomalies de fonctionnement de la zone Sud. Notamment sur le portail et le lecteur de carte au bâtiment culturel Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 17

Bilan Moral – Informatique ■ Informatique w Gestion des adhésions Grosses améliorations du logiciel de gestion des adhésions w Site Web de l’ASC Nettoyage dans les boîtes mail génériques et dans les mailing-list Mises à jour des modules et des versions logicielles Préparation d’une refonte graphique Evolution en cours: – suppression des login et mdp pour accéder aux infos des sections. – création de login générique pour chaque section w Bâtiments de prêt Accès internet rétabli pour les sections de prêt Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 18

Bilan Moral – vote ■ Questions ? ■ Vote du bilan moral Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 19

Assemblée Générale annuelle - Ordre du jour ■ Quelques rappels ■ Bilan moral ■ Bilan financier 2017 ■ Perspectives ■ Election Comité Directeur ■ Questions diverses Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 20

Bilan Financier ■ Le bilan annuel officiel est établi par le cabinet comptable à partir : w des éléments fournis pour l’année passée w d’informations des années précédentes ■ Il contient : w Le bilan simplifié : actif (immobilisé / circulant), passif (capitaux / dettes) w Le compte de résultat simplifié de l’exercice : produits et charges de 2017 w Le détail des comptes w Des annexes (résultats par section, fonctionnement général…) ■ Le CD présente les ressources et consommations budgétaires ■ Le cabinet comptable présente l’état comptable de l’année. Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 21

Bilan budgétaire – Les produits ■ PRODUITS = 695 k€ En K€ Subvention CE Fonct 2012 2013 330 437 2014 330 Subvention CE Invest 2015 330 2016 2017 330 312 60 6 Protocoles 1 14 23 27 25 20, 4 Médiathèque 5 10 9 9 6 6, 2 287 364 378 354 376 333 17 16, 5 16, 6 11 4, 5 768 801 Participations adhérents (versement uniquement, auquel s’ajoutent 70% des subv transport 35 k€ et des evnt Ariane 22 k€) QP Subvention investissement Autres produits Total des produits Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 623 825 1 754 695 22

Bilan budgétaire– Les dépenses ■ DEPENSES PAR SECTIONS = 726 K€ En K€ 2012 Fonctionnement sections Investissement sections Exceptionnel sections Transport sections Animateurs 2013 Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 2015 2016 2017 344 479 274 280 321 288 45 37 57 49 57 55 2 14 86 104 42 32 – 16 23 15 25 23 45 18 102 105 111 134 181 194 199 194 722 747 755 726 Fonctionnement & invest. ASC Total Sections 2014 435 564 23

Bilan budgétaire : détail dépenses niveau CD ■ Investissement et fonctionnement de niveau CD: 194 k€ Postes de dépenses Achats divers & fonctionnement CD Frais de gestion (cabinet comptable 4. 4 k€ ; 2015 2016 2017 1 4 1 5 31 21 32 6 Energie électrique, Eau + Téléphone 22 43 32 30 30 Entretien des locaux (ménage+arm+kone) 50 45 42 Assurance Contrat de maintenance CNES+Maintenance ascenceur Amortissements Total 10 32 10 31 9 30 41 235 41 215 39 194 banque ) Informatique & ADSL Infrastructures (clim auditorium) Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 24

Bilan budgétaire 2017 w Résultat 2017 : + Ressources 695 – Dépenses 726 → Résultat comptable (produits – charges): - 30 K€ w Reliquat budgétaire (trésorerie restante sur le compte comité directeur au 31/12/2017) : 68 K€ Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 25

Bilan financier – vote ■ Questions ? ■ Vote du bilan financier Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 26

Assemblée Générale annuelle - Ordre du jour ■ Quelques rappels ■ Bilan moral ■ Bilan financier ■ Perspectives 2018 ■ Election Comité Directeur ■ Questions diverses Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 27

Activités ■ Actions CD Poursuite des discussions avec ASMT pour essayer de monter un partenariat notamment avec le Hand, la Pelote Basque, le Tir à L'Arc Mise en place d’un partenariat avec le CREPS pour l’année 2018 -2019: Planning des activités prévu en juillet Préparation de la Fête des 50 ans du CST (30/06) : Participation de certaines sections pour l'animation Préparation fête ASC – 2019, 25 ans de la zone sud ■ Activité des sections Arts manuels Astro nature Badminton Bibliothèque Course à pied Discotheque Golf Karting Ludothèque Pelote basque Photo Squash Theatre Volley VTT Exposition à programmer en fin d'année civile (novembre) 3 Expos photos au restau en relation avec la COM Activité un samedi après-midi pour les enfants Rencontre avec un écrivain (Alain Monnier) vers Septembre Participation Cross Ariane + Mise en place d'une équipe de triathlon Renouveler le concert organisé en 2017 aux beaux jours Pour 2019 : organisation de l'Ariane's Golf Trophy Initiation au pilotage 2 soirées spéciales à thème dont une spéciale enfants Déplacement pour championnats du monde à Barcelone 1 ere formation pour les enfants 35 ans de la section Improvisation : Ateliers + matchs d'improvisation avec l'ONERA Organisation d'une nuit du volley cet été Initiation_VAE Continuité pour les autres sections Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 28

Infrastructures ■ Travaux à faire : w bâtiment de prêt w local bricolage w bâtiment culturel w contrôle d’accès w extérieur changement des radiateurs (en cours – Didier Couture) agrandissement (en cours – Xavier Cugat/Didier Couture) isolation, chauffage, fenêtres (en cours – Arnaud Sellé) remplacement (en cours – Sébastien Hervé) aménagement d’une piste pour modélisme (Michel Pignol) w petit gymnase w grand gymnase w extérieur isolation, brise soleil, aération maitrise des flux d’air aménagement zone tir à l’arc aménagement d’un terrain multisports Ne pourra se faire qu’avec des chargés d’affaire bénévoles. Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 29

Informatique WEB ■ Généraliser et améliorer l’utilisation du site Web des adhésions w Pour la gestion par le Comité Directeur et les sections w Pour les inscriptions par les adhérents dans les sections ■ Poursuite des évolutions du site ASC et du site des adhésions ■ Intégration en 1 seul site ■ Evolution du module de réservation SECTION ■ Evolution du logiciel de prêt (usurier) Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 30

Adhésions ■ Adhésion ASC - rappel w Validité : du 1 er septembre au 31 août (tolérance septembre) → Y compris pour les bénéficiaires temporaires. w Obligatoire pour participer aux activités (et pouvoir voter à l’AG) w A faire sur le site Web dédié (http: //adhesions. asc-cnes. asso. fr/login) w Paiement par CB via Internet ou chèque ■ Départ des agents Intespace et AIRBUS D&S Géo w 2018/2019 : reconduction de l’accord Pas de demande de dérogation. Inscription multi activités Inscription individuelle (sans les familles) ■ Evolution site adhésions si besoin Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 31

Relation banque ■ Constat initial: il aurait été souhaitable de changer de banque suite à des dysfonctionnements constatés avec LCL. ■ 3 banques ont été consultées: w le Crédit Mutuel, agence avenue de l'URSS, à Toulouse w la Banque populaire, agence à Ramonville w la Caisse d'Epargne, à Ramonville le CR de leur offre est disponible sur demande ■ Bilan: w Aucune des 3 banques ne présentent des solutions pleinement satisfaisantes répondant aux services demandés. w Les banques n’ont pas envie d’avoir une association pour client et nous n’avons pas réussi à obtenir de propositions commerciale w Reste à consulter la banque du CE ou à rester chez LCL… Notez que l’agence LCL de Labège déménage à Ramonville le 4 juillet 2018. Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 32

Budget 2018 ■ Evolution du budget 2018: ■ Message du secrétaire du CE : Le CE a toujours soutenu l’ASC et continuera à s’engager notamment financièrement, en effet le CE a légèrement augmenté le pourcentage de ses ressources attribué à l’ASC malgré le départ de SPOT image et Intespace du CIE En 2016 la subvention versée à l’ASC par le CE représentait 11, 56% des ressources du CE En 2017 le pourcentage était de 12, 3% Et en 2018 la subvention votée représente 12, 4% des ressources prévisionnelles du CE ■ Cependant l’augmentation du pourcentage alloué à l’ASC dans le budget CE n’a pas permis de compenser totalement la baisse de subvention liée au départ d’Intespace et SPOT Image. La subvention du CE a donc diminuée en 2018 (330 k€ en 2016, 312 k€ en 2017, 300 k€ en 2018). Il a été nécessaire de reboucler sur les demandes de budgets sections afin de rentrer dans l’enveloppe de 300 k€ et les arbitrages se sont terminés en avril. Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 33

Budget 2018 ■ Evolution des processus de versement du budget aux sections: ■ Il n’y a plus de demande de fond ■ Le budget total (inv+fonct+transport) moins le reliquat 2017 est directement versé aux sections qui doivent le ventiler dans leur fichier de compte (inv+fonct+transport) Par exemple une section avec un reliquat de 500€ et une demande budgétaire de 1000€ d’investissement et 1000€ de fonctionnement: Reçoit 1500€ du CD À ventiler sur 2 lignes dans le fichier de compte: Subvention INVESTISSEMENT: 1000€ Subvention FONCTIONNEMENT: 500€ (reliquat à déduire du budget fonctionnement) Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 34

Budget 2018: charges Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 35

Budget 2018: charges Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 36

Budget 2018: Bilan et prévisions Produits Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 37

Rappels Merci à tous les bénévoles qui font vivre l’ASC ! En 2018, l’ASC a toujours besoin de VOUS pour : w Piloter son avenir au sein du w La faire marcher en effectuant des Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 Comité Directeur tâches spécifiques (Cf. site) 38

Prévisions – vote ■ Questions ? ■ Vote concernant les prévisions Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 39

Assemblée Générale annuelle - Ordre du jour ■ ■ Quelques infos et rappels Bilan moral Bilan financier Perspectives ■ Election Comité Directeur ■ Questions diverses Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 40

Les renforts du Comité Directeur Des renforts ■ Contrôle d’accès ■ Adhésions ■ Réservations Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 Programmation des cartes, ouverture du portail Christophe Bastien-Thiry, Sébastien Hervé, Muriel Casaroli Recevoir et traiter les demandes d'adhésions Laure Yeches, Guillaume Quenouille + ? ? Marie Sauvaud + ? ? 41

Les renforts du Comité Directeur Des renforts à mettre en place ■ Travaux w Chargés d’affaire pour différents chantiers. ■ Informatique w Parc informatique : gestion & maintenance 15 PC Windows et Linux. w Remplacement du logiciel de prêt ASC (L'usurier). ■ Divers w Agrément pour payer nos intervenants moins chers w Délégué au conseil d’Administration GESL et/ou PSA 31 w… Toute proposition d’aide, maintenant ou plus tard, sur ce sujet ou d’autres, est bienvenue Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 42

Candidatures au sein du CD sortant ■ ■ ■ ■ Eric Julien Corinne Salcedo Eric Lorfevre Muriel Casaroli Sophie Petit-Poupart Eric Colombé Thomas Huens Sébastien Hervé Arnaud Sellé Pascal Chicot Bruno Lazare Pierre Ducret Etienne Montagnon Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 Président, Adhésions (logiciel) Trésorière principale Trésorier Admission ASC et Médiathèque. Secrétaire, Accès Boite à lettre, Fête ASC Boite à lettre, informatique Boite à lettre, Informatique Communication, Informatique, Accès Informatique, étude thermique Responsable zone sud (dont gestion de l'énergie) Réglementation et Sécurité Assurances Responsable sportif (CREPS, convention, etc. ) 43

Le Comité Directeur - Election ■ Composition du Comité Directeur : w 13 membres (actifs, >18 ans, jouissant de ses droits civils) - chacun prend une ou plusieurs responsabilités - et participe aux décisions (1 réunion toutes les 3 semaines + quelques réunions spécifiques) ■ 12 personnes sont candidates : w 12 candidats du CD actuel ■ Autres candidats ? ■ Modalités de vote proposées (options par défaut de nos statuts) : w Vote sur liste et à main levée w Possibilités votes individuels et à bulletin secret ■ Vote du nouveau Comité Directeur → RV le 19/06 à 11 h 45 au restau CNES, puis de 12 h 30 à 13 h 55 en salle CE Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 44

Assemblée Générale annuelle - Ordre du jour ■ ■ ■ Quelques infos et rappels Bilan moral Bilan financier Perspectives Election Comité Directeur ■ Questions diverses Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 45

Questions diverses ■ Envoyées avant l’AG ■ Aucune ! ■ Questions des présents Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 46

Conclusion Merci à tous ! Comité Directeur ASC – 15 juin 2018 47