ASPEK MANAJEMEN dan ORGANISASI Fungsi Manajemen Perencanaan Planning

ASPEK MANAJEMEN dan ORGANISASI

Fungsi Manajemen • Perencanaan (Planning) • Pengorganisasian (Organizing) • Penggerakan (Actuating) • Pengendalian (Controlling)

PERENCANAAN PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN � Pendekatan Atas-Bawah (Top-Down). ◦ Pimpinan organisasi mengintruksikan unit organisasi di bawahnya hanya melaksanakan hal yang telah direncanakan. Untuk perusahaan yang menganut sistem desentralisasi (penyebaran kewenangan), pimpinan puncak memberikan pengarahan dan petunjuk kepada pemimpin cabang atau sejenisnya untuk menyusun rencana yang pada tahapannya akan ditinjau dan dikoreksi oleh pimpinan puncak sebelum disetujui untuk direalisasikan. � Pendekatan Bawah-Atas (Bottom-Up). ◦ pemimpin puncak memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi termasuk mengenai misi, tujuan, sasaran, dan sumber daya yang dimiliki. Selanjutnya memberikan kewenangan kepada manajemen di tingkat bawahnya untuk menyusun perencanaan.

� Pendekatan Campuran. ◦ Kombinasi (campuran) di antara keduanya walaupun dengan persentase yang relatif. Dengan pendekatan ini pemimpin memberikan petunjuk perencanaan organisasi secara garis besar sedangkan perencanaan detailnya diserahkan kepada kreativitas unit perusahaan di bawahnya dengan tetap mematuhi aturan yang ada. � Pendekatan Kelompok. ◦ perencanaan dibuat oleh sekelompok tenaga ahli dalam perusahaan. Contoh dalam perusahaan dibentuk semacam biro atau bagian khusus seperti Biro Perencanaan. Contoh yang ada di pemerintahan adalah Bappenas (Badan Perencanaan dan

PENGORGANISASIAN � Proses yang berkaitan dengan pengaturan kegiatan dan sumber daya agar dapat tercapai sasaran kelompok secara efisien. � Menyusun struktur organisasi sesuai dengan asas organisasi yang berlaku. � Setelah dilakukan pengkajian berdasarkan aspek ini, hendaknya diakhiri dengan suatu rekomendasi, berupa hasil studi yang menyatakan bahwa rencana pengorganisasian dapat diterima atau tidak.

ASAS ORGANISASI � Asas asas organisasi merupakan pedoman yang secara maksimal hendaknya dilaksanakan agar didapatkan struktur organisasi yang baik sehingga aktivitas organisasi dapat berjalan dengan efisien. � 9 Faktor Asas asas organisasi: 1. Perumusan Tujuan Organisasi 2. Departementalisasi; aktivitas menyusun satuan (unit) organisasi yang diperlukan dalam rangka melaksanakan fungsi yang ada 3. Pembagian Kerja; penetapan aktivitas terhadap masing 2 fungsi 4. Koordinasi; keselarasan antar unit untuk menghindari konflik 5. Pelimpahan Wewenang; penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik oleh seorang pejabat ke pejabat yang lain 6. Rentang Kendali; jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin 7. Jenjang Organisasi; tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang 8. Kesatuan Perintah, tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya mendapat perintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan tertentu 9. Fleksibel; mudah diubah untuk disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi

STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antara bagian dan posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi menjelaskan pembagian ativitas kerja, serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas tersebut sampai batas tertentu. Selain itu, struktur organisasi memperlihatkan tingkat spesialisasi aktivitas tersebut. Struktur organisasi juga menjelaskan hierarki dan susunan kewenangan, serta hubungan pelaporan (siapa melapor pada siapa).

Jenis jenis Struktur/Desain Organisasi 1. 2. 3. 4. 5. Product Area Function Customer Matrix 8

1. Product Design �Perusahaan mengklasifikasikan sumber dayanya berdasarkan masing produk/business unitnya. �Cocok untuk perusahaan yang memiliki bisnis unit yang berbeda dan segmen pasar yang berbeda. ◦ Contoh : Astra International 9

1. Product Design CEO Automotive Agribisnis Finance 10

1. Product Design + Kelebihan: �Lebih fokus dan terarah �Lebih responsif terhadap perubahan pasar Kelemahan : Duplikasi fungsi manajemen Sulit untuk menjalin hubungan antar divisi produksi 11

2. Area Design �Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan lokasi /area pemasaran. �Contoh : ◦ PT KA 12

2. Area Design CEO Daops III 13

2. Area Design �Kelebihan ◦ Respon yang lebih cepat terhadap perkembangan di daerah. ◦ Analisa pemasaran yang lebih terfokus berdasarkan karakteristik daerah. �Kekurangan : ◦ Inefisiensi biaya karena terdapat duplikasi fungsi 14

3. Functional Design �Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan fungsi umum perusahaan. �Contoh: divisi HRD, divisi keuangan, divisi pemasaran, dll. 15

3. Functional Design �Kelebihan ◦ Standarisasi kompetensi dalam suatu divisi ◦ Mudah mengidentifikasi apabila terdapat konflik antar divisi �Kekurangan ◦ Hanya cocok untuk organisasi yang memiliki unit bisnis atau segmen pasar yang homogen. 16

3. Functional Design CEO Div. Keuangan Div. SDM Div. Pemasaran 17

4. Customer Design �Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan karakteristik pelanggannya yang membutuhkan strategi khusus untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. �Contoh: Hero supermarket dengan gerai Hero dan Giant 18

4. Customer Design CEO Segmen market Kelas A Segmen market Kelas B 19

5. Matrix Design �Perusahaan mengadopsi dua bentuk desain organisasi, misal product dan area desain. �Contoh : Bank Mandiri 20

5. Matrix Design CEO Kanwil I Consumer Small Business Commercial Banking Micro Banking Kanwil II 21 Corporate Banking

PENGGERAKAN (ACTUATING) �Aspek Leadership; ◦ mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia agar mau bekerja untuk mencapai tujuan �Staffing ◦ Right men on the right job

PENGENDALIAN (CONTROLLING) Fungsi pokok pengendalian tersebut adalah: � Mencegah terjadinya penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin disertai adanya ketegasan dalam pengawasan, yakni dengan pemberian sanksi yang semestinya terhadap penyimpangan yang terjadi. � Mendinamisasikan organisasi. Dengan adanya pengawasan diharapkan sedini mungkin dapat dicegah terjadinya penyimpangan, sehingga setiap unit organisasi selalu dalam keadaan bekerja secara efektif dan efisien. � Mempertebal rasa tanggung jawab. Dengan adanya pengendalian/pengawasan yang rutin, setiap unit organisasi berikut karyawannya dapat selalu mengerjakan semua tugas yang diberikan dengan benar sehingga, kesalahan dalam pelaksanaan tugas akan kecil kemungkinannya untuk muncul. Jika tindakan yang salah tidak dapat dihindari, laporan tertulis mengenai penyimpangan itu wajib diberikan. Dengan cara seperti ini, diharapkan tanggung jawab terhadap pekerjaan makin la ma makin tebal.