Articolazione anche sperimentale della Nuova Struttura Organizzativa dellAteneo

Articolazione, anche sperimentale, della Nuova Struttura Organizzativa dell’Ateneo Attuazione dell’organigramma Interazioni tra le varie aree funzionali Possibili sviluppi Posizioni organizzative comportanti funzioni dirigenziali Università degli Studi di Firenze 1 20 giugno 2002_

Organigramma della Nuova Struttura Organizzativa dell’Ateneo Missione dell’Ateneo: Didattica e Ricerca Strutture Didattiche, di Ricerca e di Servizio • • • • Area di indirizzo politico - amministrativo, consultivo e di controllo dell’Ateneo Presidenze (di Facoltà) Corsi di Laurea Specialistica Scuole di specializzazione Dottorati di Ricerca Centri di Eccellenza Master Corsi di perfezionamento Biblioteche di Area Museo Centri (di servizio) di Ateneo Dipartimenti Centri Interuniversitari Centri Interdipartimentali ……………. . Nucleo di Valutazione Interna Segreterie Organi e Commissioni di Ateneo Collegio Revisori dei Conti Direttore Amministrativo Relazioni Internazionali Direttore Amministrativo Vicario Portavoce e Ufficio Stampa UADR Comunicazione e Marketing Cerimoniale Divisione Affari Generali Comitato di Coordinamento Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Area delle Attività di Didattica, Ricerca e Servizi agli Studenti Servizi Finanziari Divisione Serv. alla Serv. agli Studenti Didattica Ricerca URP Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi Bibliotecari di Area SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi Statistici Rapporti con le Aziende Ospedaliere Comitato Pari Opportunità Garante (dei diritti) C. d. A. Pro Rettore Vicario Pro Rettori Delegati Comitato Consultivo tecnico-ammin. Direzione e Coordinamento di Polo Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Rettore S. A. Servizi Patrimoniali e Tecnici (Attività legali Contratti e Convenzioni) Area dei Servizi Amministrativi, Finanziari e Tecnici (D. A. ) Divisione Servizi Finanz. Patrim. Divisione Servizi Tecnici Area Risorse Umane e Sviluppo Organizzativo Area dei Servizi Bibliotecari e Documentali (Sistema Bibliotecario) Area dei Servizi Informativi (CSIAF) 2

Matrice delle interazioni della Nuova Struttura Organizzativa dell’Ateneo Relazioni Internazionali Portavoce e Ufficio Stampa Cerimoniale Area dei Servizi Decentrati di Polo Direzione e Coordinamento di Polo Area di indirizzo politico amministrativo, consultivo e di controllo dell’Ateneo Segreterie Organi e Commissioni di Ateneo Direttore Amministrativo Vicario Rilevazioni Statistiche Comunicazione e Marketing Area delle Attività di Didattica, Ricerca e Servizi agli Studenti Divisione Didattica Divisione Ricerca Serv, Stud. Rapporti con le Aziende Ospedaliere e il SSN Divisione Affari Generali Area Ris. Umane e Svil. Organizz. Area dei Servizi Amministrativi Finanziari e Tecnici Divisione Servizi Finanz. Patrim. Area dei Servizi Bibliotecari Area dei Servizi Informativi CSIAF Divisione Servizi Tecnici Affari generali contratti e convenzioni Servizi Finanziari Servizi alla Ricerca e Relaz. Internazionali Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi Patrimoniali e Tecnici Servizi Bibliotecari di Area SIP - Servizi Informatici di Polo 3

Uffici e Servizi in staff all’Area di indirizzo politico-amministrativo, consultivo e di controllo dell’Ateneo Interazioni funzionali e gerarchiche con le strutture amministrative, finanziarie e tecniche di riferimento Rettore S. A. ORGANICO ATTUALE Dirigente: 3 EP: 4 D: 13 C: 33 TOTALE: C. d. A. Pro-rettore Vicario Pro-rettori Delegati Relazioni Internazionali ORGANICO A TENDERE Dirigente: 3 EP 17: D: 39 C: 24 TOTALE: Segreteria del Rettore 83 53 Cerimoniale Portavoce e Ufficio Stampa Nucleo di Valutazione Interna Comunicazione e Marketing Direttore Amministrativo Segreterie Organi e Commissioni di Ateneo Rapporti con le Aziende Ospedaliere e con il SSN Direttore Amministrativo Vicario Segreteria di Direzione Affari Legali, Contratti e Convenzioni di Ateneo Collegio Revisori dei Conti Comitato Pari Opportunità Garante (dei diritti) Servizi Statistici segreteria Coordinamento dirigenti Dirigente Divisione Affari Generali Comitato Consultivo tecnico-ammin. Costituzione e Rinnovo Organi Istituzionali - Elezioni e Nomine Controllo Atti, Procedimenti e Auditing Relazioni Interne ed esterne (Archivio, Protocollo e posta) 4

Principali funzioni e compiti Segreteria del Rettore Supporta il Rettore ed il suo Staff nell'espletamento delle attività istituzionali proprie del vertice politico dell'Ateneo, garantendo la qualità, l'efficacia e l'efficienza sia verso gli utenti interni, sia verso quelli esterni Portavoce e Ufficio Stampa È costituito ai sensi e per l'attuazione di quanto previsto dagli artt. 7 e 9 della legge 150 del 7 giugno 2000. Cura, per il Rettore e gli Organi di vertice politico dell'Amministrazione, i rapporti con la stampa e con altri mezzi di informazione. Cura le informazioni sulle attività dell'Ateneo. Cura e diffonde la rassegna-stampa e il Notiziario di Ateneo (predisposizione di brevi summary in inglese), nonché la redazione e la diffusione del previsto Bollettino Ufficiale, e ciò anche attraverso l'ottimale utilizzo delle nuove e appropriate tecnologie informatiche. Potenziamento dell'informazione via Internet, con la revisione ed il potenziamento della pagina Notizie sul sito http: //www. unifi. it. Cerimoniale Presidia e gestisce l'efficace ed efficiente utilizzo dell'Aula Magna e di tutti gli spazi, interni ed esterni al Rettorato, destinati agli eventi di Ateneo (Inaugurazione Anno accademico, Conferenze di Ateneo, Convegni e Seminari, Riunioni di lavoro). Cura dei rapporti tra chi organizza la riunione ed eventuali altri Uffici interessati. Coordina la segreteria organizzativa di eventi e convegni promossi direttamente dal Rettorato. 5

Principali funzioni e compiti Servizi Statistici Supporta gli Organi di Governo e di controllo dell'Ateneo per l'efficacia dei processi decisionali e di quelli di monitoraggio e valutazione dei risultati di gestione. Supporta ai medesimi fini tutte le posizioni organizzative ed in particolare quelle che assolvono attività di controllo, connesse alle funzioni loro affidate, con specifico riguardo agli aspetti propri del "controllo di gestione". Rileva ed elabora dati statistici sulle diverse attività e settori dell'Ateneo, curandone la trasmissione anche agli organi di rilevazione statistica nazionale. Collabora con il mondo scientifico (ricerca di Ateneo …) e con il Mondo dell'Amministrazione pubblica (Comuni, Province, Regione Toscana …) e con lo stesso Ministero (indagini conoscitive per gli interventi di sostegno, …) ricevendo finanziamenti che sono destinati al bilancio di Ateneo Servizi di Controllo Interno ed Auditing Svolge ogni attività necessaria alle esigenze di coordinamento, di acquisizione di dati e documenti, nonché di analisi e di sintesi dei predetti elementi, connessi alle funzioni istituzionalmente demandate al Nucleo di Valutazione Interna dell'Ateneo. Supporta, ai medesimi fini, anche gli Organi di Governo e di Direzione dell'Ateneo in ordine ai processi decisionali, nonché ai compiti di vigilanza e di controllo di loro competenza. Segreterie Organi e Commissioni Di Ateneo 6

Principali funzioni e compiti Garante Supporta il garante (dei diritti) nell'espletamento delle attività allo stesso demandate dall'art. 10 dello Statuto e dal correlato Regolamento attuativo, garantendo la qualità, l'efficacia e l'efficienza, anche attraverso l'ottimale utilizzo di nuove e appropriate tecnologie informatiche. Organi Collegiali di Ateneo Supporta gli Organi di Governo e di Controllo dell'Ateneo, nell'esercizio di delle funzioni istituzionali agli stessi demandate da specifiche disposizioni legislative, dallo Statuto e dai Regolamenti interni, garantendo la tempestiva, efficace ed efficiente diffusione delle decisioni adottate, nonché la loro conservazione, utilizzando a tale riguardo nuove ed appropriate tecnologie informatiche. Garantisce la legittima composizione ed attivazione dei predetti Organi e la validità delle loro sedute e decisioni. Rapporti con le Aziende Ospedaliere e con il Servizio Sanitario Nazionale Garantisce i rapporti con le Aziende Ospedaliere e con il Servizio Sanitario Nazionale, curando l'istruzione delle relative convenzioni e adottando i conseguenti provvedimenti amministrativi. Supporta gli Organi e le posizioni organizzative dell'Ateneo ed in particolare del Polo Biomedico, nell'assolvimento di attività connesse alla gestione dei predetti rapporti. Utilizza a tale riguardo nuove ed appropriate tecnologie informatiche. Segreteria di Direzione Supporta il Direttore Amministrativo nell'espletamento dei compiti allo stesso affidati dalle leggi, dallo Statuto e dai Regolamenti interni, garantendone la qualità, l'efficacia e l'efficienza sia verso gli utenti interni, sia verso quelli esterni. 7

Principali funzioni e compiti Ufficio Contratti e Convenzioni Di Ateneo 1. Affari legali e Contenzioso Garantisce, interagendo appropriatamente con l'Avvocatura Distrettuale dello Stato, il supporto legale (consultivo e giurisdizionale, ivi compresa la rappresentanza e difesa in giudizio dell'Amministrazione anche nel campo del lavoro) connesso all'efficace e corretto espletamento di tutte le attività istituzionali dell'Ateneo. Predispone atti giudiziari ed extragiudiziari (atti transattivi, contratti, quietanze, diffide ecc. ) necessari per la tutela legale dell'Università. Per le cause di competenza del giudice amministrativo, ove la difesa tecnica in giudizio è rimasta di competenza dell'Avvocatura dello Stato, svolge attività istruttoria, predispone memorie e, più in generale, interagisce con la suddetta Avvocatura per garantire un'efficace difesa degli interessi dell'Amministrazione Su impulso del titolare dell'azione disciplinare istruisce e cura tutti gli adempimenti relativi alla contestazione di addebiti disciplinari, tanto nei confronti del personale docente e ricercatore, quanto nei confronti del personale tecnico-amministrativo. Sostiene, davanti alla Corte di Disciplina del CUN, le proposte del Rettore 2. Contratti e Convenzioni Garantisce supporto e consulenza sia agli organi di Governo che alle Unità amministrative dell'Ateneo in ordine alla costituzione, modifica, estinzione di enti giuridici di diritto privato cui l'Ateneo partecipa. Provvede alla redazione tecnica del relativo Statuto, alla predisposizione ed alla presentazione delle relative pratiche ai competenti organi consultivi e/o decisionali. Cura la tenuta dell'elenco dei rappresentanti dell'Ateneo in seno agli organi di tali enti. Fornisce assistenza alla stipula delle convenzioni di Ateneo. Cura lo svolgimento dell'intera procedura di gara per l'appalto di lavori, forniture e servizi di competenza dell'Amministrazione centrale e del Sistema Bibliotecario di Ateneo. 8

Principali funzioni e compiti Ufficio Contratti e Convenzioni Di Ateneo (segue) Costituzione e Rinnovo Organi Istituzionali Elezioni e Nomine Redige e conserva il relativo contratto curandone anche gli aspetti fiscali, nonché il recupero delle spese gravanti sull'appaltatore. Fornisce consulenze su questa materia. Verifica la legittimità dei provvedimenti prima di sottoporli alla firma del dirigente responsabile. Cura la tenuta del repertorio notarile adempiendo a tutti gli obblighi a ciò connessi dalle norme. Il titolare dell'Ufficio svolge funzioni di ufficiale rogante 3. Assicurazioni e attività varie Garantisce la copertura assicurativa dell'Ateneo, delle sue strutture e infrastrutture, dei suoi Organi, del suo personale e, ove previsto e/o necessario, dei suoi utenti. Fornisce una consulenza di base in relazione ai brevetti e istruisce le relative pratiche, quando necessario. Istruisce le pratiche per le donazioni. Istruisce i reclami ex art. 10 del Regolamento per l'Amministrazione, la Finanza e la contabilità Cura le elezioni del Rettore, dei membri elettivi del Senato Accademico, del Consiglio di Amministrazione e del Comitato delle Pari Opportunità, garantendo il regolare svolgimento ed il rispetto delle norme vigenti. Assicura il controllo della regolarità, fornendo anche la consulenza necessaria, delle elezioni e delle designazioni elettive degli organi e dei rappresentanti delle Strutture didattiche, di ricerca e gestionali dell'Ateneo, quando debba intervenire una nomina con atto del Rettore. 9

Principali funzioni e compiti Costituzione e Rinnovo Organi Istituzionali Elezioni e Nomine Ufficio Relazioni Interne ed Esterne Cura la predisposizione degli atti e della documentazione necessari per nomine, deleghe ed incarichi relativi a Organi e rappresentanti di Ateneo, del Rettore, del Direttore Amministrativo. Controlla le richieste di patrocinio e le richieste di visibilità esterna dell'Ateneo, al fine di verificarne la rispondenza formale alle normative vigenti, ed istruisce, quando necessario, le relative pratiche per gli Organi di Governo. Cura tutte le ulteriori attività, di vario genere, connesse al settore e, in particolare la tenuta e l'aggiornamento di un "organigramma funzionale" di Organi e Rappresentanti dell'Ateneo. 1. Relazioni con il Pubblico e supporto alla Direzione Amministrativa in un'ottica di corrette ed efficaci relazioni con gli utenti interni ed esterni dell'Ateneo, nonché di soddisfazione degli stessi (customer satisfaction), supporta il Direttore Amministrativo – e ciò attraverso soprattutto un'attenta e coordinata lettura della posta in arrivo e in partenza, dei messaggi di posta elettronica e mediante i dati desunti dai colloqui con gli utenti – nell'individuare in tempo utile eventuali disfunzioni e disservizi che dovessero riscontrarsi e/o che potessero ingenerarsi in particolari settori e in particolari momenti dell'attività istituzionale dell'Ateneo. Al medesimo riguardo supporta il Direttore Amministrativo nel formulare le più appropriate e tempestive risposte finalizzate a soddisfare specifiche richieste e comunque al gestire efficacemente eventuali e connessi disagi degli utenti, raffreddando possibili conflitti. 10

Principali funzioni e compiti Ufficio Relazioni Interne ed Esterne (segue) A quest'ultimo fine, progetta e gestisce, di concerto con i previsti Uffici Relazioni con il Pubblico e con gli altri Uffici e Servizi dell'Ateneo interessati, appropriati strumenti, anche elettronici, per fornire agli utenti efficaci, tempestive e adeguate informazioni e/o soluzioni. Cura e gestisce, altresì, i più efficaci sistemi, anche elettronici, di raccolta e diffusione delle Gazzette Ufficiali, nonché delle pubblicazioni dell'Ateneo, con particolare riguardo al previsto Bollettino Ufficiale e al Notiziario Cura e gestisce i più efficaci sistemi, anche elettronici, di registrazione, raccolta, conservazione e diffusione dei provvedimenti (deliberazioni, decreti, pareri ed altri) via adottati dagli Organi di Governo e di Direzione dell'Ateneo. In ossequio alle disposizioni di cui al D. Lgs. 30 marzo 2001, n. 165, art. 11, sugli Uffici Relazioni con il Pubblico, provvede: a. al servizio all'utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo III della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni; b. all'informazione all'utenza relativa agli atti ed allo stato dei procedimenti; c. alla ricerca ed analisi finalizzate alla formulazione di proposte alla propria amministrazione sugli aspetti organizzativi e logistici del rapporto con l'utenza Archivio, Protocollo e Posta Cura e gestisce, avvalendosi di nuove e appropriate tecnologie informatiche, i sistemi per la più efficace e tempestiva ricezione, protocollazione, archiviazione e smistamento della posta in arrivo e/o in partenza di competenza degli Organi di Governo e di Direzione dell'Ateneo, nonché degli uffici e servizi dell'Unità amministrativa centrale dell'Ateneo medesimo. 11

Principali funzioni e compiti Archivio, Protocollo e Posta (segue) Cura e garantisce, altresì, in collaborazione con gli informatici dello CSIAF, l'attuazione delle disposizioni di cui al D. P. R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), e successive modificazioni e integrazioni. Garantisce, nel rispetto delle norme vigenti sia sulla trasparenza, sia sulla riservatezza dei dati personali, l'accesso alla documentazione registrata ed in suo possesso, in collaborazione con l'altro settore dell'Ufficio. Garantisce la consegna della corrispondenza sia all'interno che all'esterno dell'Ateneo, anche avvalendosi delle nuove ed appropriate tecnologie informatiche, in vista di uno snellimento e semplificazione dei servizi. Provvede all'attuazione delle disposizioni contenute nel regolamento sugli archivi dell'Ateneo e nel manuale di gestione dei medesimi e formula alla Direzione ed agli Organi proposte per il loro aggiornamento in coerenza con l'evoluzione normativa, con i bisogni dell'utenza. E con l'evoluzione tecnologica. Controllo Atti e Procedimenti e Auditing 12

Relazioni Internazionali - Funzionigramma ORGANICO ATTUALE ORGANICO A TENDERE EP: D: 1 C: 5 TOTALE: EP: 1 D: 4 C: 2 TOTALE: 6 713

Principali funzioni e compiti FINANZIAMENTI COMUNITARI E RAPPORTI CON L’ UNIONE EUROPEA ACCORDI DI COLLABORAZIONE E SVILUPPO DELLE RELAZIONI INTERNAZIONALI • Programma Quadro di Ricerca e Sviluppo Tecnologico dell’ Unione Europea • Programma ALFA (Cooperazione accademica con l’America Latina) • Programma TEMPUS/MEDA (Cooperazione con i Paesi non associati Europa centrale e orientale ed ex-URSS) • Programma ASIA-LINK (Cooperazione accademica con i paesi asiatici) • Altri Programmi analoghi di cooperazione (CULTURA – SANITA’, …. ) • Bando di Ateneo per la partecipazione e a programmi internazionali e per l’invito di studiosi straneri di chiara fama • Rapporti con le Istituzioni comunitarie e con il Consorzio Tyrrhenum • Accordi di collaborazione culturale bilaterali e multilaterali • Bando di Ateneo per lo sviluppo degli scambi culturali e la cooperazione internazionale • Progettazione di convegni ed iniziative nell’ambito di collaborazioni interuniversitarie internazionali a livello di Ateneo • Organizzazione visite di delegazioni estere 14

Principali funzioni e compiti (segue) ACCORDI DI COLLABORAZIONE E SVILUPPO DELLE RELAZIONI INTERNAZIONALI PROGRAMMI NAZIONALI, AZIONI SPECIALI E RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI E IL TERRITORIO • Banca dati sulle collaborazioni internazionali e monitoraggio sulle attività svolte • Rapporti con i Delegati d’Area nominati dal Pro Rettore per le Relazioni Internazionali • Rapporti con Università e Organismi esteri • Programma di Internazionalizzazione del sistema universitario (INTERLINK) • Collaborazione, per la parte di competenza, all’attivazione di Dottorati e Master internazionali • Cooperazione interuniversitaria internazionale (COOPERLIN K) • Programma di Azioni Integrate Italia/Spagna • Programma VINCI – Università italo francese • Bandi per mobilità internazionale nell’ambito di programmi CRUI (Conferenza Rettori Università italiane) • Bandi Ministero Affari esteri per Protocolli scientifici e Accordi culturali • Rapporti con Organismi nazionali e locali 15

Comunicazione e Marketing ORGANICO ATTUALE ORGANICO A TENDERE Dirigente: EP: D: C: TOTALE: Dirigente: 1 EP: 2 D: C: TOTALE: 1 1 3 Comunicazione e Marketing Controllo e Valutazione della Qualità dei Servizi (Customer Satisfaction) Rapporti con il Territorio e Promozione Programmazione e Pianificazione Attività di Comunicazione e Marketing Sito WEB di Ateneo 16

Principali funzioni e compiti Comunicazione E Marketing Controllo e Valutazione della qualità dei Servizi • Promozione dell’Ateneo sul territorio • Supporto alle facoltà, dipartimenti, centri e musei per migliorare la loro visibilità e rendere più fruibile l’offerta globale dell’Università • Miglioramento della soddisfazione degli utenti interni ed esterni (studenti, comunità, enti pubblici) • Rafforzamento dell’immagine dell’Ateneo attraverso la promozione di relazioni con stakeholders istituzionali, accademici, di ricerca, didattici e industriali • Coordinamento di campagne di comunicazione istituzionali • Sviluppo di eventi promozionali e attività di cooperazione con enti e imprese • Consolidamento del profilo globale dell’Università degli Studi di Firenze con l’utilizzo di mezzi di comunicazione e la predisposizione del previsto Ufficio Relazioni con il Pubblico. • Organizzazione sul campo di indagini per il miglioramento della customer satisfaction in collegamento con il delegato del Rettore 17

Principali funzioni e compiti Programmazione e Pianificazione attività di Comunicazione Sito Web Rapporti con il territorio E Promozione • Aggiornamento costante degli organi di governo sull’attività di comunicazione della concorrenza Consolidamento dell’attività di comunicazione attraverso i rapporti con i mezzi di comunicazione • Cura del sito web dell’Università dal punto di vista delle strategie di comunicazione interna e esterna in stretto collegamento con il Web editor • Coordinamento degli Uffici di Polo • Allestimento e alimentazione del network di Punti Più sul territorio 18

Area delle Attività di Didattica, Ricerca e Servizi agli Studenti ORGANICO ATTUALE ORGANICO A TENDERE Dirigente: EP: D: C: TOTALE: 0 7 10 20 37 3 11 20 17 52 Dirigente L’organico di personale si intende a tempo pieno e indeterminato Programm. , Rendicont. e Valutaz. Attività di Didattica e di Ricerca - Progetti Speciali Dirigente Divisione Servizi alla Didattica, Innovazione e Sviluppo Offerta Formativa Dirigente Divisione Servizi alla Ricerca e al trasferimento dell’Innovazione Dirigente Divisione Servizi agli Studenti, Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche 19

Principali funzioni e compiti Il dirigente responsabile di area esercita i seguenti compiti: § formula proposte ed esprime pareri nelle materie di sua competenza agli Organi Accademici e al Direttore Amministrativo; § cura l’attuazione dei piani, programmi e direttive generali definite dagli organi accademici e attribuisce ai dirigenti gli incarichi e la responsabilità di specifici progetti e gestione; Attività di Didattica, Ricerca e Servizi agli Studenti § definisce gli obiettivi che i dirigenti devono perseguire e attribuisce le conseguenti risorse umane, finanziarie e materiali; § adotta gli atti relativi all’organizzazione degli uffici dirigenziali afferenti; § dirige, coordina e controlla l’attività dei dirigenti e dei responsabili dei procedimenti amministrativi, anche con potere sostitutivo in caso di inerzia; § adotta gli atti dei provvedimenti amministrativi ed esercita i poteri di spesa che non siano delegati ai dirigenti; § esercita ogni altra attribuzione prevista dalla legge, dallo Statuto e dai Regolamenti di Ateneo 20

Principali funzioni e compiti Programmazione. , Rendicont. e Valutaz. Attività di Didattica e di Ricerca - Progetti Speciali • Attività di studio e coordinamento a supporto degli organi centrali di governo; • Attività di studio, coordinamento, indirizzo e monitoraggio del Progetto Campus One; trasferimento al Polo competente dei fondi relativi alle iniziative finanziate per i corsi di laurea coinvolti; controllo ed accertamento della documentazione prodotta per la realizzazione del Progetto e relative azioni • Attività di studio, coordinamento, indirizzo e monitoraggio dei Progetti Moduli Professionalizzanti; trasferimento al Polo competente dei fondi relativi alle iniziative finanziate • Collaborazione, per la parte di competenza, ad altri progetti speciali (corsi IFTS, accreditamenti, ecc. ); • Diffusione degli indirizzi generali sulla gestione del processo di valutazione della didattica nell’ambito dei Progetti speciali (Campus One) in esecuzione delle decisioni dei vari organismi preposti (Crui); • Collaborazione alla rendicontazione fondi MIUR per la programmazione del sistema universitario • Collaborazione per la parte di competenza ai programmi di internazionalizzazione della didattica; rendicontazioni intermedie e finali dei fondi assegnati dalla U. E. • Attività di studio e collaborazione, per la definizione di una metodologia di esposizione dei costi per i Progetti di Ricerca finanziati dalla U. E. ORGANICO ATTUALE ORGANICO A TENDERE Dirigente: EP: D: C: TOTALE: 0 0 1 2 3 0 1 2 2 5 21

Divisione Servizi alla Ricerca e al Trasferimento dell’Innovazione ORGANICO ATTUALE ORGANICO A TENDERE Dirigente: EP: D: C: TOTALE: 0 4 4 4 12 Dirigente 1 5 6 2 14 Studi Ricerca e trasferimento dell’Innovazione Brevetti e Rapporti con il Territorio Convenzioni e Programmi di Ricerca Dottorato e Assegni di Ricerca 22

Principali funzioni e compiti Attività: analisi, istruzione pratiche e diffusione interna • Attività di ricerca e trasferimento nei Centri e Dipartimenti • Sistema informativo per la valutazione della ricerca e portale della ricerca STUDI RICERCA E TRASFERIMENTO • Regolamenti e normative interne per la ricerca e trasferimento • Normativa nazionale della ricerca e rapporti con CRUI • Rappresentanti di Area in Senato Accademico • Fondo per lo sviluppo della ricerca di Ateneo Attività: istruzione pratiche, coordinamento contatti esterni, diffusione interna • Brevettazione di invenzioni in occasione di ricerche BREVETTI E RAPPORTI CON IL TERRITORIO • Consorzi • Spin-off da innovazione tecnologica • Rapporti con Incubatore • Rapporti con Fondazione 23

Principali funzioni e compiti Attività: Gestione, istruzione pratiche CONVENZIONI E PROGRAMMI DI RICERCA DOTTORATI E ASSEGNI DI RICERCA • Attività conto terzi • Fondo di Ateneo per la ricerca • Finanziamento grande attrezzature e progetti strategici • Bandi Centri di Ateneo per la ricerca, trasferimento e alta formazione • Programmi di ricerca di rilevante interesse nazionale • Fondo integrativo speciale per la ricerca • Fondo per gli investimenti della ricerca di base • Centri di eccellenza del MIUR • Ricerche condotte da giovani ricercatori • Costituzione e/o modificazione dipartimenti e centri interdipartimentali • Costituzione, adesione centri interuniversitari Attività: istruzione pratiche, preparazione bandi, gestione A. Dottorato: • Normative per dottorato • Istituzione e bandi di dottorato nazionale • Istituzione e bando di dottorati internazionali • Gestione dottorandi B. Assegni: • Normativa per assegni di ricerca • Bandi assegni cofinanziati • Gestione assegnisti • Costituzione, adesione centri interuniversitari • Analisi e valutazione assegni di ricerca • Borse di studio e di ricerca 24

Divisione Servizi alla Didattica, Innovazione e Sviluppo Offerta Formativa ORGANICO ATTUALE ORGANICO A TENDERE Dirigente: EP: D: C: TOTALE: 0 2 4 6 Dirigente Organizzazione, Innovazione e Sviluppo Attività Didattiche 1 2 4 4 11 Convenzioni e Rapporti con le Istituzioni e con il Territorio (Innovazione e Sviluppo dell’Offerta Formativa) 25

Principali funzioni e compiti degli uffici Organizzazione, Innovazione e Sviluppo Attività Didattiche Convenzioni e rapporti con le Istituzioni e con il territorio (Innovazione e sviluppo dell’Offerta formativa) • Raccordo con le attività degli uffici didattica di Facoltà e/o di Polo • Adozione e revisione del Regolamento Didattico d'Ateneo (norme comuni e ordinamenti didattici singoli corsi di laurea e di laurea specialistica) • Adozione e revisione del Regolamento per l’istituzione e il funzionamento dei corsi di master • Istituzione, attivazione e disattivazione corsi di corso di laurea, laurea specialistica, master, corsi di perfezionamento e scuole di specializzazione • Aggiornamento banca dati Offerta Formativa MIUR-CINECA • Adozione e revisione dei regolamenti didattici di corso di laurea, laurea specialistica, master e scuole di specializzazione • Adozione e revisione dei regolamenti didattici di Facoltà • Costituzione e disattivazione Strutture Didattiche • Rinnovo Organi Strutture Didattiche • Supporto tecnico all'attività di rilevazione e valutazione della qualità della didattica. • Supporto tecnico e monitoraggio della gestione dei Master di I e II livello e dei Corsi di perfezionamento • Sviluppo e partecipazione ad iniziative di formazione continua promosse da istituzioni internazionali, nazionali e regionali • Istruzione convenzioni per il supporto dell'attività didattica in sede, decentrata e a distanza • Istruzione convenzioni per l’istituzione e il funzionamento dei corsi di studio a gestione congiunta con altre Università italiane e straniere • Sviluppo rapporti con la Regione e con gli Organismi di gestione dei corsi IFTS • Sviluppo rapporti con gli Organismi interuniversitari di formazione (SISS, ICON, etc. ) • Sviluppo rapporti con Organismi nazionali e regionali per la gestione di progetti di Rapporti con i Provveditorati provinciali agli Studi per la gestione dei corsi integrativi degli Istituti magistrali • Gestione processi di accreditamento corsi di studio • Sviluppo e coordinamento Comitati di indirizzo dell’offerta didattica d’Ateneo 26

Divisione Servizi agli Studenti, Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche ORGANICO ATTUALE ORGANICO A TENDERE Dirigente: EP: D: C: TOTALE: 0 3 3 10 16 Dirigente Programmazione, pianificazione e coordinamento carriere studenti 1 3 8 9 21 Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche 27

Principali funzioni e compiti • Studio della normativa e supporto agli Organi di governo • Innovazione e sviluppo delle procedure amministrative ed informatiche anche in collaborazione con gli uffici di Polo • Manifesto degli studi • Formazione e aggiornamento del personale centrale e periferico anche in collaborazione con gli uffici di Polo • Procedure concorsuali di accesso a corsi a numero programmato • Determinazione della misura delle tasse e modalità di calcolo delle rate di tassazione Carriere Studenti, Tasse e Contributi • Coordinamento delle procedure di emissione dei certificati di accreditamento di versamento o di postagiro (MAV) • Determinazione delle modalità di rimborso delle tasse • Criteri sulle modalità di assegnazione delle borse di studio • Coordinamento, indirizzo e controllo in materia di esami di stato • Coordinamento del processo Alma Laurea • Coordinamento con le strutture didattiche e con il Ministero per la definizione dei contingenti degli studenti stranieri • Gestione front-office segreterie decentrate di Figline Valdarno, Pistoia e Prato 28

Principali funzioni e compiti Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche • Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per collaborazioni a tempo parziale degli studenti. Definizione del numero delle collaborazioni e della loro ripartizione fra le unità amministrative; Predisposizione e pubblicazione del bando; verifiche sulle dichiarazioni degli studenti. Gestione delle graduatorie. • Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per le iniziative didattiche e culturali degli studenti. Pubblicazione del bando di Ateneo; esame e selezione delle richieste di finanziamento; trasferimento al polo competente dei fondi relativi alle iniziative finanziate. • Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per la mobilità internazionale degli studenti; rendicontazioni intermedie e finali all’Agenzia Nazionale Socrates dei fondi concessi per le borse di mobilità; monitoraggio per verificare gli scostamenti a livello di polo e gestione degli scostamenti a livello di ateneo. • Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per gli interventi per studenti disabili. Pubblicazione del bando e ricezione delle candidature. Elaborazione e rendicontazione fondi assegnati dal MIUR e trasferimento degli stessi ai poli competenti. • Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo, monitoraggio e promozione per stage e tirocini; stipula di accordi quadro con enti esterni a livello di ateneo; gestione del programma “Servizio st@ge”; gestione sportello Alma Laurea per le aziende. • Attività di studio, coordinamento, indirizzo, controllo, monitoraggio e promozione relativa all’orientamento. Gestione dati sulle preiscrizioni. Predisposizione e diffusione di materiale informativo. Rendicontazione fondi MIUR. • Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per i programmi di internazionalizzazione della didattica. Stipula accordi bilaterali proposti dalle strutture didattiche; rinnovo della candidatura per il contratto istituzionale con la Comunità Europea; stipula della convenzione finanziaria con la U. E. ; pubblicazione bandi di ateneo per la mobilità studentesca; trasferimento ai poli dei fondi per il funzionamento del programma Socrates/Erasmus rendicontazioni intermedie e finali dei fondi assegnati dalla U. E. 29

Area Risorse Umane e Sviluppo Organizzativo ORGANICO ATTUALE ORGANICO A TENDERE Dirigente: EP: D: C: TOTALE: 1 1 8 63 74 Dirigente Programmazione e Pianificazione Fabbisogni, Budget e Valutazione della Produttività del personale tecnico e amministrativo Relazioni Sindacali e Normativa del lavoro Organizzazione e Sviluppo Formazione Innovazione e Sistemi Informativi Selezione e Mobilità 1 11 65 7 84 Supporto alla Programmazione e Pianificazione Fabbisogni, Budget e Concorsi del Personale Docente, Ricercatore e Collab. Linguistico Carriere e Amministrazione del Personale Docente, Ricercatore e Collab. Linguistico e convenzionato con il S. S. N. Carriere e Amministrazione del Personale Tecnico Amministrativo e convenzionato con il S. S. N. Stipendi e Trattamento Accessorio Del Personale 30

Principali funzioni e compiti 1. Supporta il Dirigente dell’Area Risorse Umane nelle attività di analisi, innovazione e sviluppo organizzativo dell’Ateneo. 2. Si interfaccia con tutte le Aree e con il CSIAF per l’attivazione di nuovi servizi e il miglioramento dell’efficienza di quelli esistenti, tenuto conto delle risorse finanziarie, strumentali ed umane disponibili. 3. Garantisce il trasferimento delle innovazioni apportate, anche attraverso la progettazione di adeguati processi informativi e di formazione (riqualificazione e aggiornamento) professionale del personale interessato. Organizzazione e Sviluppo 4. Collabora con il servizio preposto alla predisposizione e all’aggiornamento del sito WEB, per la diffusione delle informazioni e, in generale, di quelle relative alle decisioni adottate dagli Organi di Governo e di Direzione in materia di ordinamenti e regolamenti delle attività didattiche e di ricerca, nonché in materia di gestione delle risorse patrimoniali e finanziarie ad esse dedicate e di organizzazione del lavoro. 5. Progetta, realizza ed assicura l’aggiornamento degli organigrammi dell’Ateneo, controllandone la rispondenza ai criteri organizzativi previsti. 6. Collabora con il Dirigente dell’Area Risorse Umane e le Aree Organizzative di Ateneo alla definizione e all’aggiornamento della struttura organizzativa, in conformità con le linee strategiche espresse dagli Organi di Governo e di Direzione dell’Ateneo. 31

Principali funzioni e compiti Organizzazione e Sviluppo (segue) 7. Predispone i profili professionali in collaborazione e con le Aree organizzative di Ateneo e, d’intesa con il Servizio Selezione del personale e Gestione della Mobilità, rileva le esigenze qualitative e quantitative relative alle risorse umane. 8. Coordina la gestione, lo sviluppo e l’aggiornamento del database gestionale del personale, individuando modalità, tecniche e strumenti di lavoro, anche attraverso la necessaria interazione con il CSIAF. 1. Definisce, in collaborazione con il CSIAF che le attuerà, i requisiti funzionali nonché, nei casi in cui è richiesto dalla tipologia degli interventi da effettuare, le specifiche tecniche del Sistema Informativo del Personale, al fine di garantire il loro costante adeguamento alla evoluzione normativa. Innovazione e Sistemi Informativi 2. Cura la manutenzione e l’implementazione delle formule di calcolo degli stipendi al fine di assicurarne il puntuale adeguamento alla normativa contrattuale, fiscale e previdenziale. 3. Sovrintende alla elaborazione informatica degli stipendi mensili, predisponendo efficaci strumenti di controllo sull’output prodotto. 4. Supporta gli utenti delle procedure di gestione contabile, per quanto riguarda la funzionalità del sistema e la normativa contabile e fiscale, in collaborazione con gli uffici dell’Amministrazione Centrale e delle altre strutture organizzative dell’Ateneo. 5. Fornisce ed elabora i dati di base, giuridici – contabili – previsionali – etc. , necessari alle attività specifiche dell’Area delle Risorse Umane. 32

Principali funzioni e compiti Innovazione e Sistemi Informativi (segue) 14. Provvede alla formazione e alla diffusione di informazioni sul sistema contabile dell’Ateneo, anche attraverso corsi di formazione e pagine web. 15. Contribuisce alla corretta percezione, da parte del personale, dei contenuti e delle motivazioni delle politiche di gestione del personale, promuovendo, nelle sedi e con i mezzi più opportuni, la diffusione delle informazioni. Partecipa ai progetti di comunicazione interna. 1. Fa parte della delegazione trattante di parte pubblica. 2. Cura le relazioni sindacali e l’attività di contrattazione nel quadro delle disposizioni legislative vigenti e dei correlati regolamenti ed accordi. 3. Predispone e definisce i contratti integrativi decentrati di Ateneo tenuto conto delle procedure di perfezionamento e dei vincoli di bilancio, ex art. 5 del CCNL. Relazioni Sindacali e Normativa del Lavoro 4. Cura, d’intesa con le Aree organizzative interessate, secondo quanto previsto dal CCNL, la gestione delle materie oggetto di informazione, concertazione e consultazione. 5. Garantisce la tempestiva diffusione e, d’intesa con le Aree organizzative interessate, l’attuazione degli accordi sindacali sottoscritti. 6. Cura altresì l’applicazione di quanto specificatamente disposto dal CCNL e a livello di relazioni sindacali in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro, di raffreddamento dei conflitti, di interpretazione autentica dei contratti, di contributi sindacali, di pari opportunità e di diritti sindacali. 33

Principali funzioni e compiti 5. Garantisce la tempestiva diffusione e, d’intesa con le Aree organizzative interessate, l’attuazione degli accordi sindacali sottoscritti. 6. Cura altresì l’applicazione di quanto specificatamente disposto dal CCNL e a livello di relazioni sindacali in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro, di raffreddamento dei conflitti, di interpretazione autentica dei contratti, di contributi sindacali, di pari opportunità e di diritti sindacali. Relazioni Sindacali e Normativa del Lavoro (segue) 7. Assicura le necessarie verifiche dell’Organizzazione del Lavoro (processi di selezione e mobilità del personale, individuazione delle posizioni organizzative e di responsabilità, sistemi incentivanti e valutazione della produttività, etc. ), tenuto conto delle disposizioni legislative vigenti in materia di gestione e sviluppo professionale delle risorse umane e degli accordi sindacali sottoscritti in materia. 8. Presidia l’applicazione di tutti gli istituti legali e contrattuali in materia di diritto del lavoro, assicurandone, per tutti i servizi dell’Area Risorse Umane e per le altre Aree organizzative, la corretta interpretazione normativa. 9. Gestisce, d’intesa con i servizi legali interni ed esterni, il contenzioso del lavoro e le procedure disciplinari Selezione e Mobilità 1. Adatta la mobilità del personale dell’Ateneo, l’applicazione delle le politiche di selezione, valutazione e incentivazione del personale, sulla base delle vigenti disposizioni legislative e regolamentari e tenuto conto di quanto definito dalle relazioni sindacali. 34

Principali funzioni e compiti 2. Espleta tutte le procedure di reclutamento (pubblicazione dei bandi, raccolta e verifica delle domande, formalizzazione delle Commissioni dei Concorsi, sistemazione logistica, stipula dei contratti di assunzione, etc. ), nel rispetto della normativa interna e di legge nell’ambito dei tempi strettamente necessari. Realizza tutte le attività collegate al procedimento concorsuale finalizzandone gli esiti. 3. Per le tematiche di competenza, fornisce il supporto specialistico necessario alla elaborazione di programmi annuali e pluriennali per gli interventi di adeguamento e dimensionamento del numero e della tipologia di personale, secondo le priorità strategiche e nel rispetto della normativa vigente. 4. Collabora alla rilevazione delle esigenze qualitative e quantitative relative alle risorse umane dell’Ateneo. Selezione e Mobilità (segue) 5. Assicura una corretta gestione degli organici del personale tecnico e amministrativo e collabora con gli organi di governo per la loro programmazione. 6. In collaborazione con il servizio Organizzazione, Innovazione e Sistemi e con le Aree organizzative competenti, individua modalità, strumenti e tecniche di rilevazione dei carichi di lavoro, curando l'attuazione delle relative analisi di dimensionamento presso le strutture organizzative dell'Ateneo. Individua le statistiche e gli standard di riferimento per l'identificazione dei fabbisogni di personale presso strutture organizzative simili (es. : Presidenze, Dipartimenti, Poli, etc. ) 7. Elabora, in collaborazione con le funzioni competenti, i bandi di selezione di personale, curando la descrizione dei profili 35 professionali richiesti.

Principali funzioni e compiti 1. Programma, pianifica e organizza l’ attuazione dei processi formativi di aggiornamento e sviluppo professionale del personale, tenuto conto dell'organizzazione del lavoro e delle sue innovazioni, nonché di quanto disposto dalla vigente legislazione, dai vigenti regolamenti interni di Ateneo e dal vigente CCNL in materia di progressione orizzontale e verticale del personale tecnico-amministrativo delle Università. 2. Supporta il Servizio Relazioni Sindacali nelle attività di contrattazione decentrata per quanto riguarda la materia della formazione e dello sviluppo professionale del personale. Formazione 3. Individua e gestisce operativamente modalità e strumenti per la rilevazione dei bisogni formativi, anche in relazione all’evoluzione organizzativa dell’Ateneo 4. Collabora con le Aree organizzative per elaborare programmi annuali e pluriennali di intervento formativo e di sviluppo organizzativo, secondo le priorità strategiche e nel rispetto della normativa vigente. 5. Sovrintende alla documentazione a supporto dei programmi di formazione/sviluppo e delle pratiche per l'ottenimento delle risorse e delle autorizzazioni necessarie 6. Elabora modalità e procedure di coordinamento delle azioni e delle informazioni e di raccolta dei dati al fine di ottimizzare le attività formative e di garantire coerenza tra tutti gli interventi di formazione/sviluppo svolti nelle strutture di Ateneo. 36

Principali funzioni e compiti 7. Fissa degli standard di qualità degli interventi formativi da erogare al personale dell'Ateneo e costruisce strumenti di misurazione della loro efficacia, per valutare la validità della formazione in relazione ai bisogni formativi rilevati. 8. Assicura il coordinamento e l'organizzazione delle iniziative formative programmate, verificando la coerenza degli interventi con gli standard di qualità prefissati. 9. Svolge le attività di valutazione del potenziale del personale, individuando le relative modalità, tecniche e strumenti. Formazione 10. Collabora con i ruoli competenti all'individuazione e allo sviluppo di candidati interni per profili professionali di cui vi sia esigenza in Ateneo. 11. Predispone strumenti di informazione e valutazione sull’offerta di formazione professionale erogata da enti esterni all’Ateneo. 12. Esplora eventuali collegamenti con iniziative di formazione proposte da Enti e organizzazioni locali, regionali, nazionali o internazionali e ne progetta l’adozione promuovendo anche l’ottenimento di finanziamenti locali, regionali, nazionali o internazionali per la formazione. Programmazione e Pianificazione Fabbisogni, Budget e Valutazione della Produttività 1. Si coordina con le funzioni competenti per l’elaborazione del budget previsionale, tenendo conto delle norme contrattuali e dei correlati regolamenti ed accordi sindacali. 37

Principali funzioni e compiti 2. Assicura il controllo dell’avanzamento periodico del budget dei costi del personale, nei vincoli previsti dal bilancio e dalle normative vigenti. 3. In collaborazione con i ruoli competenti, valuta costantemente le implicazioni economiche delle azioni pianificate e ne assicura la compatibilità con le risorse disponibili. Programmazione e Pianificazione Fabbisogni, Budget e Valutazione della Produttività (segue) 4. In base alle analisi svolte, elabora e propone programmi annuali e pluriennali di intervento retributivo e di pianta organica d’intesa con le altre funzioni interessate, secondo le priorità organizzative, nel rispetto delle normative vigenti e dei vincoli di bilancio. 5. Controlla l’implementazione dei piani retributivi, valutando eventuali scostamenti tra il budget e gli effettivi costi del personale. 6. Cura il costante aggiornamento dei piani sviluppati e monitora le ricadute degli interventi realizzati per operare le necessarie modifiche alle attività programmate. 7. Assicura la disponibilità e l’analisi dei dati previsionali e di consuntivo relativi ai programmi di intervento. 8. Studia e analizza ipotesi di piani di benefici integrativi ed incentivanti, al fine di identificare le possibilità più idonee a definire la corretta valutazione in termini di costi. 9. Valuta e definisce, in collaborazione con le funzioni interessate, i progetti organizzativi o gestionali di intervento utili all’applicazione degli istituti retribuiti incentivanti previsti dalla normativa vigente 38 (es. : produttività collettiva, valutazioni individuali, etc. )

Principali funzioni e compiti 1. Assicura il corretto svolgimento delle procedure di reclutamento e selezione del personale docente e ricercatore e dei collaboratori ed esperti linguistici, nel rispetto della normativa e dei tempi organizzativi previsti. 2. Assicura alle commissioni di concorso l'assistenza amministrativa necessaria. Carriere e Amministrazione del personale Docente, Ricercatori e Collaboratori Linguistici E convenzionato con il S. S. N. 3. Assicura la corretta gestione degli adempimenti amministrativi concernenti la carriera di tutto il personale docente, ricercatori e collaboratori linguistici, sulla base delle vigenti disposizioni legislative e regolamentari e tenuto conto di quanto prescritto e definito in materia di relazioni sindacali, interagendo con le altre strutture dell’Amministrazione centrale e periferica e con le Amministrazioni e gli Enti esterni. 4. Assicura la corretta gestione degli adempimenti amministrativi concernenti la carriera assistenziale dei professori e dei ricercatori. 5. Cura la corretta amministrazione delle carriere assistenziali del personale docente e ricercatore, trasmettendone le informazioni all’Ufficio competente per il pagamento. 6. Definisce la corretta posizione giuridica e stipendiale del personale amministrato (ivi compreso il trattamento accessorio) e trasmette all’ufficio amministrazione economica del personale tutte le informazioni utili all’erogazione degli emolumenti dovuti. 7. Assicura una corretta gestione degli organici di Facoltà e collabora con gli organi di governo per la programmazione didattica di Ateneo. 39

Principali funzioni e compiti 8. Soddisfa le esigenze di conoscibilità della posizione giuridica da parte dell’utenza ed effettua il rilascio di certificazioni e attestazioni varie, nonché informazioni inerenti la carriera e la normativa applicata. Carriere e Amministrazione del personale Docente, Ricercatori e Collaboratori Linguistici E convenzionato con il S. S. N. (segue) 9. Assicura l’efficace informatizzazione delle carriere gestite, in coerenza con i principi di politica informatica generale. 10. Collabora con l’Ufficio Rapporti con le Aziende ospedaliere e con il SSN per il contenzioso in materie sanitarie. 11. Collabora con il Servizio Affari Legali e con il Servizio Relazioni Sindacali e Normativa del lavoro per la risoluzione degli eventuali contenziosi aperti dal personale amministrato. 12. Gestisce il trattamento di quiescenza, l’indennità di buonuscita , le cause di servizio e l’equo indennizzo per il personale amministrato. 13. Soddisfa le esigenze di conoscibilità da parte dell’utenza dei preventivi di pensione e di buonuscita. Carriere e Amministrazione del personale Tecnico e Amministrativo E convenzionato con il S. S. N. 1. Assicura la correttezza formale e sostanziale dei procedimenti amministrativi del personale tecnico e amministrativo nel rispetto dei contratti vigenti (gestione delle presenze, assenze, malattie, permessi, part-time, etc. ), al fine di definire la corretta posizione giuridica e stipendiale (ivi compreso il trattamento accessorio) e trasmettere all'ufficio Gestione Economica del personale tutte le informazioni utili all'erogazione degli emolumenti dovuti. 40

Principali funzioni e compiti 2. Gestisce il trattamento di quiescenza, l’indennità di buonuscita, le cause di servizio e l’equo indennizzo per il personale amministrato. (segue) Carriere e Amministrazione del personale Tecnico e Amministrativo E convenzionato con il S. S. N. 3. Effettua la ricostruzione delle situazioni pensionistiche (pensioni provvisorie, definitive, privilegiate) per il personale tecnico e amministrativo, verificando l'esattezza delle attività inerenti i riscatti, le ricongiunzioni, le ricostruzioni di carriera, etc. ; si interfaccia con gli enti previdenziali fornendo loro l'informativa utile alla ricostruzione delle posizioni pensionistiche. 4. Collabora con l’Ufficio Rapporti per il contenzioso in materie sanitarie 5. Soddisfa le esigenze di conoscibilità da parte dell’utenza dei preventivi di pensione e di buonuscita. 6. Collabora con il Servizio Affari Legali e il Servizio Relazioni Sindacali e Normativa del lavoro ed per la risoluzione degli eventuali contenziosi aperti dal personale amministrato. 7. Assicura l’efficace informatizzazione delle attività e dei processi gestiti, in coerenza con i principi di politica informatica generale. 41

Principali funzioni e compiti 1. Garantisce l'attività di calcolo degli stipendi netti e dei compensi del personale e dei soggetti che a qualsiasi titolo collaborano con l'Ateneo, sulla base degli importi lordi e dei dati di presenza trasmessi dagli uffici dell'Amministrazione Giuridica del personale, assicurando l'applicazione delle diverse tipologie di contratto e delle norme fiscali e previdenziali. Stipendi e Trattamento Accessorio del personale 2. Garantisce l’amministrazione e l’erogazione di tutte le voci retributive accessorie spettanti al personale, nonché di compensi particolari legati a funzioni quali l'appartenenza a Commissioni, al Consiglio di Amministrazione e alla partecipazione alle Commissioni Comparative e agli esami di Stato. 3. Garantisce il pagamento delle indennità di missione del personale del Rettorato, dei compensi relativi alle collaborazioni coordinate e continuative, alle borse di studio per dottorato di ricerca e delle scuole di specializzazione e al pagamento degli assegni di ricerca. 42

Principali funzioni e compiti 4. Garantisce la gestione delle voci accessorie riguardanti i dipendenti dell’Università operanti presso le strutture ospedaliere, emettendo una rendicontazione mensile e mantenendo i rapporti con le Aziende ospedaliere. 5. Assicura l’effettuazione dei versamenti dei prelievi effettuati sulle retribuzioni a favore degli enti destinatari, nelle forme previste e nel rispetto delle scadenze di legge, inviando agli enti stessi i riepiloghi annuali. Stipendi e Trattamento Accessorio del personale (segue) 6. Contribuisce alla formazione del Bilancio Preventivo, sulla base delle indicazioni ricevute dagli uffici dell’Amministrazione del personale relative ai flussi del personale e collabora anche in sede di bilancio consuntivo per le voci di propria competenza. 7. Esercita la supervisione sulla corretta imputazione contabile delle operazioni inerenti agli stipendi e agli altri compensi al personale e assicura l’emissione e la firma dei relativi mandati di pagamento. 8. Garantisce la rendicontazione dettagliata al Ministero dell’Economia e delle Finanze e all’Aran del costo generale del personale, attraverso l’elaborazione del conto annuale. 43

Divisione Servizi Finanziari ORGANICO ATTUALE ORGANICO A TENDERE Dirigente: EP: D: C: TOTALE: Dirigente: EP/D: D: C: TOTALE: 3 8 11 22 Dirigente 1 9 12 2 24. Programmazione e Pianificazione Risorse Finanziarie (Formazione Bilanci e Cash Flow) Budget e Controllo di gestione Innovazione e Sistemi Informativi Gestione Risorse Finanziarie (Gestione delle Entrate e delle Uscite) Attività Commerciale e Imposte Dirette e Indirette 44

Principali funzioni e compiti • Rilevazione, monitoraggio e analisi dei costi e dei rendimenti delle singole strutture universitarie e delle singole attività (didattica e ricerca) dei centri di responsabilità autorizzati e dei progetti approvati. • Attività di report periodico agli organi di governo garantendo una corretta ed accurata attività di rilevamento dei dati ed individuando indicatori di efficienza che consentano un efficace comprensione dei fenomeni gestionali. Budget e Controllo di Gestione • Fornire supporto per la ripartizione dei fondi sia per il funzionamento delle unità amministrative decentrate sia per incarichi contratti di docenza esterna e supplenze. • Collaborazione con l’Ufficio Bilancio, nella presentazione dei bilancio preventivo e consuntivo predisponendo specifiche elaborazioni. • Coordinamento con il sistema informativo per la definizione del sistema di controllo di gestione di Ateneo. 45

Principali funzioni e compiti • Elaborazione del bilancio preventivo triennale sulla base delle linee generali di programmazione dell’Ateneo e delle indicazioni di spesa e investimenti dei settori dell’amministrazione centrale e delle unità amministrative decentrate. • Formulazione della proposta di bilancio preventivo attraverso la ricognizione delle risorse finanziarie disponibili, la valutazione dei progetti di budget formulati dai responsabili di settori dell’Ateneo e rielaborazione finale degli stessi nel rispetto della compatibilità di bilancio e degli indirizzi degli organi di governo. • Predisposizione di proposte al Consiglio di Amministrazione di variazioni da apportare al bilancio preventivo e di assestamento dello stesso. Programmazione e Pianificazione Risorse Finanziarie (Formazione Bilanci e Cash Flow) • Elaborazione del Bilancio consuntivo. • Redazione trimestrale del bilancio ad uso del Ministero dell’Economia e Finanza e annuale ad uso statistico (ISTAT) • Riclassificazione dei conti consuntivi d’Ateneo al fine di consentire l’analisi delle spese finali e il consolidamento dei conti del settore pubblico allargato (MIUR) • Supporto nei rapporti con i Revisori dei Conti. • Monitoraggio dei flussi di cassa finalizzato al controllo del rispetto dei limiti di prelevamento sul conto di tesoreria unica e del fabbisogno statale. Analisi e programmazione dei movimenti di entrata e di uscita per consentire agli organi di governo la tempestiva adozione di interventi diretti a garantire la copertura delle spese. Predisposizione istanze di concessione della deroga ai limiti dei prelevamenti. 46

Principali funzioni e compiti Innovazione e Sistemi Informativi 1. Definisce, in collaborazione con il CSIAF che le attuerà, i requisiti funzionali nonché, nei casi in cui è richiesto dalla tipologia degli interventi da effettuare, le specifiche tecniche del Sistema della Contabilità Integrata di Ateneo, al fine di garantire il loro costante adeguamento alla evoluzione normativa. 2. Supporta gli utenti delle procedure di gestione contabile, per quanto riguarda la funzionalità del sistema e la normativa contabile e fiscale, in collaborazione con gli uffici dell’Amministrazione Centrale e delle altre strutture organizzative dell’Ateneo. 47

Principali funzioni e compiti • Gestione degli incassi dell’Ateneo e trasferimento dei fondi pervenuti all’Amministrazione Centrale dal Ministero e dagli altri enti alle unità amministrative periferiche. • Controllo dei documenti contabili e degli stanziamenti relativi; corretta imputazione delle spese e delle entrate ai capitoli di bilancio, emissione di mandati di pagamento e reversali di incasso all’istituto cassiere. • Gestione dei fondi per l’edilizia, interagendo con gli uffici tecnici, ai fini di produrre i rendiconti richiesti dalla legge. Contabilità • Interazione con l’Ufficio Bilancio per le operazioni di chiusura e verifica della situazione debitoria/creditoria a fine anno, riporto dei dati contabili al nuovo esercizio. • Fornitura di dati finanziari ai diversi uffici dell’Ateneo per produzione di rendiconti previsti dalla legge ed a fini statistici. • Ripartizione di tasse di iscrizione a scuole e masters non gestite dal sistema informatico. • Archiviazione di mandati, reversali e di documenti contabili relativi alle operazioni finanziarie effettuate sul bilancio d’Ateneo, loro conservazione nei modi e nei tempi previsti dalle leggi vigenti. 48

Principali funzioni e compiti • Coordinamento della gestione contabile dell’attività c/terzi dell’Ateneo e accertamento delle quote dei proventi di spettanza del bilancio d’Ateneo. Attività Commerciale e Imposte Dirette e Indirette • Adempimenti tributari dell’Ateneo, sia dichiarativi che di versamento, relativi ai seguenti tributi: - IVA - IRPEG - IRAP (con esclusione dell’IRAP sugli stipendi cui provvede l’Uff. Stipendi) - Bollo Virtuale • Dichiarazione del sostituto d’Imposta mod. 770 (con esclusione della parte del 770 relativo agli stipendi, curata dall’ufficio Stipendi. • Coordinamento degli adempimenti tributari delle U. A. , consulenza verso le stesse, informazione costante sulle novità fiscali. 49

Divisione dei Servizi Patrimoniali Direttore Amministrativo (Datore di lavoro agli effetti del D. Lgs. n. 626/94) Responsabile Unico del procedimento per la realizzazione dei lavori (art. 7 L. n. 109/94) Dirigente ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: D: C: B: TOTALE: 6 4 12 3 25 Ufficio Tecnico Immobiliare (Perizie, Pratiche Catastali e Archivio elettronico patrimoniale) Programmazione e Pianificazione Fabbisogni Edilizia Universitaria e Rendicontazione Budget Mobility Manager Attività e consulenze legali, finanziarie e contrattuali Gestione Beni Mobili e Immobili (Amministrazione e Gestione Spazi, Servizi Generali e Logistici) ORGANICO A TENDERE Acquisti Beni e Servizi e Cassa Dirigente: EP: D: C: TOTALE: 1 8 12 19 40 50

Divisione dei Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza Direttore Amministrativo (Datore di lavoro agli effetti del D. Lgs. n. 626/94) Responsabile Servizio Protezione, Prevenzione Formazione per la Sicurezza (Artt. 4, lett. a), 21 e 22 D. Lgs. n. 626/94) Dirigente Responsabile Unico del procedimento per la realizzazione dei lavori (art. 7 L. n. 109/94) Pianificazione Fabbisogni e Lavori Energy Manager Gestione Tecnica Energia e Utenze Amministrazione e Rendicontazione del Budget Attività e consulenze legali e contrattuali ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: D: C: B: TOTALE: 3 2 15 2 22 ORGANICO A TENDERE Servizi Tecnici (Progettazione, Direzione, Collaudi e Contabilità Lavori) Ufficio Ambiente e Sicurezza Dirigente: EP: D: C: TOTALE: 1 8 10 24 43 51

Interazioni tra Divisione dei Servizi Patrimoniali e Divisione dei Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza Direttore Amministrativo (Datore di lavoro agli effetti del D. Lgs. n. 626/94) Responsabile Servizio Protezione, Prevenzione Formazione per la Sicurezza (Artt. 4, lett. a), 21 e 22 D. Lgs. n. 626/94) Dirigente Divisione Servizi Patrimoniali Ufficio Tecnico Immobiliare (Perizie, Pratiche Catastali e Archivio elettronico patrimoniale) Programmazione e Pianificazione Fabbisogni Edilizia Universitaria e Rendicontazione Budget Mobility Manager Attività e consulenze legali, finanziari e contrattuali Gestione Beni Mobili e Immobili (Amministrazione e Gestione Spazi, Servizi Generali e Logistici) Dirigente Divisione Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza Responsabile Unico del procedimento per la realizzazione dei lavori (art. 7 L. n. 109/94) Acquisti Beni e Servizi e Cassa Pianificazione Fabbisogni e Lavori Energy Manager Gestione Tecnica Energia e Utenze Servizi Tecnici (Progettazione, Direzione, Collaudi e Contabilità Lavori) Amministrazione e Rendicontazione del Budget Attività e consulenze legali e contrattuali Ufficio Ambiente e Sicurezza 52

Principali funzioni e compiti Programmazione e Pianificazione Fabbisogni Edilizia Universitaria e Rendicontazione Budget Ufficio tecnico Immobiliare • Provvede alla predisposizione del programma edilizio triennale. • Il programma indica, per tipologia e in relazione alle specifiche categorie degli interventi, le loro finalità, i risultati attesi, le priorità, le localizzazioni, le problematiche di ordine ambientale, paesistico ed urbanistico-territoriale, le relazioni con piani di assetto territoriale o di settore, il grado di soddisfacimento della domanda correlata alle risorse disponibili, alla stima dei costi e dei relativi tempi di attuazione. • Provvede altresì alla raccolta delle esigenze provenienti dai Poli al fine di redigere un programma di attuazione privilegiando quelle che risultano necessarie nell’ambito delle direttive degli organi politici e strategici. Provvede: • Alla tenuta ordinata e coordinata attraverso un adeguato sistema informatizzato dell’intero patrimonio immobiliare di proprietà e a qualsiasi titolo detenuto, corredata delle consistenze, cespiti, identificativi catastali, rapporto d’uso con relativo periodico aggiornamento. • Alla predisposizione e tenuta di tutti gli atti tecnici, amministrativi, catastali, ipotecari, edilizi, e peritali preliminari e conseguenti all’acquisizione o dismissione del patrimonio immobiliare. • Aggiornamento del valore patrimoniale immobiliare da porre al bilancio. 53

Principali funzioni e compiti Ufficio Acquisti Beni e Servizi e Cassa Provvede: Alla definizione delle linee guida impartite dall’organo politico, organizza l’aggiornamento del sistema approvvigionatorio di Ateneo. Alla gestione dei rapporti con CONSIP e organismi similari. Al monitoraggio della spesa, la valutazione dei fornitori, costituzione e identificazione della codifica dei beni e servizi. Tenuta ordinata e coordinata delle utenze relative alla fornitura di : fonìa energia elettrica gas acqua. 54

Principali funzioni e compiti Provvede per il Settore Mobiliare • All’acquisizione delle informazioni, , attraverso un periodico monitoraggio dell’uso di tutti i beni mobili dell’Ateneo al fine di favorire un miglior uso anche attraverso lo scambio tra diverse Unità Amministrative, con definizione delle linee guida per una corretta gestione amministrativa contabile, oltre che ad un aggiornamento delle procedure gestionali. • Alla costituzione e identificazione della codifica dei beni per la prevista tenuta dell'inventario, compreso quelli identificati come Patrimonio artistico e storico. • All’aggiornamento del valore patrimoniale mobiliare da porre a bilancio. Gestione Beni Mobili e Immobili Provvede per il Settore Immobiliare: • Alla gestione amministrativa, contabile e di imposte dei beni immobili occupati per uso istituzionale, nonché di quelli da porre a reddito compreso l’esistente patrimonio agricolo. • Al monitoraggio per l’integrazione e l’aggiornamento di una banca dati delle situazioni d’uso degli immobili, con aggiornamento delle attività che in essi si svolgono, verificandone costantemente la compatibilità con le esigenze e fabbisogni generali dell’Ateneo. • All'aggiornamento costante delle informazioni modificative pervenute dalla Unità di Polo nonché alla predisposizione degli Atti istruttori e documentali per l'assegnazione degli spazi alle varie UADR, sulla base delle indicazioni del Polo. 55

Principali funzioni e compiti Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione (art. 8 D. Lgs. 626/94) Servizio Prevenzione e Protezione (art. 9 D. Lgs. 626/94) Informazione e Formazione (art. 21 e 22 D. Lgs. 626/94) Per il Settore attuativo: • Garantisce l'univocità di interpretazione di tutta la Normativa che regola la Sicurezza nei Luoghi di lavoro e nei Cantieri. • Garantisce la corretta attuazione del vigente Regolamento di Ateneo e ciò al fine di assicurare da parte di tutte le Strutture dell'Università, Centrali e Decentrate, il rispetto degli obblighi stabiliti per Legge in materia di "Sicurezza e Ambiente di Lavoro" in nome e per conto del Datore di Lavoro. • Elabora e redige il Piano della Sicurezza generale di Ateneo e per le singole Unità Amministrative. • Elabora e redige il Documento per la valutazione dei rischi - per assicurare il rispetto della Normativa vigente ai sensi dell'art. 4 del D. Lgs. 626/94. • Adempie in particolare agli obblighi previsti dai Decreti Legislativi 626/94 e 494/96 redigendo per ogni Cantiere temporaneo o mobile i relativi - - P. S. C. (Piano di Sicurezza e di Coordinamento) - - P. O. S. (Piano Operativo di Sicurezza) - - Redige ed attua i Piani di Coordinamento in fase di Progettazione ed in fase di realizzazione dell’Opera Pubblica Per il Settore Informazione e Formazione : • Coordina la ricerca ordinata e la diffusione delle Norme di sicurezza • Provvede attraverso periodiche rilevazioni per “questionario” i bisogni formativi dei dipendenti dell’intero Ateneo, compresi gli utenti/studenti • Programma, pianifica ed organizza l’attuazione dei processi formativi e di aggiornamento periodico in adempimento ai disposti di cui agli artt. 21 e 22 del D. Lgs. 626/94 e relativo Regolamento per la Sicurezza di Ateneo • Individua e tiene le relazioni con le RLS, con gli Uffici interni di Formazione e con gli Enti esterni della ASL e dell’Ispettorato del Lavoro, al fine di realizzare Corsi di Formazione accompagnati da specifiche dispense esplicative per la migliore gestione della Sicurezza nei luoghi di lavoro. 56

Principali funzioni e compiti Ufficio Igiene e Sicurezza nei Luoghi di Lavoro • Programma, pianifica ed esegue gli interventi per il miglioramento della sicurezza nei luoghi di lavoro, in conseguenza della redazione del Documento di Valutazione dei rischi (art. 4, D. Lgs. 626/94) • Garantisce l'unicità di esecuzione degli interventi dell’Unità Amministrativa Centrale e di di quelle Decentrate, in applicazione della Normativa generale in materia di ambiente e sicurezza. • Garantisce il supporto ed il coordinamento alle azioni specifiche intraprese in favore delle strutture di riferimento dei Poli. • Assicura il coordinamento delle attività di stoccaggio e smaltimento dei rifiuti tossici e nocivi e dei rifiuti speciali, compreso quelli radioattivi. • Attiva ogni iniziativa di procedura e di documentazione per tutti gli Atti tecnici-progettuali ed amministrativi per l'ottenimento delle Certificazioni in materia di Sicurezza del lavoro ed in specifico : • Certificati Prevenzione Incendi (CPI) - Comando VV. F • Certificato di agibilità ed uso- Comune • Redige e tiene in costante aggiornamento la documentazione di impianto e di manutenzione per ogni Immobile, così da formulare il Libretto di edificio. 57

Principali funzioni e compiti Servizi Tecnici Progettazione, Direzione Lavori, Contabilità dei lavori, Collaudo PROGETTAZIONE • La Progettazione ha come fine fondamentale la realizzazione di un intervento di qualità e tecnicamente valido, nel rispetto del miglior rapporto fra i benefici e i costi globali di costruzione, manutenzione e gestione, massima manutenibilità, durabilità dei materiali e dei componenti, sostituibilità degli elementi, compatibilità dei materiali ed agevole controllabilità delle prestazioni dell'intervento nel tempo. Tale processo si compie attraverso la redazione e l’attuazione di diverse fasi progettuali, richiamate dall’art. 18 all’art. 45 del DPR 554/99. • Progetto preliminare - Relazione illustrativa della tipologia e categoria degli interventi, studi ambientali geologici, idrogeologici ed archeologici, planimetrie generali di riferimento, prime indicazioni per la stesura dei Piani di sicurezza, calcolo sommario della spesa • Progetto definitivo - Relazione illustrativa e descrittiva contenente tutti gli elementi necessari ai fini del rilascio della concessione edilizia od altra Autorizzazione o Nulla-osta; Relazioni tecniche di topo geologico, idrogeologico, sismico, ecc. ; Rilievi planoaltimetrici e studio di inserimento urbanistico ed impatto ambientale; elaborati grafici(planimetrici, di sezione e di prospetto); calcoli preliminari di strutture e di impianti; piani di esproprio; computi metrici e quadro economico di insieme • Progetto esecutivo - Relazioni generali e specialistiche, elaborati grafici di dettaglio compresi quelli delle strutture e degli impianti nonché di miglioramento ambientale completi di calcoli; Piani di manutenzione dell’opera, piani di sicurezza e di coordinamento, computi metrici-estimativi e quadro economico generale, cronoprogramma; Atti propedeutici alla predisposizione di schema di contratto e Capitolato Speciale d’Appalto. 58

Principali funzioni e compiti DIREZIONE LAVORI Servizi Tecnici Progettazione, Direzione Lavori, Contabilità dei lavori, Collaudo • L'Ufficio di Direzione Lavori è preposto alla direzione ed al controllo tecnico, contabile e amministrativo dell'esecuzione dell'intervento secondo le disposizioni che seguono e nel rispetto degli impegni contrattuali. • Il Direttore dei lavori cura che gli stessi cui è preposto siano eseguiti a regola d'arte ed in conformità al progetto e al contratto. • Il Direttore dei lavori ha la responsabilità del coordinamento e della supervisione dell'attività di tutto l'ufficio di Direzione dei lavori, ed interloquisce in via esclusiva con l'appaltatore in merito agli aspetti tecnici ed economici del contratto. • Il Direttore dei Lavori ha la responsabilità di tutte le attività ed i compiti allo stesso demandati dalla Legge e dal Regolamento DPR n. 554/99 in particolare ha l’obbligo di verificare il possesso dei requisiti normativi previsti per le Imprese ed i suoi dipendenti, verifica la validità dell’andamento del programma di manutenzione, sovrintende alle funzioni delegate ai Direttori operativi (art. 125 del DPR 554/99) e degli Ispettori di Cantiere (art. 126 DPR 554/99). • Il Direttore dei lavori assume le funzioni del Coordinatore per l’esecuzione dei lavori previsti dalla vigente normativa sulla sicurezza nei cantieri (D. Lgs. 494/96 e D. Lgs. 528/99) regolamentato dall’art. 127 del DPR 554/99. • Il Direttore dei lavori ha l’obbligo di segnalare al Committente o al responsabile unico dei lavori le eventuali inosservanze alle disposizioni in materia di sicurezza, proponendo, se del caso, la sospensione dei lavori stessi. 59

Principali funzioni e compiti Servizi Tecnici Progettazione, Direzione Lavori, Contabilità dei lavori, Collaudo COLLAUDO (art. 187 DPR 554/99) • Il Collaudo ha lo scopo di verificare e certificare che l’opera appaltata o il lavoro assegnato siano stati eseguiti a regola d’arte e secondo le prescrizioni tecniche prestabilite, in conformità del Contratto d’Appalto e delle eventuali e successive varianti e dei conseguenti Atti di Sottomissione o Aggiuntivi che dovranno essere sottoposti alla superiore approvazione. • Il Collaudo ha altresì lo scopo di verificare che le risultanze della contabilità e dei documenti giustificativi, per opere aggiuntive diverse od eseguite in economia, corrispondano fra loro e con lo stato di fatto accertato dell’opera, non solo per le dimensioni, forma e quantità, ma anche per la qualità dei materiali e dei componenti impiegati nonché delle provviste. • Il Collaudo comprende altresì tutte quelle verifiche preliminari sul Progetto nonché quelle successive di tipo tecnico previste dalle leggi di settore • Il Collaudo in ultimo dovrà anche provvedere all’esame delle possibili ed eventuali riserve avanzate dall’Appaltatore in ordine ai lavori eseguiti ed alla corrispondente redatta contabilità, sulle quali non sia già intervenuta una risoluzione definitiva in via amministrativa, se iscritte nel registro di Contabilità e sul Conto Finale, nei termini e nei modi stabiliti dal DPR 554/99. • Il Collaudo può essere necessario anche in corso d’opera, nei casi previsti dall’art. 187, comma 3 dalla lettera a) alla lettera g) del richiamato DPR. 60

Principali funzioni e compiti Pianificazione, Fabbisogni e Lavori • Provvede periodicamente (semestralmente) alla raccolta ordinata delle richieste di opere ed interventi non classificati di Ordinaria Manutenzione proposti dall’Ufficio Centrale o dalle Strutture di Polo • Verifica la compatibilità degli interventi con il Programma generale di indirizzo di Ateneo e ne attesta la fattibilità redigendo un Elaborato di Progetto Preliminare • Determina, tenuto conto del parere del singolo Comitato di Polo, la priorità tra il singolo intervento e quelli complessivi proposti • Determina la priorità degli interventi in ordine a tutti quelli proposti sia dall’Ufficio Centrale che dai Poli • Individua il costo sommario delle singole opere richieste ed ammesse ad esecuzione attraverso la compilazione di Perizie di Spesa • Redige un piano organico temporale di interventi da sottoporre all’approvazione della Commissione Edilizia di Ateneo e/o al Comitato di Coordinamento per il relativo finanziamento • Individua le procedure semplificative per l’ottenimento di eventuali permessi e/o nulla-osta da parte degli Enti di Controllo Esterni • Completa una scheda informativa dell’escursus della richiesta, così da favorire la fase di Progettazione definitiva. 61

Principali funzioni e compiti Detta Struttura provvede a tutte le funzioni di supporto all’attività Amministrativa e Contabile degli Uffici Tecnici: Amministrazione e Rendicontazione del Budget • Raccolta e tenuta ordinata della Legislazione tecnica con particolare riferimento a quella inerente la Progettazione, l’Esecuzione e Collaudazione dell’Opera Pubblica • Raccoglie le deliberazioni degli Organi di governo relative all’approvazione dei finanziamenti relativi alle Opere di competenza • Predispone tutta la parte documentale per l’avvio delle procedure di gara (computi metrici, perizie, capitolati speciali, ecc. )o affidamento dei lavori per emissione di Buono d’Ordine • Provvede alla compilazione di tutti gli Atti preliminari alla consegna dei lavori, compreso quelli che si renderanno necessari durante il loro corso, nonché quelli che saranno Atti conclusivi degli stessi • Provvede alla tenuta contabile dei singoli stati di avanzamento per ogni Lavoro o Cantiere affidato, provvedendo alla loro redazione fino alla emissione del Certificato di pagamento • Controlla e verifica le Fatture in conseguenza dei lavori eseguiti imputandole nel giusto capitolo di spesa ed annotandole in apposita scheda di cantiere, così da garantire il continuo controllo della spesa che sarà congiuntamente verificata, periodicamente, con gli Uffici dell’Area Finanziaria di Ateneo per controllarne i flussi in rapporto alle disponibilità di cassa • Raccoglie, ordina e predispone tutta la documentazione necessaria alla redazione degli Atti di Collaudo • Costituisce, tiene ed aggiorna l’Elenco dei Fornitori. 62

Principali funzioni e compiti Gestione Tecnica Energia ed Utenze • Provvede alla gestione del Contratto per Servizio Calore e Condizionamento e relative opere di miglioramento Tecnico ed Adeguamento Normativo degli impianti esistenti o di nuova realizzazione • Provvede al controllo periodico della rispondenza dei Servizi Prestati con quanto previsto dalle Norme contrattuali sorvegliandone l’attuazione • Attiva la sorveglianza sulla buona esecuzione delle opere ed interventi a carico della Ditta Appaltatrice con funzioni di Direzione dei Lavori • Tiene la prescritta contabilità del Servizio e delle opere eseguite, secondo quanto disposto dal DPR 554/99, provvedendo alla redazione dei relativi Atti Contabili fino alla loro liquidazione • Cura con proprie proposte l’azione di contenimento del consumo energetico in sintonia tecnica ed operativa con la Figura dell’Energy Manager • Cura con un costante monitoraggio di tipo informatico i consumi energetici, compresi quelli di tipo idrico ed elettrico, così da verificarne periodicamente il consumo ed attraverso analisi comparative proporre sistemi migliorativi per un più corretto uso dell’energia • Cura i contatti con gli Enti esterni di controllo e verifica sui consumi energetici • Aggiorna costantemente le procedure tecnico-amministrative per il mantenimento ed eventuale nuovo ottenimento di permessi e nullaosta da parte degli Enti di Controllo Esterni • Detiene l’archivio tecnico di tutti i Permessi, Nulla-Osta e Certificazioni previste per gli impianti ai sensi della Legge 10/91 e legge 46/90 63

Principali funzioni e compiti Attività e Consulenze Legali e Contrattuali 64

Area dei Servizi decentrati di Polo - Polo Biomedico ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: D: C: B: TAC: 1 TOTALE: 15 oltre SGAT Segr. Studenti ORGANICO MINIMALE Dirigente 1 5 1 7 Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) 8 11 Dirigente: EP: D: C: Tac: 1 1 7 27 9 TOTALE: 45 oltre SGAT Segr. Studenti 8 11 Servizi Finanziari ORGANICO A TENDERE Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi Patrimoniali e Tecnici Dirigente: EP: D: C: 1 19 68 47 TOTALE: 135 OLTRE SGAT SEGR. STUD. 8 11 Servizi Bibliotecari di Area 65

Area dei Servizi decentrati di Polo - Careggi ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: D: C: 1 TOTALE: 1 oltre SGAT Segr. Studenti ORGANICO MINIMALE Dirigente Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) 12 4 Dirigente: EP: D: C: 1 5 9 2 TOTALE: 17 oltre SGAT Segr. Studenti 12 4 Servizi Finanziari ORGANICO A TENDERE Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi Patrimoniali e Tecnici Dirigente: EP: D: C: 1 12 34 7 TOTALE: 76 Oltre SGAT Segr. Studenti 12 4 Servizi Bibliotecari di Area 66

Area dei Servizi decentrati di Polo - Sesto ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: D: C: 1 0 0 3 TOTALE: 4 Oltre SGAT Segr. Studenti 4 6 ORGANICO MINIMALE Dirigente Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Dirigente: EP: D: C: 1 5 9 3 TOTALE: 18 Oltre SGAT Segr. Studenti 4 6 Servizi Finanziari ORGANICO A TENDERE Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi Patrimoniali e Tecnici Dirigente: EP: D: C: 1 5 9 3 TOTALE: 18 Oltre SGAT Segr. Studenti 4 6 Servizi Bibliotecari di Area 67

Area dei Servizi decentrati di Polo - Novoli ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: D: C: B: TOTALE: 2 Oltre SGAT: Segr. Stud. 14 19 ORGANICO A TENDERE 1 1 Dirigente Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Dirigente: EP: D: C: 1 12 22 15 TOTALE: 50 Oltre SGAT: Segr. Stud. Operai 14 19 2 Servizi Finanziari ORGANICO MINIMALE Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi Patrimoniali e Tecnici Dirigente: EP: D: C: B: 1 5 7 9 0 TOTALE: 23 Oltre SGAT: Segr. Stud. 14 19 Servizi Bibliotecari di Area 68

Area dei Servizi decentrati di Polo – Centro Storico 1 ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: D: C: B: 1 TOTALE: 6 Oltre SGAT Segr. Studenti 48 20 ORGANICO MINIMALE Dirigente 1 3 1 Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Dirigente: EP: D: C: B: 1 4 12 18 TOTALE: 35 Oltre SGAT Segr. Studenti 48 20 Servizi Finanziari ORGANICO A TENDERE Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi Patrimoniali e Tecnici Dirigente: EP: D: C: 1 15 16 22 TOTALE: 58 Oltre SGAT Segr. Studenti 48 20 Servizi Bibliotecari di Area 69

Area dei Servizi decentrati di Polo – Centro Storico 2 - Agraria ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: D: C: 1 TOTALE: 1 Oltre SGAT Segr. Studenti 7 3 ORGANICO MINIMALE Dirigente Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Dirigente: EP: D: C: 1 5 2 6 TOTALE: 25 Oltre SGAT Segr. Studenti Operai 7 3 1 Servizi Finanziari ORGANICO A TENDERE Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi Patrimoniali e Tecnici Dirigente: EP: D: C: 1 12 21 10 TOTALE: 44 Oltre SGAT Segr. Studenti Operai 7 3 1 Servizi Bibliotecari di Area 70

Principali funzioni e compiti Settore della Programmazione, pianificazione e gestione fabbisogni e risorse di polo Interazione tra le funzioni del coordinatore di Polo e gli uffici operativi per facilitare la definizione delle azioni da intraprendere. In particolare: · Analisi delle risorse finanziarie ed umane necessarie per il funzionamento dei servizi di Polo · Analisi delle attività e dei fabbisogni delle UADR Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) · Gestione ottimale delle risorse umane e finanziarie · Pianificazione e monitoraggio attività · Analisi dei processi e correlata ottimizzazione delle procedure, sulla base delle linee guida dell’Amm. ne Centrale, in coordinamento trasversale con gli altri uffici all’interno del Polo e di concerto con gli altri Poli · Analisi e proposte di interventi formativi · Rapporti con le Aziende Sanitarie (Polo Biomedico) Settore Gestione servizi legali, contratti e convenzioni · Consulenza e attività istruttoria per la stipula di contratti di acquisto e fornitura di beni e servizi · Provvedere all’espletamento di gare e alla successiva redazione contratti 71

Principali funzioni e compiti · Consulenza e supporto per stipula di convenzioni, acquisizione donazioni · Supportare rapidamente ed efficacemente gli utenti nelle denunce di infortunio, furti e danneggiamenti · Raccogliere le proposte che provengono dall’utenza per eventuali modifiche a Regolamenti attuativi e/o procedure e inviarle agli organi competenti (es. Regolamento missioni, donazioni, ecc) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) segue · Consulenza e supporto per la corretta gestione dei rapporti con personale parastrutturato Messa a punto di modulistica on line per C. C. C. , convenzioni, contratti, ecc Settore Acquisti · Ricognizione delle attività svolte dalle unità produttive e conoscenze delle tipologie dei prodotti da acquistare · Contrattazione in stretta collaborazione con l’ufficio servizi legali di Polo · Raccolta fabbisogni comuni alle UADR di Polo e programmazione acquisizione di prodotti comuni e specifici; · Supporto specialistico alle UADR nell’acquisto di beni e servizi; · Assistenza alle UADR per il monitoraggio del livello di qualità del servizio e collaborazione alle indagini condotte a livello d’Ateneo 72

Principali funzioni e compiti · Semplificazione, omogeneizzazione e razionalizzazione delle procedure · Elaborazione struttura bilancio in CIA · Variazioni tecniche di bilancio · Monitoraggio crediti e relative informazioni in tempo reale alle UADR · Studio per la redazione delle relazioni ai sensi degli artt. 18 e 21 del RAFC · Elaborazione consolidato di Polo · Controllo di gestione Servizi Finanziari · Gestione cassa di Polo · Gestione crediti · Creazione progetti e ripartizioni in CIA · Validazione mandati e reversali e tenuta rapporti con il cassiere · Gestione incarichi di lavoro autonomo · Adempimenti fiscali, assistenziali e previdenziali · Tenuta registri IVA ·Tenuta registri INAIL · Dichiarazioni doganali · Registrazione in CIA delle fatture attive · Stretta interazione con l’ufficio Risorse Finanziarie dell’Amm. ne Centrale per l’ottimizzazione e dei trasferimenti di risorse 73

Principali funzioni e compiti Ricerca · Supporto informativo e divulgativo per la predisposizione delle richieste di finanziamento; · Consulenza ai docenti durante lo svolgimento dei programmi di ricerca al fine di ottimizzare l’utilizzazione delle risorse finanziarie e di consentire la corretta imputazione delle spese · Supporto alla rendicontazione dei progetti di ricerca · Attività di ricerca in c/terzi: Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali - supporto alle UADR nella fase contrattuale (in raccordo con l'ufficio Affari legali di Polo) - repertorio contratti; · Raccolta e verifica progetti giovani ricercatori e relative delibere di fattibilità dei Consigli delle UADR · Dottorato di ricerca: - procedure relative al concorso comprese le nomine commissioni e decreti rettorali, controllo e approvazione atti; gestione rapporti con gli organi del dottorato 74

Principali funzioni e compiti Relazioni Internazionali Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali (segue) · Attività di diffusione mirata per la partecipazione a programmi comunitari di ricerca e cooperazione; supporto alle strutture di didattica e di ricerca per tali programmi relativamente alle seguenti fasi: predisposizione dei progetti, negoziazione della proposta e successiva stipula del contratto; gestione e rendicontazione contabile dei fondi (in particolare sulla base delle informazioni trasmesse dall’Ufficio centrale si svolgono attività di sensibilizzazione verso i Docenti – invio note di “remind”, organizzazione di incontri mirati per il settore di interesse, richiesta di organizzazione di seminari di formazione per il personale Tecnico amministrativo. Elaborazione, in stretta collaborazione con l’Ufficio Centrale, di linee direttive per la omogeneizzazione delle procedure amministrative e contabili per la stesura dei progetti e la gestione dei relativi finanziamenti) · Supporto nell’elaborazione dei progetti attraverso un “gruppo di lavoro integrato” che lavora in costante interazione con l’Ufficio Centrale, formato non solo dal personale dell’Ufficio, ma anche dei referenti dell’Ufficio Contabilità e Ricerca Scientifica di Polo formati ad hoc, in modo da formare un “team di tecnici specializzati del settore”. Ove necessario il team potrà essere coadiuvato da personale esterno in seguito ad accordo con l’Amministrazione centrale · 75

Principali funzioni e compiti Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali (segue) 76

Principali funzioni e compiti Didattica Servizi alla Didattica e agli Studenti Verifica della regolarità delle procedure di nomina dei responsabili delle strutture didattiche e predisposizione del D. R. di nomina (in particolare: riscontra il numero legale degli aventi diritto e dei presenti, gestisce i termini di decadenza dei responsabili delle strutture didattiche; utilizza il fac-simile in uso per i D. R. di nomina definito a livello centrale); supporto alle strutture didattiche per la costituzione di organismi previsti dallo Statuto e dai Regolamenti (es. Giunte di Facoltà, commissioni) (in particolare offre informazioni, consulenza sulla corretta interpretazione e applicazione di quanto contenuto nei regolamenti e statuto) · Supporto normativo agli organi delle strutture didattiche per la predisposizione di delibere relative a proposte di adozione e revisione del Regolamento Didattico d’Ateneo (in particolare assicura che siano rispettati i requisiti minimi ed i vincoli ministeriali (L. 509/99) che consentono il buon esito delle proposte di revisione del regolamento didattico di ateneo) · Supporto normativo agli organi delle strutture didattiche per la predisposizione di delibere relative a proposte di adozione e revisione dei regolamenti didattici dei corsi di laurea e laurea specialistica (in particolare assicura che siano rispettati i requisiti minimi ed i vincoli ministeriali (L. 509/99) che consentono il buon esito delle proposte di revisione del regolamento didattico di ateneo); 77

Principali funzioni e compiti Servizi alla Didattica e agli Studenti · Supporto normativo e di valutazione gestionale (risorse impegnabili, analisi dei costi e degli impatti organizzativi, ecc…) agli organi delle strutture didattiche per l’adozione di delibere attinenti l’istituzione annuale dei Master di I° e II° livello e dei Corsi di perfezionamento (in particolare secondo quanto già avviene per la formulazione delle proposte di nuovi corsi di laurea a cura della Facoltà, fornisce agli organi delle strutture didattiche preposte alla preparazione delle delibere di istituzione di master e corsi di perfezionamento i dati e le informazioni utili a verificare la rispondenza dei requisiti normativi, es. minimo dei crediti prodotti dal master e la valutazione delle voci di costo per l’organizzazione, la logistica, numero iscritti potenziali etc. ); · Convenzioni didattiche d’Ateneo: esame tecnico preliminare delle proposte avanzate dalle strutture didattiche e raccordo con gli uffici dell’Amm. ne Centrale per la definizione della bozza di convenzione (in particolare assicura alle UADR il supporto tecnico normativo nell’ambito delle norme, schemi e regolamenti disciplinanti la materia a livello di ateneo, allo scopo di predisporre d’intesa con gli uffici dell’amm. ne centrale le convenzioni favorendone la rapida sottoscrizione ; Supporto amm. vo alle attività di rilevazione e valutazione della didattica (in particolare individua il numero di studenti interessato per la rilevazione semestralizzata; provvede al reclutamento di personale contratti di collaborazione occasionale finalizzato alla distribuzione delle schede di valutazione e quindi provvede al pagamento dei relativi compensi); 78

Principali funzioni e compiti Servizi agli studenti · Coordinamento, gestione e sviluppo delle attività delle Segreterie Studenti (gestione del personale, logistica, riorganizzazione attività); · Realizzazione servizi di accoglienza studenti in entrata, in itinere e in uscita: Servizi alla Didattica e agli Studenti o - stage e tirocini o - mobilità internazionale o - sviluppo iniziative legate al placement o - orientamento primo livello · Gestione servizi on line presenti e da implementare · Gestione collaborazioni a tempo parziale degli studenti; · Gestione delle Iniziative didattiche, culturali e sociali promosse dagli studenti Supporto per gli altri Uffici di Polo relativamente agli aspetti connessi alla comunicazione e all’informazione interna ed esterna · Ottimizzare la visibilità nel territorio delle strutture afferenti al Polo Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) · Supportare, promuovere e sviluppare le relazioni esterne: - rapporti con il territorio - collaborazione con enti esterni e imprese per allargare e migliorare le opportunità di stage e tirocinio degli studenti - contatto con il mondo del lavoro nell’ambito dell’orientamento in uscita · Curare e sviluppare le pagine web di Polo 79

Principali funzioni e compiti Servizi patrimoniali e tecnici · Programmazione e pianificazione, in accordo con l’UAC, degli interventi e delle innovazioni patrimoniali, funzionali e per il miglioramento della sicurezza; · Mantenimento e conservazione degli edifici in relazione alle effettive esigenze manifestate dalle UADR Servizi Patrimoniali e Tecnici · Gestione dei contratti di tipo edilizio, impiantistico e tecnologico predisposti a livello centrale · Istruzione, sottoscrizione e gestione dei contratti di tipo edilizio, impiantistico e tecnologico propri del Polo · Collaborazione alla redazione del Piano di Sicurezza e del Documento per la Valutazione del Rischio predisposti a livello centrale · Smaltimento rifiuti radioattivi ed inquinanti 80

Principali funzioni e compiti Logistica · Gestione spazi, assegnazione e cambiamenti di destinazione d’uso degli spazi assegnati al Polo · Gestione tecnico informatica archivio patrimonio immobiliare · Gestione aule e spazi didattici Servizi Patrimoniali e Tecnici · Gestione servizi di portineria · Collaborazione per la stipula di contratti di vigilanza e loro gestione · Collaborazione per la stipula di contratti di pulizie e loro gestione · Gestione servizi particolari di Polo oltre a pulizie, traslochi e facchinaggi · Proposta all’UAC per l’acquisizione di nuovi spazi laddove non disponibili all’interno delle strutture di Polo 81

Area dei Servizi Bibliotecari e Documentali di Ateneo Comitato tecnico di gestione Dirigente Area dei Servizi Bibliotecari e Documentali (Sistema bibliotecario di Ateneo) Coordinamento centrale biblioteche ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: D: C: B: TOTALE: 1 11 50 127 5 194 Commissione centrale biblioteche Comitato di coordinamento SBA-CSIAF Biblioteche di area Biomedica ORGANICO A TENDERE Scienze sociali Dirigente: EP: D: C: TOTALE: 1 57 142 38 238 Scienze tecnologiche Umanistica Progetti per l’innovazione Firenze University Press Centro documentale di ateneo 82

Coordinamento centrale biblioteche Comitato tecnico di gestione Dirigente del Sistema bibliotecario Biblioteca biomedica Commissione biblioteche Biblioteca di scienze sociali Coordinamento SBA-CSIAF Biblioteca di scienze tecnologiche Biblioteca umanistica Monitoraggio e valutazione Biblioteca digitale Formazione professionale Attività cooperative Gestione e manutenzione del catalogo Orientamento all’utenza Prestito interbibliotecario Amministrazione e contabilità Organico attuale (10 persone) 1 dirigente a contratto 1 EP area biblioteche 3 C area biblioteche 3 D area amministrativo-contabile 2 C area amminitrativo contabile Pianta organica (18 persone) 1 dirigente a contratto 7 EP area biblioteche 2 D area biblioteche 1 EP area amministrativo-contabile 5 D area amministrativo-contabile 3 C area amminitrativo contabile 83

Principali funzioni e compiti 1. Dirigente del Sistema bibliotecario Il Coordinatore centrale del Sistema bibliotecario sovrintende alla realizzazione dei programmi ed al raggiungimento degli obiettivi indicati dalla Commissione per le biblioteche ed esplica una generale attività di coordinamento, programmazione e valutazione nei confronti del personale bibliotecario e sorveglia sul buon funzionamento delle strutture del Sistema. Per l’espletamento delle sue funzioni il Coordinatore centrale dispone delle risorse finanziarie attribuite dal Consiglio di Amministrazione. 2. Il Coordinatore centrale ha le seguenti funzioni: • distribuisce le risorse di personale in relazione alle esigenze di funzionamento delle singole biblioteche e alla realizzazione di progetti di sviluppo del Sistema bibliotecario secondo criteri di mobilità e di flessibilità organizzativa; • predispone il Piano strategico di sviluppo pluriennale ed il Rapporto annuale sullo stato del Sistema bibliotecario d’Ateneo; • effettua la verifica periodica dei carichi di lavoro e della produttività dei servizi bibliotecari; • formula agli organi competenti ogni proposta utile allo sviluppo e alla organizzazione delle attività bibliotecarie; • cura la partecipazione del Sistema bibliotecario a progetti regionali, nazionali, comunitari e internazionali concernenti le biblioteche. 84

Principali funzioni e compiti Monitoraggio e valutazione • Raccoglie, elabora e promuove tutte le informazioni sul Sistema Bibliotecario di Ateneo, mantenendo aggiornata una banca dati e producendo indicatori, strumenti di misurazione e valutazione dei risultati raggiunti dal Sistema. Predispone questionari per la valutazione del grado di soddisfazione dell’utenza per i servizi offerti dal Sistema bibliotecario d’Ateneo. • Sviluppa le tecniche di misurazione e di monitoraggio dei servizi, partecipa a progetti nazionali e internazionali sullo sviluppo e standardizzazione di indicatori per la valutazione dei Sistemi bibliotecari italiani. • Fornisce il supporto tecnico per la redazione di rapporti e relazioni sullo stato dello SBA, l’elaborazione di modelli di distribuzione dei finanziamenti e di fabbisogno del personale Biblioteca digitale • Sviluppo della collezione digitale (periodici elettronici, basi dati bibliografiche, risorse di rete selezionate, digitalizzazione di collezioni storiche) in sinergia con il gruppo delle attività cooperative. Analisi, implementazione, manutenzione, sviluppo e integrazione, in collaborazione con il Settore informatico, di sistemi gestionali e informativi automatizzati del Sistema bibliotecario di Ateneo; applicazione della tecnologia ai servizi bibliotecari. Manutenzione e sviluppo dell’OPAC e dei cataloghi speciali dell’ateneo. Integrazione delle diverse forme di accesso all’informazione. Gestione e sviluppo del sito web del Sistema bibliotecario, da considerare come un vero e proprio servizio di biblioteca, luogo privilegiato di accesso remoto alle informazioni offerte dal Sistema. Manutenzione e sviluppo delle attrezzature 85 informatiche del Sistema bibliotecario.

Principali funzioni e compiti Biblioteca digitale (segue) • Comprende i sottogruppi: • Banche dati (per coordinare la politica degli accessi integrando i diversi sistemi di condivisione in rete e di accesso remoto; valutare le risorse, oltre che sulla base dei dati statistici relativi all’uso delle banche dati, anche considerando altri parametri relativi al contenuto ed all’interfaccia, e avvalendosi degli strumenti tecnici utili a supportare in questo senso la politica degli acquisti; promuovere i servizi di consultazione delle banche dati, tramite informazione/formazione dell’utenza e del personale; garantire agli utenti l’assistenza necessaria attraverso un help desk telematico. Il gruppo inoltre collabora col gruppo periodici elettronici per l’attivazione dei link al testo pieno dei periodici elettronici per le basi dati che lo prevedono; collabora con il gruppo Web per migliorare, integrare e facilitare ulteriormente l’accesso ai diversi sistemi di condivisione in rete e di accesso remoto; collabora col gruppo Monitoraggio e valutazione per lo sviluppo nel monitoraggio dell’uso delle banche dati) • Periodici elettronici (per offrire accesso integrato e piena consultabilità, attraverso liste tematica e alfabetica con integrazione nell’OPAC, dei periodici elettronici per i quali, a vario titolo, le biblioteche dell’Università di Firenze hanno ottenuto l’accesso; valutare la diversificazione delle modalità di acquisizione; garantire all’utenza l’assistenza necessaria attraverso un help desk telematico; informare in modo capillare l’utenza sull’evoluzione del servizio; monitorare l’uso dei periodici elettronici per migliorare la politica degli acquisti; istruire l’utenza e il personale sull’uso dei periodici elettronici. Il gruppo deve inoltre collaborare col gruppo banche dati per l’attivazione dei link al testo pieno dei periodici elettronici per le basi dati che lo prevedono, e con il gruppo Web per migliorare, integrare e facilitare 86

Principali funzioni e compiti Biblioteca digitale (segue) • ulteriormente l’accesso ai diversi sistemi di condivisione in rete e di accesso remoto) • Risorse di rete (per creare una collezione di risorse Web organizzate in maniera funzionale alla migliore fruizione da parte dell’utenza ed integrate con gli altri prodotti che costituiscono l’offerta informativa del sistema bibliotecario di ateneo (riviste elettroniche, basi dati), definendo validi criteri di valutazione per la selezione delle risorse) • Collezioni storiche (per creare una raccolta digitale attraverso la digitalizzazione di collezioni di particolare rilevanza storica e culturale) • Gestione dei cataloghi automatizzati (curare la manutenzione e lo sviluppo dei cataloghi automatizzati, con una costante attenzione alle esigenze dell’utenza, con l’intento di eliminare gli ostacoli alla corretta fruizione dell’informazione) • Web del Sistema bibliotecario (per gestire e sviluppare il sito web del Sistema Bibliotecario di Ateneo, ponendo attenzione alle problematiche dell’usabilità e accessibilità, eliminando le barriere tecnologiche alla fruizione dell’informazione e curando l’impostazione della struttura del sito per facilitare e incrementare l’accesso alle risorse; il gruppo deve inoltre coordinare il lavoro dei gruppi che si occupano della creazione e manutenzione delle pagine web delle singole biblioteche di area) • Gestione delle attrezzature informatiche (per coordinare le attività dei gruppi che operano nelle biblioteche per la gestione delle attrezzature; studiare sistemi per la gestione degli strumenti informatici che facilitino l’accesso dell’utenza eliminando i rischi di malfunzionamenti e di utilizzo non corretto delle attrezzature; il gruppo deve inoltre mantenere la banca dati centralizzata delle attrezzature informatiche) 87

Principali funzioni e compiti Formazione professionale • Crescita professionale del personale per la gestione dell’innovazione; Addestramento, aggiornamento e formazione dei bibliotecari, di concerto con l’Ufficio Gestione e sviluppo risorse umane dell’Amministrazione centrale Attività cooperative • Farsi carico di tutte le iniziative finalizzate all’attuazione di progetti cooperativi per lo sviluppo dei servizi, in particolare per lo sviluppo delle acquisizioni dei formati digitali Gestione e manutenzione del catalogo • Manutenzione e correzione del catalogo SBN del polo Università; gestione allineamenti, gestione duplicazioni (autori, collane, periodici, monografie a livelli); esame delle proposte di correzione e predisposizione di corsi di aggiornamento per il personale. • Comprende il sottogruppo: • Libro antico (per la preparazione di un corso di formazione per il personale dell’Università al fine di assicurare, in ogni biblioteca d’area, la presenza di almeno un bibliotecario in grado di trattare in SBN materiale pubblicato prima del 1830. Successivamente il sottogruppo si applichera’ alla definizione di progetti mirati al recupero e alla valorizzazione del patrimonio storico delle biblioteche dell’Università) Orientamento all’utenza • Svolgere un’attività permanente di assistenza e orientamento all’utenza sui servizi delle biblioteche, in particolare sulle risorse elettroniche. Promuovere i servizi in particolare presso i docenti per arrivare gradualmente ad integrare i corsi sulle risorse elettroniche nei curriculum formativi degli studenti 88

Principali funzioni e compiti Orientamento all’utenza (segue) • Comprende i sottogruppi: • Corsi di orientamento all’utenza (per l’organizzazione di corsi di base e corsi per disciplina con cadenza almeno quindicinale per ogni tipo di corso, in particolare sulle risorse elettroniche. Pubblicazione su web dei calendari, dei programmi e della documentazione dei corsi. Organizzazione visite guidate alle biblioteche, nei mesi ottobre/dicembre, per le matricole. Organizzazione incontri con docenti universitari e ricercatori per la promozione delle risorse elettroniche e per sviluppare una collaborazione con il fine di integrare progressivamente i corsi nel curriculum formativo degli studenti. Potenziamento delle attrezzature e individuazione di aule idonee allo svolgimento dei corsi. Promozione dei servizi anche in collaborazione con le Presidenze di Facoltà) • Promozione dei servizi (per curare la promozione dei servizi del Sistema bibliotecario di Ateneo attraverso la redazione di appositi depliant illustrativi tematici o dedicati alle singole biblioteche) • Servizi ai disabili (per l’organizzazione dei servizi nelle biblioteche secondo i due aspetti del progetto approvato dalla Commissione Disabilità di Ateneo: installazione nelle biblioteche di alcuni PC con programmi di sintesi vocale per ipo e non vedenti dopo l’analisi delle priorità e delle problematiche logistiche delle biblioteche. Organizzazione della formazione del personale sul programma. Assistenza e istruzione degli utenti disabili da parte del personale bibliotecario. Promozione del servizio di consultazione dei PC per disabili presso gli utenti. attivazione servizio di prestito a domicilio per disabili attraverso la convenzione con un corriere analisi e verifica dei risultati anche attraverso interviste e questionari agli utenti sulla soddisfazione dei servizi per disabili; programmazione dello sviluppo dei servizi) 89

Principali funzioni e compiti • • Gestione del prestito interbibliotecario Aumento del document delivery elettronico; Aumento dei prestiti interfacoltà per gli studenti residenti a Prato; Organizzazione del prestito a domicilio per gli studenti disabili; Promozione del prestito interbibliotecario con le biblioteche della Provincia, del Comune di Firenze e dei Sistemi bibliotecari della Regione Toscana; • Sperimentazione e definizione di software per la gestione completa e integrata del prestito interbibliotecario; • Utilizzo di ARIEL in tutti i punti di servizio; • Monitoraggio del servizio ILL-DD Amministrazione e contabilità • Adempimenti degli obblighi amministrativi-contabili e finanziari derivanti dall’istituzione della piena autonomia delle biblioteche del Sistema bibliotecario d’Ateneo; • Supporto ai Direttori nella predisposizione dei documenti contabili da sottoporre all’approvazione dei Comitati di Biblioteca: assestamento dei bilanci annuali e collaborazione alla redazione della relazione sulle previsioni d’entrata nell’anno finanziario successivo e nei due seguenti; • Prelevamento dai fondi di riserva, variazioni e storni di bilancio deliberati dagli organi competenti; • Gestione, attraverso l’utilizzo della procedura CIA, dei processi di entrata e di uscita dei fondi delle biblioteche; rapporti finanziari con i fornitori, i committenti e con l’istituto cassiere; • Registrazione degli incassi mensili delle attività conto terzi nel registro dei corrispettivi, predisposizione del prospetto mensile, e versamento degli incassi presso l’istituto cassiere; • Adempimenti di tutti gli obblighi di natura fiscale derivanti dall’attività svolta dalle biblioteche; • Adempimenti degli obblighi amministrativi-contabili e finanziari 90 relativi al Sistema bibliotecario

Biblioteca biomedica Comitato tecnico di gestione Comitato di biblioteca Direttore Gestione collezione Servizi al pubblico Comunicazione Web e Gestione delle Attrezzature informatiche Supporto Alla gestione Sviluppo dei servizi di area locale E raccordo con i fondi librari Organico attuale (15 persone) 1 EP area biblioteche 4 D area biblioteche 10 C area biblioteche Pianta organica (17 persone) 4 EP area biblioteche 11 D area biblioteche 2 C area biblioteche 91

Biblioteca di scienze Comitato tecnico di gestione Comitato di biblioteca Direttore Gestione collezione Servizi al pubblico Monografie Servizi di base Periodici ILL-DD Amministrazione e logistica Banche dati Corsi Presenze Recupero Del pregresso Informazione Bibliografica assistita Formazione Comunicazione, Web e gestione Attrezzature informatiche Supporto Alla gestione Segreteria E comun. interna Fondi speciali Antropologia, Biologia animale, Botanica, Geomineralogia Matematica Chimica e fisica Organico attuale (27 persone) 1 EP area biblioteche 4 D area biblioteche 22 C area biblioteche Pianta organica (29 persone) 7 EP area biblioteche 20 D area biblioteche 2 C area biblioteche 92

Biblioteca di scienze sociali Comitato tecnico di gestione Comitato di biblioteca Direttore Gestione collezione Gestione delle Attrezzature informatiche Servizi di Consultazione E prestito Informazione E comunicazione Monografie Servizi di base Corsi Segreteria e Comun. interna Periodici ILL-DD Informazione Bibliografica assistita Amministr. E logistica Web e promozione Presenze Banche dati Risorse web Supporto Alla gestione Formazione Fondi speciali Conservazione Gruppo disciplinare Diritto Gruppo disciplinare Economia Gruppo disciplinare Scienze politiche Organico attuale (50 persone) 2 EP area biblioteche 12 D area biblioteche 35 C area biblioteche 1 B area servizi generali Pianta organica (52 persone) 11 EP area biblioteche 38 D area biblioteche 3 C area biblioteche 93

Biblioteca di scienze tecnologiche Comitato tecnico di gestione Comitato di biblioteca Direttore Gestione collezione Gestione delle Attrezzature informatiche Servizi di Consultazione E prestito Informazione E comunicazione Monografie Servizi di base Corsi Segreteria Logistica E presenze Periodici ILL-DD Informazione Bibliografica assistita Formazione Banche dati Supporto Alla gestione Web e promozione Risorse web Conservazione Gruppo disciplinare Agraria Gruppo disciplinare. Architettura Gruppo disciplinare Ingegneria Archivi e fondi speciali Organico attuale (33 persone) 1 EP area biblioteche 10 D area biblioteche 20 C area biblioteche 2 B area amministrativo-contabile Pianta organica (42 persone) 9 EP area biblioteche 23 D area biblioteche 10 C area biblioteche 94

Biblioteca umanistica Comitato tecnico di gestione Comitato di biblioteca Direttore Gestione collezione Gestione delle Attrezzature informatiche Servizi di consultazione e prestito Informazione e comunicazione Periodici Servizi di base Orientamento Segreteria e Comunicazione interna Recupero del pregresso ILL-DD Informazione Bibliografica assistita Presenze Web Amministrazione E logistica Lingue e letterature antiche Supporto alla gestione Formazione Filosofia e psicologia Storia e geografia Lingue e letterature moderne Scienze dell’educazione Storia dell’arte e dello spettacolo Fondi antichi Organico attuale (50 persone) 2 EP area biblioteche 16 D area biblioteche 30 C area biblioteche 2 B area servizi generali Pianta organica (62 persone) 13 EP area biblioteche 35 D area biblioteche 14 C area biblioteche 95

Principali funzioni e compiti Direttore • Il direttore di Biblioteca di area, sulla base delle direttive generali impartite dal Coordinatore centrale del Sistema bibliotecario di ateneo, è responsabile dei servizi e della loro qualità; • Coordina e dirige il personale assegnato alla Biblioteca • predispone il bilancio preventivo e consuntivo annuale e il preventivo triennale che sottopone all’esame del Comitato di Biblioteca in qualità di responsabile dell’azione amministrativocontabile; • E’ responsabile della gestione e conservazione del patrimonio librario, dell’uso dei locali e delle attrezzature di cui la biblioteca dispone; • Predispone annualmente un progetto di attività, sulla base del piano di sviluppo elaborato dal Coordinatore centrale, ed in collaborazione con il Gruppo di gestione della Biblioteca, da presentare al Comitato della Biblioteca; • Predispone annualmente una relazione consuntiva da presentare al Comitato della Biblioteca e una relazione triennale per il Coordinamento centrale: • Cura l’attivazione e la gestione di relazioni con l’esterno, che favoriscano lo sviluppo dei servizi bibliotecari 96

Principali funzioni e compiti Sviluppo e gestione della collezione documentale, nei vari formati e per tutte le tipologie di documenti: • Sviluppo della collezione monografica; Realizzazione dei programmi di acquisto di materiale bibliografico (scelta fornitori); Acquisizione e catalogazione originale o derivata di libri e materiali della biblioteca, nel rispetto dei tempi stabiliti e della soddisfazione dell’utenza; Monitoraggio del processo di trattamento del libro • Sviluppo della collezione dei periodici (scelta fornitori, acquisizione, catalogazione); Creazione accessi al full-text; Manutenzione del file gestionale; Monitoraggio dell’uso dei periodici elettronici per migliorare la politica degli acquisti; Istruzione degli utenti sull’utilizzo dei periodici elettronici; Integrazione dell’accesso con il servizio Fornitura Elettronica Documenti (Ariel) e con le basi dati che hanno già attivato il servizio accessi a banche dati locali e/o remote, attraverso la loro selezione, l’individuazione e la realizzazione di soluzioni e di strumenti più idonei a facilitarne l’accesso • Sviluppo degli accessi alle risorse informative, attraverso la loro selezione, l’individuazione e la realizzazione di soluzioni e di strumenti più idonei a facilitare l’accesso alle stesse; Politica degli accessi alle banche dati ed integrazione fra le diverse forme di abbonamento per offrire un accesso il più possibile integrato e facilitato ai diversi sistemi di condivisione in rete e di accesso remoto; Promozione delle banche dati; Monitoraggio in funzione anche della politica degli acquisti; Collaborazione con il gruppo periodici elettronici per l’attivazione dei link al testo pieno e con il gruppo web per l’integrazione dei sistemi di 97 accesso Gestione collezione

Principali funzioni e compiti • Creazione di una collezione di risorse Web, organizzate in maniera funzionale alla migliore fruizione da parte dell’utenza, ed integrate con gli altri prodotti che costituiscono l’offerta informativa del sistema bibliotecario di ateneo (riviste elettroniche, basi dati); Selezione e aggiornamento dei link alle fonti informative sulla pagina Web della Biblioteca • Censimento, catalogazione e digitalizzazione dei fondi speciali, antichi, rari e di pregio della Biblioteca; Gestione e sviluppo del servizio di consultazione dei fondi antichi, rari e di pregio della biblioteca; Manutenzione dei cataloghi storici; Valorizzazione degli archivi della biblioteca • Recupero nel catalogo automatizzato del patrimonio pregresso; • Conservazione e manutenzione della collezione; Rilegature dei volumi di riviste; Manutenzione delle collezioni nel magazzino e nello scaffale aperto Gestione collezione (segue) Servizi al pubblico Servizi di consultazione e prestito Informazione e comunicazione • Gestione dei servizi di base della Biblioteca perseguendo la standardizzazione, la semplificazione delle procedure e lo stile del servizio; • Accesso e fruibilità delle strutture; • Distribuzione del materiale collocato nel pozzo librario; • Prestito locale • Orientamento e quick reference; • Servizi a disabili; • Cura e manutenzione del materiale di consultazione collocato a scaffale aperto • Sviluppo e gestione dei servizi di prestito interbibliotecario e 98 document delivery;

Principali funzioni e compiti • Sviluppo delle tecnologie legate al servizio (Ariel, file Excel, ecc. ) Servizi al pubblico Servizi di consultazione e prestito Informazione e Comunicazione (segue) Realizzazione delle attività di Informazione e Comunicazione: • Corsi per l’istruzione degli utenti sulle risorse informative della Biblioteca; Incontri con docenti e ricercatori per la promozione delle risorse elettroniche e sviluppo di una collaborazione con il fine di integrare progressivamente i corsi nel curriculum formativo degli studenti; Visite guidate alla Biblioteca (matricole, studenti di scuole superiori, ecc. ) • Promozione dei servizi della Biblioteca; Creazione e manutenzione delle pagine web della Biblioteca; Pubblicazione su web dei calendari, dei programmi e della documentazione dei corsi; Segnaletica ai servizi della biblioteca; D’intesa con le iniziative SBA redazione di depliants, di guide e di apposito materiale illustrativo Servizi di informazione bibliografica assistita: • Individuazione e soddisfazione dei bisogni informativi dell’utenza, suggerendo le più opportune strategie di ricerca nei cataloghi, repertori, banche dati, siti web, usando tutti i filtri, tutti gli operatori logici e tutti i canali che consentano di ottenere risposte rilevanti, precise, aggiornate e affidabili; • Supporto all’apprendimento delle abilità di ricerca per gli studenti universitari 99

Principali funzioni e compiti Gestione delle attrezzature informatiche • Gestione delle attrezzature informatiche: • Manutenzione e sviluppo della strumentazione hardware e software della Biblioteca; • Organizzazione delle risorse tecnologiche; • Attività di raccordo con il relativo gruppo di ateneo (mantenimento della banca dati centralizzata delle attrezzature informatiche); • Allestimento e gestione di aule idonee allo svolgimento dei corsi; • Manutenzione del server di Biblioteca; • Funzionalità del sito WEB della Biblioteca; • Addestramento dei colleghi all’utilizzo delle strumentazioni elettroniche; • Supporto ai colleghi nella creazione di data base gestionali; • Coordinamento e realizzazione dell’implementazione e del mantenimento dei servizi elettronici della biblioteca(sistema di automazione, rete delle banche dati, sistema di database networking); • Monitoraggio costante dell’offerta di mercato applicativa e tecnologica inerente HW, SW e infrastrutture di rete per valutare la convenienza della realizzazione o dell’acquisto dei pacchetti 100

Principali funzioni e compiti Supporto alla gestione Gruppi disciplinari • Segreteria interna alla Biblioteca, con particolare riferimento alla manutenzione del protocollo e alle attività del Comitato della Biblioteca; • Comunicazione interna • Gestione dei beni non librari: supporto all’attività di individuazione e selezione dei fornitori; supporto all’acquisto, in conformità della normativa vigente in tema di sicurezza; gestione dell’inventario; • Supporto all’attività amministrativa del prestito interbibliotecario; • Attività di raccordo con il settore amministrativo contabile; • Supporto tecnico alla definizione dei contratti di manutenzione e supervisione della manutenzione dei locali e delle attrezzature • Rapporti con unità di servizio esterne e/o interne all’Ateneo per la manutenzione dei locali; • Gestione delle presenze tramite software dedicato; • Manutenzione archivio corrispondenza sul personale; • Gestione ticket mensa • Supporto alla gestione turni • Individuazione delle occasioni formative utili perseguire gli obiettivi della biblioteca, in collaborazione con il gruppo di ateneo • Pianificazione delle attività di formazione esterna ed interna Soddisfazione dell’utenza relativa alla specifica area disciplinare, attraverso l’utilizzo di competenze di carattere specialistico, mirando a: 1. uno sviluppo della collezione in linea con gli interessi degli utenti 2. la selezione, acquisizione e sfruttamento delle risorse informative disciplinari 101

Principali funzioni e compiti Gruppi disciplinari (segue) Sviluppo dei servizi di area locale e raccordo con i Fondi librari 3. la realizzazione di un punto di contatto con Facoltà, Dipartimenti o corsi di laurea, per garantire il raccordo costante con i bisogni della ricerca e della didattica 4. l’integrazione tra le diverse attività svolte nelle unità organizzative funzionali, nell’ambito delle discipline di competenza, per la soddisfazione della specifica utenza, e tra queste in particolare: a) d’intesa con il servizio di gestione della collezione: la selezione del materiale collaborando con il Comitato della Biblioteca, e con le strutture di riferimento disciplinare; l’acquisizione la catalogazione descrittiva e semantica delle monografie b) d’intesa con i servizi al pubblico: la manutenzione del materiale di riferimento disciplinare a scaffale aperto c) d’intesa con i servizi di informazione e comunicazione: promozione e istruzione degli utenti sulle risorse informative disciplinari; servizi di informazione bibliografica assistita, con particolare riferimento all’attività di supporto all’apprendimento delle abilità di ricerca per gli studenti universitari • Rapporto con istituzioni professionali (in particolare, per l’area biomedica, l’azienda ospedaliera) e/o territoriali per lo sviluppo e l’interoperabilità dei servizi; • Raccordo con i Fondi librari: attività di coordinamento tra la documentazione della sede centrale e quella collocata presso i dipartimenti dell’area 102

Centro documentale di ateneo Commissione archivi Responsabile progetto Archivio di deposito Archivio storico Archivio studenti Archivio tesi Archivi storici biblioteche Tesi Organico attuale (3 persone) 2 EP area biblioteche 1 C area amministrativa Pianta organica (8 persone) 2 EP area biblioteche 3 D area archivistica 3 C area archivistica 103

Principali funzioni e compiti Centro documentale di Ateneo Archivio di deposito • Nell’ambito del Sistema Bibliotecario e documentale di Ateneo e sulla base degli indirizzi e delle direttive fornite dagli organi di governo e di gestione dell’Ateneo assicura la promozione di iniziative mirate alla migliore conservazione e fruizione della memoria storica dell’Ateneo e dell’attività di ricerca documentale. • In particolare determina il modello da seguire per la costituzione dell’archivio di deposito e storico dell’Ateneo attraverso la creazione di una struttura tecnico-amministrativa capace di garantire l’armonizzazione delle diverse attività del settore. • Assicura il trattamento archivistico e la gestione uniforme dei materiali documentari e iconografici di interesse storico degli archivi di Enti e di personalità donati o acquisiti dall’Università depositati principalmente presso le biblioteche. • Garantisce la gestione e la consultazione del materiale documentale • Redige gli inventari sommari per il versamento del materiale da trasferire all’archivio storico. • Cura la gestione del piano di versamento dei fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da parte degli uffici dell’Amministrazione centrale e degli uffici delle Unità amministrative decentrate. • Registra, riproduce, archivia e colloca gli atti, tesi comprese. • Assicura la ricerca e reperimento fisico dei documenti richiesti dagli utenti. • Garantisce la gestione dei fascicoli studenti. • Supporta i responsabili dei procedimenti amministrativi delle Unità amministrative sulla corretta conservazione e custodia dei documenti. • Analizza la documentazione per la predisposizione di elenchi per la 104 conservazione e scarto del materiale.

Principali funzioni e compiti Archivio di deposito (segue) Archivio storico • Cura e diffonde informazioni all’utenza. • Svolge ogni attività necessaria all’aggiornamento e alla gestione degli strumenti di consultazione. • Redige e aggiorna l’inventario scientifico e degli altri mezzi di corredo: guide, repertori, ecc. • Aggiorna il titolario. • Cura il riordino, il recupero e il restauro dei documenti. • Assicura l’individuazione, la classificazione, l’archiviazione e la collocazione degli atti. • Supporta i responsabili delle Unità amministrative decentrate sulla cura e la gestione degli archivi storici conservati presso le stesse. • Assicura tutte le operazione di conservazione e di scarto dei documenti. • Garantisce la gestione della sala di consultazione: informazione all’utenza, consulenza su ricerche documentarie e sull’utilizzo dei cataloghi cartacei e/o on-line, sull’accesso a banche dati e alla documentazione in rete 105

Firenze University Press Comitato editoriale Direttore Processo editoriale Accesso e promozione Gestione Archivio doc. elettronicie Marketing E distribuzione Monografie E riviste Monitoraggio Utenza Promozione Materiale didattico Accesso web Digitalizzazioni E database Metadati Ricerca e Sviluppo Progetti di ricerca Progettazione e speriment. nuovi prodotti e gestione del documento Gestione Propietà intellettuale Supporto alla gestione Organico attuale (6 persone) 1 EP area biblioteche 0. 50 D area tecnico-scientifica 4 C area biblioteche Pianta organica (9 persone) 3 EP area biblioteche 3 D area biblioteche 1 D area informatica 1 D area amministrativa 1 C area amministrativa 106

Principali funzioni e compiti Direttore • Coordinamento e gestione delle risorse umane e delle attività editoriali, • Piano editoriale di sviluppo; • Bilancio preventivo e consuntivo; • Adeguamento innovativo nel settore dell’editoria elettronica attraverso progetto di ricerca e di sviluppo. • • Processo editoriale • • Assistenza editoriale agli autori Controllo editoriale Gestione delle procedure del ciclo di lavorazione Progetti su diversi prodotti editoriali: collane digitali, siti web scientifici, e-book, riviste elettroniche, basi dati iconografiche e bibliografiche. Produzione di materiale didattico Traduzioni Progetti di digitalizzazioni Gestione archivio di self-authoring 107

Principali funzioni e compiti Accesso e promozione • • • • Relazione con distributori Sito web Diffusioni in repertori bibliografici Promozione interna del servizio editoriale FUP Gestione degli archivi utenti Promozione e marketing Collaborazioni con university presses, consorzi e università Presentazioni prodotti editoriali Assegnazione identificatori Indicizzazione pubblicazioni elettroniche, abstracting Catalogazione e metadati Raccordo con attività di catalogazione dello SBA e SBN Traduzione in inglese di abstract, parole chiave e testi pubblicati dalla FUP • Gestione delle proprietà intellettuale: contratti, liberatorie, registrazioni Ricerca e sviluppo • Partecipazione a progetti nazionali e internazionali • Progettazione di servizi tecnologicamente innovativi nel settore della editoria scientifica • Progettazione e realizzazione di prodotti editoriali multimediali • Gestione del documento informativo • Integrazione con la biblioteca digitale di Ateneo e con il progetto di e-learning. Supporto alla gestione • Attività varie di segreteria e supporto alle attività amministrativocontabili. • Supporto organizzativo al tirocinio formativo previsto dal nuovo ordinamento didattico (stages, tirocinanti di corsi di 108 perfezionamento e altro). • Gestione presenze del personale.

ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: D: C: B: Tac: TOTALE: 1 7 22 27 2 13 72 Area dei Servizi Informatici (CSIAF) Comitato di Gestione ORGANICO A TENDERE Comitato Consultivo Utenza Presidente Dirigente: EP: D: C: TOTALE: 1 23 48 27 99 Dirigente (Direttore Tecnico) Servizi all’utenza e Marketing Progetto e-learning e Formazione Master plan (Pianificazione e controllo) Qualità e Sicurezza SIP di Polo Biom. SIP di Polo Careggi SIP di Polo Sesto SIP di Polo Novoli SIP di Polo CS 1 SIP di Polo CS 2 Formazione Sviluppo risorse, Controllo Gestione, Acquisti Siti WEB e video on line Aree operative Server Farm Posta elettronica Sistemi Informativi e Processi Servizi di rete Fonia Servizi on line Servizi Studenti Contabilità e patrimonio beni mobili Biblioteche Personale Produzione Contenuti Multimediali Protocollo Patrimonio beni immobili Ricerca Audio Video Grafica 109

Principali funzioni e compiti Redige piani per la fornitura di prodotti e servizi Gestisce le relazioni con i principali gruppi di utenti Servizi all’utenza e Marketing Propone “Service Level Agreements” (SLAs) per gli utenti, verificandone l’osservanza e relazionando sui risultati Programma, gestisce, monitora e valuta i servizi di supporto agli utenti, anche attraverso il servizio di helpdesk di cui è responsabile Identifica lacune di competenze (attuali e potenziali) e stende un piano di formazione e addestramento per gli utenti Produce, aggiorna e controlla il piano dei sistemi integrati dell’Ateneo ed il piano economico-finanziario del CSIAF Master plan Analizza l’impatto dei fattori interni ed esterni sulle scelte di strategie del CSIAF per quanto di propria competenza Crea, monitora ed aggiorna piani per la realizzazione degli obiettivi del CSIAF Valuta i servizi ed i prodotti offerti Definisce e verifica l’osservanza degli standard, protocolli e procedure sulla qualità e sicurezza Qualità e Sicurezza Analizza e predispone le misure per minimizzare i rischi; definisce e verifica l’osservanza dei regolamenti di sicurezza in linea con le norme Sviluppa le proprie conoscenze e competenze, e quelle dei colleghi, in linea con le esigenze di qualità e sicurezza 110

Principali funzioni e compiti Assicura tempestività e correttezza ai processi interni del CSIAF relativi ad approvvigionamenti e controllo di spesa Valuta costantemente le implicazioni economiche delle azioni pianificate e ne assicura la compatibilità con le risorse Sviluppo risorse, controllo gestione, acquisti Valuta dal punto di vista economico e finanziario fornitori attuali e potenziali, gestisce gare e acquisti di beni e servizi, assegna appalti, stipula contratti, in ottemperanza a norme e disposizioni vigenti Adempie agli obblighi derivanti dalla normativa amministrativa, contabile e di igiene e sicurezza dell’Ateneo Garantisce la predisposizione di normative e protocolli amministrativi atti ad assicurare la corretta gestione dei servizi Monitora e verifica l’osservanza dei termini dei contratti da parte dei fornitori Organizza e mantiene rapporti professionali sul piano giuridico e finanziario con utenti e strutture interne ed esterne all’Ateneo Definisce, progetta e sviluppa il sito web di Ateneo, assicurandone lo stile editoriale, il webmastering (con interventi sulla struttura, sulla grafica e sulle parti multimediali) e fornendo il supporto nel web content design Siti web e video on-line Gestisce le basi dati di supporto al sito web di Ateneo Gestisce i servizi di videostreaming per eventi live e video on demand Organizza le infrastrutture per videoconferenze on-line Progetta e realizza siti web per le unità amministrative dell’Ateneo e 111 per Enti GARR

Principali funzioni e compiti Assicura lo sviluppo e la gestione di supporti tecnologici alla didattica di Ateneo per innovare i metodi di apprendimento e di insegnamento anche a distanza Individua servizi e prodotti progettando e gestendo la loro realizzazione Progetto e-learning e formazione Gestisce le risorse assegnate e pianifica lo sviluppo dei progetti assegnati, monitorandone lo stato di avanzamento e assicurandone la conclusione Identifica lacune di competenze (attuali e potenziali) e stende piani di formazione e addestramento Cura la progettazione di attività e-learning e le relative piattaforme Organizza ed è responsabile della realizzazione dei corsi di formazione del CSIAF 112

Principali funzioni e compiti Assicura la gestione della server Farm di Ateneo ed i relativi livelli di sicurezza e qualità del servizio Server farm Cura l’efficienza e lo sviluppo della infrastruttura in linea con l’evoluzione tecnologica Garantisce il funzionamento e la continuità del servizio Gestisce il servizio di posta elettronica di Ateneo, le liste di distribuzione centralizzate, il servizio di News ed FTP attraverso una specifica unità organizzativa alle proprie dipendenze Assicura l’evoluzione della tecnologia e dei servizi di telecomunicazione integrata dati/voce/immagini attraverso la valutazione delle tecnologie disponibili sul mercato, la definizione tecnica dei fabbisogni dell’Ateneo ed il monitoraggio Mantiene le relazioni con gli organi istituzionali esterni per l’area di competenza (GARR, AIPA) Sevizi di rete Gestisce e garantisce il funzionamento della rete di Ateneo, dei relativi accessi e la sua interconnessione con la rete GARR Controlla e assicura l’osservanza delle norme GARR (standard, protocolli, sicurezza, sperimentazioni) Cura la progettazione degli impianti telematici e di fonia nelle varie sedi universitarie 113

Principali funzioni e compiti Assicura la gestione del Sistema Informativo di Ateneo fornendo all’utenza risorse e capacità progettuale Gestisce e monitora l’avanzamento dei progetti di propria competenza fino alla loro conclusione, anche attraverso specifici gruppi di progetto alle proprie dipendenze Gestisce lo sviluppo di servizi e prodotti e il soddisfacimento delle esigenze della Direzione Amministrativa Sistemi informativi e Processi Garantisce il funzionamento e la continuità dei servizi applicativi esistenti attraverso specifiche unità organizzative di area alle proprie dipendenze (Contabilità e Patrimonio Beni Mobili, Biblioteche, Studenti…. ) Monitora e valuta i servizi applicativi forniti da terze parti (in relazione ai contratti esistenti) 114

Principali funzioni e compiti Assicura la produzione di prodotti e servizi con tecnologie multimediali e la loro diffusione Produzione Contenuti Multimediali Individua, progetta, realizza e gestisce prodotti e servizi di editoria elettronica multimediale attraverso unità organizzative alle proprie dipendenze Gestisce la videoteca di Ateneo Gestisce le reti locali di propria competenza, curandone sicurezza ed efficienza, nel rispetto delle normative definite dal CSIAF Servizio Informatico di Polo (SIP) Gestisce le aule attrezzate di polo Cura i servizi di assistenza agli utenti (docenti e personale tecnico/amministrativo) Promuove i servizi del CSIAF e realizza il monitoraggio della qualità dei servizi erogati 115

116 Progetto grafico e coordinamento dati a cura di Paola Zampi – Organizzazione, Innovazione e Sistemi – Giugno 2002