Assalamualaikum wr wb 1 Definisi Formulir Secarik kertas

Assalamu’alaikum wr. wb 1

Definisi Formulir : Secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan tujuan merekam data dari kegiatan transaksi bisnis. Formulir elektronik : Ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. 2

Keunggulan Formulir Elektronik 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Tidak pernah kehabisan formulir Tidak pernah ketinggalan jaman Ketidakefisienan formulir dapat dihindari Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah Kecepatan pengisian formulir Penangkapan data dilakukan sekali Tidak ada data yang mengambang Kemudahan dalam pengelolaan formulir 3

Manfaat Formulir a) b) c) d) Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis Merekam data transaksi bisnis Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain 4

Golongan Formulir Sumber : 1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan 2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan 3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan Tujuan Penggunaan 1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan 2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan 5

Prinsip Dasar Design 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir Hindari duplikasi dalam pengumpulan data Buatlah rancangan formulir sederhana dan seringkas mungkin Masukanlah unsur internal check dalam merancang formulir Cantumkan nama dan alamat perusahaan dalam formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi Beri nomor untuk identikasi formulir Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama 6

Prinsip Dasar Design 10. 11. 12. 13. Cantumkan nomor urut tercetak Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisian hanya membubuhkan tanda atau dengan menjawab ya atau tidak untuk menghemat waktu pengisiannya Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait 22 7

Kapan Formulir Diperlukan n. Jika suatu kejadian harus dicatat n. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali n. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya n. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi 8

Pembagian zona dalam formulir ZONA NAMA FORMULIR ZONA ORGANISASI Nama ZONA HALAMAN ZONA PENGENDALIAN organisasi dan alamat Nomor Urut Tanggal Nama Objek karyawan, langganan, ekuipmen, dsb. Alamat atau lokasi Instruksi ZONA TUBUH FORMULIR Rincian unsur, penunjuk, keterangan, kuantitas Model, harga, perkalian, dsb ZONA PESAN Instruksi distribusi ZONA OTORISASI Pesan Tanda ZONA TOTAL Total Pajak discount tangan ZONA NOMOR 9

Faktor Yang Dipertimbangkan Dalam Design Formulir 1. 2. 3. 4. 5. 6. Siapa yang memerlukan atau akan mendapatkan informasi yang dicatat dalam formulir tesebut? Adakah formulir lain yang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama, jika ya apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam informasi yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurutan yang logis? Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain? Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip? 10

Informasi Yang Diperlukan Dalam Design Formulir n n Informasi yang relevan dengan formulir itu sendiri; mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan Informasi yang relevan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut 11

Dokumen Sumber VS Pendukung Transaksi Dokumen sumber Dokumen Pendukung ybs. Penjualan tunai Faktur Penjualan tunai n Pita register kas Penjualan Kredit Faktur Penjualan n n Surat order pengiriman Laporan pengiriman barang Surat muat n Retur Penjualan Memo kredit n Laporan penerimaan barang Pembelian Bukti Kas Keluar n n Surat order pengiriman Laporan penerimaan barang Faktur dari pemasok n Retur Pembelian Memo Debit n Laporan pengiriman barang Penggajian dan Pengupahan Bukti Kas Keluar n Daftar gaji Rekap Daftar gaji Pemakaian Barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang n 12