Asientos de ajuste Ciclo contable El ciclo contable

Asientos de ajuste

Ciclo contable • El ciclo contable es una serie de actividades que inicia con el registro de las transacciones y culmina con la elaboración y análisis de los estados financieros. (Guajardo, et al, 2008).

Ciclo contable • Durante el proceso contable se identifica, analiza e integra una base de datos de las transacciones que hayan afectado a la posición financiera de la compañía, de manera tal que facilite la generación de información para la toma de decisiones.

Ciclo contable • Dicho ciclo tiene cuatro módulos principales: Transacciones Cierre Ajustes Estados financieros

Definición de asientos de ajuste Son asientos contables al final de un periodo para asignar los ingresos que se ganan y los gastos en que se incurre realmente en dicho periodo. Son necesarios para medir dos cuestiones en forma adecuada: 1. La utilidad (o pérdida) neta sobre el estado de resultados y 2. Los activos y los pasivos en el Balance general.

Tipos de asientos de ajuste Los más usuales son: 1. Gastos pagados por adelantado. 2. Depreciación. 3. Gastos devengados. 4. Ingresos devengados. 5. Ingresos no devengados. Existen otros como son los derivados de amortizaciones, estimaciones de irrecuperabilidad de cuentas por cobrar, diferencias en inventarios, IVA, etc. ).

Gastos pagados por adelantado Ejemplos clásicos: • • Rentas y seguros pagados por adelantado. Intereses pagados por adelantado. Papelería o suministros de oficina. Entre otros. Todos ellos originan ajustes al final de un periodo para reconocer la parte de ellos que por el transcurso del tiempo ya se han devengado o utilizado. Originan el cargo a un gasto de operación o bien, tratándose de intereses, un gasto financiero y un abono a su respectiva cuenta.

EJEMPLO: El 1 de marzo se pagaron 3 meses de renta de un local de ventas por adelantado, a razón de $15, 000 mensuales más IVA. Al finalizar el periodo contable, es decir al final del mes de marzo, debe reconocerse el importe de la renta correspondiente al mes que ya se devengó. Es decir, los primeros $15, 000 deberán registrarse ya como un gasto de operación, mediante un ajuste.

EJEMPLO: El 1 de marzo se recibió un préstamo bancario por $200, 000 y se pagaron intereses por 6 meses de forma adelantada al 2% mensual. Al finalizar el periodo contable, es decir al final del mes de marzo, debe reconocerse el importe de los intereses correspondientes al mes que ya se devengaron. Es decir, los primeros $4, 000 deberán registrarse ya como un gasto financiero mediante un ajuste.

EJEMPLO: El 5 de marzo se adquirió papelería y suministros para las oficinas administrativas por $25, 000 más IVA. Al finalizar el periodo contable, es decir al final del mes de marzo, debe reconocerse el importe de la papelería utilizada por los departamentos administrativos. En nuestro ejemplo se calculó su importe en $3, 800 y se registran en el siguiente ajuste:

Depreciación Conforme una empresa usa sus activos fijos, su valor y su utilidad disminuyen (a excepción de los terrenos). Esta disminución de su valor representa un gasto. Los contadores reparten el costo del activo fijo a lo largo de su vida útil. A esta asignación del costo de un activo fijo a gastos se le llama DEPRECIACIÓN.

EJEMPLO: El 10 de marzo se adquirió una computadora para el departamento de finanzas con valor de $20, 000 más IVA. Su vida útil se estima en 5 años. Al finalizar el periodo contable debe calcularse la depreciación mensual del equipo por tanto: 20000 / 5 = 4000 anuales y eso dividido entre 12 meses nos daría: $333. 33

Gastos devengados Frecuentemente las empresas incurren en gastos antes de pagarlos. Tal es el caso de los gastos por salarios generados en la última semana o quincena del mes y que serán pagados hasta los primeros días del mes siguiente. O bien, el gasto de energía eléctrica, que se paga normalmente hasta que llega el recibo y corresponde a periodos previos. Las normas contables establecen que los gastos deben registrarse en el periodo en que se incurren independientemente de la fecha de su pago. Por tanto, deben incluirse contablemente mediante ajustes.

EJEMPLO: La nómina de la segunda quincena del mes de marzo reportó $26, 800 de sueldos y salarios del departamento de ventas, y de cuotas e impuestos retenidos $ 5, 025 la diferencia será pagada el día 2 de abril mediante transferencia electrónica.

Ingresos devengados. En muchas ocasiones las empresas (sobre todo prestadoras de servicios), llevan a cabo su trabajo, es decir, generan el ingreso, y lo cobran con posterioridad. A esto se le conoce como ingresos devengados.

EJEMPLO: La empresa realizó trabajos de mantenimiento a computadoras durante el mes de marzo importando $34, 000 más IVA que cobrará durante la primer semana del mes próximo.

Ingresos no devengados. A diferencia del caso anterior, aquí la empresa recibe el dinero del cliente previamente a efectuar los trabajos correspondientes. Tal es el caso de aquellas que se contratan cobrando una sola cantidad y le brindarán soporte o mantenimiento a equipos de manera regular.

EJEMPLO: El 12 de marzo la compañía cobró $24, 000 más IVA para dar soporte técnico a otra empresa durante todo un año. Al finalizar el mes deberá realizarse el siguiente ajuste:

Asientos de cierre y reversión

Cierre de cuentas de resultados (Traspaso a Pérdidas y Ganancias) Ocurre al final del periodo. Consiste en igualar a 0 todos los ingresos y todos los gastos (cuentas de resultados) para medir en forma separada la utilidad neta de cada periodo, con respecto a todos los demás periodos. Normalmente se ocupa una cuenta transitoria como cuenta concentradora, denominada Pérdidas y Ganancias. Posteriormente se cierra contra la utilidad o pérdida del ejercicio.

Cuentas que se traspasan a Pérdidas y Ganancias v v v v v Ventas Costo de ventas Gastos de venta Gastos de administración Gastos financieros Productos financieros Otros gastos (incluye PTU) Otros productos Impuestos a las utilidades (ISR o IETU)

Asiento de cierre del ejercicio social Este asiento concluye el ejercicio social y es indispensable realizarlo, tanto desde el punto de vista contable, como desde el punto de vista fiscal. Los paquetes computacionales incluyen un mes 13 para que en él se realice el cierre y quede perfectamente claro y visible a contadores y auditores. En él las cuentas deudoras se abonan y las acreedoras se cargan a efectos de que su nuevo saldo sea cero. Al inicio del nuevo ejercicio, deberán abrirse nuevamente las cuentas, es decir, se revierte el asiento de cierre para que las cuentas de balance muestren sus saldos originales.

Asientos de reversión Los asientos por reversión son asientos de diario especiales que implican revertir un ajuste de gastos devengados o ingresos devengados. Se realizan al inicio del nuevo periodo a efectos de poder cargar a gastos o abonar a ingresos los pagos o cobros efectuados en su momento. Obviamente, las cuentas de gastos o ingresos afectadas quedarán temporalmente con un saldo contrario, que se eliminará al momento de efectuarse el pago o el cobro correspondiente. En la contabilidad mexicana esto no es requerido, ya que por devengación contable, los gastos deben reconocerse en el momento en que se incurren y los ingresos en el momento en que se generan, independientemente de cuándo se paguen o se cobren.

Referencias • Guajardo, G. et al. (2008). Contabilidad financiera. México: Mc. Graw-Hill. • Horngren, C. et. al. (2010). Contabilidad. (8 a. ed. ). México: Pearson Educación.