ASAMBLEA ORDINARIA ABRIL 20 2 006 BIENVENIDOS VECINOS

ASAMBLEA ORDINARIA ABRIL 20, 2. 006 BIENVENIDOS VECINOS DE PARQUE MIRADOR Gracias por su asistencia

ASAMBLEA ORDINARIA ABRIL 20, 2. 006 JUNTA DIRECTIVA Robert Velasco Aldo Tondo Maite Goñi Nila Machado Ma. Isabel Albers

ASAMBLEA ORDINARIA ABRIL 20, 2. 006 AGENDA: 1. 2. 3. Presentación y análisis de gestión para su aprobación ó improbación. l Que hicimos l Plan de Continuidad Elección de Junta Directiva. Presentación de propuestas de acción legal. l Taludes de tierra, l Obligaciones condominiales y l Reformas de estatutos sociales.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 GERENCIA COMUNITARIA Ser consistentes en el estilo de gerencia facilita continuidad en la gestión. Premisas de gerencia planteadas: l Transparencia de gestión continua en el tiempo. l Humanización y Convivencia. l Participación Vecinal. l Sensación de bienestar a través del control y gestión de seguridad. l Auto evaluación de gestión. l Comunicación constante y efectiva.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 GERENCIA COMUNITARIA La gerencia comunitaria, vista desde una perspectiva integral para lograr acuerdos, supone: l l l Estar dispuesto a revisar miradas distintas a las nuestras. Confiar en los miembros de la junta directiva, en quienes delegamos el mandato. Actuar con principios éticos y en beneficio del colectivo. Vivir todos la experiencia de ser miembros de la junta directiva. Creer en la gente, respetarla y reconocer que el desarrollo de lo local genera la calidad de vida deseada.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 GERENCIA COMUNITARIA La invitación es: “Sentirnos no solo socios de la asociación civil de propietarios y residentes de Parque Mirador sino socios de aprendizaje”

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS La evaluación es progreso … l l Que hicimos Plan de Continuidad

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS SEGURIDAD, QUE HICIMOS? 1. 2. 3. 4. 5. Cambio de vigilancia interna a empresas de seguridad externa. • Análisis de nueve ofertas contratándose: - Seproarca (De Agosto 05 a Octubre 05) - Protección 2000 C. A. (De Noviembre 05 a la fecha) • Control de referencias laborales y especiales, garantizando el perfil de trabajo requerido (más de 10 casos) Normalización de las Ordenes de puesto para Vigilancia, Propietarios y Visitantes. Jornadas de entrenamiento para las responsabilidades requeridas tanto de vigilantes como de supervisores. Dotación de equipos de protección (moto, linternas, ponchos, conos, sombrillas, toldo, etc. ) Colocación de cerca perimetral en Callejon el Bosque (aledano calle Nº 1)

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS SEGURIDAD, PLAN DE CONTINUIDAD. COMUNITARIOS: • Reforzar el deber en el uso de la nueva calcomanía. • Incorporar la calcomanía para los visitantes mas frecuentes. • Mantener actualizado el registro de propietarios y residentes. • Mantener actualizado el registro de contratistas y personal doméstico. • Revisar los estatutos para registrar legalmente las normas de seguridad. • Evaluación y Seguimiento constante a la gestión de la compañía de vigilancia y mantener bajo control la rotación del personal. • Reentrenar continuamente a inspectores y supervisores en la orden de puesto. • Consolidar el Plan “Mi Cuadra Segura” • Recolectar data adicional para el estudio de flujo vehicular

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS SEGURIDAD, PLAN DE CONTINUIDAD. TECNOLOGICOS: 1. Automatizar la apertura y cierre de portones. 2. Afianzar el uso del intercomunicador. 3. Implementar dispositivo de control de rondas para los vigilantes. 4. 5. 6. 7. 8. 9. INFRAESTRUCTURA: Concretar el proyecto de entrada y salida de la urbanización, considerando el proyecto de vialidad de la Av. Cuatricentenaria. Construir alero anexo a caseta de la vigilancia para resguardo de vigilantes e intercomunicador. Aumentar el alumbrado en zonas vulnerables Elevar la pared del ramal que da hacia la Av. Cuatricentenaria Mantener el corte de vegetación en los puntos vulnerables

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS TECNICO, QUE HICIMOS? TANQUES Y BOMBAS 1. Programa Mantenimiento Correctivo al sistema de bombas para alcanzar su óptimo funcionamiento. l Sustitución de válvula y flotante l Revisión de tableros eléctricos. l Puesta en marcha del sistema automático 2. Plan de Mantenimiento Preventivo en marcha. 3. Procedimiento de funcionamiento, inspección y control. 4. Adecuación cuarto de bombas.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS TECNICO, QUE HICIMOS? MANTENIMIENTOS ÁREAS VERDES 1. Programa de actividades de rutina, (medición de tiempos, frecuencias, y distribución de tareas) 2. Sistema de riego rudimentario INFRAESTRUCTURA 1. Reparación de cercas. 2. Adecuación de caseta de vigilancia y oficina de ASOPROMI (Pintura, Alumbrado, dotación de equipos, reparación mobiliario, etc. ) 3. Programa de actividades a corto plazo con inversiones menores (pintura, mantenimiento de parques, postes, canchas, etc. ) 4. Identificacion de zonas donde se efectuaron reparaciónes de roturas. 5. Informe de analisis y recomendaciones para reparaciones de calles por roturas.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS TECNICO, QUE HICIMOS? EQUIPOS Y ENSERES 1. Colocación de Extintores de Incendio en cuarto de bombas. 2. Dotación de equipos de protección y seguridad para el personal de mantenimiento (uniformes, botas, petos, lentes, caretas, etc. ) 3. Inventario de activos de mantenimiento (equipos y productos) 4. Organización cuarto de depósito. 5. Reparación de máquinas cortadoras y desmalezadoras

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS TECNICO, PLAN DE CONTINUIDAD. TANQUES Y BOMBAS: l Instalación de equipo de aviso o alarma por fallas sistema de bombas y tanques (Ej. Coctelera) l Continuar con el Programa de mantenimiento preventivo de sistema de bombas y tanques. l Plan de limpieza de tanques. l Evaluar la necesidad y factibilidad de reactivar el sistema de bombeo de los pozos. l Estructurar una comisión técnica para contingencias. INFRAESTRUCTURA l Diagnóstico de condiciones de canales, tanquillas, alcantarillas, taludes, etc. l Continuar el plan de actividades a corto plazo con inversiones menores, establecido). Establecer un presupuesto de gastos fijos e inversión de obras.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS TECNICO, PLAN DE CONTINUIDAD. INFRAESTRUCTURA 1. Incorporacion en parque n 2 area para ninos menores a tres anos. (Recreacion pasiva) 2. Acondicionamiento parque n 1 3. Reactivacion proyecto de area social y deportiva( Cancha multiple) 4. Reactivacion proyecto fachada y entrada a la urbanizacion 5. Mejoras en fachadas de viviendas que dan a la Av. Cuatricentenaria. 6. Continuacion de proyecto construccion alero caseta de vigilancia 7. Construccion gruta para la Virgen 8. Construccion de caminerias.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS TECNICO, PLAN DE CONTINUIDAD. MANTENIMIENTO DE AREAS VERDES 1. Evaluación del Plan de actividades de rutina actual, considerando estaciones del año (Verano e Invierno). EQUIPOS Y ENSERES 1. Inversión en equipos para el mantenimiento de áreas verdes, que permitan eficiencia y calidad. 2. Mantener plan de Dotación de equipos de protección y seguridad para el personal de mantenimiento (uniformes, botas, petos, lentes, caretas, etc. ) 3. Establecer niveles de Inventario en activos de mantenimiento correctivo (repuestos de máquinas, bombillos, cables, bolsas, nylon, etc. ) 4. Adecuación cuarto de depósito con estanterías.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS ADMINISTRACIÓN, QUE HICIMOS? GESTION DE GERENCIA 1. Contratación de Coordinador de Administración y secretaria (asistente) para diagnósticos y mejoras en área administrativa. (Agosto 05 - Febrero 06)) 2. Contratación de servicios administrativos externos J. M. ASESORES INTEGRALES (Marzo 06) 3. Contratación de servicios de Operaciones externos l Servicios de Mantenimiento FCJ C. A. (Dic. 05 – Feb. 06) l J. M. ASESORES INTEGRALES (Marzo 06) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. Desarrollo e implementación de procedimientos para: Gestión de Gerencia, Negociaciones, Gestión Administrativa, Gestión de Operaciones, Seguridad, entre otros. 2. Diseño e implementación de recibo de cobro para optimizar controles y registros de cobranzas/ingresos.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS ADMINISTRACIÓN, QUE HICIMOS? PERSONAL 1. Finiquito de relación laboral con 6 trabajadores del área de vigilancia 2. Reducción de los pasivos laborales: Situación Actual l Vigilancia: 1 (reposo), l Mantenimiento: 5 (4 empleados y 1 contratado) 3. Ajuste de salarios de trabajadores según decreto, escala diferencial con supervisor y esquema de pago semanal. 4. Diagnóstico de beneficios, prestaciones sociales, según ley del trabajo. 5. Continuidad y mejoras en beneficios de alimentación y póliza de accidentes personales 6. Agasajo navideño para los trabajadores, Regalos para los hijos de trabajadores (Donados). 7. Gestiones para la Intervención quirúrgica, tratamiento, medicinas y exámenes del Sr. Orlando Fernández, asegurando su bienestar. 8. Pago de medicinas y tratamientos médicos a trabajadores, contra reembolso y récipe medico.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS ADMINISTRACIÓN, QUE HICIMOS? INFORMACION CONTABLE 1. Registros contables actualizados hasta el 31 de Marzo 2006 2. Estados financieros actualizados (Balance de Comprobación, Balance General, Ingresos y Egresos) 3. Acuerdo con administradora para recibir informes entre el 15 y 20 del siguiente mes. 4. Registros de inventario y activos fijos. REGISTROS l Actualización de registros de Propietarios y Residentes l Búsqueda y actualización de datos de dueños de Parcelas l Creación de registros de ingresos (Hoja de cálculo en excel, descontinuada al contratar administradora externa) l Creación de registros de cuentas por cobrar (Hoja de cálculo en excel, control paralelo de administradora externa)

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS ADMINISTRACIÓN, QUE HICIMOS? COBRANZA 1. Gestión de cobranza personalizada. 2. Disminución en la cantidad de pagos en efectivo (incluyendo NETUNO). 3. Remisión de la mora por mas de dos meses a Departamento Legal. CONTROLES ADMINISTRATIVOS 1. El contrato de la Administradora externa contempla (exige) registros y controles de: l Reporte detallado de ingresos por diferentes conceptos (condominio, cuotas especiales, net-uno, otros servicios) l Auxiliar de cuentas contables, especialmente bancos y cuentas por cobrar l Conciliaciones bancarias mensuales (oportunas) l Análisis de disponibilidad bancaria semanal (Flujo de caja) l Depósito oportuno y frecuente de cobranzas

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS ADMINISTRACIÓN, QUE HICIMOS? NETUNO 1. Acuerdo con NETUNO en el esquema de facturación, afiliaciones, desincorporaciones, otros. 2. Auditoría física conjuntamente con personal de NETUNO. 3. Suspensión del servicio a casas con dos meses o mas de cuotas pendientes y conectadas ilegalmente. OTROS 1. Dotación de materiales de oficina 2. Plan de reposición de materiales 3. Adquisición de aire acondicionado para oficina 4. Programa de Mantenimiento de Computadora 5. Adquisición nueva impresora (intercambio con proveedor) 6. Ahorro en costos por gestión realizadas en problema de salud del Sr. O. Fernández. 7. Organización de archivos físicos y clasificación de documentos y carpetas.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS ADMINISTRACION, PLAN DE CONTINUIDAD l l l Registro electrónico de expedientes de personal, con historial de pagos, prestaciones e intereses Transacciones laborales con personal actual y su transicion hacia empresa externa (con exigencia de cumplimiento de obligaciones laborales) Apertura de cuenta bancaria a trabajadores para pago de salarios y otros beneficios mediante transferencia Pendiente: Procedimiento de pagos y preparacion de aviso de cobro (Propuesta de cuota fija mensual, según presupuesto) y habilitacion de punto de venta para pagos con tarjeta de debito pendiente la creacion de auxiliares para su valoracion queda pendiente rotulacion de gavetas y clasificacion de informacion que se puede guardar como “archivo muerto” Pendiente: Limpieza de archivos en computadora, reorganizacion y respaldo de informacion Pendiente: Evaluar otras alternativas para administracion de servicio de cables; establecer obligatoriedad en pago/solvencia de condominio antes de cablede Continua habiendo morosidad y casas conectadas ilegalmente Gastos administrativos (personal, suministros, telefono) pagados por cuenta de Asopromi Evaluar la posibilidad de comprar un sistema admiistrativo de condominios que permita mantener registros de informacion mas confiables y faciles de mantener

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS COMUNIDAD, QUE HICIMOS? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Refrescamiento de Imagen Acercamiento vecinal Programa de atencion al vecino Programa de informacion constante (boletines, correo electronico, reuniones por calles, informes) Alimentación de información en pagina web. Instalacion de Vallas con normas de senalizacion, reglamentaciones, identificacion de calles). Mediacion en situaciones de conflicto Conformacion de comisiones de trabajo Participación activa y encuentros vecinales Celebraciones Navidenas

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS COMUNIDAD, PLAN DE CONTINUIDAD. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mantener compromiso vecinal Talleres de concientizacion: primeros auxilios, seguridad, formacion forestal, entre otros Planificar encuentros para desarrollar Agenda comunitaria. Mantener los programas de integración y convivencia. Fomentar la participacion de propietarios como miembros de Junta Directiva. Fomentar la conformacion de comisiones de trabajo con participacion de propietarios y residentes.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS LEGAL, QUE HICIMOS? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Legalizacion de libros de reuniones de Junta Directiva. Contratacion de Servicios de Asesoria Legal. Transacciones Laborales ante Notaria homologadas por finiquitos de relaciones laborales. Coordinacion caso casa n 181. Atencion de situaciones de vecinos relativas a terrenos propiedad de ASOPROMI. Programa de cobranzas a traves de Asistencia Legal. Atencion construccion en terrenos vecinos a la urbanizacion. Revision documentos legales referentes a pago de alicuotas por parcelas

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 PRESENTACION DE RESULTADOS LEGAL, PLAN DE CONTINUIDAD. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Revision de estatutos Conformacion de Asociacion de Vecinos Evaluacion de viabilidad y conveniencia de entregar la urbanizacion a la Alcaldia. Fomentar el cumplimiento de estatutos. Continuar con el plan de tercerizacion ( Outsoursing de actividades) Revision de compromisos con la ley del trabajo. Conclusion del caso relacionado con la casa n 181. Seguimiento al caso construccion en terrenos vecinos a la urbanizacion. Formalizacion situacion de terrenos propiedad de ASOPROMI.

INFORME DE GESTION AGO 05 - ABR 06 AGRADECIMIENTO ESPECIAL A: l l SORAYA BELLORIN GLADYS RIVAS de VELASCO Gracias por permitirnos compartir con ustedes esta gestión

ASAMBLEA ORDINARIA ABRIL 20, 2. 006 ELECCION DE NUEVA JUNTA DIRECTIVA

ASAMBLEA ORDINARIA ABRIL 20, 2. 006 PROPUESTAS DE ACCION LEGAL Asamblea Extraordinaria para: 1. Taludes de Tierra: l l Obligaciones condominiales 2. l 3. Formalizacion situacion de terrenos propiedad de ASOPROMI. Suscribir acuerdos enmarcados en los estatutos, caso especifico casa n 181. Pago alicuota parcelas Reformas de estatutos